Functieprofiel griffier 12 januari 2021

Functiebeschrijving Griffier Ommen Visie griffie 2020-2022 Context organisatie en verander opgave Ommen Ommen 4.0 is een nieuwe compacte regie-gemeente. Dit betekent een kleine eigen organisatie die slagvaardig, eigentijds is en zich richt op het zijn van een daadwerkelijke netwerkorganisatie. Deze ontwikkeling (van BOH naar Ommen 4.0) en alle overige maatschappelijke ontwikkelingen zorgen ervoor dat gemeente Ommen een grote verander opgave op haar bordje heeft liggen. Deze verander opgave is van ons allemaal (raad, ambtelijke organisatie, bestuurlijke organisatie en griffie – en uiteraard de Ommer samenleving) als actoren in de gemeente Ommen. Dit vraagt van alle actoren lenigheid, samenspel, eigentijds organiseren en verbinden en anders denken en doen. Context griffie en griffie organisatie Kijkend naar de opgaves van Ommen (en in het bijzonder voor de gemeenteraad) vraagt dit om eigentijdse, pro-actieve en tegelijkertijd pragmatische ondersteuning, advisering en coaching van de raad door de griffie organisatie van Ommen. Dit betekent verdere (door)ontwikkeling van de griffiefunctie in Ommen. Functieprofiel Griffier gemeente Ommen 4.0 De griffier is verantwoordelijk voor het ondersteunen en adviseren van de gemeenteraad en de individuele gemeenteraadsleden ten behoeve van een sterke raad die een zichtbare bijdrage kan leveren aan een zelfstandig, leefbaar en sterk Ommen.

De griffier is daarnaast verantwoordelijk voor het bewaken van de kwaliteit van het politieke besluitvormingsproces. Geeft functioneel sturing aan griffie ondersteunend personeel en de kwaliteit van producten/diensten buiten zijn directe hiërarchische invloedssfeer. Er is sprake van politieke dynamiek en veelal tegenstrijdige belangen. Hoofdtaken De hoofdtaken van de griffier zijn: Secretariële ondersteuning Procesmatige advisering, begeleiding en ondersteuning Inhoudelijke advisering, begeleiding, ondersteuning en coaching. Dit alles op een efficiënte, kwalitatieve en eigentijdse (oa digitaal – lean & mean) wijze. Competenties

Voor het meest optimale resultaat is een goede verstandhouding binnen het driehoeksoverleg en met de ambtelijke organisatie noodzakelijk. Daarnaast is een professionele werkhouding het uitgangspunt waarbij de griffier een stevige neutrale en eigentijds sparringpartner moet zijn voor de diverse partijen waar hij/zij mee werkt en in aanraking komt.

Overwegende functiekenmerken: • • • • • • •

is eindverantwoordelijk voor de griffie ondersteunt procesmatig en logistiek de gemeenteraad en raadscommissies in het kader van de vertegenwoordigende, controlerende en kader stellende taken levert als eerste adviseur tactisch/operationeel en strategisch advies en bijstand aan de gemeenteraad, individuele raadsleden en raadscommissies/raadswerkgroepen bewaakt bestuurlijke procedures, passend binnen de randvoorwaarden van de instructie voor de griffier geeft (functioneel) leiding aan de medewerkers (die ondersteunen bij) van de Griffie is verantwoordelijk voor functioneringsgesprekken met de overige griffiemedewerkers rapporteert hierover jaarlijks aan de werkgeverscommissie.

