Bijlage 1 - Nota beleidskaders rechtmatigheidsverantwoording 2025

Nota beleidskaders rechtmatigheidsverantwoording 2025 Inleiding 2025 wordt het derde jaar dat het college verantwoording aflegt over de rechtmatigheid. Net als in 2023 en 2024 zal het college verantwoording afleggen over de naleving van wet- en regelgeving en de nadere afspraken met de raad die relevant zijn voor het financiële reilen en zeilen van de gemeente. Over de naleving van de voorwaarden voor subsidies en Europese aanbestedingen bijvoorbeeld, maar ook over misbruik en oneigenlijk gebruik en lasten, waarvoor geen voorafgaande dekking opgenomen was in de begroting, de zogenoemde begrotingsrechtmatigheid. De veranderingen in essentie De essentie van de rechtmatigheidsverantwoording is hieronder weergegeven:  De verantwoordelijkheid voor het rapporteren over de rechtmatigheid gaat van de accountant naar het college. Het college is als dagelijks bestuur van de gemeente verantwoordelijk voor de naleving maar ook de rapportering over rechtmatigheid. De huidige controleverklaring voor het onderdeel rechtmatigheid komt te vervallen. De accountant verstrekt vanaf 2023 alleen een controleverklaring voor getrouwheid van de jaarrekening.  Het college neemt een (voorgeschreven) rechtmatigheidsverantwoording (zie bijlage 1a) op in de jaarrekening en geeft een toelichting op de (financiële) rechtmatigheid in de paragraaf Bedrijfsvoering.

 De accountant geeft alleen nog een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening en dit omvat ook een oordeel over de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording. Feitelijk toetst de accountant de rechtmatigheidsverantwoording van het college op juistheid.  Net als bij de accountantscontrole 2% voor fouten en onzekerheden) moet er een verantwoordingsgrens worden vastgesteld door de raad voor de rechtmatigheidsverantwoording van het college. De verantwoordingsgrens waarboven afwijkingen moeten worden toegelicht in de rechtmatigheidsverantwoording wordt bepaald door de raad en bedraagt maximaal 2% van de totale lasten.  Getrouwheidsfouten zijn niet meer per definitie rechtmatigheidsfouten; bijvoorbeeld het niet correct toepassen van de voorschriften uit het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) hoeven niet in de rechtmatigheidsverantwoording te worden opgenomen. Daarnaast hoeven fouten die in het oordeel van de accountant betrokken worden, niet verantwoord te worden in de rechtmatigheidsverantwoording. Voor meer informatie over deze wijziging verwijzen wij naar de ‘Kadernota rechtmatigheid 2024 die te vinden is op de website van de Commissie BBV. In hoofdstuk 2 van deze kadernota is een toelichting voor het bestuur en de raad opgenomen met meer uitleg over de wijziging.

Kadernota rechtmatigheid 2024 · Commissie BBV (Besluit Begroting en Verantwoording) Scope rechtmatigheidsverantwoording De rechtmatigheidsverantwoording van het college gaat specifiek over een drietal rechtmatigheidscriteria. Dit zijn de volgende criteria:  Begrotingscriterium: Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door de raad geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende

1





programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen; Voorwaardencriterium: Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur; Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium: Het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen.

Kaderstelling rechtmatigheidsverantwoording De kaderstelling voor de rechtmatigheidsverantwoording wordt geregeld in de financiële verordening artikel 212. Door deze nieuwe wet- en regelgeving moeten de volgende verordeningen en documenten worden aangepast:  Financiële verordening artikel 212: de VNG heeft eind 2022 een nieuwe modelverordening gepubliceerd met de wijzigingen in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording. Daarnaast zijn ook recent nieuwe wijzigingen gepubliceerd voor 2025. De kaderstelling voor de rechtmatigheidsverantwoording en de wijzigingen in de wet- en regelgeving (2025) worden opgenomen in de financiële verordening. Zie bijlage 2.  Controleverordening artikel 213: in de controleverordening is de kaderstelling over de controle door de accountant op getrouwheid en rechtmatigheid opgenomen. Daarnaast zijn ook recent nieuwe wijzigingen gepubliceerd voor 2025. Doordat deze wijzigingen plaatsvinden moet de controleverordening ook worden aangepast. Zie bijlage 3.  Normenkader rechtmatigheid: Vanaf 2023 moest het normenkader voor rechtmatigheid door de raad worden vastgesteld. Het normenkader bevat wet- en regelgeving waarvan de raad van mening is dat hierop getoetst moet worden en waarover het college verantwoording moet afleggen. Het normenkader is geactualiseerd voor 2025. Zie bijlage 4.

