20250619 Memo College B&W vervanging audiovisuele installatie raadzaal

MEMO Zaak kenmerk

947952

Portefeuillehouder

Wethouder B. (Bert) Boerman

Aan

Gemeenteraad

Onderwerp Vernieuwing audiovisuele installatie raadzaal

Ommen, 19 juni 2025 Van

College van burgemeester en wethouders

Op 24 oktober 2024 heeft u, op basis van een advies van het presidium, besloten tot vervanging van de audiovisuele installatie in de raadszaal. Aanleiding hiervoor waren terugkerende storingen, waarna een onderzoek is uitgevoerd. Uit dit onderzoek blijkt waar de risico’s zich voordoen en is vastgesteld dat de installatie naar verwachting haar formele ‘end-of-life’-fase bereikt in 2027. De storing met het hoogste risico, de centrale computer, is inmiddels verholpen. In uw raadsbesluit is gekozen voor vervangingsvoorstel uitgegaan van uitvoering in 2025, met realisatie vóór de start van de nieuwe raadsperiode. Overeenkomstig dit besluit is het uitvoeringstraject gestart. Vanuit uw presidium is nu een voorstel ingebracht met daarin de definitieve systeemkeuze en het benodigde krediet. Dit advies ligt klaar voor bespreking en besluitvorming in uw raad. Het college heeft kennisgenomen van dit voorstel en is, mede gelet op de actuele financiële situatie en de komende besluitvorming over het gemeentehuis van mening dat heroverweging van het eerdere besluit passend kan zijn. Deze optie maakte geen onderdeel uit van de oorspronkelijke opdracht, die uitging van volledige vervanging in 2025 en is dus ook geen scenario in het nu voorliggende voorstel.

Wij stellen voor dat uw raad, voorafgaand aan de bespreking van de voorgestelde ontwerpscenario’s, reflecteert op de vraag of vervanging van de AV-installatie op dit moment een absolute noodzaak is, of dat uitstel verantwoord is in het licht van bredere integrale en financiële afweging. Gezien de planning van het oorspronkelijke voorstel, en het daarin opgenomen tijdspad, leggen wij deze afweging nu aan u voor middels een memo.

1 van 2

Overwegingen bij mogelijke heroverweging: •

De installatie is, gelet op de ‘end-of-life’-termijn, technisch inzetbaar tot eind 2027. Belangrijke risico’s zijn al gemitigeerd (zoals de vervanging van de centrale computer). Overige risico’s zijn beheersbaar en kunnen zo nodig worden ondervangen door tijdige reservering van onderdelen. Of en in welke mate de installatie ook na eind 2027 in de lucht kan worden gehouden zal onderzocht moeten worden.

•

Volgens het huidige ontwerp is de installatie in principe verplaatsbaar. In de praktijk zijn hier echter beperkingen aan verbonden, onder meer afhankelijk van de toekomstige locatie en het bijbehorende programma van eisen. Bovendien is het de vraag in hoeverre verplaatsing überhaupt aan de orde zal zijn, gezien de afschrijvingstermijn van 7 jaar in relatie tot de realisatie van een mogelijk nieuw gemeentehuis.

•

De structurele financiële ruimte, zoals benoemd in de kadernota, is beperkt. De beschikbaarheid van middelen op termijn is onzeker. Vervanging op korte termijn legt daardoor extra druk op andere beleidsprioriteiten.

•

De scenario’s voor toekomstige huisvesting van de gemeente zijn nog in ontwikkeling. Ook bij een verplaatsbare installatie blijft onzeker of deze daadwerkelijk inpasbaar is in de toekomstige situatie. Als uiteindelijk toch eerder vervangen moet worden is er ruimte voor een meer integrale afweging en keuze passend bij het beeld van de nieuwe huisvesting.

•

Vanuit maatschappelijk perspectief is het lastig uitlegbaar om nu te investeren in een technische vernieuwing, terwijl bekend is dat het gebruik van het huidige gebouw eindig is. Dit terwijl andere beleidsinitiatieven mogelijk moeten wachten op beschikbare middelen.

•

De tot op heden gemaakte kosten betreffen incidentele voorbereidingsinvesteringen. Mocht het proces tijdelijk worden stilgelegd, dan is sprake van een (beperkte) desinvestering. De opgedane inzichten blijven echter waardevol voor toekomstige besluitvorming over de raadzaal of de huisvesting.

Wij vertrouwen erop u hiermee tijdig en volledig te hebben geïnformeerd. Uiteraard bent u als raad aan zet om een afweging te maken. Het college acht het belangrijk om u in dit proces transparant en constructief te ondersteunen.