Leidraad communicatie en participatie Vlierlanden 3 versie definitief

Leidraad communicatie en participatie Vlierlanden 3 februari 2025

Inhoudsopgave 1.

Inleiding ....................................................................................................................................................................... 3

2.

Impactanalyse ............................................................................................................................................................ 4

3.

Gebiedsvisie (Ruimtelijke Ontwikkelingsvisie) ...................................................................................................... 6

4.

Afbakening.................................................................................................................................................................. 7

5.

Participa tie op hoofdlijnen ....................................................................................................................................... 7

2

1. Inleiding De gemeente Ommen start met de ontwikkeling van het woongebied Vlierlanden 3. De realisatie van dit plan draagt bij aan de woningbouwopgave van de gemeente Ommen en de druk op de lokale woningmarkt. Het plangebied Vlierlanden 3 ligt “ingeklemd” tussen de Slagenweg/Vlierendreef aan de westzijde, de Markeboek aan de noordzijde, de Arriënveldsweg aan de oostzijde en de Hardenbergerweg aan de zuidzijde. De Otmansweg kruist delen van de nieuwe wijk (zie figuur 1). Op deze locatie worden 375 woningen gebouwd, waarvan 30 procent sociale huur, 40 procent middensegment en 30 procent duurdere woningen. Conform het Participatiekader van de gemeente Ommen (zie bijlage), wil de gemeente (direct)omwonenden Vlierlanden, de bewoners van Arriën/Plan Stegeman, toekomstige bewoners (inclusief Starterscollectief Ommen), partnerorganisaties en medegrondeigenaren, medewerkers van de gemeente en ook alle inwoners van Ommen betrekken bij de verdere uitwerking van de plannen. Gebiedsvisie De eerste stap in deze ontwikkeling is het opstellen van de gebiedsvisie. Daarna volgt de ontwikkeling van een stedenbouwkundig plan en een wijziging van het omgevingsplan. Gemeente Ommen heeft samen met specialistische bureaus een visie opgesteld voor de ontwikkeling van Vlierlanden fase 3.

De visie gaat in op de kenmerken en kwaliteiten van het gebied, geeft een visie hoe deze het best benut kunnen worden én dient als basis voor de verkenning of de ontwikkeling Vlierlanden fase 3 financieel haalbaar is (en het openen van een grondexploitatie). Stedenbouwkundig plan In het vervolgtraject wordt de visie samen met diverse stakeholders nader verfijnd. De visie wordt in participatie nader uitgewerkt tot een stedenbouwkundig plan. Deze leidraad communicatie & participatie is bedoeld om richting te geven aan het participatieproces. Bij de aanbesteding voor de selectie van een bureau voor het maken van het stedenbouwkundig plan, wordt deze leidraad beschikbaar gesteld. De leidraad wordt uitgewerkt tot een definitief participatieplan dat aansluit bij het ontwerpproces.

3

Figuur 1: Plangebied Vlierlanden 3

2. Impactanalyse Bij de verdere uitwerking van een communicatie- en participatieaanpak, zijn de volgende elementen van belang: • De realisatie van deze nieuwe wijk is geen verrassing voor de huidige bewoners aan de rand van de Vlierlanden, “het Plan Stegeman”, de bewoners van Arriën en de inwoners van Ommen. Al jaren geleden is dit gebied aangewezen als woonlocatie (o.a. woonagenda West-Overijssel, Omgevingsvisie Ommen en Addendum woonvisie Ommen). • De varkenshouderij, midden in het gebied is door de gemeente aangekocht van Bemog Projectontwikkeling. Als tegenprestatie is een bouwclaimovereenkomst gesloten waarin is afgesproken dat Bemog ongeveer 30 procent van de woningen (huur en koop) mag bouwen, waarbij alle kavels marktconform moeten worden aangekocht van de gemeente. • Er is nog een eigenaar van een deel van de grond. Deze grond sluit aan bij de reeds gerealiseerde nieuwbouwwoningen aan de Arriënveldsweg (het zogenoemde “plan Stegeman”).

4

•

•

•

•

•

•

•

•

•

De huidige bewoners van de Otmansweg wonen in de toekomst middenin het plangebied en moeten daarom worden uitgenodigd om mee te denken over het stedenbouwkundig plan Vlierlanden 3. De huidige bewoners van Vlierlanden (aan de noordkant van het plangebied Vlierlanden 3)) hebben nu nog vrij zicht. Eén van de bouwstenen uit de visie is dat Vlierlanden 1 en 2 ‘afgerond’ wordt. Bewoners moeten worden uitgenodigd om mee te denken over het stedenbouwkundig plan Vlierlanden 3 en de overgang tussen Vlierlanden 1, 2 en 3 (o.a. buffer, woningtypologie en dichtheid). De nieuwbouw binnen Vlierlanden 3, beweegt zich richting het buurtschap Arriën. Deze bewoners moeten daarom worden uitgenodigd over om mee te denken over het stedenbouwkundig plan (o.a. over inpassing). Hetzelfde geldt voor de bewoners van het “plan Stegeman”. Zij wisten bij de bouw van hun woning dat Vlierlanden 3 er komt. Ook zij moeten worden uitgenodigd mee te denken over het stedenbouwkundig plan (o.a. inpassing/aansluiting op hun woongebied). Aan de westzijde, woonwijk De Strangen, is de impact minder groot. De nieuwbouw bevindt zich aan de andere kant van de Slagenweg, waarbij voor de meeste bewoners er ook nog een afscheiding is met een groenstrook, waardoor het zicht op Vlierlanden 3 beperkt is. Uiteraard moeten zij ook worden uitgenodigd voor inspraaken inloopbijeenkomsten.

In Vlierlanden 3 komen 30 procent huurwoningen, dus de woningcorporatie en de huurdersvertegenwoordiging moet bij de ontwikkeling van het stedenbouwkundig plan worden betrokken. Hetzelfde geldt voor de toekomstige bewoners: mensen die op een lijst staan voor een woningbouwkavel (of die nu al weten dat ze bewoner willen worden) moeten daarom worden uitgenodigd om mee te denken over de invulling van het stedenbouwkundig plan. Net als het Starters Collectief Ommen. Voor inrichtingsaspecten van de nieuwe woonwijk Vlierlanden 3 moeten minimaal de volgende partijen worden betrokken: fietsersbond, veilig verkeer, natuurorganisaties, overlegorgaan gehandicapten, waterschap Vechtstromen, Staatsbosbeheer, ouderenorganisaties. Een team deskundigen van de gemeente, waterschap, provincie en ingehuurde deskundigheid op deelthema’s moet ook nauw worden betrokken bij het ontwikkelen van het stedenbouwkundig plan.

