antwoordmemo openstaande vragen 25-05-2021 inrichtingsplan samen aan het stuur

MEMO Datum Van Aan

: : :

28 mei 2021 Wethouder Hoenderboom Gemeenteraad

Onderwerp

:

Beantwoording vragen n.a.v. behandeling van het inrichtingsplan van het nieuwe te vormen Werkleerbedrijf in de raadscommissie van 25 mei jl.

Inleiding In dit memo treft u de beantwoording van de vragen aan die nog openstaan na bespreking van het inrichtingsplan voor het nieuw te vormen Werkleerbedijf (samen aan het stuur) in de raadscommissie van 25 mei 2021. Het is een samenvoeging van een aantal schriftelijke vragen die al voorafgaand aan de commissievergadering is gesteld en een aantal vragen die daarna volgde in de commissievergadering. Conform de toezegging treft u als bijlage het advies van de Bijzondere Ondernemingsraad (BOR) met de reactie van de directeuren. Betreffende het advies onder 2 op de 2e pagina wil ik hierbij toch een toelichting geven vanuit de gemeente. De opmerking dat de gemeenten het gesprek nauwelijks voeren met de eigen ambtenaren, kunnen wij niet plaatsen. We zijn volop in gesprek en de medewerkers van de gemeenten participeren ook in de verschillende werkgroepen. Hierover is ook uitvoerig en meerdere keren positief met de BOR gesproken. De reactie van het Dagelijks Bestuur op het advies van de cliëntenraad, ontvangt u tijdig voor de raadsvergadering van 8 juni aanstaande.

Beantwoording schriftelijke vragen van de fractie van OLW 1. Inrichtingsplan blz. 25: we zien geen medezeggenschapsraad. Terecht ons inziens dat de Wmoraad hier op wijst. Hoort er volgens OLW ook in te staan. Vervolgens wordt door het college gezegd dat e.e.a. op dezelfde manier wordt vormgegeven dan nu. Hoe is de vormgeving dan nu, en is de medezeggenschapsraad tevreden over de rol die men tot op heden heeft gekregen? Het organogram op pagina 25 heeft betrekking op de bedrijfsinrichting en niet op beslisorganen (DB en AB) of adviesorganen zoals de cliëntenraad. Het nieuw te vormen Werkleerbedrijf heeft op basis van de wet op de ondernemingsraden (WOR) de verplichting om een Ondernemingsraad (OR) op te richten. De OR behartigt de belangen van het personeel van het nieuw te vormen werkleerbedrijf. De huidige ondernemingsraden van de SDOA en WBO hebben voor dit proces een Bijzondere Ondernemingsraad (BOR)opgericht 2. Inrichtingsplan blz. 7: waar is de 40% op gebaseerd? Graag meer onderbouwing. (deze vraag werd ook mondeling nog gesteld door D66) Dit is gebaseerd op ervaringscijfers. We hebben veel data en struringsinfo waarop we dit baseren. Zie hiervoor ook de kwartaalrapportage van de SDOA die u op 21 mei met de vrijdagpost heeft ontvangen. Is wel deels afhankelijk van de ontwikkeling van de werkgelegenheid.

We zagen bijvoorbeeld dat dit percentage hoger was tijdens de kredietcrisis. 3. De Wmo-raad heeft het in bijlage 3 over het draaideureffect. In hoeverre is er sprake van een draaideureffect in Oost Gelre, graag cijfers vanuit het verleden. Gaat het college zich ook echt hard maken dat dit draaideureffect uitblijft? Hoe? Duurzame uitstroom heeft uiteraard de voorkeur. Daarbij wil ik wel aangeven dat alle werkervaring van belang is. Het is altijd beter om ritme te houden en toch weer ervaringen op te doen dan niet werkzaam te zijn. Ook het simpel switchen binnen de Participatiewet moet er voor zorgen dat mensen ook als het tijdelijk minder gaat wel actief blijven. Het gemiddeld percentage herinstroom binnen 12 maanden bedraagt 12,5%. Hierin zien we een daling vanaf 2018, toen was dit nog rond de 30%. Dit heeft deels te maken met

economische ontwikkelingen maar ook de inzet op duurzame uitstroom werpt haar vruchten af. Zie hiervoor de bijlage voor de ontwikkelingen vanaf 2018.

4. Bijlage 3 blz 2: de Wmo-raad uit, denken wij, terecht zorgen over een slager die zijn eigen vlees keurt. Het antwoord van het college stemt ons niet echt gerust. Graag een nadere onderbouwing waarom dit uitgesloten is. Deze opmerking bevreemdt ons en vinden we misplaatst. In de participatiewet is vastgelegd dat de uitvoering bij het college ligt. Dat is nu zo en dat is straks in de nieuwe situatie ook zo. Het werkleerbedrijf wordt een 2e lijns organisatie (verlengd bestuur), de intake vindt plaats bij de gemeente in de toekomst. Dat is in de huidige situatie op het loopbaanplein te Winterswijk door de SDOA. We pakken hiermee dus een stuk regie terug. De gemeente bepaalt of er wordt doorgeleid naar het werkleerbedrijf. Dit doen we juist om een zo breed mogelijk beeld te krijgen van alle leefgebieden. Er worden medewerkers van het werkleerbedrijf toegevoegd aan ons sociaal team zodat we aan de voorkant de juiste kennis in huis hebben. Dit alles doen we in het belang de client. 5. Wij missen de reactie van het college op het cliëntenraadadvies. Of kijken we niet goed? Lijkt ons vrij essentieel voor de besluitvorming. De cliëntenraad heeft het Dagelijks Bestuur van de SDOA geadviseerd. Dit advies is toegelicht en besproken tijdens een bijeenkomst tussen het DB en de cliëntenraad, zoals we met alle adviesraden meerdere malen en constructief hebben gesproken over dit proces.

Er volgt nog een formele reactie namens het Dagelijks Bestuur, deze krijgt uw raad voor raadsvergadering van 8 juni aanstaande.

Beantwoording vragen commissievergadering De volgende vragen kwamen ter tafel tijdens de commissievergadering: Zijn er al nieuwe huurders voor het Stadhuis te Groenlo? Er zijn nog geen nieuwe huurders voor het Stadhuis. Het Stadhuis bestaat uit een complex van gebouwen waaronder 2 monumenten aan de Mattelierstraat en Kevelderstraat, Dit complex is door de jaren heen zowel bouwkundig als installatietechnisch een eenheid geworden. Op dit moment wordt gekeken naar de positie van het stadhuis in de stad en naar mogelijke invullingen van het pand die daar bij passen. Ook het huidige gebruik van de VVV, raadzaal en kerkers maken onderdeel uit van die studie. Zoals aangegeven verwachten we in juli aan de raad aan te kunnen geven aan welke richtingen van gebruik het college denkt. Hoe kan het dat de verbouwkosten in het najaar op € 2,2 miljoen werden geschat en nu worden begroot op € 4,5 miljoen? Dat de verbouwingskosten zoveel hoger uitvallen ligt aan een combinatie van factoren. Duurzaamheid, kwaliteit van materialen, klimaatsysteem en de sterk gestegen bouw- en materiaalkosten. Daarnaast zien we vanwege de overspannen bouwmarkt en schaarste aan diverse bouwmaterialen dat de bouwwereld op dit moment hoge toeslagen rekent. We moeten vaststellen dat de eerdere aannames niet goed zijn geweest.

Daar staat wel tegenover dat nog steeds geldt dat de norm is, de kwaliteit die we ook in de drie gemeentehuizen als standaard hebben. Is die € 4,5 miljoen nu wel zeker dan of kan die ook nog stijgen? We hebben rekening gehouden met 20% stijging van de bouw- en materiaalkosten en een extra prijsstijging bij de aanbesteding. De markt is zo grillig dat nooit met zekerheid te zeggen is of dit voldoende is. 20% is het gemiddelde qua prijsstijgingen waar nu mee gerekend wordt. Daarom hebben we dit percentage aangehouden. Hierbij verwijs ik ook naar de opbouw van de kosten in de bijlage bij de raadsstukken. Zijn de verbouwingskosten marktconform? Deze bedragen € 627 per m2 en dat is een marktconform bedrag. Hiermee voldoet het gebouw aan het Bouwbesluit (wettelijke eisen) en de laatste eisen als het gaat om zaken als duurzaamheid, klimaat, licht en veiligheid. De hogere verbouwkosten betekenen een jaarlijkse extra last van € 100.000 voor het Werkleerbedrijf. Worden deze kosten verdeeld via de nieuwe verdeelsleutel? 2

Deze kosten worden inderdaad verdeeld volgens de nieuwe verdeelsleutel die per 1 januari 2022 in zal gaan.

