RV +RB instructie griffier 2021, raad 1 april 2021

Raadsvoorstel Zaakkenmerk:

183058

Raad Presidium

1 april 2021 25 maart 2021

Behandeld door: J A R Tenkink Emailadres: r.tenkink@ommen.nl

Onderwerp: Vaststellen nieuwe instructie griffier

DE GEMEENTERAAD WORDT VOORGESTELD TE BESLUITEN OM: 1.De instructie voor de griffier 2021 vast te stellen. Inleiding De Werkgeverscommissie griffie-r heeft een functiebeschrijving griffier Ommen vastgesteld. Zie bijlage. Daaruit voortvloeiend is het nodig de instructie voor de griffier te actualiseren. Dit is een raadsbevoegdheid op advies van de Werkgeverscommissie griffie-r. Beoogd effect Deze instructie geeft uitvoering aan artikel 107a, tweede lid, van de Gemeenteraad. Hierin is bepaald dat de raad in een instructie nadere regels stelt over de taak en de bevoegdheden van de griffier. Communicatie Via de gebruikelijke in -en externe media.

Bijlage Functiebeschrijving griffier Ommen

Presidium Griffier,

Voorzitter,

J A R Tenkink

mr.drs J.M.Vroomen

1

Raadsbesluit Zaakkenmerk:

183058

Onderwerp: Vaststellen nieuwe instructie griffier De raad van de gemeente Ommen; gelezen het voorstel van het Presidium d.d. 25 maart 2021; gelet op artikel 107a, tweede lid, van de Gemeentewet; gezien het advies van de Werkgeverscommissie griffie-r; Besluit: Vast te stellen de instructie voor de griffier 2021.

Artikel 1. Algemene ondersteuning 1. De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de raad en door de raad ingestelde commissies. 2. Hij is het aanspreekpunt voor raadsleden in contacten met de ambtelijke organisatie als bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder c, van de Gemeentewet.

Artikel 2. Agenda vergaderingen De griffier ondersteunt de raad en zijn commissies bij het opstellen van de agenda van de raads- en commissievergaderingen.

Artikel 3. Voorbereiding en verloop vergaderingen De griffier staat de voorzitter van de raad en de voorzitters van de door de raad ingestelde commissies terzijde bij hun zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van hun vergaderingen.

Artikel 4. Aanwezigheid en verslaglegging vergaderingen 1. De griffier is aanwezig bij de raadsvergaderingen en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging daarvan . 2. De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van de raadscommissies en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging daarvan. 3. De griffier draagt zorg voor de verzending van de voorlopige agenda, notulen en overige stukken aan raadsleden.

2

Artikel 5. Ondersteuning presidium 1. De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van het presidium en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging daarvan. 2. Indien het presidium aanvullende ondersteuning behoeft, draagt de griffier ervoor zorg dat deze gegeven wordt.

Artikel 6. Organisatie griffie 1. De griffier geeft leiding aan de griffie. 2. De griffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de griffie.

Artikel 7. Verhindering en vervanging 1. Indien de griffier verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan de raad. 2. Bij verhindering of afwezigheid wordt de griffier vervangen door een daartoe door de raad aangewezen plaatsvervanger.

Artikel 8. Slotbepalingen 1. In gevallen waarin deze instructie niet voorziet, voorziet de griffier, voor zover nodig in overleg met de voorzitter van de raad. 2. Deze instructie treedt in werking op [datum]. 3. Deze instructie wordt aangehaald als: Instructie voor de griffier Ommen 2021.

Toelichting Algemeen Deze instructie geeft uitvoering aan artikel 107a, tweede lid, van de Gemeentewet. Hierin is bepaald dat de raad in een instructie nadere regels stelt over de taak en de bevoegdheden van de griffier. Artikelsgewijs In deze artikelsgewijze toelichting worden enkel die bepalingen die nadere toelichting behoeven behandeld.

Artikel 1. Algemene ondersteuning De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad. De griffier is het aanspreekpunt voor alle vragen van de raad en de individuele raadsleden en vormt samen met de secretaris de spil in het contact tussen de raad en het college.

Artikel 2. Agenda vergaderingen De raadsagenda's worden vastgesteld door de raad en kunnen voorbereid worden door het raadspresidium of de agendacommissie (zie verder de toelichting op artikel 5). De griffier en de medewerkers van de griffie nemen de ambtelijke voorbereiding ter hand. De administratieve ondersteuning wordt door de griffie verleend. Indien de raad een jaaragenda vaststelt ligt het in de rede dat de griffier ook daarbij ondersteuning biedt. Er zijn ook gemeenten waar men in plaats van jaaragenda spreekt over lange termijnagenda, raadsprogramma of een soortgelijke term.

3

Artikelen 3. Voorbereiding en verloop vergaderingen en 4. Aanwezigheid en verslaglegging vergaderingen De burgemeester wordt in zijn functie van voorzitter van de raad bijgestaan door de griffier. In zijn functie van voorzitter van het college en van zelfstandig bestuursorgaan van de gemeente wordt hij bijgestaan door de secretaris. De griffier zit naast de burgemeester tijdens raadsvergaderingen, verzorgt het verslag en verricht alle mogelijk denkbare (administratieve) ondersteuning. Ook bijvoorbeeld het bodepersoneel gedraagt zich tijdens raads- en commissievergaderingen naar de aanwijzingen van de griffier. Vanwege de schaalgrootte en het takenpakket van de gemeente kan de raad voor een in omvang beperkte griffie kiezen of voor commissiegriffiers die onder het gezag van het college staan. In dat geval kan het wenselijk zijn dat de griffier ook de voorzitters van de raadscommissies ondersteunt en aanwezig is bij vergaderingen van de raadscommissies.

Artikel 5. Ondersteuning presidium Voor het presidium als belangrijk instituut van de raad geldt hetzelfde als voor de raad in het algemeen. Het kan ook zijn dat er sprake is van andere raadscommissies. Deze worden ondersteund door de griffier en zijn voornaamste taak is het bepalen van de procedure voor de behandeling van voorstellen en agendering van onderwerpen. Elk van de genoemde instituten wordt in beginsel door de griffier en medewerkers van de griffie ondersteund.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Ommen d.d. 1 april 2021

De raad voornoemd,

De griffier,

De voorzitter,

J.A.R.Tenkink

mr. drs. J.M.Vroomen

4