5

3. Gebiedsvisie (Ruimtelijke Ontwikkelingsvisie) Voorafgaande aan dit proces is de Gebiedsvisie “De Landschapskamers van Arriën” gemaakt. Deze visie schetst vijf bouwstenen, die tot stand zijn gekomen, door een studie naar belangrijke structuren en elementen van het huidige gebied. De bouwstenen zijn: 1. Het bestaande “groen-casco” van het gebied behouden en versterken. 2. Behoud van de groene entree, het gevoel van “thuiskomen”. 3. De lijn van “buurtschap” en “boerenerven” doortrekken in de uitwerking. 4. Afronden/logische overgang Vlierlanden fasen 1 en 2. 5. Massa realiseren aan de hoek Slagenweg. De Gebiedsvisie, die in concept klaar is, is uitgangspunt voor de ontwikkeling van het stedenbouwkundig plan. En is hiermee dus ook uitgangspunt bij het communicatie- en participatieproces rondom de ontwikkeling van Vlierlanden 3. In onderstaande figuur is de gebiedsvisie op hoofdlijnen weergegeven.

Figuur 2: Gebiedsvisie Vlierlanden 3

De visie wordt in mei 2025 behandeld in de gemeenteraad. Voorafgaand aan de behandeling én na besluit van het college zal er een persbericht uitgaan over de inhoud van de gebiedsvisie, maar vooral over de mogelijkheid van participatie en inspraak in het vervolgproces om te komen tot een stedenbouwkundig plan. Dit persbericht zal voorafgaand aan de behandeling in de commissie (medio april 2025) uitgaan. Na vaststelling in de gemeenteraad zal een webinar worden georganiseerd waarin de kwaliteiten van het gebied worden besproken en ook wordt de visie toegelicht door ontwerpers en betrokken bestuurder. Ook wordt hierin het vervolgproces geschetst. Dit webinar is tevens de start van het participatieproces rondom de totstandkoming van het stedenbouwkundig plan voor Vlierlanden 3. Fysieke bijeenkomsten volgen (zie paragraaf 5).

6

4. Afbakening Einddoel van het proces is om te komen tot een stedenbouwkundig plan voor Vlierlanden fase 3 en een gewijzigd omgevingsplan. Beiden worden uiteindelijk vastgesteld door college en gemeenteraad. Aan de voorkant staat een aantal kaders vast c.q. dienen als uitgangspunt: • De Gebiedsvisie (zie paragraaf 3). • Aantallen woningen en verdeling: 375, waarvan 30 procent sociale huur, 40 procent middensegment en 30 procent duurdere woningen. • Thema’s zoals “circulariteit & biobased bouwen”, “collectiviteit”, “natuurinclusiviteit”, “klimaatadaptatie” en “waterbewustzijn” en “verkeer(sveiligheid)” moeten een plek krijgen in het stedenbouwkundig plan. • Financiële verkenning als basis voor het openen van de grondexploitatie voor dit gebied.

5. Participatie op hoofdlijnen In deze paragraaf wordt een mogelijke aanpak op hoofdlijnen beschreven. Het gekozen stedenbouwkundig bureau kan dit als leidraad gebruiken. Doel van de participatie • Kwaliteit: Het doel van de participatie met alle verschillende stakeholders is het verbeteren van de kwaliteit het stedenbouwkundig plan. Inbreng van gebiedskennis, maar ook kennis van de in paragraaf 4 genoemde thema’s, wensen/belangen van toekomstige bewoners en omwonenden en deskundigheid van gemeentemedewerkers/partnerorganisaties zorgen ervoor dat er een beter plan tot stand komt. • Begrip: door mensen, organisaties en professionals te betrekken kan onderling kennis worden gedeeld en argumenten uitgewisseld. Dit leidt tot meer begrip voor elkaars kijk op de zaak. • Democratisch proces: college en gemeenteraad moeten uiteindelijk een besluit nemen. Door voor hen inzichtelijk te maken wie er allemaal bij het proces betrokken is geweest, wat hun inbreng was en wat hiermee wel/niet gedaan is, kunnen de bestuurders, alles afwegende, besluiten nemen in het algemeen belang.

7

Participatieaanpak in stappen Het participatieproces om te komen tot een stedenbouwkundig plan bestaat uit een aantal stappen. In elke stap kunnen verschillende stakeholders een rol spelen in de participatie. Let wel: dit is een voorzet die het stedenbouwkundig bureau, gezamenlijk met de gemeente en adviseurs participatie en communicatie nader gaan uitwerken tot een definitief participatieplan. •

•

•

Stap 1: Inventarisatie; tijdens deze fase worden de deelnemers aan het proces geïnformeerd over de gebiedsvisie en andere uitgangspunten. De open vraag is: wat vinden u/jullie belangrijk bij de ontwikkeling van Vlierlanden 3? (Ook t.a.v. de thema’s, zoals benoemd in paragraaf 4). Stap 2: Planuitwerking; tijdens deze fase wordt ingezoomd op alle verschillende aspecten: volumestudies, verkeer/parkeren, groen, klimaatmaatregelen en ook de thema’s, zoals benoemd in paragraaf 4. Deze fase eindigt met het concept stedenbouwkundig plan. Stap 3: Besluitvorming; in deze fase zijn college en gemeenteraad aan zet. Zij worden geïnformeerd over de inhoud van het plan én over het participatieproces en wat dat heeft opgeleverd. Stakeholders kunnen in deze fase zich nog laten horen binnen het democratisch proces (bijv. inspreken tijdens commissie- en raadsvergaderingen of fracties benaderen enz. en evt. later zienswijzen/bezwaar indienen bij terinzagelegging omgevingsplan).

