Oplegger - Raadscommissie met gesloten deuren

OPLEGGER Aan:

Raads- en commissieleden

Datum:

28 maart 2025

Betreft:

Raadscommissie – Vergaderen met gesloten deuren

Geachte raads- en commissieleden, Het college van burgemeester en wethouders van Ommen heeft verzocht om in beslotenheid informatie te delen over de voortgang in het proces opvang vluchtelingen en de mogelijke toekomstige ontwikkelrichtingen voor woon- en werklocaties en wonen. Door te vergaderen met gesloten deuren geeft het college de gelegenheid om de raadscommissie in de breedte te informeren over de ontwikkelingen in genoemde dossiers. De agendacommissie heeft daarop besloten om de raadsinformatiebijeenkomst van 3 april 2025 om te zetten in een raadscommissie. In een raadscommissie kan het college van B&W informeren en/of beeldvormend overleggen, zonder dat dit leidt tot politieke besluitvorming. Hoofdregel Het uitgangspunt is dat de vergaderingen van een raadscommissie in het openbaar worden gehouden met voorafgaande publicatie van de agenda. Publicatie agenda raadscommissie De agenda van de raadscommissie wordt op gebruikelijke wijze gepubliceerd, waarbij wordt aangegeven dat voorgesteld wordt om de beraadslaging met gesloten deuren te laten plaatsvinden (artikel 19 Gemeentewet). Sluiten van de deuren Op de hoofdregel dat vergaderingen van de raadscommissie in het openbaar worden gehouden, kan de commissie een uitzondering maken.

Voorwaarde daarvoor is dat de voorzitter van de raadscommissie het nodig oordeelt dan wel dat een vijfde van het aantal commissieleden (dat de presentielijst heeft getekend) verzoekt om met gesloten deuren te vergaderen. Pas op het moment van de vergadering zelf kan worden overgegaan tot het sluiten van de deuren. Beslissing op het verzoek met gesloten deuren te vergaderen De raadscommissie beslist op een verzoek over al dan niet openbaar vergaderen. Onder vergaderen wordt in deze verstaan beraadslagen. De raadscommissie maakt de afweging of de belangen die beschermd worden door het sluiten van de deuren zo zwaarwegend zijn, dat het belang van openbaarheid van de vergadering, dat evenzeer een zwaarwegend belang is, daarvoor moet wijken. In het belang van maximale transparantie voor inwoners en het gegeven dat raads- en commissieleden met de verkregen informatie niets kunnen, moet terughoudendheid worden betracht in de beraadslaging met gesloten deuren. Als de stemming uitwijst dat de beraadslaging niet met gesloten deuren gaat plaatsvinden, dan is het college gehouden de informatie in het openbaar te verstrekken. Op het college rust een informatieplicht (artikel 169 Gemeentewet).

Pagina 1 van 3

Geheimhoudingsplicht van rechtswege Als een raadscommissie vergadert met gesloten deuren, dan geldt voor de informatie die tijdens die vergadering ter kennis van aanwezigen komt van rechtswege een geheimhoudingsplicht. Dat bepaalt artikel 23 lid 4 Gemeentewet. De raadscommissie hoeft dan geen geheimhoudingsplicht op te leggen. Als voorafgaand aan een raadscommissie schriftelijke informatie (documenten) wordt verstrekt, dan moet het college van B&W daarop geheimhouding leggen. Dit om te waarborgen dat die documenten al voor de vergadering openbaar worden. Voor het opleggen van een geheimhoudingsplicht ten aanzien van documenten is artikel 87 Gemeentewet van toepassing. In dat geval moet er wel een grond zijn als bedoeld in de Wet open overheid om geheimhouding op te leggen. Duur De geheimhoudingsplicht geldt tot het moment dat deze wordt opgeheven. Verslag besloten vergadering Van een besloten vergadering wordt een afzonderlijk verslag opgemaakt. Dit verslag is niet openbaar tenzij de raadscommissie besluit de verplichting op te heffen. Dit is bedoeld om raads- en commissieleden te beschermen. Zij moeten in een vergadering met gesloten deuren vrijuit kunnen spreken en niet gehinderd worden door de mogelijkheid dat het verslag tegen de wil van de raadscommissie geheel of gedeeltelijk openbaar zou worden.

De verkregen geheime informatie wordt met niemand gedeeld Doordat de informatie wordt gedeeld in een vergadering met gesloten deuren, worden de aanwezigen, waaronder de raads- en commissieleden, geheimhouder. Een individuele geheimhouder (raadslid of commissielid) mag niet zelfstandig besluiten om geheime informatie uit deze beraadslaging te delen met derden buiten de kring van geheimhouders. Schending van een opgelegde geheimhoudingsplicht Het schenden van een opgelegde geheimhoudingsplicht is een ambtsmisdrijf. Dit levert een overtreding op van artikel 272 van het Wetboek van Strafrecht. Er wordt aangifte gedaan. Ordemaatregel De raad kan een raads- of commissielid dat de geheimhoudingsplicht heeft geschonden voor maximaal drie maanden uitsluiten van het verkrijgen van informatie waarop geheimhouding rust.

Pagina 2 van 3

Nb. Artikel 82, lid 5 Gemeentewet bepaald dat artikel 23 Gemeentewet ook van toepassing is op vergaderingen van raadscommissies.

Beraadslaging met gesloten deuren - instructie 1.

Voor beraadslaging met gesloten deuren wordt de vergadering geschorst. De deuren worden gesloten en de griffie zorgt dat de uitzending via internet wordt stopgezet.

2.

Nadat de deuren gesloten zijn, zorgt de griffie ervoor dat behalve de raads- en commissieleden ook eventuele overige aanwezigen en derden de presentielijst tekenen.

3.

De voorzitter brengt het verzoek om met gesloten deuren te vergaderen in bespreking. Gelet op artikel 23, lid 3 Gemeentewet wordt alleen als de raadscommissie in meerderheid hiertoe besluit daadwerkelijk met gesloten deuren vergaderd.

4.

Op grond van artikel 23, lid 4 Gemeentewet geldt van rechtswege een verplichting tot geheimhouding omtrent de informatie die in deze vergadering ter kennis van de aanwezigen komt. De verplichting duurt voort totdat de raadscommissie haar opheft.

5.

Raads- of commissieleden die na aanvang van de besloten vergadering aankomen dan wel tussentijds de vergaderzaal verlaten, hebben zonder enige belemmering toegang. Betrokkenen dienen zich hierbij bewust te zijn van het besloten karakter van de vergadering en de gemaakte afspraken in het kader van geheimhouding. Daarnaast melden zij zich bij de voorzitter en griffier.

6.

Gelet op artikel 23 lid 5 Gemeentewet wordt van een vergadering met gesloten deuren een apart verslag gemaakt, dat niet openbaar is totdat de raadscommissie de geheimhouding daarvan opheft. Een geheim verslag wordt in een volgende besloten vergadering van de raadscommissie, dan wel ongewijzigd en zonder inhoudelijke behandeling in een volgende openbare vergadering van de raadscommissie vastgesteld. Het verslag zelf blijft geheim, tenzij de raadscommissie besluit de geheimhouding op te heffen. Indien een lid van de raadscommissie inhoudelijke behandeling van het verslag wenst, geschiedt dit in een besloten deel van de vergadering.

Pagina 3 van 3