Hoe zeker is de € 1,6 miljoen aan bezuiniging op de bedrijfsvoeringskosten? Deze is bij een gelijkblijvend klantenbestand en niveau van dienstverlening vrij zeker. Dit niveau is overigens hoog, ook in de nieuwe situatie besteden wij meer dan gemiddeld aandacht aan re-integratie. We hebben voldoende ervaringscijfers om in te schatten of de bezuinigingen reëel zijn. Voor de hoogte van de formatie hebben we ook onafhankelijk advies gevraagd (bureau Berenschot), dit is ook de basis geweest voor het bepalen van de formatie. Dit samen met efficiency-voordelen en minder overhead maakt dat we deze besparing realiseren. Het is belangrijk dat de integrale intake wordt geëvalueerd. Hoe wordt hier invulling aan gegeven? We zullen dit constant monitoren omdat we ook willen leren van dit nieuwe proces. Op deze manier kunnen we snel bijsturen. Een onderzoek over een wat langere periode (terugkijken) willen we na twee jaar uitvoeren. Ten slotte Een aantal fracties heeft zorgen uitgesproken over de communicatie richting de doelgroep. Terecht dat u hiervoor aandacht vraagt. Daarom hebben wij binnen het project veel aandacht voor communicatie. De basis hiervoor vormt het communicatieplan met communicatie-agenda (zie bijlage). Overigens vinden er nog wel wijzigingen plaats op deze agenda maar zo heeft u een beeld.

3

De bestuurders van de Bijzondere Ondernemingsraad van WBO en SDOA

ons kenmerk 2020-03 uw kenmerk bijlage(n) onderwerp Aanvullende randvoorwaarden advies inrichtingsplan “Samen aan het stuur”

afdeling/team Bijzondere Ondernemingsraad behandeld door Ellen Voshart verzenddatum 11-05-2021

Geachte bestuurders, Op 4 mei 2021 heeft de Bijzondere Ondernemingsraad (hierna: BOR) van de Sociale Dienst Oost Achterhoek (hierna: SDOA) en Werkbaan Oost (hierna: WBO) middels een brief een eerste reactie gegeven op het voorgenomen besluit van het inrichtingsplan “Samen aan het stuur”. De BOR heeft aangegeven dat zij positief staat ten opzichte van het vormen van een Werkleerbedrijf door SDOA en WBO samen te voegen tot een tweedelijns organisatie. Ook het voorgenomen besluit om tot een integrale toegang te komen tot het Werkleerbedrijf wordt positief ontvangen door de BOR. In de brief van 4 mei jl. heeft de BOR kenbaar gemaakt een aanvullende inhoudelijke reactie te schrijven over wat de BOR van belang vindt bij het concreter maken van uw voorgenomen besluit. In deze brief zullen wij ingaan op de negen vragen die u ons hebt gesteld in uw adviesaanvraag van 16 april 2021. 1. De uitvoerbaarheid van de klantroutes als onderdelen van de doorgaande leer- en ontwikkellijn. In het inrichtingsplan ‘Samen aan het stuur” worden de klantroutes van het nieuw te vormen werkleerbedrijf beschreven. Het betreft de route werk, perspectief en meedoen. Deze route zal voorafgegaan worden door het programma Eigen kracht, om een klantbeeld te vormen en de juiste klantroute te bepalen.

Of de klantroutes uitvoerbaar zijn is afhankelijk van de infrastructuur van het werkleerbedrijf en het inzicht in de verschillende modules en werkzaamheden die tijdens de klantroutes worden aangeboden. Op dit moment is het onmogelijk voor de BOR om de uitvoerbaarheid van de klantroutes te beoordelen. Op het moment dat de klantroutes nader zijn uitgewerkt en beschreven zijn in de tweede adviesaanvraag zal de BOR hier advies over uitbrengen. Verder vindt de BOR het van belang dat de doorlooptijd van de klantroutes niet gekoppeld wordt aan de doorlooptijd van de integrale toegang bij de gemeenten. Met andere woorden dat de prestatie indicatoren gekoppeld worden aan de klantroutes waar het nieuwe werkleerbedrijf voor verantwoordelijk is. De uitvoerbaarheid van de klantroutes is afhankelijk van de infrastructuur van het werkleerbedrijf en de inhoud van de uit te voeren modules en werkzaamheden. De prestatie indicatoren dienen gekoppeld te worden aan dat deel van de klantroute waar het werkleerbedrijf voor verantwoordelijk is.

2. De inbreng van het werkleerbedrijf bij de intake bij de gemeenten en de kaders van het werkproces Samen aan het stuur. De integrale toegang o.a. naar het werkleerbedrijf vindt plaats via de gemeente. In het inrichtingsplan staat vermeld dat de screeningsmedewerkers samenwerken met de sociale teams en het werkleerbedrijf om deze hulpvragen aan te nemen. In het stuk “aanscherping kaders werkproces samen aan het stuur” van de Ambtelijke stuurgroep, wat later is toegestuurd door de bestuurders, is gebleken dat de medewerkers van het werkleerbedrijf in eerste instantie niet de rol van screeningsmedewerker zullen gaan vervullen. Zij werken wel samen in het sociaal team. De inbreng van het werkleerbedrijf bij de intake bij de gemeenten is hiermee gering. Ook hebben de gemeenten geen eenduidige werkwijze. Er wordt gekozen voor een groeimodel waarbij de werkwijze in de praktijk zal ontstaan en waarbij wordt vastgesteld dat er een verschillende uitgangssituatie is van de drie gemeenten. De BOR vindt het belangrijk dat we de uitvoering per gemeente vanaf het begin goed monitoren. Hierdoor zorgen we dat de verwachtingen en de ervaringen in de praktijk gebruikt kunnen worden om de samenwerkingsafspraken steeds helder te houden. De BOR wil benadrukken dat het belangrijk is dat de gemeenten die aangehaakt zijn hierover in gesprek blijven met hun medewerkers.

Het is voor BOR reden tot zorg dat binnen de gemeenten nauwelijks het gesprek gevoerd wordt over hoe er straks door de eigen ambtenaren en de medewerkers van het werkleerbedrijf samengewerkt moet worden. De BOR adviseert haar bestuurder om hier bij de gemeente secretarissen aandacht voor te vragen. Voor de inwoner is het de intentie om de dienstverlening te verbeteren doordat het een brede integrale intake betreft welke alle gebieden van het Sociaal Domein omvat. Er is echter gekozen voor een extra schakel, een extra intakegesprek, in de dienstverlening. Wordt middels deze extra schakel niet voorbijgegaan aan een van de grote voorwaarde van Samen aan het stuur?

Voor de inwoner dient de weg naar de juiste dienstverlening simpel en eenvoudig te zijn; het aantal stappen dat een inwoner moet nemen om de gewenste ondersteuning te kunnen krijgen, dient zo klein mogelijk te zijn. Er dient duidelijk te worden hoe de samenwerking tussen de medewerker van het werkleerbedrijf en de screeningsmedewerker er uit komt te zien. Wie stuurt het werk aan, welke taken en bevoegdheden verschuiven naar de gemeente en daarmee eventuele formatie. Duidelijke omschrijving van de taken en verantwoordelijkheden van de screeningsmedewerker en de functionele relatie tussen de screeningsmedewerker en de medewerker van het werkleerbedrijf. Maak een klantreis om inzichtelijk te maken wat de voordelen zijn voor de inwoner van een integrale intake c.q. screening en welke drempels deze inwoner in de nieuwe situatie kan tegenkomen.

3. De prestatie-indicatoren van de gemeenten als verantwoordingsinstrument voor het nieuwe werkleerbedrijf. In het inrichtingsplan worden zes prestatie indicatoren genoemd als verantwoordingsinstrument voor het nieuwe werkleerbedrijf. Deze prestatie indicatoren zijn niet vertaald naar SMART geformuleerde sturingsindicatoren waaraan normen zijn gekoppeld. De BOR kan pas een uitspraak doen over de gestelde prestatie indicatoren op het moment dat de SMART geformuleerde sturingsindicatoren en normen duidelijk zijn. Hierbij is het ook belangrijk dat de prestatie indicatoren ook gekoppeld zijn aan de zaken waar het werkleerbedrijf direct invloed op heeft. Indien de prestaties afhankelijk zijn van de samenwerking tussen het sociaal team en het werkleerbedrijf, moet dit ook worden benoemd en onderdeel zijn van het monitoren van de werkzaamheden die in samenwerking worden uitgevoerd. SMART geformuleerde sturingsindicatoren en daaraan gekoppeld normen om een oordeel te vormen over de prestaties die het nieuwe werkleerbedrijf dient te leveren.