8

Stakeholders(groep) Stap 1: Inventarisatie (april-september 2025)

Starters Collectief Ommen / toekomstige bewoners

Participatievraag

Activiteit

Wat vinden Formulier/peiling toekomstige bewoners belangrijke aandachtspunten bij de ontwikkeling van Vlierlanden 3? Hoeveel draagvlak is er evt. voor collectiviteit? Huidige bewoners Vlierlanden Wat vindt u als Werkatelier 1, Vlierlanden 2 en Otmansweg gebiedsbewoner belangrijke aandachtspunten bij de ontwikkeling van Vlierlanden 3? (verkeer, groen, dichtheid, enz.) Huurdersvertegenwoordiging Wat vinden Formulier/peiling toekomstige huurders belangrijke aandachtspunten bij de ontwikkeling van Vlierlanden 3? Wat zijn aandachtspunten specifiek t.a.v. de huurwoningen?

Participatietrede Raadplegen

Raadplegen

Raadplegen

9

Kinderen van toekomstige bewoners en huurders

Op welke manier kunnen kinderen straks het beste leven, spelen, voetballen, fietsen enz. in de nieuwe woonwijk Vlierlanden 3? Direct omwonenden Vlierlanden 3 wordt Arriën/Plan Stegeman ontwikkeld. Wat vindt u belangrijke aandachtspunten op het gebied van inpassing, verkeer enz.? Waterschap Vechtstromen, Hoe zorgen we voor Water & klimaatadviseurs een goede gemeente Ommen wateropvang, berging en evt. afvoer van water in Vlierlanden 3? Welke maatregelen op het gebied van klimaat kunnen we nemen? Professionals gemeente, Hoe borgen we woningcorporatie, integraal alle grondeigenaren uitgangspunten uit de gebiedsvisie in het stedenbouwkundig plan? Werkgroep Verkeer (gemeente, Wat zijn belangrijke politie, verkeersdeskundigen) aandachtspunten t.a.v. verkeer, parkeren, veiligheid voor de wijk Vlierlanden? In aansluiting op de huidige situatie én toekomstige ontwikkelingen. Fietsersbond, OOG, Wat vinden jullie ouderenorganisaties belangrijke aandachtspunten om mee te geven bij de ontwikkeling van de nieuwe wijk Vlierlanden 3?

Formulier/peiling

Raadplegen

Werkatelier

Raadplegen

Werkatelier

Adviseren

Werkatelier

Adviseren

Werkatelier

Adviseren

Interview/peiling

Raadplegen

10

Natuur & Milieu de Vechtstreek, Staatsbosbeheer

Inwoners Ommen (specifieker Vlierlanden en Strangen als noaberbuurten) Gemeenteraad Ommen

Stap 2: Interactieve planuitwerking (sept. 2025 – mei 2026)

Gemeentelijke professionals, grondeigenaren, woningcorporatie

Welke aandachtsWerkatelier punten op het gebied van natuur en biodiversiteit willen jullie ons meegeven bij de uitwerking van het plan voor Vlierlanden 3? Toelichting op Webinar in mei 2025 Gebiedsvisie + ophalen aandachtspunten voor uitwerking plan. Wat vindt u belangrijke Veldbezoek aandachtspunten bij de ontwikkeling van Vlierlanden 3?

Adviseren

Verdieping op volumes en inrichtingsschetsen.

Adviseren

Werkatelier en/of veldbezoek (waarschijnlijk meerdere sessies) Bouwbedrijven uit Ommen, Kennis ophalen uit de Verdiepingsatelier Bemog, deskundigen, adviseurs lokale markt/ evt. kansen voor biobased gemeente en voorbeelden van elders en circulair bouwen woningbouwcorporatie introduceren. En/of werkbezoek Natuurorganisaties, Eerste ideeën Verdiepingsatelier waterschap, delegatie van presenteren en biodiversiteit / toekomstige bewoners verdiepen. natuurinclusiviteit En/of werkbezoek Professionals waterschap en Eerste ideeën Verdiepingsatelier gemeente presenteren en water & klimaat verdiepen. Werkgroep Verkeer, OOG, Eerste ideeën Verdiepingsatelier fietsersbond presenteren en verkeer & parkeren verdiepen. Bewoners Otmansweg Raadplegen over de Bijeenkomst(en) eerste schetsen van het stedenbouwkundig plan. Omwonenden Vlierlanden Raadplegen over de Bijeenkomst(en) eerste schetsen van het stedenbouwkundig plan.

Informeren

Raadplegen

Adviseren

Adviseren

Adviseren Adviseren Raadplegen

Raadplegen

11

Omwonenden Arriën/Plan Stegeman

Inwoners gemeente Ommen

Gemeenteraad Ommen

Raadplegen over de eerste schetsen van het stedenbouwkundig plan. Raadplegen over het concept stedenbouwkundigplan (voordat het naar fase 3 gaat). Verdieping stedenbouwkundig plan.

Bijeenkomst(en)

Raadplegen

Inloopbijeenkomst(en)

Raadplegen

Werkatelier

Adviseren

Stap 3: Aanloop naar besluitvorming Nog nader uit te werken Enkele aandachtspunten De verdiepingsateliers zouden evt. ook kunnen worden omgezet in een “Vlierlanden TOP” of breder: een bouwtop van de gemeente Ommen. Met als doel: alle laatste inzichten op het gebied van de thema’s uit paragraaf 4 verdiepen, kennisnemen van de laatste ontwikkelingen hier en elders, gebruik maken van de kennis en kunde uit de eigen samenleving. De resultaten kunnen dan worden gebruikt voor zowel Vlierlanden 3 als toekomstige bouw- en herstructureringsprojecten. Hierbij kunnen vakmensen uit de bouw uit de hele gemeente Ommen worden uitgenodigd. Gezien de verschillende belangen wordt ervoor gekozen om de omwonenden Vlierlanden, omwonenden Arriën/plan Stegeman en de bewoners van de Otmansweg apart te benaderen. In stap 1 zijn veel groepen die benaderd worden voor een eerste input. Gekozen wordt voor een laagdrempeliger manier in de vorm van digitale enquêtes en werkateliers. In stap 2 zou het mooi zijn om naast de verdieping met de meer georganiseerde clubs ook verdieping te realiseren met geïnteresseerde inwoners van Ommen. Bijv. in de vorm van een aantal werkateliers en/of webinars. In stap 2 is het waarschijnlijk soms noodzakelijk om vanuit de werkateliers met deskundigen ook weer een rondetafelgesprekken te doen met omwonenden/toekomstige bewoners in de vorm van fysieke bijeenkomst(en).

