Archiefverordening gemeente Ommen 2026 (3)

Archiefverordening gemeente Ommen 2026 De raad van de gemeente Ommen, Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 3 februari 2026; Gelet op de artikelen 30, eerste lid, en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995; Overwegende dat de Archiefwet 1995 voorschrijft een verordening te hebben betreffende de zorg van het college van burgemeester en wethouders voor het beheer van de digitale en analoge archiefbescheiden van de gemeentelijke organen; Besluit vast te stellen de volgende verordening: Archiefverordening gemeente Ommen 2026 Hoofdstuk I Algemene bepalingen Artikel 1 Definities In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder: a. archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats. b. archiefruimte: een overeenkomstig artikel 1 onder e van de wet aangewezen archiefruimte. c. beheerder: degene die is belast met het beheer van de niet-overgebrachte informatie. Dit betreft de gemeentesecretaris. d. informatie: de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c van de wet, zijnde het geheel van op één of meer informatiedragers vastgelegde met elkaar samenhangende gegevens, die worden ontvangen of gecreëerd op grond van de taken en/of de werkprocessen van de gemeente. e. wet: de Archiefwet 1995.

Hoofdstuk II De zorg voor het beheer van de informatie Artikel 2 Beleid Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het ontwikkelen en uitvoeren van het beleid voor de uitvoering van de wettelijke taken en verantwoordelijkheden op grond van de Archiefwet 1995.

Artikel 3 Duurzaamheid, ordening, toegankelijkheid, bewaartermijn, vernietiging, authenticiteit a. Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het vervaardigen, bewaren en, voor zover wettelijk bepaald, vernietigen van de informatie zodanig dat de duurzaamheid,

Archiefverordening gemeente Ommen 2026

Pagina 1 van 6

ordening en toegankelijkheid gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn zijn gewaarborgd en de authenticiteit ervan kan worden aangetoond. b. Ingeval van deelname aan verbonden partijen draagt het college er zorg voor dat de betreffende partij het informatie- en archiefbeheer inricht conform de wet en worden afspraken gemaakt over (eind)verantwoordelijkheden en de uitvoering van het beheer. Artikel 4 Kwaliteitssysteem Het college van burgemeester en wethouders stelt een kwaliteitssysteem voor het beheer van de informatie vast. Artikel 5 Middelen Het college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden opgevoerd om de kosten te dekken die zijn verbonden aan het beheer van de informatie. Artikel 6 Personeel Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel ter uitvoering van de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de informatie. Artikel 7 Besluit informatiebeheer Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het vaststellen of doen vaststellen van voorschriften voor het beheer van de informatie in een besluit informatiebeheer.

Artikel 8 Taken en verantwoordelijkheden beheer van niet overgebrachte informatie Het college van burgemeester en wethouders wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van de informatie die niet naar de archiefbewaarplaats is overgebracht toe aan de beheerder. Artikel 9 Taken en verantwoordelijkheden beheer van overgebrachte informatie Het college van burgemeester en wethouders wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van het beheer van de informatie die is overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel is opgenomen toe aan de archivaris. Artikel 10 Archiefbewaarplaats Het college van burgemeester en wethouders wijst als archiefbewaarplaats Collectie Overijssel aan.

Archiefverordening gemeente Ommen 2026

Pagina 2 van 6

Hoofdstuk III Toezicht en verslaglegging over het beheer van informatie Artikel 11 Toezicht De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Artikel 12 Verslag van de archivaris over het beheer van de niet overgebrachte informatie a. De archivaris brengt jaarlijks aan het college van burgemeester en wethouders verslag uit over het toezicht op het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats. b. De archivaris kan daarnaast op verzoek of op eigen initiatief advies uitbrengen aan het college van burgemeester en wethouders over het beheer van de informatie van de gemeentelijke organen die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Artikel 13 Het afleggen van verantwoording door de archivaris over het beheer van de overgebrachte informatie a. De archivaris legt jaarlijks in de vorm van een verslag verantwoording af aan het college van burgemeester en wethouders betreffende het beheer van de informatie die is overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel is opgenomen. b.

De archivaris kan daarnaast op verzoek of op eigen initiatief advies uitbrengen aan het college van burgemeester en wethouders over het beheer van de informatie die is overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel is opgenomen. Artikel 14 Verslaglegging door het college van burgemeester en wethouders aan de raad Het college van burgemeester en wethouders brengt jaarlijks verslag uit aan de raad over het beheer van de informatie onder bijvoeging van de verslagen die de archivaris overeenkomst de artikel 12 en 13 heeft uitgebracht. Voor zover van toepassing, worden gedurende de betreffende periode door de archivaris aan hen uitgebrachte adviezen ook toegevoegd.

