aanbiedingsbrief evaluatie samenwerking ra aa

Aan de raden en colleges van burgemeester en wethouders van de zeven gemeenten in de Regio Achterhoek.

Doetinchem

: 17 mei 2021

Inlichtingen bij

: W. Stortelder

Zaaknummer

: 1595566/WSt/AZ

Onderwerp

: Evaluatie Samenwerking

Geachte raden en colleges, Zoals u weet is in het afgelopen half jaar de samenwerking in de Achterhoek (Achterhoek Ambassadeurs) geëvalueerd. Eind april hebben de onderzoekers Roeland Stolk (Berenschot) en Caspar van der Berg (Rijksuniversiteit Groningen) de evaluatie opgeleverd. Graag delen wij deze evaluatie “voortbouwen op een goede basis” en onze reactie hierop met u. De Board is verheugd te constateren dat de hoofdconclusie van de evaluatie is dat het goed gaat met de samenwerking. Er liggen geen wezensvragen op tafel. De brede wens is om de samenwerking voort te zetten conform de ingezette lijn.

Dit hebben we samen gedaan en de Board wil u graag bedanken voor uw bijdrage aan dit succes. Uit de analyse van de onderzoekers:
De Achterhoek Ambassadeurs-samenwerking levert duidelijk waarde voor de Achterhoek én voor de individuele deelnemers op. De doelstellingen worden door alle betrokkenen – dus vanuit alle O’s – als passend ervaren. Dat zien ze niet vaak in Nederland. Het legt het fundament voor daadwerkelijk opgavegericht werken.
De waardering van de deelnemers aan de Achterhoek ambassadeurs samenwerking is hoger dan de onderzoekers tegenkomen bij andere samenwerkingen in Nederland.
De samenwerkingscultuur in de Achterhoek is sterk verbeterd. Dat ervaren alle betrokkenen. De kracht van deze cultuur valt in vergelijkend perspectief in Nederland ook op.

Er zijn in vergelijkend Nederlands perspectief, relatief veel projecten tot stand gekomen met een relatie tot de doelstellingen. Als Board willen we daaraan toevoegen dat de cofinanciering vanuit de partners hoog is.

De provincie en het Rijk vinden dat de Achterhoek zich met de samenwerking sterk positioneert en voor resultaten zorgt. Ze nemen de regio zeer serieus. De provincie ziet ons duidelijke partner en is

tevreden met de mate waarin de regio aanspreekbaar is en met de mate waarin coherentie van beleid tot stand komt. Zij ervaren hierdoor minder bestuurlijke drukte dan eerst. Het Rijk geeft aan dat de regio zich de afgelopen periode als volwassen partner op de kaart heeft gezet. Het Ministerie van BZK vindt onze samenwerkingsvorm interessant en wil de experimenteerruimte die we genomen hebben niet wegnemen. Kortom, we kunnen trots zijn op wat we in ruim twee jaar bereikt hebben. Dit neemt niet weg dat we willen blijven ontwikkelen, samen met u. Onze ambities zijn immers groot. De aanbevelingen helpen ons hierbij en richten zich met name op elementen van de inrichting van de samenwerking.

In de bijlage zijn de 12 aanbevelingen opgenomen en voorzien van een reactie van de Board. Hierin kunt u lezen dat, om een volgende stap te kunnen maken, we samen en ieder vanuit zijn eigen verantwoordelijkheid een bijdrage moeten leveren. Samengevat stelt de Board de volgende actiepunten voor: Achterhoek Raad

1. We doen voor het versterken van de verbinding tussen Achterhoek Raad en lokale Raden een beroep op de griffies en de werkwijze commissie. Wij staan open voor suggesties van hen om deze te verbeteren. Daarnaast willen we met de werkwijze commissie van de Achterhoek Raad in gesprek over hoe het two level game gespeeld kan worden in de (raads)praktijk. Hierbij willen we ook de rolvastheid van Achterhoek Raad en Achterhoek Board bespreken. 2. Zodra het fysiek weer mogelijk is organiseren we inhoudelijke netwerkbijeenkomsten voor zowel leden van de Achterhoek Raad als raadsleden die hier geen lid van zijn. Dit kunnen ook bredere ambassadeurs netwerkbijeenkomsten zijn. Thematafels