Naast deze documenten is ook de verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid (artikel 213a verordening) geactualiseerd (zie bijlage 5). Daarnaast is bij de actualisatie van de financiële verordening artikel 212 ook de artikelen die geen directe relatie hebben met de financiële rechtmatigheidsverantwoording geactualiseerd. De huidige verordening dateert van 2017 en is op onderdelen verouderd. De verordening is nu op alle onderdelen actueel gemaakt en sluit nu aan bij de modelverordening van de VNG. Uitleg beslispunten kaderstelling rechtmatigheidsverantwoording Voor de kaderstelling van de rechtmatigheidsverantwoording zijn de volgende zaken van belang: Verantwoordingsgrens De verantwoordingsgrens is een door de raad vastgesteld bedrag, waarboven het college de afwijkingen moet opnemen in de rechtmatigheidsverklaring. De verantwoordingsgrens valt binnen de bandbreedte van 0% tot 2% van de totale lasten van de gemeente, exclusief de dotaties aan de reserves. Voor zowel fouten als voor onduidelijkheden samen geldt hetzelfde percentage. De verantwoordingsgrens betekent dat rechtsmatigheidsfouten pas in de rechtmatigheidsverantwoording worden opgenomen en in de rechtmatigheidsverantwoording worden toegelicht, wanneer zij boven het door de raad vastgestelde percentage komen. Wanneer het voor het college niet duidelijk is of financieel rechtmatig is gehandeld, worden deze

2

onduidelijkheden eveneens pas in de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen en toegelicht indien zij boven het door de raad vastgestelde percentage komen. Voor iedere gemeente (ongeacht de schaalgrootte) geldt dat de raad een afweging moet maken tussen enerzijds de hoogte van de verantwoordingsgrens en anderzijds de inspanningen die voor het ambtelijk apparaat verbonden zijn, aan het detecteren en rapporteren van de rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden. Dit gesprek binnen de gemeente tussen college en de raad moet ten tijde van het bepalen van de verantwoordingsgrens gevoerd worden. Dit besluit kan gevolgen hebben voor de inrichting van de interne beheersing. Bij het bepalen van de verantwoordinggrens is de informatiebehoefte van de raad het vertrekpunt. Daarbij kunnen vervolgens de inspanningen die door de organisatie gedaan moeten worden om de informatie op een goede wijze te verkrijgen, het kwaliteitsniveau van interne beheersing, ervaringen met rechtmatigheid in het verleden, risicovolle processen zoals aanbestedingen, betrouwbaarheid begrotingsproces en visie op de sturingsfilosofie van de gemeente worden betrokken. Wij stellen voor de verantwoordingsgrens te bepalen op 2%. Een keuze die aansluit bij de mate van interne beheersing en bedrijfsvoering en die op dit moment haalbaar en verantwoord is.

In de huidige situatie is de verantwoordingsgrens voor rechtmatigheid 2% voor fouten en onzekerheden. Om de raad dezelfde informatie te geven als in de huidige situatie stellen wij voor om met een lagere rapportagegrens te werken zodat de raad inzicht krijgt in de rechtmatigheidsfouten boven de rapportagegrens zoals nu ook het geval is. Dit wordt hieronder nader uitgewerkt. Deze verantwoordingsgrens is opgenomen in artikel 10.2 van de financiële verordening. Rapportagegrens De rapporteringstolerantie is 5% van de goedkeuringstolerantie. Wij stellen voor om de rapportagegrens voor rechtmatigheid vast te stellen op € 35.000 en de fouten die geconstateerd zijn boven deze rapportagegrens te rapporteren in de paragraaf Bedrijfsvoering vanaf de jaarstukken 2023. Deze verantwoordingsgrens is opgenomen in artikel 10.3 van de financiële verordening. Paragraaf bedrijfsvoering in jaarrekening In de paragraaf Bedrijfsvoering van de jaarrekening legt het college verantwoording af aan de raad over de rechtmatigheidsfouten. Alle fouten boven de rapporteringsgrens (€ 35.000) worden opgenomen in de paragraaf Bedrijfsvoering en hier nader toegelicht. Alle fouten boven de verantwoordingsgrens (2% van de totale lasten) worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording zelf.

In het nieuwe artikel 10.1 van de financiële verordening is opgenomen dat de raad vaststelt op welke wijze hij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid. Wij stellen voor om te gaan werken met een monitor rechtmatigheid in de paragraaf Bedrijfsvoering. Alle fouten boven de rapporteringstolerantie worden opgenomen in deze monitor en de uitkomst van de monitor is het totaal aan rechtmatigheidsfouten die dan wordt afgezet t.o.v. de verantwoordingsgrens. Hieronder hebben wij een fictief voorbeeld opgenomen: Begrotingscriterium

X € 1 miljoen

1A. Overschrijding lasten programma’s (of indien van toepassing een ander door de gemeenteraad vastgesteld autorisatieniveau)

2,0

1B. Overschrijding investeringsbudgetten (kredieten)

1,5

3

2. Ongeautoriseerde reservemutaties p.s. veelal zijn dit ook getrouwe beeld fouten, die in de jaarstukken aangepast kunnen worden.

0,0

3. Overschrijding van baten en/of onderschrijding van lasten, investeringen en baten die niet tijdig tot een begrotingswijziging hebben geleid of niet tijdig aan de raad zijn gemeld (hangt af van de intern vastgelegde spelregels in bijvoorbeeld de financiële verordening art. 212 Gemeentewet over de planning & controlcyclus, budgetafwijkingen, budgetoverheveling et cetera).