4. De uitgangspunten bij de berekening van de nieuwe formatie De BOR heeft geconstateerd dat de werkwijze van Samen aan het stuur en het samenvoegen van Werkbaan Oost en SDOA volgens planning een besparing op zou moeten leveren van ongeveer 1,6 miljoen. Dit wordt enerzijds veroorzaakt door een wijziging in de formatiecalculatie en de verlaging van de flexibele schil. Anderzijds is het dienstverleningstarief aan de gemeente Berkelland verlaagd en zullen een aantal ondersteunende functie overgaan naar het nieuwe werkleerbedrijf. Deze besparing is opmerkelijk aangezien er ondersteunende diensten worden overgedragen aan het nieuwe werkleerbedrijf alsmede de 6,08 fte welke staat voor de uitvoering van de WSW werkgeverstaken. De nieuwe formatiecalculatie van het werkleerbedrijf is niet meer volledig gebaseerd op klantaantallen. De formatie wordt nu anders berekend passend bij het nieuwe dienstverleningsmodel en op basis van vastgestelde case loadnormen. Deze globale case loadnormen zijn inmiddels ontvangen door de BOR. De caseload normen en de normen voor wat betreft de werkprocessen dient de BOR te toetsen bij de achterban op realiseerbaarheid. De infrastructuur van het werkleerbedrijf is nog niet helder. De dienstverlening en daarmee de uitvoering van de klantroutes werk, perspectief en meedoen moeten nog worden uitgewerkt.

Zodra de nieuwe infrastructuur en organisatorische inrichting van het werkleerbedrijf is verhelderd kan de BOR haar mening geven over de uitgangspunten bij de berekening van de nieuwe formatie en of deze nieuwe formatie realistisch is. De uitwerking van de interne organisatie en de personele paragraaf van het nieuwe werkleerbedrijf heeft u losgemaakt van deze adviesaanvraag. U heeft aangegeven dat over deze uitwerking later een tweede adviesaanvraag voorgelegd zal worden aan de BOR. De BOR is van mening dat deze uitwerking afgewacht moet worden om vast te kunnen stellen hoeveel er uiteindelijk bespaart kan worden door de samenvoeging van SDOA en Werkbaan Oost en de herschikking van taken tussen de gemeenten en het werkleerbedrijf. De BOR is dan ook van mening dat er voor gezorgd moet worden dat er realistische verwachtingen bij de gemeenten gecreëerd worden voor de politieke besluitvorming. In deze fase kan wel het uitgangspunt worden benoemd dat de fusie naar verwachting zal leiden tot kostenreductie. Maar de begroting kan past echt worden vastgesteld als zaken verder uitgewerkt zijn. Derhalve dient de begroting onderdeel te zijn van het voorgenomen besluit dat u later ter advies voor wil leggen. Voor de besluitvorming in de gemeenteraden stellen wij voor om de bovenstaande verwachting te benoemen, dat er met een kleiner budget volstaan kan worden.

De nieuwe case loadnormen en werkprocessen toetsen bij de achterban op realiseerbaarheid. De infrastructuur van het werkleerbedrijf aanleveren alsmede de uitwerking van de klantroutes en de daarbij behorende formatie om te beoordelen of deze realistisch is.

5. De eenduidige rechtspositie in het nieuwe Werkleerbedrijf (conform Wet Normalisering Rechtspositie Ambtenaren) De vaste medewerkers van SDOA en WBO werken volgens de Wet Normalisering Rechtspositie Ambtenaren (WNRA) conform de CAO Samenwerkende Gemeentelijke Organisaties. De medewerkers werkzaam in de flexibele schil kunnen volgens andere wet- en regelgeving werkzaam zijn. Voor de vaste medewerkers blijft de WNRA het uitgangspunt. De BOR vindt het van belang dat alle medewerkers in de nieuwe organisatie die hetzelfde werk doen ook gelijke arbeidsvoorwaarden hebben. Indien er verworven rechten zijn die gerespecteerd moeten worden omdat de Wet overgang van onderneming van toepassing is kan hierbij afgesproken worden dat hiervoor een persoonlijke toelage wordt afgesproken. Een en ander kan opgenomen worden in een sociaal plan.

6. De overdracht van een aantal ondersteunende functies aan het nieuwe Werkleerbedrijf (Controlling, Informatie & Automatisering). Conform het advies Berenschot is in het nieuwe inrichtingsplan uitgegaan van de overdracht van een aantal ondersteunende functies, Control en Informatie en Automatisering. Deze medewerkers zullen in

dienst komen van het werkleerbedrijf. De BOR vraagt zich af of er niet overwogen is nog meer ondersteunende diensten over te nemen en welke argumenten er zijn om de andere ondersteunende functies niet over te dragen. De BOR stelt voor dat bij alle ondersteunende functies wordt bekeken wat de voor en nadelen zijn van inkopen van de dienstverlening of het zelf organiseren van de ondersteunende functie. Het lijkt daarbij zinvol om ook te kijken naar de ervaringen die in de afgelopen periode zijn opgedaan met het inkopen van diensten bij de gemeente Berkelland. Naast kostprijs van diensten, vindt de BOR het ook belangrijk om te kijken naar kwaliteit van de dienstverlening en invloed die we als klant hebben op de geleverde diensten. Op basis van kosten en baten analyse beoordelen of er meer ondersteunende diensten kunnen worden overgedragen aan het werkleerbedrijf.

7. De overdracht van de uitvoering van de werkgeverstaken voor de sociale werkvoorziening/ WSW naar het werkleerbedrijf. De BOR is positief over de overdracht van de uitvoering van de werkgeverstaken voor de sociale werkvoorziening. Het betreft 6,08 fte wat van de gemeente Berkeland wordt overgedragen aan het nieuwe werkleerbedrijf. De BOR neemt aan dat voor deze medewerkers de Wet overgang van onderneming van toepassing is.

8. De organisatorische hoofdstructuur van het Werkleerbedrijf (organogram). In het inrichtingsplan is de hoofdstructuur weergegeven van het nieuwe werkleerbedrijf. De functiebenamingen gebruikt in dit organogram zijn op bepaalde onderdelen gewijzigd en impliceren een andere functie inhoud en daarbij behorende inschaling. De bestuurders hebben aangegeven dat bij de invoering van HR 21 hierover een besluit wordt genomen. Zij geven aan dat tot de invoering van HR 21 er geen wijzigingen zullen zijn. Indien er geen wijzigingen zijn vindt de BOR dat de bestaande functies in de hoofdstructuur moeten worden opgenomen. In de tweede adviesaanvraag zal het organogram verder onderbouwd worden en wordt er inzicht gegeven in de formatie per team en eventuele gewijzigde functies voor wat betreft taken en verantwoordelijkheden. Indien er functies wijzigen of wanneer de benodigde formatie per functie veranderd, dient er een plaatsingsplan opgesteld worden en de wettelijke regels voor een plaatsingsprocedure in acht genomen worden. Dit kan vastgelegd worden in een sociaal plan. Organogram met daarbij de formatie onderverdeeld per team moet inzicht geven in de structuur van de organisatie. Indien functies niet wijzigen tot de invoering van HR 21 dienen de functienamen hetzelfde te blijven.

Voor het goed functioneren van de nieuwe organisatie is helderheid van belang over ieders functie en hetgeen we daar van verwachten.

9. De uitvoeringskosten van het nieuwe Werkleerbedrijf (€ 13.241.000,-). Zoals al eerder in deze brief is aangegeven dient de verdere uitwerking van het plan voor de bedrijfsmatige integratie en het personeelsplan gemaakt te worden voordat er een afspraak gemaakt kan worden over de begroting. Pas als de infrastructuur, de organisatiestructuur en de formatie per team in de tweede adviesaanvraag wordt verhelderd kan de BOR adviseren over de uitvoeringskosten van nieuwe werkleerbedrijf en of deze reëel zijn. Zoals hierboven enkele keren benoemd verdiend het aanbeveling dat er een sociaal plan wordt afgesloten. De BOR verzoekt aan de bestuurders op korte termijn in overleg te gaan met de vakorganisaties om te komen tot een sociaal plan. De BOR vindt het belangrijk dat voorafgaand aan de advisering over de fase waarin de personele consequenties zichtbaar worden, een sociaal vangnet is afgesproken.

