5. Bijlage 4 DB informerende nota coördinatie primaire teams

2

Informerende memo voor DB

Onderwerp Datum memo Datum vergadering Auteur Functie/team Telefoon Status Bijlagen Afgestemd met

Coördinatie vakteams Advies en Vergunningen 12 november 2021 25 november 2021 Martin Roelink Manager team Vergunningen 06 25 77 69 40 definitief geen MT, concerncontroller

Onderwerp Coördinatie vakteams Advies en Vergunningen Kennisnemen van De noodzaak om bij team Advies en bij team Vergunningen coördinatenrollen structureel toe te voegen. Inleiding Bij de start van de Omgevingsdienst zijn uitsluitend bij team Toezicht en Handhaving coördinatoren geregeld. Hiermee heeft de teammanager ruimte om de managementfunctie goed uit te voeren met de talrijke opgaves en uitdagingen die er zijn, in combinatie met de accountrol die ook bij de teammanager is belegd. In het Organisatie en formatieplan (O&F-plan) is tevens vermeld dat mogelijk ook bij team Advies en bij team Vergunningen behoefte ontstaat tot coördinatoren. Inmiddels is duidelijk dat dit inderdaad noodzakelijk is. Coördinatoren worden primair ingezet voor de verdeling van werkzaamheden, voortgangsbewaking, kwaliteit en uniformiteit van de producten. Deze taken zijn te uitvoerend en vragen te veel tijd om te beleggen op managementniveau. De inzet van coördinatoren maakt geen deel uit van de producten van de jaaropdracht (uitvoeringsprogramma) en dient separaat te worden geregeld. Afgelopen jaren hebben wij hun inzet gedekt uit de staande organisatie, waarmee noodgedwongen productieve uren werden onttrokken aan de realisatie van de jaaropdrachten.

Als uitgangspunt voor de benodigde formatie hanteren we de coördinatieomvang bij team Toezicht en Handhaving, omdat blijkt dat dit voor ons werkbaar is. Het betreft 2 fte coördinatie voor 34 fte teamomvang (1 fte per 17 fte). Op basis van schaal 10 (prijspeil 2021: € 86.300) leidt dat tot de volgende structurele kosten: Team

Omvang team (fte)

Omvang coördinatie (fte)

Kosten (€)

Advies

27,3

1,6

138.000

Vergunningen

18,1

1,1

95.000 233.000 totaal

1/2

2

Kernboodschap - Coördinatoren zijn noodzakelijk bij team Advies (1,6 fte) en team Vergunningen (1,1 fte). Feitelijk dienen hiervoor de interne productieve uren te worden gecompenseerd. - Structurele kosten bedragen € 233.000 (2,7 fte, prijspeil 2021). - In de begrotingswijziging 2022 wordt hiervoor budget gevraagd en verder wordt dit betrokken in de begroting 2023 (Programma Samen Toekomstbestendig). - In 2022 worden de coördinatierollen meegenomen bij de actualisatie van ons Organisatie- en Formatieplan (O&F-plan). Communicatie en vervolg De coördinatierollen maken deel uit van (voorbereiding van) het besluitvormingstraject Programma Samen Toekomstbestendig en van de begrotingswijziging 2022. Communicatie en vervolg vindt dan ook via die trajecten plaats.

2/2