0,7

Totaal begrotingsonrechtmatigheden

4,2

4. Totaal van de begrotingsonrechtmatigheden (van onderdeel 1 en 2) dat past binnen het vooraf vastgestelde beleid en daarmee vooraf als acceptabel is geduid. In de rechtmatigheidsverantwoording wordt verwezen naar dit vooraf vastgestelde beleid.

1,8

De niet -acceptabele begrotingsonrechtmatigheden worden inhoudelijk in de rechtmatigheidsverantwoording en in de paragraaf bedrijfsvoering toegelicht.

2,4

Voorwaardencriterium 5. Inkopen ten onrechte niet Europees aanbesteed (inhoudelijk hier toelichten en in de paragraaf bedrijfsvoering).

4,5

M&O criterium 6. Geen bevindingen. Totaal Onrechtmatigheden (4,2 + 4,5)

8,7

Waarvan acceptabel

1,8

Waarvan niet-acceptabel

6,9

Naast deze informatie moet het college conform de Kadernota Rechtmatigheid 2024 een toelichting opnemen in de paragraaf Bedrijfsvoering op alle afwijkingen die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen en welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen. Het voorstel is dat het college alle afwijkingen die in de bovenstaande monitor zijn opgenomen, gaat toelichten in de paragraaf Bedrijfsvoering en ook gaat aangeven welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen. Voorwaardencriterium Voor de naleving van het voorwaardencriterium is een normenkader opgesteld. De gemeente heeft op dit moment ook al een normenkader die jaarlijks door de raad wordt vastgesteld. Hier verandert feitelijk weinig in. In de financiële verordening artikel 213 is nu in artikel 11 het volgende opgenomen conform de modelverordening van de VNG: 11.1. Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

4

11.2. Burgemeester en wethouders bieden de raad jaarlijks ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien. Burgemeester en wethouders operationaliseren dit normenkader in een toetsingskader ten behoeve van de interne beheersing. In het normenkader zijn de interne aanbestedingsregels niet opgenomen. De toetsing op de naleving van de aanbestedingsregels in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording vindt alleen plaats op de Europese grenzen en niet op de interne grenzen. Dit laatste is geborgd in de inkoopfunctie binnen de gemeente en wordt als onderdeel van de interne controle wel periodiek getoetst. Het opnemen van de interne aanbestedingsregels in het normenkader rechtmatigheid zorgt voor een hoge controlelast in de organisatie. Uit benchmark met andere gemeenten blijkt ook dat er nagenoeg geen gemeenten meer zijn die de interne aanbestedingsregels in het normenkader hebben opgenomen. Het normenkader wordt vastgesteld als definitief normenkader voor 2025. Het normenkader wordt omgezet in een toetsingskader via het plan verbijzonderde interne controle wat vanaf 2023 is opgesteld (zie hoofdstuk ‘Organisatie Verbijzonderde Interne Controlefunctie’).

De toetspunten die relevant zijn in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording worden als onderdeel van de verbijzonderde interne controle getoetst. Begrotingsrechtmatigheid In de financiële verordening is opgenomen in artikel 5 dat de raad bij het vaststellen van de begroting de baten en lasten per programma autoriseert. De investeringskredieten worden per krediet geautoriseerd. Deze basis blijft ongewijzigd. Door de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording veranderen de spelregels t.o.v. de begrotingsrechtmatigheid. Namelijk: 1. De overschrijding van lasten en investeringskredieten zijn altijd onrechtmatig. Deze overschrijdingen kunnen enkel als acceptabel aangemerkt worden op het moment dat de overschrijdingen voldoen aan de voorwaarden zoals die gesteld zijn in artikel 12 van de financiële verordening. Ten aanzien van de verantwoordingsgrens gaat het hier dan ook om de “bruto” fouten. Dat is voorgeschreven vanuit de kadernota rechtmatigheid 2024 en daar kan niet van afgeweken worden. 2. De onderschrijding van lasten en investeringskredieten en de over- en onderschrijding van baten zijn onrechtmatig op het moment dat deze niet tijdig gemeld zijn.

Wat de raad en het college onder tijdig melden verstaat is toegelicht in artikel 12 van de financiële verordening M&O beleid Het M&O beleid is in de huidige situatie ook onderdeel van de rechtmatigheidsverklaring van de accountant. Dit blijft gelijk. Wel adviseert de commissie BBV om een overkoepelend M&O beleid op te stellen met een risicoanalyse wat de basis is voor de toetsing van het M&O beleid. In de financiële verordening artikel 212 zijn hiervoor de volgende artikelen opgenomen conform de modelverordening van de VNG: 13.1 Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen. 13.2 Burgemeester en wethouders zorgen voor en leggen vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen. Organisatie verbijzonderde interne controle functie Gemeente Ommen kent een verbijzonderde interne controle functie. De gemeente stelt een interne controleplan op en voert verbijzonderde interne controles uit.

5

In artikel 212 van de Gemeentewet is opgenomen dat het college van B&W verantwoordelijk is voor de toetsing van de rechtmatigheid van het financiële beheer en van de inrichting van de financiële organisatie.

6