Met vriendelijke groet, De Bijzondere ondernemingsraad van Werkbaan Oost en de Sociale Dienst Oost Achterhoek, De secretaris,

De voorzitter,

A Van Velden

B. ten Dolle

ReactieopadviesBORinrichtingsplanSAHS

Onderwerp: Reactie op advies BOR inrichtingsplan Samen aan het Stuur

Winterswijk/ Lichtenvoorde, 21 mei 2021

Geachte leden van de bijzondere ondernemingsraad, Wij hebben u in een adviesaanvraag van 22 maart 2021 gevraagd advies uit te brengen op het Inrichtingsplan ‘Samen aan het stuur’. Op 4 mei 2021 heeft u daarop per brief gereageerd. U gaf daarin aan dat u nog niet in staat was een totaaladvies te geven. Volgens u ontbrak vooral het organisatorische deel. De feitelijke inrichting van het nieuwe werkleerbedrijf en de manier waarop dit gevormd gaat worden. Aspecten als het functiehuis, de plaatsingsprocedures op de functies en de secundaire arbeidsvoorwaarden werden door u genoemd. We hebben daar met u een gesprek over gevoerd. We hebben met elkaar afgesproken dat de adviesaanvraag wordt geknipt. Het eerste deel gaat over het Inrichtingsplan ‘Samen aan het stuur’, zoals dat aan de colleges en gemeenteraden wordt voorgelegd. Het tweede deel gaat over de organisatie-aangelegenheden van het werkleerbedrijf. De tweede adviesaanvraag volgt na besluitvorming in de colleges en gemeenteraden. Op 11 mei 2021 heeft u advies uitgebracht over het Inrichtingsplan ‘Samen aan het stuur’. Wij zullen dit advies doorsturen naar de colleges en gemeenteraden van onze drie gemeenten, tezamen met deze reactie. Wij bedanken u voor het uitgebrachte advies en kunnen ons grotendeels vinden in uw advies. We maken nog wel een paar opmerkingen die we puntsgewijs behandelen.

We maken geen opmerkingen over zaken die we ondersteunen. 1. De doorlooptijd voor de klant is relevant. Voor de klant begint de doorlooptijd bij de integrale intake bij de gemeente. De klantroute is niet te ontkoppelen tussen gemeente en werkleerbedrijf. ‘Samen aan het stuur’. 2. Er is geen sprake van een extra intakegesprek. Er is maar één intakegesprek en dat vindt bij de gemeente plaats. 3. De prestatie-indicatoren zijn ‘smart’ opgenomen als bijlage bij de begroting 2022 van het werkleerbedrijf. Uw opmerking daarover was terecht. 4. Voor de gemeenten is er geen besparing bij het overhevelen van ondersteunende diensten (6,08 fte) van de gemeente Berkelland naar het nieuwe werkleerbedrijf. De gemeenten betalen tot en met 2021 voor deze diensten rechtstreeks aan de gemeente Berkelland. Vanaf 2022 betalen de gemeenten deze diensten in de jaarlijkse bijdrage voor de exploitatie van het werkleerbedrijf. Deze bijdrage is gebaseerd op de begroting 2022, die zorgvuldig is opgesteld. De ‘opmerkelijke besparing’ (wij citeren u) van € 1,6 miljoen door samenvoeging van SDOA en WBO is in die begroting gerealiseerd. De gemeenteraden stellen de begroting 2022 in de komende maand juni vast. Die begroting kan dus geen onderdeel zijn van onze volgende adviesaanvraag. 5.

Bij de vorming van het werkleerbedrijf per 1 januari 2022 zal er voor de medewerkers van SDOA en WBO sprake zijn van ‘overgang van onderneming’. Alle

6.

7.

8.

9.

medewerkers met een dienstverband voor onbepaalde tijd of een dienstverband voor bepaalde tijd gaan in hun huidige functie mee over. Van reorganisatie c.q. gedwongen ontslag is geen sprake. We gaan daarom geen ‘Sociaal plan’ opstellen, dat is niet nodig. Het collegiaal uitvoeren van ondersteunende diensten is een afweging die de gemeenten zelf maken. Daarover zijn nieuwe afspraken gemaakt die in het Inrichtingsplan en de begroting 2022 zijn verwerkt. Wij voorzien geen problemen in de organisatie bij die herverdeling. Ook voor de medewerkers die nu de werkgeverstaken uitvoeren in dienst bij de gemeente Berkelland is de ‘overgang van onderneming’ naar het nieuwe werkleerbedrijf van toepassing. In de tweede adviesaanvraag zal geen ‘Sociaal plan’ worden voorgesteld. Bij de plaatsing van de bestaande functies in de nieuwe functie- systematiek van HR21 gaan wij voorstellen wel met een sociaal statuut te werken. Het overleg met de vakbonden loopt. De vakbondsvertegenwoordigers hebben aangegeven het advies van uw bijzondere ondernemingsraad af te wachten. Ook bij hen hebben we aangegeven dat een ‘Sociaal plan’ c.q. een ‘sociaal vangnet’ achterwege kan blijven.

Met vriendelijke groet, T.A. Beijer, directeur Sociale Dienst oost Achterhoek J.P.M. Scheinck, statutair directeur Werkbaan Oost B.V.

Communicatieplan ‘Samen aan het stuur’ 16 april 2021 Inleiding ‘Samen aan het stuur’ is de samenwerking tussen de Sociale Dienst Oost-Achterhoek (SDOA), Werkbaan Oost (WBO) en de gemeenten Berkelland, Oost Gelre en Winterswijk. Het project is erop gericht om te komen tot een nieuwe werkwijze (dienstverlening) rondom het thema werk en inkomen (Participatiewet en Wsw). Deze nieuwe werkwijze houdt in dat er voor inwoners een integrale toegang komt. Concreet: hebben inwoners vragen of problemen op het gebied van werk en inkomen, dan is het sociaal team van de eigen gemeente straks hun eerste aanspreekpunt. De werkwijze sluit aan op die van de andere thema’s in het sociaal domein, zoals Wmo, Jeugdhulp en (andere) ondersteuning. De werkwijze houdt daarnaast in dat er nauwere samenwerking komt tussen de verschillende spelers in de casus van de inwoner. Dit wordt ook fysiek zichtbaar: SDOA en WBO gaan op in een nieuwe uitvoeringsorganisatie (Werkleerbedrijf) en betrekken een gezamenlijke huisvesting. Met ‘Samen aan het stuur’ wordt tevens één doorgaande lijn van dagbesteding naar betaald werk gerealiseerd. Op dit moment wordt hard gewerkt aan alle voorbereidingen van de ambities. Eind maart 2021 is het Inrichtingsplan opgeleverd, dat begin mei 2021 voorligt in de colleges van burgemeester en wethouders en naar verwachting in juni 2021 in de gemeenteraden.

Naast alle technische en inhoudelijke stappen is ook goede communicatie noodzakelijk. Dit communicatieplan geeft hiertoe de richting aan. Dit communicatieplan is tot stand gekomen aan de hand van de Factor C methodiek. Deze methodiek is speciaal ontwikkeld voor communicatievraagstukken binnen het (gemeentelijke) overheidsveld. Immers, vaak kennen deze vraagstukken heel wat betrokkenen en is ook het proces complex. De Factor C methodiek omvat drie overzichtelijke stappen, waarmee het communicatievraagstuk wordt ontrafeld. In het kader van ‘Samen aan het stuur’ zijn deze stappen ook gezet: 1- krachtenveldanalyse, 2- kernboodschap, 3- mijlpalenkalender. Dit is via een drietal online sessies gebeurd, waaraan vertegenwoordigers van de gemeenten, SDOA en WBO deelnamen én ook een ervaringsdeskundige. Dit communicatieplan bevat de opbrengst van deze stappen, aangevuld met informatie uit aanvullende gesprekken met relevante betrokkenen en de communicatiewerkgroep.

Communicatie-uitdaging De communicatie-uitdaging hangt vanzelfsprekend samen met de inhoudelijke uitdaging1 en omhelst zowel de interne als de externe communicatie. Interne communicatie-uitdaging: - Hoe kunnen we via de inzet van de juiste communicatie ervoor zorgen dat de medewerkers van SDOA, WBO (kader en Wsw) en de sociaal teams: o weten wat er gaat gebeuren? o begrijpen waarom het gaat gebeuren? o de meerwaarde ervan inzien en er positief tegenover staan? o weten wat er van hen wordt verwacht?