Naast alle participatiemomenten komt er ook een speciale web-omgeving (pagina op woneninommen.nl), waar het gehele project/proces te volgen is en waar belangstellenden doorlopend hun vragen en reacties kunnen achterlaten.

12

Participatie Journaal Het is heel belangrijk dat gedurende het participatieproces goed wordt vastgelegd welke stappen worden doorlopen, welke gesprekken er zijn gevoerd en wat de opbrengst daarvan was. Nog mooier is als ook wordt vastlegt wat wel of niet met de opbrengst is gedaan en waarom. Dat is duidelijk naar de mensen, die bij het participatieproces betrokken waren, maar het helpt ook college- en raadsleden om terug te kunnen zien wat de participatie-inzet is geweest. Bijlage: Participatiekader gemeente Ommen

13

Participatiekader Gemeente Ommen

September 2023 Cato Rademaker en Job van Meijeren

2

Inhoudsopgave 1.

Visie op participatie in Ommen .......................................................................................... 4 Visie .................................................................................................................................................... 4 Doelen................................................................................................................................................. 4 Werkwijze ........................................................................................................................................... 4 Vuistregels .......................................................................................................................................... 4 Leren ................................................................................................................................................... 4

2.

Type participatie en niveau van participatie ....................................................................... 5 Afbakening van het participatiekader................................................................................................. 5 Uitgangspunten voor participatie ....................................................................................................... 6

3.

Werkwijze bij overheidsparticipatie.................................................................................... 7 Uitdaagrecht ....................................................................................................................................... 7 Overheidsparticipatie bij ruimtelijke initiatieven (Omgevingsvergunningen) .................................... 7

4.

Werkwijze bij inwonersparticipatie .................................................................................... 9 Wanneer participatie toepassen en wanneer niet? ........................................................................... 9 Inrichting van het participatieproces .................................................................................................. 9 Inzet van participatiemiddelen ........................................................................................................... 9 Vaststellen participatieplan .............................................................................................................. 10 Uitvoeren van de participatie ........................................................................................................... 10 Evaluatie van de participatie ............................................................................................................ 10 Inwonersparticipatie bij instrumentarium Omgevingswet ............................................................... 11

4.

Samenspel raad, college en organisatie rondom participatie ............................................ 12 De rol van de raad bij overheidsparticipatie ..................................................................................... 12 De rol van de raad bij inwonersparticipatie...................................................................................... 12 Informatievoorziening en evaluatie .................................................................................................. 12

Bijlage

Handvest participatie voor de ambtelijke organisatie ............................................ 13

3

1. Visie op participatie in Ommen Visie De samenleving en het maatschappelijk initiatief staan centraal in de Ommer aanpak van participatie. Ommen wil een betrouwbare partner zijn bij overheidsparticipatie (waarin het initiatief ligt bij inwoners of ondernemers). Het vele initiatief dat wordt genomen en de deelname van inwoners aan de realisatie van maatschappelijke doelen waarderen wij en geven we de ruimte.

Bij inwonersparticipatie (waarbij het initiatief ligt bij de gemeente), bijvoorbeeld bij het maken van beleid of plannen is het doel om te komen tot betere besluiten door de verschillende visies van inwoners en ondernemers op tafel te krijgen. Daarmee stimuleert de gemeente draagvlak en actief burgerschap. Deze participatie brengt alle inzichten die er leven in beeld. Daarna kan de gemeenteraad deze inzichten wegen en een besluit nemen op basis van zijn verantwoordelijkheid als representatieve democratie. De gemeenteraad kan ook besluiten om inwoners deze besluitvormende verantwoordelijkheid te geven. Doelen Uit deze visie volgen de volgende vijf doelen van participatie en dit beleidskader.

I. II. III. IV. V.

Participatie geeft inwoners de mogelijkheid voor actief burgerschap. Inwoners kunnen meedoen in de gemeente en met de gemeente. Door participatie kunnen besluiten van de gemeente inhoudelijk beter worden. Ideeën van inwoners, ondernemers en verenigingen verbeteren beleid en uitvoering. Participatietrajecten geven inzicht in de verschillende belangen. Het bestuur kan die belangen zo beter afwegen. Het participatiekader is een handvat voor het samenspel rondom participatie. De raad, het college en de organisatie hebben zo heldere verwachtingen van elkaars rol. Participatie versterkt de duurzame relatie tussen inwoners en gemeente doordat er samengewerkt wordt aan beleid en initiatieven.

Werkwijze Bij participatietrajecten gaat de gemeente welbewust te werk. Het ambitieniveau van een traject wordt vastgesteld aan de hand van de participatieladder door de gemeenteraad (beleidsvorming) of door het college (uitvoering). De manier van participatie is daar een afgeleide van, passend bij het vraagstuk. De invulling hiervan gebeurt door de ambtelijke organisatie. Vuistregels De basisafspraak bij alle vormen van participatie is dat we open, duidelijk en transparant zijn. Vooraf is helder wat de gemeente van deelnemers verwacht en wat deelnemers van de gemeente mogen verwachten. Het proces is open en navolgbaar. Achteraf is duidelijk wat inbreng heeft opgeleverd. Belangrijk aandachtspunt is goed verwachtingenmanagement gedurende het geheel van het proces. Leren Participatie is nooit klaar. In de interactie tussen inwoners en gemeente zijn steeds lessen te leren. Ieder traject wordt daarom na afloop ambtelijk geëvalueerd om lessen te leren. Iedere twee jaar vindt een evaluatie plaats op het participatiebeleid als geheel.

4

2. Type participatie en niveau van participatie Afbakening van het participatiekader Er zijn twee basisvormen van participatie. Bij de ene vorm komt het initiatief vanuit de gemeenschap en ‘doet de gemeente erin mee’. Bij de andere vorm is de gemeente initiatiefnemer en ‘doen inwoners mee’. Voor deze twee vormen gebruiken we de termen overheidsparticipatie en inwonersparticipatie. De afspraken over deze twee typen participatie zijn opgenomen in dit beleidskader en de verordening.

