03 werkwijze informele adviescommissie vnog

WERKWIJZE INFORMELE ADVIESCOMMISSIE GEMEENTERADEN VNOG 1.

Algemeen a. De adviescommissie geeft gevraagd en ongevraagd advies aan het AB VNOG. b. Het DB en/of AB informeert de adviescommissie zo spoedig mogelijk, maar in ieder geval binnen 30 dagen wat is gedaan met het advies van de adviescommissie. In geval van een afwijking op het advies motiveert het DB en/of AB waarom is afgeweken. c. De adviescommissie houdt zich afzijdig van politieke standpunten. d. De vergaderingen van de adviescommissie zijn openbaar.

2.

Taken a. De adviescommissie adviseert aan VNOG over de invulling van de raadsinformatiemomenten. Deze kunnen zowel digitaal als in fysieke vorm plaatsvinden. b. De adviescommissie adviseert aan VNOG over de informatievoorziening vanuit VNOG naar de gemeenteraden. c. De adviescommissie signaleert en adviseert aan VNOG over de verbinding tussen regionale ontwikkelingen en de gemeentelijke ambities. d. De adviescommissie adviseert aan VNOG over procesmatige aspecten van onder meer de planning & control cyclus, de ontwerpbegroting, de kadernota, het Regionaal Beleidsplan, het Regionaal Risicoprofiel en het Regionaal Dekkingsplan (elk eens per vier jaar), met inachtneming van de Wet gemeenschappelijke regelingen en de Gemeenschappelijke Regeling VNOG 2024. e. De adviescommissie kan het algemeen bestuur adviseren over of en hoe gemeenteraden te betrekken bij ontwikkelingen. f. De adviescommissie kan ook advies uitbrengen aan de gezamenlijke gemeenteraden ten aanzien van het innemen van standpunten over VNOG onderwerpen. g. De adviescommissie zorgt in de aanloop naar gemeenteraadsverkiezingen voor een overdracht aan de commissie in de volgende raadsperiode en adviseert VNOG over hoe kennis te maken met de nieuwe gemeenteraden.

3.

Samenstelling raadsleden a. De adviescommissie bestaat uit 1 raadslid per gemeente. Dit raadslid is aangewezen door de eigen gemeenteraad. De gemeenteraad wijst ook een plaatsvervanger aan. De gemeenteraad kan er ook voor kiezen om niemand af te vaardigen. b. De leden vanuit de gemeenteraden dienen raadslid te zijn. Als het raadslidmaatschap van een (plaatsvervangend) adviescommissie-lid buiten de verkiezingen om eindigt, dan wijst de betreffende gemeenteraad een nieuw adviescommissie-lid en/of plaatsvervangend adviescommissie-lid aan. c. Na de gemeenteraadsverkiezingen wijzen de gemeenteraden de adviescommissieleden aan. De zittende adviescommissie-leden worden niet automatisch herbenoemd. d. Vanuit de raadsleden worden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter gekozen voor de periode van twee jaar, met mogelijkheid tot herbenoeming van nog eens twee jaar. De voorzitter is voor VNOG het aanspreekpunt bij de adviescommissie.

e.

De adviescommissie kan er ook voor kiezen om een externe voorzitter, die niet direct aan VNOG of een van de deelnemende gemeenten is verbonden, te benoemen.

4.

Samenstelling overige leden en ondersteuning a. Aan de adviescommissie nemen ook drie griffiers uit de regio deel, als adviseur. De griffiers uit de Achterhoek, de Stedendriehoek en de Veluwe bepalen onderling wie van hen aan de adviescommissie deelneemt. b. VNOG ondersteunt de adviescommissie, namens VNOG neemt in elk geval deel de directeur / regionaal commandant brandweer, de bestuursadviseur en een beleidsmedewerker. VNOG verzorgt de agenda en de notulen.

5.

Bijeenkomsten a. De adviescommissie vergadert tenminste twee keer per jaar. b. De voorzitter stelt in overleg met een agendacommissie de agenda samen en zit de bijeenkomsten van de adviescommissie voor. c. De agendacommissie bestaat uit de voorzitter, de griffiers, de directeur, bestuursadviseur en beleidsmedewerker VNOG. Leden van de adviescommissie kunnen bij de bijeenkomsten van de agendacommissie aansluiten.

6.

Stemrecht a. Tijdens de vergaderingen wordt bij voorkeur in goed overleg overeenstemming bereikt, zodat een eenduidig advies kan worden gegeven. b. In voorkomende gevallen kan op verzoek van een lid om een stemming worden gevraagd. Indien stemming plaatsvindt geldt het volgende: - Iedere gemeente heeft 1 stem - Voor een stemming dient minimaal een meerderheid van de gemeenten aanwezig te zijn. - Alleen de raadsleden hebben stemrecht

7.

Informatievoorziening naar individuele gemeenteraden a. Verslaglegging gebeurt door middel van een actie- en besluitenlijst b. Actie- en besluitenlijsten worden verstuurd naar - Alle leden van de adviescommissie - Eventueel betrokken externe sprekers - AB VNOG - Griffiers van de deelnemende gemeenten. De griffies zorgen ervoor dat actie- en besluitenlijsten beschikbaar worden gesteld voor alle raadsleden.

8.

Organiseren (digitale) raadsinformatieavonden a. VNOG organiseert minimaal een keer paar jaar een (digitale) informatieavond voor alle raadsleden. b. In de bijeenkomst van de adviescommissie die daar aan voorafgaat, met minimaal een maand tijd ertussen, wordt de invulling ervan met de adviescommissie besproken.

c. d. 9.

Voor een detailinvulling kan vanuit de adviescommissie een werkgroep worden samengesteld die in verdere uitwerking van de uitvoering kan ondersteunen. De organisatie van de (digitale) informatieavond wordt door VNOG gedaan.

Evaluatie Uiterlijk in het jaar voorafgaand aan gemeenteraadsverkiezingen vindt een evaluatieoverleg plaats tussen (leden van) de adviescommissie en vertegenwoordiging van het AB. Daarin wordt in elk geval besproken of de manier van werken, de manier van adviseren en de manier waarop daarmee wordt omgegaan nog bevallen.

10. Wijzigingen Eén keer per twee jaar evalueert de agendacommissie het Reglement van Orde. Eventuele voorstellen die daaruit voortkomen voor wijzigingen worden voorgelegd aan de adviescommissie.