1

Inrichten van een nieuwe uitvoeringsorganisatie voor de Participatiewet (inclusief Wsw) en een integrale toegang bij de gemeenten in de Oost-Achterhoek, waarbij de inwoner geen last heeft van de bestaande ‘hokjes’. Dus één eenduidige en laagdrempelige dienstverlening voor inwoners van Berkelland, Oost Gelre en Winterswijk.

1

-

Hoe kunnen we via de inzet van de juiste communicatie ervoor zorgen dat overige medewerkers (van bijvoorbeeld aanpalende beleidsterreinen bij de gemeenten) en betrokkenen (gemeenteraden, bestuurders): o weten wat er gaat gebeuren?

Externe uitdaging: - Hoe kunnen we via de inzet van de juiste communicatie ervoor zorgen dat klanten (van SDOA) en relaties van de ‘moederorganisaties’ (zoals toeleveranciers, opdrachtgevers, samenwerkingspartners): o weten wat er gaat gebeuren? o weten wat de nieuwe situatie voor hen betekent? - Hoe kunnen we via de inzet van de juiste communicatie ervoor zorgen dat de brede buitenwereld (zoals nieuwe klanten, omgeving van huidige klanten): o weet wat er gaat gebeuren? o weet wat de nieuwe werkwijze voor hen kan inhouden?

Feiten en omstandigheden Voordat we de communicatiestrategie bepalen, is het van belang om in te zoomen op de feiten en omstandigheden die van invloed kunnen zijn op de communicatie. 1- SDOA en WBO vormen samen de nieuwe uitvoeringsorganisatie. Ze gaan ook samen huisvesten in Groenlo. Op deze nieuwe locatie komen ook het Loopbaanplein en Werkgeversservicepunt Achterhoek (WSPA). Het is van belang om dit in de communicatie mee te nemen. Bovendien moet de nieuwe situatie ook aan de stakeholders rondom het Loopbaanplein2 en WSPA bekend gemaakt worden. 2- ‘Samen aan het stuur’ krijgt vorm aan de hand van de visie op het sociaal domein. Het gaat om ‘de inwoners centraal’, ‘iedereen doet mee’, ‘één integrale toegang’, ‘werken vanuit de bedoeling’. Met deze ingrediënten houden we nadrukkelijk rekening in de communicatie, zoals in de boodschap en waar mogelijk/nodig in de ‘look & feel’. Dus ook in de communicatie staan de lokale focus en de focus op de inwoner voorop. 3- De gemeenten verschillen onderling van elkaar qua ‘tone of voice’, terminologie en bijvoorbeeld de wijze waarop wordt gecommuniceerd met de inwoner. Ditzelfde geldt voor SDOA en WBO. We kiezen ervoor om in de communicatie zoveel mogelijk aan te sluiten bij wat de doelgroepen gewend zijn van hun moederorganisaties (ook in de communicatie geldt het uitgangspunt ‘colour locale’).

Een voorbeeld: in de gemeente Berkelland heeft ieder dorp een eigen contactpersoon. Dit is iemand anders dan de contactpersoon die een inwoner krijgt bij het nieuwe Werkleerbedrijf. Dit betekent dat in de Berkellandse communicatie nadere toelichting nodig is of het woord ‘contactpersoon’ zoveel mogelijk wordt vermeden. 4- De communicatie is op verschillende plekken al in volle gang. Zo is reeds enkele keren een nieuwsbrief uitgebracht (voor alle intern en gemeentelijk betrokkenen), worden medewerkers van WBO regelmatig bijgepraat door de directeur (o.a. ‘fusiepraat’) en zijn er ook regelmatig bijeenkomsten voor medewerkers van SDOA. Om het lijstje compleet te maken: voor de gemeenteraden zijn twee online-sessies gehouden, er is een filmpje gemaakt over de klantreis en er is eenmaal een persbericht uitgebracht. De communicatie tot nu toe heeft niet volgens een gezamenlijk communicatieplan plaatsgevonden. Dat is niet erg, aangezien er nog weinig sprake was van 2

Het Loopbaanplein is een netwerkorganisatie van het Graafschap College, SDOA, ROZ, UWV, WSPA en Laborijn. Inwoners kunnen voor alle ondersteuningsvragen op het vlak van scholing en mobiliteit terecht bij het Loopbaanplein.

2

gemeenschappelijke communicatie(momenten) en de communicatie ook vooral intern gericht was. Voor de laatste fase in de oprichting van het nieuwe werkleerbedrijf en de introductie van de nieuwe werkwijze is een gezamenlijk gedragen communicatieplan wel wenselijk. Immers, de ontwikkelingen komen steeds meer samen. Hierdoor neemt de behoefte aan gemeenschappelijke communicatie toe en is ook meer afstemming nodig van de communicatie-activiteiten van iedere organisatie afzonderlijk. Voor de nog komende fase(s) kiezen we ervoor om de communicatie goed mogelijk te laten aansluiten op de reeds ingezette communicatielijnen. We streven er wel naar om vanaf nu dezelfde communicatiemomenten te hanteren en daar waar mogelijk de communicatie gezamenlijk vorm te geven. Dit betekent in de praktijk dat op mijlpaalmoment X zowel de betrokken medewerkers van SDOA en WBO als die van de gemeenten (sociaal teams) worden geïnformeerd. Echter, dit kan door de afzonderlijke organisaties op de huidige, gebruikelijke manieren gebeuren (zoals via ‘fusiepraat’, een bijeenkomst, het werkoverleg, etc.) óf dit kan via een gezamenlijke activiteit gebeuren. Dit wordt per mijlpaal bekeken. 5- De communicatie van ‘Samen aan het stuur’ staat niet op zichzelf. Naast de realisatie van de nieuwe werkwijze ontstaat er ook een geheel nieuwe organisatie (Werkleerbedrijf).

Deze nieuwe organisatie krijgt een nieuwe naam (en huisstijl) en moet opnieuw gepositioneerd worden. Hoewel dit nauw samenhangt met de nieuwe werkwijze, staat het communicatietraject rondom de nieuwe naam en positionering op zichzelf. Wel is het advies om de communicatie zoveel mogelijk op elkaar te laten aansluiten en om de huisvestingspartners (SDOA, WBO, gemeenten) nauw bij beide trajecten te betrekken. Twee gescheiden trajecten kunnen namelijk een risico zijn. Door nauwe afstemming valt dit risico te minimaliseren. In dit communicatieplan zijn daarom ook de belangrijke ‘positioneringsmijlpalen’ opgenomen. Anders gezegd, het moment van lancering van de nieuwe naam komt in dit communicatieplan terug, maar de nieuwe naam en positionering wordt via een afzonderlijk traject ontwikkeld. Hiervoor is een gespecialiseerd bureau ingeschakeld. Het bovenstaande geldt ook voor de verhuizing naar de nieuwe locatie. Hoewel deze verhuizing alles te maken heeft met ‘Samen aan het stuur’, komt hier toch ook een geheel eigen (communicatie)traject bij kijken. In dit communicatieplan komt de verhuizingscommunicatie op hoofdlijnen aan bod. De kanttekening is evenwel dat de wijze waarop de communicatie concreet wordt uitgevoerd, nog nadere uitwerking behoeft binnen de ‘moederorganisaties’.

Het gaat dan met name om de organisatie van de communicatie (wie doet wat) en de in te zetten communicatiekanalen. 6- SDOA en WBO zijn twee heel verschillende organisaties met een geheel eigen cultuur3. Deze culturen moeten op elkaar gaan aansluiten en liever nog: samensmelten. Dit cultuuraspect vraagt om aandacht op de werkvloer, om aanpassing van werkprocessen en gebruiken, etc. en valt dus niet enkel met communicatie ‘op te lossen’. Dit communicatieplan is daarom niet gericht op deze cultuuruitdaging, maar onderdelen (zoals de in te zetten communicatieactiviteiten) kunnen wel degelijk een bijdrage leveren aan dit cultuuraspect. 7- Bij de gemeenten spelen op dit moment heel wat meer thema’s dan alleen ‘Samen aan het stuur’. Dus als het gaat om communicatieve aandacht neemt dit project het op tegen nog allerlei andere actualiteiten, wat betekent dat de capaciteit/inzet vanuit de gemeenten beperkt zal zijn. Hiermee dienen we rekening te houden, bijvoorbeeld bij de 3

Tijdens de sessies werd het als volgt omschreven: WBO is een heel praktisch ingestelde organisatie met korte lijnen, SDOA kent meer lagen waardoor de lijnen langer zijn.