Resultaatgebieden Advisering en ondersteuning raad

De griffier spiegelt en geeft coachend(e) advies en ondersteuning richting de gemeenteraad, raadsfracties en de individuele raadsleden. De griffier geeft gevraagd en ongevraagd advies. De griffier signaleert en communiceert actief relevante informatie richting de raad. Zorgvuldige en neutrale advisering en ondersteuning is hierbij van groot belang. • • • • •

initieert, volgt en evalueert complexe en bestuurlijke ontwikkelingen op tactisch/operationeel/strategisch niveau en vertaalt deze in initiatieven, uitvoeringsplannen en voorstellen adviseert over en draagt zorg voor de ontwikkeling en uitvoering van het communicatiebeleid stuurt en adviseert de raad over processen en vraagstukken op het gebied van bestuur en organisatie en begeleidt onderzoeken draagt zorg voor de integrale toetsing van de aan de raad en raadscommissies voorgelegde adviezen adviseert fracties bij het tot stand komen van moties en amendementen.

Ontwikkeling

De griffier heeft een actieve rol in de (door)ontwikkeling (advies en coaching) van de raad als hoogste orgaan van de gemeente. Naast de dagelijkse informatieve, organisatorische en administratieve ondersteuning van de raad, kan de griffier een belangrijke taak vervullen bij het voorbereidend werk en onderzoek van de raad in het kader van zijn kaderstellende en controlerende functies. Ondersteuning gaat vaak verder dan alleen het verstrekken van feitelijke informatie en omvat bijvoorbeeld ook technische bijstand in de vorm van assistentie bij de redactie van initiatiefvoorstellen, amendementen en moties, inhoudelijke en/of procesmatige coaching en initiërende activiteiten gericht op de doorontwikkeling van de werkwijze van de raad. Verzoeken voor dergelijke ambtelijke ondersteuning richt de raad in eerste instantie aan de griffier. • • • •

Ondersteunt bij de totstandkoming van de termijnagenda en de invulling van de beleid- en beheercyclus; neemt initiatief voor de ontwikkeling en implementatie van procedures en werkprocessen; bevordert en bewaakt de professionele facilitering en invulling van de rol van de raad; bevordert en bewaakt de kwaliteit van het politieke besluitvormingsproces en doet verbetervoorstellen.

Procesmanagement De griffier vervult een spilfunctie in de relaties van de raad met het college, de ambtelijke organisatie en de Ommer samenleving. De griffier stimuleert het onderlinge samenspel, signaleert relevante ontwikkelingen, bewaakt de juiste procedures en is pro-actief in zijn of haar procesmatige ondersteuning. • • • • • •

Initieert in de lokale driehoek (burgemeester, secretaris, griffier) de strategische, procedurele en inhoudelijke vraagstukken betreffende de raad; stuurt, bewaakt en ondersteunt bij de afdoening/naleving van afspraken; draagt zorg voor de voorbereiding, ondersteuning en afhandeling van vergaderingen; realiseert en bewaakt de secretariële, administratieve, logistieke en facilitaire ondersteuning en signaleert over de uitputting van de budgetten van de raad; verzorgt en bewaakt de afstemming tussen gemeenteraad en ambtelijke organisatie; voert de regie bij interactieve processen met burgers, bedrijven en/of instellingen.

Netwerken De griffier is een verbindende tussenpersoon tussen de raad en het college, de ambtelijke organisatie, maatschappelijke organisaties, media en inwoners. De griffier beweegt zich flexibel binnen en buiten de organisatie en is een natuurlijke netwerker. Hij of zij communiceert en vertaalt relevante ontwikkelingen naar de eigen organisatie en het netwerk.

• • • •

Ontwikkelt en onderhoudt een relatienetwerk; ontwikkelt en onderhoudt een relatienetwerk intern (B&W, gemeentesecretaris, ambtelijke organisatie); initieert en bevordert lokale en regionale samenwerking met (externe) organisaties/partijen; bewaakt en beheert contracten met partijen/belanghebbenden.

Leiding geven aan de griffie • Coacht medewerkers en adviseert over te nemen besluiten. Opleidingsniveau • HBO / WO werk- en denkniveau. Vastgesteld door de Werkgeverscommissie Griffie(r) Ommen op 12 januari 2021, Voor deze,

mr F.C.Th. van der Mooren voorzitter

E.J. Bakelaar secretaris