1. De linking pins van de Board organiseren samen met de Thematafels in Q3 van 2021 een brainstorm over de aanbevelingen, zodat per tafel maatwerk kan worden toegepast. Daarbij gaat het onder andere over:
Het tegen het licht houden van de gestelde doelen in de Visie2030, en waar nodig deze te actualiseren of te concretiseren.
De open samenwerkingscultuur waarin transparantie en met elkaar in gesprek blijven essentieel zijn.
Bespreken of de samenstelling van de tafel nog voldoet aan de behoefte en hierbij zo mogelijk ook een zelfevaluatie houden. Hierbij worden de resultaten van de evaluatie betrokken (bijv. over de aansluiting van de accounthouders) zodat per tafel verbeteringen kunnen worden doorgevoerd. Achterhoek Board

1. Wij zullen in 2021 nader verkennen en onderbouwen of het thema landelijke gebied (vitaal platteland, droogte en stikstof) binnen de samenwerking een plek moet krijgen, of dat dit beter op een andere manier georganiseerd kan worden. 2. Op basis van bovenstaand punt en de actualisatie van de doelen door de thematafels zullen we in 2022 de visie actualiseren. 3. We willen samen met de 3O achterbannen kijken waar we in aanpak en werkwijze van elkaar kunnen leren. Met als doel de verschillende werelden dichter bij elkaar te brengen en zo de samenwerking verder te optimaliseren. Algemeen Bestuur en gemeenten 1. Wij zullen ons inspannen om alle O’s goed aangehaakt te houden op de Achterhoekse samenwerking. Aan de gemeentesecretarissen vragen we het initiatief te nemen om met een voorstel te komen hoe de aanhaking van de gemeenten (rol en positie accounthouders, behoefteverschillen per thematafel) kan worden verbeterd en hoe we van elkaar kunnen leren. 2. Wij gaan met het algemeen bestuur in gesprek over de behoefte aan checks and balances. En zullen minimaal twee keer per jaar samen met de algemeen bestuur in gesprek gaan over (actuele) ontwikkelingen. Communicatie 8RHK-organisatie 1. Zodra het weer kan en mag willen we weer meer zichtbaar en fysiek naar buiten treden door het organiseren van bijeenkomsten of ontmoetingen. Zowel in als buiten de Achterhoek.

Zie ook actiepunt 1 bij de Achterhoek Raad.

2. We kijken of we het ambassadeurschap wat breder kunnen inzetten. Bijvoorbeeld door op de website aan te geven wat het betekent om ambassadeur te zijn met een aanmeld mogelijkheid. Dan bouwen we een community op –die breder is dan alleen de deelnemers van de gremia of projecten- en kunnen we bij bijeenkomsten deze mensen gericht uitnodigen. 3. De communicatie gaan we versterken door: a. Een nieuwe –meer interactieve website- op korte termijn. b. Meer abonnees te werven voor onze nieuwsbrieven en meer volgers voor onze social mediakanalen c. Meer structureel te communiceren over de besluitvorming in de Achterhoek Board.

4. Wij zullen op de nieuwe website de bevoegdheden en besluitvormingsprocedure in een factsheet helder communiceren, en we zullen dit agenderen bij alle betrokken gremia. Waar relevant zullen we in de stukken voor de Achterhoek Raad de status van het besluit ten opzichte van de rol van de individuele gemeenteraden te verhelderen.

Graag hoor ik van u of u de actiepunten wel of niet onderschrijft of dat u mogelijk nog andere suggesties voor de Board heeft naar aanleiding van de 12 aanbevelingen. Wij zien uw reactie liefst vóór 1 september, maar uiterlijk vóór 1 oktober 2021 tegemoet.

Namens de Achterhoek Board,

Mark Boumans, voorzitter