In Ommen wordt ook gewerkt met de term ‘burgerinitiatief’ als een groep van meer dan 50 inwoners een onderwerp of voorstel wil agenderen in de raad. Hiervoor geldt een afzonderlijke verordening, dit ligt buiten dit beleidskader. Dit geldt ook voor inspraak (de inspraakverordening) en voor maatschappelijk initiatief (beleidskader maatschappelijk initiatief). Definities 1. Overheidsparticipatie: een inwoner of ondernemer komt met een initiatief en klopt aan bij de gemeente en vraagt om medewerking. De gemeente participeert in het initiatief.

2. Inwonersparticipatie: de gemeente betrekt inwoners, ondernemers of organisaties bij het opstellen, uitvoeren of evalueren van een beleidsdocument, plan of project. Participatieladder Voor het maken van onderscheid gebruiken we in Ommen de participatie-ladder. Hierin staan de rol van de inwoner en de bestuursstijl van de gemeente beschreven.

5

Uitgangspunten voor participatie Goede participatie is maatwerk. Ieder plan heeft zijn eigen aanpak, maar er gelden wel uitgangspunten. Hieronder staan de zes uitgangspunten die gemeente Ommen hanteert.

1. Open: bij het uitvoeren van participatie hebben we een open houding. De gemeente is benaderbaar en zoekt actief het gesprek op met inwoners als de situatie daarom vraagt. Iedereen moet een voor hem of haar relevante ontwikkeling kunnen volgen. Ieders inbreng telt. 2. Duidelijk: de gemeente is helder over het doel van participatie en de ruimte die inwoners hebben om een plan of beleidsstuk te beïnvloeden. We communiceren richting inwoners in begrijpelijke taal. Zo zorgen we dat de verwachtingen aan de voorkant van participatietrajecten duidelijk zijn bij alle betrokkenen. 3. Transparant: de informatievoorziening is transparant. Dit houdt in dat de spelregels duidelijk zijn. De gemeente is open over zijn belangen en dit vragen wij ook van inwoners. Zo creëren we onderling begrip en vertrouwen. Het besluit wordt genomen in het algemeen belang door het wegen van de verschillende ingebrachte belangen. We leggen verantwoording af over de afwegingen en gevolgde procedure. 4. Besluiten worden democratisch genomen: de gemeenteraad is het besluitvormende orgaan van de gemeente. De raad neemt de democratische besluiten. In sommige gevallen kan deze bevoegdheid door de gemeenteraad bij inwoners worden gelegd, hierover neemt de raad vooraf dan expliciet een besluit. 5. Participatie zetten we weloverwogen in: participatie is geen doel maar een middel.

We zetten het in om tot betere besluiten te komen. Per ontwikkeling kijken we of participatie een meerwaarde heeft en zo ja wat een geschikte vorm is. 6. Terugkoppeling: bij een open en transparante houding hoort ook terugkoppeling. We vragen hen niet alleen om te participeren, maar geven ook terugkoppeling over wat er met de inbreng van inwoners, ondernemers of verenigingen is gebeurd. 7. Evalueren: perfecte participatie bestaat niet. Altijd zijn er lessen te leren over hoe je als gemeente een volgende keer inwoners nog beter kunt bedienen of betrekken. Evalueren is daarom een uitgangspunt: de gemeente wil altijd leren wat beter kan.

6

3. Werkwijze bij overheidsparticipatie Bij overheidsparticipatie neemt de samenleving het initiatief en participeert de overheid in de plannen van de inwoner(s). Dit kan op verschillende manieren plaatsvinden. Van kleine initiatieven en eigen plannen tot het overnemen van maatschappelijke taken. Uitdaagrecht In Ommen geldt ‘het uitdaagrecht’. Dit is het recht om als inwoner taken die de gemeente Ommen uitvoert over te nemen als u aantoont dat het anders, beter, slimmer en/of goedkoper kan. Het uitdaagrecht heeft drie voorwaarden:

1. Het initiatief komt van inwoners (en dus niet van de gemeente) 2. Het is bedoeld voor mede-inwoners (dus geen persoonlijk plan) 3. Het gaat om een huidige taak (of een deel daarvan), waar de gemeente budget voor heeft In elk geval moeten bij een voorstel een aantal onderdelen zijn uitgewerkt zodat de gemeente het kan beoordelen. Het gaat hierbij om: • • • • • • •

Een omschrijving van de gemeentelijke taak die de verzoeker wil overnemen; Uitleg waarom of hoe de verzoeker deze taak beter en goedkoper kan uitvoeren; Duidelijkheid over de betrokkenheid, kennis of ervaring van de verzoeker; Een indicatie van het draagvlak onder inwoners; Een indicatie van de kosten die aan de uitvoering van de taak verbonden zijn; Een omschrijving van de manier waarop de verzoeker met de gemeente wil samenwerken of ondersteuning nodig heeft; Inzicht in hoe de kwaliteit en de uitvoering van de taak op de langere termijn kan worden gewaarborgd.

Als een voorstel onder het uitdaagrecht aan deze criteria voldoet wordt het in behandeling genomen. Dit betekent dat de gemeente met de initiatiefnemer in gesprek gaat om het samen uit te werken. Het College zal zich vervolgens over een verzoek buigen en ook de gemeenteraad informeren. Het gebruik maken van het uitdaagrecht wordt niet alledaags gebruikt. De gemeente denkt daarom graag met inwoners mee die hiervan gebruik willen maken. Overheidsparticipatie bij ruimtelijke initiatieven (Omgevingsvergunningen) Inwoners en organisaties (zoals ondernemers of stichtingen) komen bij de gemeente met een ruimtelijk initiatief om een plan tot stand te brengen. Hierbij wordt de procedure van de Omgevingswet gevolgd (vanaf 1 januari 2024) voor een Omgevingsvergunning. Een aandachtspunt daarbij is dat het aan initiatiefnemers is om belanghebbenden (zoals omwonenden) te betrekken. De gemeente Ommen stelt de volgende uitgangspunten voor dit type participatie:

• •

•

Bij een ruimtelijke ontwikkeling waar een omgevingsvergunning voor nodig is moet de initiatiefnemer belanghebbenden betrekken; Het betrekken van belanghebbenden is transparant en navolgbaar; Belanghebbenden worden geïnformeerd over de voortgang van de ruimtelijke ontwikkeling.