3

in te zetten communicatiemiddelen/activiteiten (niet te veel nieuwe dingen wensen/verwachten). Daarom kiezen we ervoor om zoveel mogelijk gebruik te maken van reeds bestaande communicatiekanalen/middelen. 8- In het verlengde van het punt hiervoor: de gemeenten Oost Gelre en Berkelland krijgen dit jaar een nieuwe website. Het is zinvol om bij de realisatie van deze nieuwe site al rekening te houden met de nieuwe werkwijze binnen de Participatiewet. Daarnaast heeft Oost Gelre ook nog de website www.sameninoostgelre.nl en Berkelland de website www.voormekaar.net. Het ligt voor de hand dat op iedere gemeentesite informatie komt over de nieuwe werkwijze (naast de nieuwsberichten naar aanleiding van de mijlpalen). Het is zinvol om tijdig aansluiting te zoeken bij de nieuwe websites. Dit kan mogelijk via de communicatiewerkgroep. 9- Sommige klantgroepen vragen extra aandacht, zoals de statushouders. Deze klanten zijn de taal en Nederlandse gebruiken vaak nog onvoldoende machtig. Hiervoor moet in de communicatie aandacht zijn. Het KCC van SDOA vormt voor statushouders een belangrijk ‘contactpunt’. Het ligt voor de hand om deze groep via het KCC (extra) te bereiken. Er is ook een projectgroep statushouders actief. 10- De jongeren vormen eveneens een bijzondere groep.

Voor de jongeren heeft SDOA bijvoorbeeld een aparte website (www.jouwunit.nl) en social media kanalen (Facebook en Instagram, @jouwunit). Ook is er een speciale jongerengroep actief. Het is zinvol om deze groep te betrekken bij het daadwerkelijk over het voetlicht brengen van de boodschap. 11- De populatie die straks in de werkplaats werkt, zal komende jaren veranderen. Nu zijn het vooral Wsw’ers, maar de Wsw kent geen nieuwe instroom (‘zit op slot’) en de uitstroom neemt vanwege pensionering komende jaren toe. De instroom van mensen met de indicatie ‘nieuw beschut’ vangt de uitstroom van mensen uit de Wsw niet op. Wel levert ‘Samen aan het stuur’ naar verwachting nieuwe instroom op van mensen vanuit het traject Eigen Kracht4. Voor de huidige populatie betekent dit mogelijk een verandering. Voor dit communicatieplan is dit niet direct relevant, maar het is wel degelijk iets om rekening mee te houden in de toekomstige communicatie richting de WBOmedewerkers (de mensen die ‘binnen’ werken, met name de Wsw’ers). 12- Voor dit project is een communicatiewerkgroep ingesteld, met vanuit elke gemeente en SDOA een communicatiespecialist. WBO beschikt niet over een communicatiemedewerker en is niet rechtstreeks vertegenwoordigd in deze communicatiewerkgroep.

Deze communicatiewerkgroep kan fungeren als denktank, klankbordgroep en (ietwat oneerbiedig) doorgeefluik naar de communicatiekanalen van de moederorganisaties. Bijvoorbeeld: willen we een artikel op de gemeentepagina in de huis-aan-huiskrant, dan kan dit via de gemeentelijke vertegenwoordigers in de communicatiewerkgroep worden geregeld. Dit vergemakkelijkt de organisatie van de communicatie.

Doelgroepen en stakeholders Uit de communicatie-uitdaging blijkt al wie de belangrijkste doelgroepen zijn: - Direct betrokken medewerkers van SDOA, WBO5 en de sociaal teams (gemeenten) 4

Eigen Kracht is een traject om binnen twee weken te bepalen welke klantroute er verder gevolgd gaat worden: werk, perspectief of meedoen. 5 Deze groep is zeer divers: naast het kaderpersoneel (kantoorpersoneel, kan ook een Wsw’er zijn) bestaat de groep uit medewerkers die ‘in de hallen’ werken. Dit zijn Wsw’ers, maar ook mensen die vanuit arbeidsmatige dagbesteding, nieuw beschut, re-integratie, stage binnen zitten of die op een werkervaringsplek zitten (betaald of onbetaald). In totaal telt deze groep zo’n 300 medewerkers. Er zijn 25 kadermedewerkers.

4

-

-

Overige betrokkenen (met name van aanpalende beleidsterreinen bij de gemeenten, maar ook gemeenteraden, bestuurders, etc.) Inwoners met een vraag op het gebied van Werk en Inkomen Inwoners die al klant zijn bij SDOA, met als bijzondere groepen: o Jongeren o Statushouders Relaties (samenwerkingspartners, toeleveranciers) Brede buitenwereld (nieuwe klanten, omgeving van huidige klanten)

Echter, er zijn meer ‘spelers’ die op de een of andere manier te maken hebben met de nieuwe werkwijze of de nieuwe organisatie. Deze ‘spelers’ noemen we stakeholders. Of ook wel: actoren. Via de Factor C methodiek hebben we het totale stakeholdersveld in beeld gebracht (zie bijlage 1). Hierdoor weten we wie in dit project allemaal een rol spelen en wie er écht van belang zijn. En ook welke feitelijke positie iedereen in het verhaal inneemt. Zijn ze bijvoorbeeld besluitvormers (beslissers), hebben ze invloed (beïnvloeders), zijn ze toeleveranciers/uitvoerders of misschien wel gebruikers/afnemers? Ook weten we dankzij deze Factor C stap op welke wijze we met deze stakeholders willen of moeten communiceren. Van heel actief (laten meebeslissen of meewerken) tot wat minder actief (meedenken) tot redelijk passief (alleen informeren; meeweten). Omdat alle stakeholders in één overzicht zijn samengebracht (zie bijlage 1), is het tevens mogelijk om te checken of de verschillende stakeholders op dit moment al voldoende worden bediend. En ook of dit op de gewenste wijze gebeurt.

Dus zijn de beslissers daadwerkelijk bij de besluitvorming betrokken? En houden we de ‘meeweters’ voldoende op de hoogte? Doordat alle stakeholders nu in één overzicht staan, valt ook een aantal conclusies te trekken voor de communicatiestrategie: - In dit traject (‘Samen aan het stuur’ dus) hebben we vooral met uitvoerders/toeleveranciers en gebruikers/afnemers te maken. De uitvoerders/toeleveranciers blijken veelal relaties of samenwerkingspartners te zijn. Ze hebben de rol ‘meeweten. ’Ze moeten vooral weten wat er staat te gebeuren en wat de nieuwe werkwijze mogelijk voor hen betekent. Zo mag absoluut niet worden vergeten om deze relaties een verhuisbericht te sturen. - De meeste stakeholders staan in de ring ‘meeweten’. Ze moeten dus vooral op de hoogte worden gebracht (dus: informeren). Dit betekent dat er veel aandacht moet zijn voor duidelijke informatievoorziening, via de juiste communicatiemiddelen en -kanalen.

Kernboodschap De tweede Factor C stap (kernboodschappensessie) heeft uitgewezen dat het niet mogelijk is om één verhaal te vertellen. In feite hebben we twee verhalen te vertellen: - Het verhaal over de nieuwe werkwijze - Het verhaal over de nieuwe, gezamenlijke huisvesting / uitvoeringsorganisatie Beide verhalen hebben sterk met elkaar te maken, maar slechts weinig stakeholders zijn geïnteresseerd in beide verhalen. Neem bijvoorbeeld de inwoner die zijn baan verliest en dus straks bij het sociaal team moet zijn: die inwoner is geïnteresseerd in de nieuwe werkwijze bij de gemeente. De inwoner die reeds klant is bij SDOA krijgt in principe niet te maken met de integrale toegang, maar moet wel weten dat hij straks op de nieuwe locatie in Groenlo moet zijn en of hij zijn klantmanager als vaste contactpersoon houdt. De Wsw-doelgroep van WBO heeft weinig boodschap aan de integrale toegang bij de gemeente, maar wil vooral weten waar hij straks komt te werken en hoe dat allemaal gaat.

