1. Proces afdoening moties toezeggingen en ingekomen stukken

PROCES Aan:

Gemeentesecretaris en coördinatoren

Van:

Griffie

Datum:

3 februari 2026

Betreft:

Procesafspraken moties, toezeggingen en ingekomen stukken (voor zover deze ter afdoening in handen van het college zijn gesteld)

Om de raad een beter inzicht te geven in de opvolging en afdoening door het college van de moties, toezeggingen en ingekomen stukken (voor zover deze ter afdoening in handen van het college zijn gesteld) wordt, in afstemming met het college en het presidium, het huidige proces opnieuw vorm gegeven. In het presidium van 22 januari jl. zijn de uitgangspunten en afspraken in dit proces vastgesteld: 1.

Eigenaarschap Het eigenaarschap van aangenomen moties, toezeggingen en ingekomen stukken (voor zover deze ter afdoening in handen van het college zijn gesteld) ligt bij de raad en/of een raadslid.

2.

Registratie door de griffie De griffie registreert alle ingediende moties, toezeggingen (zowel in de raadscommissie als in de raadsvergadering) en ingekomen stukken in het raadsinformatiesysteem (RIS). Deze informatie is openbaar en voor iedereen toegankelijk.

3.

Praktische en spoedeisende toezeggingen Praktische toezeggingen in een raadscommissie die vóór de volgende raadsvergadering door het college moeten worden afgehandeld (zoals het nazenden van informatie) worden eveneens in het RIS geregistreerd. Als afdoeningsdatum wordt de datum van de eerstvolgende raadsvergadering gehanteerd.

4.

Bevoegdheid college De wijze van afdoening van een motie, toezegging of ingekomen stuk (voor zover deze ter afdoening in handen van het college is gesteld) is aan het college; dit betreft een politieke keuze van het college.

5.

Terugkoppeling door of namens het college Het college informeert de raad schriftelijk over de afdoening van moties, toezeggingen en ingekomen stukken (voor zover deze ter afdoening in handen van het college zijn gesteld). Dit kan via:

•

een raadsinformatiebrief, een raadsvoorstel, een memo, of

•

e-mailbericht.

• •

Ook mails van ambtenaren die handelen namens het college zijn toegestaan, aangezien zij onder verantwoordelijkheid van het college werken. 6.

Publicatie in het raadsinformatiesysteem Raadsbrieven waarmee moties en toezeggingen worden afgedaan, worden: • •

opgenomen op de lijst van ingekomen stukken, en gepubliceerd in het raadsinformatiesysteem, zowel als ingekomen stuk als gekoppeld document bij de betreffende motie of toezegging.

7.

Tweemaandelijkse rapportage Het college informeert de raad tweemaandelijks over de openstaande en afgedane moties, toezeggingen en ingekomen stukken (voor zover deze ter afdoening in handen van het college zijn gesteld) in de achterliggende periode.

8.

Agendering en vaststelling Deze raadsbrief (incl. overzicht) wordt geagendeerd voor de raadsvergadering, waar de raad er kennis van neemt.

9.

Moment van afdoening Moties, toezeggingen en ingekomen stukken (voor zover deze ter afdoening in handen van het college zijn gesteld) worden als afgedaan beschouwd, nadat de raad hierover via de raadsbrief (als bedoeld onder punt 8) is geïnformeerd. Er worden geen toekomstige data gehanteerd.

10. Politieke bespreking op verzoek raad Het is aan een raadslid om bij de vaststelling van de lijsten te verzoeken een onderwerp te agenderen voor een opiniërende bespreking in een raadscommissie. Daarmee maakt het raadslid de wijze van afdoening van het onderwerp politiek. 11. Interpellatie Indien nodig kan een raadslid vervolgens in de raadsvergadering een interpellatie aanvragen over de wijze van afhandeling door het college.

12. Verwerking door de griffie Na afloop van de raadsvergadering verwerkt de griffie de raadsbrief in het RIS, zodat de registratie volledig en actueel blijft.

Specifieke procesafspraken over ingekomen stukken, voor zover die ter afdoening in handen van het college zijn gesteld: ▪ De griffie registreert alle ingekomen stukken in het raadsinformatiesysteem. Deze registratie is openbaar en voor iedereen zichtbaar, tenzij er sprake is van een uitzondering zoals hieronder beschreven. Van ingekomen stukken die door de raad in handen van het college zijn gesteld ter afdoening, ontvangt de raad altijd een terugkoppeling. Deze terugkoppeling gebeurt op de volgende manieren: 1. De raad ontvangt een kopie van de beantwoordingsbrief van het college. De griffie publiceert deze brief in het raadsinformatiesysteem conform onderstaande regels: ▪ Niet openbaar - Wanneer het ingekomen stuk een persoonlijk belang betreft. - De brief wordt dan geplaatst ‘achter het slotje’ in het RIS. ▪ Openbaar, maar geanonimiseerd - Wanneer het ingekomen stuk een algemeen belang betreft. - Persoonsgegevens en eventueel herleidbare informatie worden zwart gelakt. ▪

2. Soms wordt een ingekomen stuk mondeling door of namens het college mondeling afgehandeld, bijvoorbeeld via - Een gesprek - Een telefonische toelichting - Een mondelinge afspraak met de indiener. In dat geval: - Ontvangt de raad een memo of mail dat met de mededeling dat met de steller van de brief is gesproken en dat de kwestie daarmee mondeling is afgedaan. - Publiceert de griffie deze memo/mail openbaar in het RIS (evt. geanonimiseerd), zodat raadsleden en inwoners inzicht hebben in de wijze van afdoening.

Nb. Voor de raadsvergadering van 12 maart 2026 levert het college een raadsbrief aan, waarmee nog een laatste opschoningsactie binnen deze raadsperiode wordt uitgevoerd.