7

Het is als initiatiefnemer belangrijk om in beeld te brengen wie belanghebbende is. Op basis daarvan kan een initiatiefnemer afwegen welke participatiemiddelen worden ingezet. Het is hierbij belangrijk aan belanghebbenden te vertellen wat er precies van hen verwacht wordt en welke invloed zij kunnen uitoefen op het plan. Zo ontstaan er geen verwachtingen die niet waargemaakt kunnen worden. Als er geen belanghebbenden zijn in de ogen van de initiatiefnemer dan wordt dit gemotiveerd in een aanvraag. De gemeente als bevoegd gezag is verantwoordelijk voor het maken van een integrale belangenafweging. Hierin neemt het bevoegd gezag de informatie uit de participatie uit mee als dit aanwezig is. Daarnaast kan de gemeenteraad gevallen van activiteiten aanwijzen waarin participatie van en overleg met derden verplicht is voordat een aanvraag om een omgevingsvergunning voor een buitenplanse omgevingsplanactiviteit waarvoor het college van burgemeester en wethouders bevoegd gezag is, kan worden ingediend. De gemeenteraad van Ommen heeft dit (nog) niet gedaan.

8

4. Werkwijze bij inwonersparticipatie Wanneer participatie toepassen en wanneer niet? De gemeente betrekt inwoners en maatschappelijke partners bij de verschillende fases van de beleidscyclus. Hierover maakt de gemeente steeds zelf de keuze waar dit logisch en van toegevoegde waarde is. Dit is afhankelijk van de beleidscyclus (beleidsvormend of uitvoerend) en van de omvang van het vraagstuk. Ook de impact is belangrijk: is het van invloed op een straat of een hele wijk? De afweging of participatie wel of niet wordt toegepast wordt ambtelijk voorbereid besproken met de verantwoordelijk bestuurder. Desgewenst raadpleegt deze college of raad.

Participatie wordt niet ingezet als het wettelijk niet is toegestaan, er geen beleidsvrijheid is, bij de vaststelling van de begroting of bij spoed. Ook als het belang van participatie niet opweegt tegen het belang van kwetsbare groepen in de samenleving wordt participatie niet toegepast. In de verordening wordt dit ook vastgesteld. Inrichting van het participatieproces Bij ieder participatieproces wordt nagedacht over de inrichting hiervan. Bij een traject dat het niveau van adviseren, coproduceren of meebeslissen heeft op de participatieladder wordt ook een participatieplan opgesteld. Bij de niveaus informeren en raadplegen volstaat een paragraaf in een voorstel of plan.

In een participatieplan worden keuzes transparant en navolgbaar gemaakt. In beeld wordt gebracht wie belanghebbenden zijn, of er tegenstrijdigheden in belangen te verwachten zijn en of relevante historische of actuele gebeurtenissen van toepassing zijn op het beleid of plan. Ook de beslisbevoegdheid over een beleids- of uitvoeringsplan wordt bepaald. Hierna kan de trede van de participatieladder worden bepaald in samenspraak met de bestuurder of het bestuur. In het participatieplan wordt in elk geval beschreven: a. het doel van participatie en de kaders voor participatie; b. belanghebbenden, participatietrede, participatiemiddel(en), tijdspad participatietraject, beslisbevoegdheid (wijze waarop democratische waarden in de participatieprocedure worden gewaarborgd); c. de rollen en de verantwoordelijkheden d. het managen van verwachtingen en communicatie Om over te gaan tot uitvoering is bestuurlijk commitment of instemming een voorwaarde. Inzet van participatiemiddelen Op basis van het ambitieniveau bepaald de organisatie de invulling van de participatie. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van het handvest participatie uit de bijlage van dit participatiekader. Hier is weergegeven welke participatiemiddelen passend zijn bij welk ambitieniveau, gerelateerd aan de verschillende beleidsfases. Deze indeling is niet sluitend, maar dient als leidraad.

Participatie is maatwerk en daarom dient bij elk traject afzonderlijk te worden beoordeeld welke participatiemiddelen passend zijn.

9

Vaststellen participatieplan Als het ambitieniveau ligt op het adviseren, coproduceren of meebeslissen dient de raad de kernonderdelen van het participatieplan vast te stellen. Ambitieniveau

Mandaat

Beslisdocument

Informeren

College, Ambtelijke organisatie

Paragraaf in plan

Raadplegen

College, Ambtelijke organisatie

Paragraaf in plan

Adviseren

College

Participatieplan + Collegevoorstel

Coproduceren

Gemeenteraad

Participatieplan + Raadsvoorstel

Meebeslissen

Gemeenteraad

Participatieplan + Raadsvoorstel

Uitvoeren van de participatie Wanneer alle keuzes in de voorbereiding zijn gemaakt en op papier gezet, begint de uitvoering van de participatie. De zeven geformuleerde uitgangspunten worden hierbij in acht genomen: open, duidelijk, transparant, besluiten worden democratisch genomen, participatie zetten we weloverwogen in, terugkoppeling en evaluatie.

Start: Het is belangrijk om de keuzes die gemaakt zijn in de voorbereiding ook te delen met de betrokkenen van het traject. Waarom worden zij betrokken en welke beïnvloedingsruimte is er voor hen? Wat wordt er met hun inbreng gedaan? Uitvoering: Bij het uitvoeren van het participatieplan hoort niet alleen het uitvoeren van het gekozen participatiemiddel, zoals het organiseren van een bewonersavond of het rondsturen van een vragenlijst, maar ook de terugkoppeling hiervan naar belanghebbenden. Dit gebeurt in een openbaar verslag. Verantwoording: Ook dient de informatievoorziening, richting de samenleving en raad, op orde te zijn. Dit is een belangrijk onderdeel van de verantwoording van het traject en biedt de raad de mogelijkheid zijn controlerende rol uit te voeren. Evaluatie van de participatie Om als gemeente te groeien in het uitvoeren van participatie is het belangrijk om te leren van de opgedane ervaringen bij trajecten. Door na ieder traject een korte evaluatie gedaan te houden worden de belangrijkste succesfactoren en leerpunten van het traject vastgelegd. Door deze te delen met de participatieadviseur kunnen deze mee worden genomen in volgende trajecten. Bij de evaluatie van trajecten dienen de volgende vragen in ieder geval beantwoord te worden:

• • • • • • •

Is geprobeerd alle belanghebbenden te betrekken? Waren de rollen en verantwoordelijkheden van de betrokkenen duidelijk? Was de communicatie richting belanghebbenden vooraf, tijdens en achteraf helder? Was het gekozen participatiemiddel(en) geschikt om de belanghebbenden te betrekken? Is de raad tijdig geïnformeerd/betrokken? Wat ging goed? Wat zou je de volgende keer anders doen?