5

Hoewel voor iedere doelgroep in zekere zin een eigen verhaal geldt, is gebleken dat het vanuit deze twee basisverhalen (kernboodschappen) relatief eenvoudig is om afgeleide boodschappen te maken. Daarvoor is het advies om in de huid van de betreffende doelgroep (dus de ontvanger van de boodschap) te kruipen en om alleen die informatie te communiceren waar deze doelgroep behoefte aan heeft (in plaats van ons eigen of het hele verhaal te willen vertellen) 6. Als proef op de som hebben we de twee kernboodschappen uitgewerkt voor de ‘gewone inwoner’ (die nog geen klant is, maar er wel een kan worden), voor de SDOA-klant en de WBO-medewerkers (de mensen die ‘binnen’ werken, veelal Wsw’ers). Voor enkele andere doelgroepen hebben we een aantal specifieke ingrediënten van hun boodschap benoemd. Kernboodschap voor de inwoner (niet-klant): Frame: De inwoner die geen klant is, heeft mogelijk nog nooit vragen of problemen gehad op het gebied van werk en inkomen. Deze inwoner heeft waarschijnlijk nog niets over de plannen gehoord, ook al is er al wel voorzichtig over gecommuniceerd. Maar dat was niet in detail en is ook al enige tijd geleden. Bovendien: de nieuwe werkwijze / het nieuws interesseert die inwoner waarschijnlijk niet veel (aangezien hij geen klant is).

Toch is het goed dat deze inwoner op hoofdlijnen op de hoogte is, want stel dat hij wel eens een vraag krijgt over werk en inkomen... De informatiebehoefte van de inwoner is niet veel groter dan ‘wat is er aan de hand’ en ‘hoe werkt het straks’. “Uw gemeente is hét startpunt voor hulp bij werk en inkomen” (KIJK) Heeft u een vraag over werk of komt u bijvoorbeeld ineens zonder inkomen te zitten? Vanaf september 2021 kunt u voor hulp bij werk en inkomen terecht bij uw gemeente. (WANT) De sociaal teams van de gemeenten Oost Gelre, Berkelland en Winterswijk zijn vanaf september 2021 het eerste aanspreekpunt voor al uw vragen over werk en inkomen. Ze helpen u bij bijvoorbeeld de aanvraag van de minimaregelingen, de individuele inkomenstoeslag, de collectieve zorgverzekering en bijzondere bijstand. Ook is het sociaal team uw ingang voor schuldhulpverlening. U belt met de gemeente of het sociaal team, zoals u nu ook doet bij vragen over bijvoorbeeld de Wmo, huishoudelijke hulp of andere vormen van ondersteuning. U kunt ook online bij de gemeente of het sociaal team terecht. Komt u liever langs? Dat kan natuurlijk ook. En doet u een aanvraag via werk.nl, dan komt die straks ook uit bij de gemeente. Is er na het eerste contact een volgende stap nodig, bijvoorbeeld meer hulp bij het vinden van werk, dan gebeurt dat straks bij het nieuwe werkleerbedrijf in Groenlo.

Vanaf 1 januari 2022 zijn hier SDOA, Werkbaan Oost, het Loopbaanplein en zelfs het Werkgeversservicepunt gevestigd. Alle dienstverlening om u verder te helpen vindt u straks onder één dak. (DUS)

6

Bij een kernboodschappensessie volgens de Factor C methodiek is de opdracht om zoveel mogelijk aan te sluiten op de belevingswereld van de doelgroep. Je kruipt letterlijk ‘in de huid van de doelgroep’. Dit is eigenlijk precies wat de dienstverlening vanuit Samen aan het stuur ook beoogt: de inwoner centraal.

6

Vanaf 1 september 2021 is uw gemeente hét startpunt voor hulp bij werk en inkomen. Makkelijk én dichtbij. En heeft u meer hulp nodig, dan verwijst uw gemeente u vanaf 1 januari 2022 naar het nieuwe werkleerbedrijf. Alle dienstverlening vindt u daar onder één dak. Simpel en eenvoudig. Voor uw gemak.

Kernboodschap voor de inwoner (klant SDOA): Frame: De inwoner die reeds te maken heeft met SDOA, weet mogelijk al wel dat er een verandering op stapel staat. Maar wat die verandering inhoudt, weten ze in meer of mindere mate. De klant van SDOA heeft vooral behoefte aan duidelijkheid: ‘Hoe ziet het er straks voor mij uit?’. “Een nieuwe plek voor hulp bij werk en inkomen” (KIJK) Op dit moment heeft u contact met SDOA. Misschien komt u zelfs voor afspraken naar het kantoor in Winterswijk. Vanaf eind 2021 bent u welkom op onze nieuwe locatie in Groenlo. Want samen met de gemeenten Oost Gelre, Berkelland en Winterswijk brengen we al onze diensten op het gebied van werk en inkomen samen onder één dak. Samen openen we een nieuw werkleerbedrijf. Ook Werkbaan Oost, het Loopbaanplein en het Werkgeversservicepunt komen hier. (WANT) Waarom wij dit doen? Wij bundelen onze expertise en willen het efficiënter maken voor onze klant. Dus voor u. Begeleiden wij u op dit moment op weg naar werk? Dan bent u straks welkom op onze nieuwe locatie in Groenlo. Een ander adres, telefoonnummer en e-mailadres en zelfs een nieuwe naam. Al die nieuwe gegevens laten wij u ruim voor de verhuizing weten. Maar het belangrijkste: op deze locatie bieden wij u alle dienstverlening voor uw pad (terug) naar werk (stellen wij u in staat om uzelf maximaal te ontwikkelen voor terugkeer/uitstroom naar werk).

Mogelijk is deze nieuwe locatie voor u wel iets verder weg, maar uw traject naar werk gaat gewoon door. De meeste klanten houden ook hun eigen klantmanager. U dus waarschijnlijk ook. En het mooie: de klantmanager is straks echt uw vaste contactpersoon. Met deze contactpersoon overlegt u alles en maakt u afspraken. En heeft u een vraag, dan zorgt uw contactpersoon voor het antwoord. (DUS) In Groenlo zit straks hét nieuwe werkleerbedrijf voor alle dienstverlening op het gebied van werk en inkomen. Alle expertise onder één dak. Simpel en eenvoudig. Voor uw gemak. Kernboodschap voor de WBO-medewerker (medewerkers die ‘binnen’ werken, veelal Wsw’ers): Frame: Een deel van deze groep vindt het allemaal prima. Een ander deel vindt het heel spannend. Er zijn ook medewerkers die minder goed tegen veranderingen kunnen; deze groep ervaart de verandering als ingrijpend, ook emotioneel. De WBO-medewerker wil weten wat de verandering precies voor hem betekent. Tot in de kleinste details, zoals ‘hoe kom ik er’. De medewerkers van WBO zijn redelijk op de hoogte van de verhuizing naar Groenlo, omdat binnen WBO regelmatig informatie over de verhuizing wordt gedeeld.

7

(KIJK) De locatie van Werkbaan Oost is nu in Lichtenvoorde. Maar we gaan verhuizen. Vanaf november 2021 ben je welkom op ons nieuwe adres, Batterij 10 – 12 in Groenlo. (WANT) In Groenlo starten we samen met SDOA en de gemeenten Oost Gelre, Berkelland en Winterswijk een nieuw werkleerbedrijf. Dus niet alleen WBO gaat naar Groenlo, óók SDOA. Zo willen wij onze activiteiten op het gebied van werk en inkomen makkelijker maken. Ook voor jou. Voor jou betekent dit dat je in een andere plaats en in een ander gebouw komt te werken. Maar wel met dezelfde collega’s. We verhuizen namelijk allemaal. Wij kunnen ons voorstellen dat je je zorgen maakt. Bijvoorbeeld over hoe je straks in Groenlo komt. Wij willen dat onze medewerkers zo zelfstandig mogelijk naar het werk komen. Dit kan met de auto, fiets, lopend of openbaar vervoer. Wil je met het openbaar vervoer naar het werk? Dan kan dat straks gemakkelijk, want er komt een bushalte voor onze deur. (DUS) Er komt een nieuw werkleerbedrijf. In dit nieuwe werkleerbedrijf komt alle activiteiten op het gebied van werk en inkomen onder één dak. Oók de werkzaamheden van Werkbaan Oost. Wij gaan dus verhuizen. Naar Groenlo. En jij verhuist mee. Je gaat daar nog veel meer over horen. Wij zorgen ervoor dat je goed bent voorbereid op de nieuwe situatie.

Ingrediënten voor boodschappen voor andere doelgroepen Iedere doelgroep heeft een eigen informatiebehoefte. De hiervoor gepresenteerde kernboodschappen (over de nieuwe werkwijze en de nieuwe uitvoeringsorganisatie) kunnen we daarom aanvullen met specifieke ingrediënten: -

Gemeenteraden: • Gemeenten voeren de regie en bepalen de kaders waarbinnen de Participatiewet wordt uitgevoerd. Invloed, efficiency en nabijheid zijn de basisprincipes. • Openheid en transparantie zijn belangrijke kenmerken van de samenwerking (deze begrippen wel concretiseren). • De nieuwe uitvoeringsorganisatie levert een kostenreductie op.