Hoofdstuk IV Particuliere collecties Artikel 15 Opname in de archiefbewaarplaats van bescheiden van particulieren De archivaris kan met instemming van de rechthebbende collecties van instellingen of personen, ongeacht hun vorm, in de archiefbewaarplaats opnemen als deze naar zijn oordeel van historische waarde zijn.

Archiefverordening gemeente Ommen 2026

Pagina 3 van 6

Hoofdstuk V Slotbepalingen Artikel 16 Intrekking De Archiefverordening 2020 wordt ingetrokken. Artikel 17 Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking op de dag volgend op die van de bekendmaking.

Artikel 18 Naamgeving Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening gemeente Ommen 2026. Ommen, De raad voornoemd, De voorzitter, De griffier,

Archiefverordening gemeente Ommen 2026

Pagina 4 van 6

Memorie van toelichting De Archiefwet 1995 bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders zorgdraagt voor de informatie die een gemeente ontvangt en creëert vanwege haar taken en verantwoordelijkheden, overeenkomstig een door de gemeenteraad vast te stellen verordening. Deze Archiefverordening dient daartoe. Het begrip zorg is niet gedefinieerd in de Archiefwet 1995. Algemeen wordt dit begrip uitgelegd als de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de duurzame, geordende en toegankelijke staat van de informatie. Dit ter onderscheiding van het beheer van de informatie: de ambtelijke verantwoordelijkheid. Vanuit de zorg voor de informatie worden de kaders aangegeven, het beheer betreft de uitvoering van de beheerwerkzaamheden. Met het beheer van de informatie op orde wordt een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering mogelijk gemaakt, kent de gemeente haar eigen rechtspositie en die van anderen, is het mogelijk verantwoording af te leggen over het gemeentelijk handelen, en kan de blijvende bewaring van cultuurhistorische informatie worden gegarandeerd. Het college van burgemeester en wethouders neemt op grond van deze verordening een aantal besluiten. Het beheer van de informatie wordt nader geregeld in het Besluit Informatiebeheer, op grond van artikel 7.

De taken en verantwoordelijkheden van de archivaris ten aanzien van het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie worden vermeld in diens aanwijzingsbesluit. Ten slotte wordt een besluit genomen ter aanwijzing van de archiefbewaarplaats waaronder begrepen een e-depot. Artikelsgewijze toelichting Artikel 1 a. Archiefbewaarplaats: de locatie waarheen blijvend te bewaren archiefbescheiden conform de wet worden overgebracht ter bewaring, beheer en beschikbaarstelling. Onder archiefbewaarplaats wordt mede verstaan de voorziening voor de bewaring, het beheer en de beschikbaarstelling van de overgebrachte digitale archiefbescheiden: het e-depot. b. Archiefruimte: ruimte of beheeromgeving waar de blijvend te bewaren analoge of digitale archiefbescheiden na afhandeling worden bewaard totdat deze naar de archiefbewaarplaats worden overgebracht. Artikel 2 Deze bepaling is gebaseerd op artikel 3 van de wet. Artikel 4 De verplichting tot het hanteren van een kwaliteitssysteem voor het beheer van de archiefbescheiden vloeit voort uit artikel 16 van de Archiefregeling. De toelichting op dit

Archiefverordening gemeente Ommen 2026

Pagina 5 van 6

artikel stelt: ‘De kern van dit artikel is dat elke overheidsorganisatie kwaliteitseisen stelt aan informatie- en archiefmanagement in overeenstemming met haar verantwoordelijkheden en uitvoering van taken.’ Het beheer van de archiefbescheiden dient vervolgens te voldoen aan de eisen onder andere door deze regelmatig te toetsen. Artikel 9 Artikel 32, derde lid, van de wet bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders de gemeentearchivaris aanwijst. Artikel 32, eerste lid van de wet bepaalt dat de gemeentearchivaris de archiefbewaarplaats beheert. Artikel 10 Dit is bepaald in artikel 31 van de wet. Artikel 12 en 13 De verslaglegging en het afleggen van verantwoording door de archivaris vormen de basis voor de verslaglegging door het college van burgemeester en wethouders aan de raad. Artikel 14 Hierdoor wordt de raad in de gelegenheid gesteld het college van burgemeester en wethouders te controleren ten aanzien van zijn zorgtaak. Deze informatie kan tevens gebruikt worden om in het kader van interbestuurlijk toezicht gedeputeerde staten te informeren.

Archiefverordening gemeente Ommen 2026

Pagina 6 van 6