10

Inwonersparticipatie bij instrumentarium Omgevingswet Op 1 januari 2024 treedt de Omgevingswet in werking. Deze wet stimuleert vroegtijdige participatie. Zo kunnen overheden op tijd belangen, meningen en creativiteit op tafel krijgen. De wet zegt over participatie: het in een vroegtijdig stadium betrekken van belanghebbenden [...] bij het proces van de besluitvorming over een project of activiteit. Met belanghebbenden bedoelt de wet burgers, vertegenwoordigers van bedrijven, professionals van maatschappelijke organisaties en bestuurders van overheden.

Er zijn vier instrumenten vanuit de Omgevingswet relevant voor dit hoofdstuk: omgevingsvisie, programma, omgevingsplan en Omgevingsvergunning. Voor alle vier geldt een motiveringsplicht. Als de gemeente deze instrumenten gebruikt dient zij aan te geven hoe belanghebbenden zijn betrokken bij de totstandkoming van de instrumenten en welke resultaten dat heeft opgeleverd. Daarnaast dienen gemeenten aan te geven hoe zij hierbij invulling hebben gegeven aan hun eigen participatiebeleid. Voor het instrument omgevingsplan geldt ook een kennisgeving. Dit betekent dat wanneer de gemeente een omgevingsplan gaat maken, zij daarvan een kennisgeving moet doen. Hierin staat hoe de gemeente participatie zal gaan vormgeven. Het ambitieniveau voor de inzet van participatie wordt (zoals hierna uitgewerkt) door de raad per traject vastgesteld. Als richtlijn geldt hiervoor dat hoe beleidsrijker het instrument, hoe uitgebreider de participatie.

11

4. Samenspel raad, college en organisatie rondom participatie Om tot een eenduidige aanpak van participatie te komen is het belangrijk dat college, raad en ambtelijke organisatie op één lijn zitten. Het maken en opvolgen van gezamenlijke afspraken is hierbij belangrijk, want samen geven we handen en voeten aan participatie. Om hiertoe te komen wordt periodiek aan de hand van praktijkvoorbeelden gesproken over participatie. De rol van de raad bij overheidsparticipatie Bij maatschappelijke initiatieven kan de raad vragen stellen, maar wordt de raad niet op voorhand betrokken. Wel wordt de gemeenteraad periodiek geïnformeerd met een overzicht van alle lopende initiatieven met maatschappelijke impact (dit zijn initiatieven die groter zijn dan een individuele vergunningsaanvraag). Het College is beslissingsbevoegd binnen de geldende kaders. Bij ruimtelijke initiatieven via een Omgevingsvergunning wordt de gemeenteraad betrokken als zij bevoegd gezag is. In andere gevallen wordt de gemeenteraad via de gebruikelijke wijze geïnformeerd als andere inwoners van de gemeente. Indien er een initiatief via het uitdaagrecht binnenkomt dat de bevoegdheid van de raad raakt wordt de gemeenteraad hierover geïnformeerd. Het college bereidt in zo’n geval een raadsbesluit voor om hierover te besluiten.

De rol van de raad bij inwonersparticipatie De raad stelt kaders, daarmee gaat de raad over het waarom en het wat van participatie. Waarom participatie? Wat is onze visie op participatie en met welk doel participeren we in Ommen? Dat wordt in dit beleid vastgesteld en de bijbehorende verordening. De gemeenteraad bepaald daarnaast ook bij grotere participatietrajecten de wijze waarop participatie wordt ingezet.

Het college gaat over de uitvoering van de kaders, het hoe. Samen met de ambtelijke organisatie voert hij de vastgestelde kaders van de raad uit. Met dit beleid wordt vastgesteld dat hiervoor bij grotere participatietrajecten met meer verantwoordelijkheid bij de deelnemers de gemeenteraad vooraf met een startnotitie het plan voor participatie en de kaders vaststelt. De rol van de raad is afhankelijk van het ambitieniveau van de participatie en de beleidsfase van het traject. Bij trajecten die zich afspelen op het niveau van informeren en raadplegen heeft de raad geen rol. Bij trajecten op het niveau van adviseren beslist het College en wordt de raad geïnformeerd via het Collegebesluit. Bij trajecten die zich afspelen op het niveau van coproduceren en meebeslissen wordt de raad voorafgaand door het college gevraagd om in te stemmen. Informatievoorziening en evaluatie Naast de jaarlijkse informatievoorziening met een overzicht van de participatietrajecten en inwonersinitiatieven en de informatievoorziening van specifieke trajecten vindt er een tweejaarlijkse evaluatie naar participatie plaats. Hierin wordt de toepasbaarheid van het beleid beoordeeld en gekeken of dit toereikend is voor de komende jaren. Daarnaast worden de aard en omvang van alle participatietrajecten en inwonersinitiatieven vastgesteld en gekeken of dit past bij de uitgangspunten van de gemeente.

De raad ontvangt de uitkomsten van deze evaluatie en bespreekt deze met het College.

12

Bijlage

Handvest participatie voor de ambtelijke organisatie

Onderdelen participatieplan Een participatieplan dient (in elk geval) uit de volgende onderdelen te bestaan:

1. 2. 3. 4.

Wie is verantwoordelijk voor de uitvoering van het participatieplan? Wat is het doel van de participatie? Wat is de beïnvloedingsruimte/ambitieniveau van de participatie? Welke kaders zijn er voor het participatietraject?