-

Meer inhoudelijk betrokkenen (bijvoorbeeld medewerkers): • Met ‘Samen aan het stuur’ ontstaat er op één-en-dezelfde locatie een doorlopende ontwikkellijn: van sociale activering naar (arbeidsmatige) dagbesteding, naar werk op een beschermde werkplek, naar baanafspraak, naar regulier werk (en ook weer terug als dat nodig is). • De intake op het gebied van werk en inkomen vindt straks bij de gemeente plaats. Ook de uitvoering van de minimaregelingen en schuldhulpverlening wordt geïntegreerd in de gemeentelijke dienstverlening. • In de sociaal teams wordt met een integrale blik het vervolg voor de inwoner bepaald. • SDOA en WBO ontwikkelen zich tot een tweedelijns uitvoeringsorganisatie Werk en Inkomen. • Wat betekent het voor mijn werk? Bijvoorbeeld: op het gebied van schulddienstverlening vindt een herverdeling van taken plaats (…).

-

Medewerkers SDOA: • Frame: de veranderingen leven heel erg onder de medewerkers; medewerkers vinden het spannend.

8

-

Kadermedewerkers WBO: • Frame: De medewerkers nemen een wat afwachtende houding aan. De meesten ervaren elke verandering voor henzelf als ingrijpend. Ze moeten daarom in kleine stappen worden meegenomen in dit proces. Bij WBO is hier al enige tijd mee begonnen.

Communicatiestrategie 1- Interne en externe communicatie gaan gelijk op. De stelregel is ‘intern gaat voor extern’. Echter, dit project bestaat uit zoveel verschillende lijnen dat deze stelregel niet altijd opgaat. Neem bijvoorbeeld het Inrichtingsplan. Deze is eind maart opgeleverd en vervolgens voor advisering naar de cliëntenraden en BOR gegaan. Dit zijn gedeeltelijk externe doelgroepen die de uitgewerkte plannen eerder te zien krijgen dan de medewerkers waar het om gaat. Dit is procesmatig logisch. Wel zorgen we ervoor dat de medewerkers eerder op de hoogte zijn dan de brede buitenwereld (die via het persmoment na het collegebesluit op de hoogte wordt gebracht). 2- We maken zoveel mogelijk gebruik van bestaande communicatiemiddelen en kanalen en borduren voort op wat al in gang is gezet. Gezien de veelheid aan onderwerpen die bij de gemeenten spelen (en daarmee samenhangend de beperkte capaciteit) en de veelheid aan reeds beschikbare communicatiekanalen (waaraan doelgroepen al gewend zijn) kiezen we ervoor om gebruik te maken van wat er al is. We gaan dus niet het hele wiel opnieuw uitvinden. Maar daar waar we middelen en kanalen missen, ontwikkelen we nieuwe. 3- Daar waar nodig buigen we de centrale communicatie om in de ‘couleur locale’.

We ontwikkelen de communicatie zoveel mogelijk centraal / gezamenlijk, maar bij de uitvoering zoeken we aansluiting op de lokale context. Zo kan de boodschap worden aangepast maar ook gekozen worden voor andere communicatiemiddelen, omdat deze beter passen bij de doelgroepen van die ‘speler’ (zoals gemeente). 4- We communiceren in ieder geval op mijlpaalmomenten. Omdat het project een aantal duidelijke mijlpaalmomenten kent, grijpen we die momenten aan voor gezamenlijke communicatieactiviteiten. Daarbuiten kunnen de betrokken partijen / spelers aanvullende communicatie opzetten, bijvoorbeeld als er behoefte bestaat om medewerkers aanvullend of extra te informeren. Let wel: de boodschap mag geen nieuwe informatie betreffen die ook de andere doelgroepen aangaat. Het moet gaan om ‘de kracht zit ‘m in de herhaling’ of om specifieke details voor de betreffende doelgroep.

Communicatiemiddelen We kiezen ervoor om zoveel mogelijk gebruik te maken van reeds bestaande communicatiemiddelen en -kanalen. De beschikbare communicatiemiddelen en -kanalen zijn in ieder geval: Gemeenten / sociaal teams Externe middelen

SDOA

Websites gemeenten: www.gemeenteberkelland.nl www.oostgelre.nl en www.sameninoostgelre.nl www.winterswijk.nl Klopt dit rijtje? Horen hier ook bijvoorbeeld de sites van De Post en van het Voor Mekaar team bij? Sociale media (Facebook, LinkedIn, Instagram)

Websites: www.socialedienstoostachterhoek.nl (tot 1 januari 2022) Website voor jongeren (www.jouwunit.nl)

Sociale media: Welke FB, Instagram, LinkedIN

9

WBO Website: www.werkbaanoost.nl (tot 1 januari 2022)

Pagina in huis-aan-huiskrant (gemeentepagina)

App SDOA Werkt (voor delen van vacatures, informatie voor klanten. Meer dan 800 ‘deelnemers’. Beheer ligt bij WSPA)

Interne middelen

SDOA

WBO

Intranet

Intranet

Fusiepraat (iedere 6 weken, bijpraten van het kader door directeur) Bijpraten van Wsw’ers in kantine (incidenteel en altijd voor de vakantie en kerstdagen) 1-op-1 (Wsw’ers worden vaak door kaderpersoneel bijgepraat) Baanbreker (nieuwsbrief)

Medewerkersbijeenkomsten (maandelijks digitaal)

Teamdag (juni)

Nieuwjaarsontbijt

Vanuit het project ‘Samen aan het stuur’ zijn ook enkele communicatiemiddelen opgezet: - Filmpje (https://vimeo.com/420632845/18679527c6) - Nieuwsbrief Daarnaast denken we aan de inzet van social advertising. Daarmee is het mogelijk om een breder publiek te bereiken. Via targeting is het daarnaast mogelijk om hele gerichte doelgroepen te bereiken (bijvoorbeeld mensen van een bepaalde leeftijd, met bepaalde interesses, werkzoekenden op LinkedIn, etc.).

Communicatiekalender Wanneer communiceren we met wie en op welke manier? Die vraag is in de derde Factor C stap beantwoord. Het resultaat is de communicatiekalender (zie volgende pagina). De communicatiekalender is in feite het spoorboekje van de communicatie. Vrijwel alles in dit communicatieplan komt terug in de uiteindelijke communicatie en daarmee in deze kalender. De tip is daarom: houd vooral de communicatiekalender bij de hand. Let op: deze communicatiekalender is niet volledig. De communicatieactiviteiten zijn zoveel mogelijk ingevuld, maar door veranderende behoeften en mogelijkheden kan deze invulling nog veranderen.

Organisatie van de communicatie Komende tijd staan heel wat communicatiestappen op stapel. We hebben bovendien te maken met verschillende communicatielijnen die in de tijd niet altijd opeenvolgend lopen, maar juist gelijktijdig (vooral qua voorbereiding7). Dit vraagt om goede coördinatie, om bijvoorbeeld ook in te spelen op het effect van de communicatie in de ene communicatielijn op de communicatie binnen de andere lijnen. Het één kan het ander immers beïnvloeden. Ook is coördinatie nodig op de communicatieactiviteiten binnen de verschillende ‘moederorganisaties’. Daarnaast moet de uitvoering worden opgepakt. Het ligt voor de hand dat een deel van de communicatie wordt gerealiseerd binnen de ‘moederorganisaties’, aangezien we kiezen voor zoveel mogelijk bestaande communicatiemiddelen en -kanalen. Toch zijn daarmee niet alle communicatieactiviteiten ‘afgedekt’. Vanuit de gemeenten is aangegeven dat extra

7

Denk aan bijvoorbeeld het verzamelen van de adressen voor het verhuisbericht. Daar moet tijdig mee worden begonnen, terwijl op dat moment de focus nog ligt op heel andere mijlpalen. Of het vernieuwen van de huisstijldragers; daarmee kan al kort na de lancering van de nieuwe huisstijl mee worden gestart.

10

werkzaamheden binnen hun communicatieafdeling niet mogelijk is. SDOA heeft reeds de ‘taak’ om de profilering van de nieuwe uitvoeringsorganisatie op te pakken8. Dus voor een goede realisatie van de verschillende communicatieambities is het noodzakelijk dat de coördinatie wordt ingevuld én zijn simpelweg nog ‘handjes’ nodig. Hierin schuilt op dit moment een risico.