5. Benoem: a. Belanghebbenden b. Participatietrede c. Participatiemiddel(en) d. Tijdspad participatietraject: op welke momenten kunnen belanghebbenden inbreng leveren? e. Beslisbevoegdheid (raad, college of ambt organisatie), op welke manier worden de democratische waarden in het traject gewaarborgd? 6. Omschrijf: a. Rollen en verantwoordelijkheden b. Context waarin het traject zich afspeelt 7. Communicatie richting belanghebbenden a. Hoe worden belanghebbenden benaderd? b. Hoe worden ze op de hoogte gehouden gedurende het traject en over het vervolg? c. Hoe worden de verwachtingen van de belanghebbenden gemanaged? 8. Begroting: wat zijn de kosten? 9. Mogelijke risico’s/knelpunten van het plan

13

Stappenplan inwonerparticipatie Onderstaand stappenplan biedt als hulpmiddel voor de ambtelijk verantwoordelijke en de participatieadviseur om het participatietraject op te zetten en uit te voeren. Hiermee wordt geborgd dat er geen belangrijke aspecten vergeten worden en dat participatie op een eenduidige manier wordt uitgevoerd in de gemeente Ommen.

Opstellen participatieplan Vaststellingsfase

Stappen

Fase

Stap 1

Beïnvloedbare ruimte: • Is er ruimte voor inwonersparticipatie? Zo ja, hoe veel? Zo nee, waarom niet? • Is er voldoende tijd, capaciteit en budget?

Stap 2

Doel participatie: • Wat wil je met de participatie bereiken? • Op welke beleidsfase heeft het traject invloed?

Stap 3

Impact van het traject: • Bepaal samen met de participatieadviseur de impact van het traject. • Heeft het een impact op de hele gemeente, een specifiek deel of slechts een enkele straat? • Daarnaast is de impact op de belanghebbenden belangrijk. In welke mate beïnvloed de ontwikkeling hun leven en hoeveel mensen? • Welke doelgroepen moeten betrokken worden?

Stap 4

Participatieladder: • Wat wordt er met de opgehaalde inbreng gedaan? • Op welke trede van de participatieladder gaat de participatie plaatsvinden/ wat wordt het ambitieniveau? • Welk participatiemiddel past hierbij?

Stap 5

Vaststellen door bevoegd gezag: • Wie is het bevoegde gezag? • Is het ambitieniveau informeren of raadplegend? Dan stelt het college of je manager het participatieplan vast. • Is het ambitieniveau adviseren, coproduceren of meebeslissen? Dan dient het college een startnotitie aan de raad voor te leggen.

Stap 6 Stap 7

Rol van de raad: • Welke rol heeft de raad in dit traject? • Op welke momenten dient de raad betrokken te worden? Start participatie: Ga aan de slag. Betrek iedereen zoals vastgesteld en vertel wat er van hen verwacht wordt.

Uitvoeringsfase Evaluatiefase

Stap 8

Terugkoppeling participatie: • Maak een verslag van de uitgevoerde participatie en deel dit met de belanghebbenden. • Doe dit na elk afzonderlijk participatiemoment.

Stap 9

Vervolg: Verwerken opbrengst participatie in de betreffende beleidsfase.

Stap 10

Eindresultaat: Deel het eindresultaat met de betrokkenen van het traject.

Stap 11

Evalueren: • Samen leren van het participatietraject. Bedenk wat er goed is gegaan en wat een volgende keer beter kan. • Deel deze tips en tops met de participatieadviseur.

14

Inzet van participatiemiddelen Voor het inzetten van de geschikte middelen is de volgende tabel opgesteld. Hierbij is rekening gehouden met de beleidsfase en het ambitieniveau van participatie. Ambitieniveau

Participatiemiddelen

Inzet participatiemiddelen

Brief: geschikt voor het informeren over de ontwikkeling en/of het participatietraject in de uitvoerende beleidsfase.

Informeren

• • • •

Brief Sociale media Lokale krant Eén op één gesprekken

Sociale media/ lokale krant: afhankelijk van de doelgroep kunnen deze worden ingezet om mensen te informeren in agenda-/beleidsvormende en uitvoerende fases. Eén-op-één gesprekken: geschikt voor het informeren en raadplegen van belanghebbenden op kleine schaal in de besluitvormende, uitvoerende en evaluerende fases. Dit middel wordt in alle fases ingezet.

• • • Raadplegen • • • • •

(online) bijeenkomst Enquête (online) platform waar inbreng op gedeeld kan worden (online) ideeënbrievenbus Eén op één gesprekken

• • •

(online) bijeenkomst Enquête (online) platform waar inbreng op gedeeld kan worden (online) ideeënbrievenbus Inspreken vergaderingen raadscommissies Burgerberaad Klankbordgroep Eén op één gesprekken

Coproduceren

• • •

Burgerberaad Eén op één gesprekken Project/werkgroep

Meebeslissen

• • •

Burgerberaad Eén op één gesprekken Project/werkgroep

Adviseren

• •

(online) bijeenkomst: met name geschikt voor het informeren en raadplegen, of soms adviseren van inwoners en belanghebbenden. (online) platform: geschikt voor het raadplegen en adviseren van belanghebbenden in de agenda-/beleidsvormende, besluitvormende en uitvoerende fase. (online) ideeënbrievenbus: geschikt voor het raadplegen en adviseren van belanghebbenden in de agenda/beleidsvormende, besluitvormende en uitvoerende fase. Inspreken vergaderingen raadscommissies: geschikt voor informeren en adviseren op kleinschalige trajecten in alle fases van de beleidscyclus, maar met name rondom besluitvorming. Burgerberaad: geschikt voor het op grote schaal betrekken van belanghebbenden in de advisering en het meebeslissen van de besluitvormende en uitvoerende fases. Vergt een uitgebreide organisatie en inzet. Kan op basis van aselecte groep inwoners functioneren. Klankbordgroep: geschikt voor het adviseren door belanghebbenden in de agenda-/beleidsvormende, besluitvormende en uitvoerende fases. Aangezien deze bestaat uit vertegenwoordiging namens belangen is deze niet geschikt voor besluitvorming (onevenredig). Adequate begeleiding is belangrijk, in de vorm van onafhankelijk voorzitter. Project/werkgroep: geschikt voor het coproduceren en meebeslissen door een kleinschalige groep samen te stellen die inbreng hebben in de besluitvormende fase.

Zeer zware begeleiding door professionals is hierbij belangrijk.

15