7 - UIT-22-13049 Raadsinfobrief stand van zaken participatieplatform

RAADSINFOBRIEF Aan de leden van de raad en de forumleden

Datum college Onderwerp

Ganzenmarkt 1 Postbus 354 7570 AJ Oldenzaal Telefoon (0541) 58 81 11 14+ netnummer 14 0541 E-mail info@oldenzaal.nl Internet www.oldenzaal.nl Bezoekadres Postadres

15 maart 2022 Stand van zaken participatieplatform

Uw brief van Uw kenmerk Ons kenmerk

UIT-22-13049

Zaaknummer Behandeld door Telefoonnummer

Barbara Koopman (0541) 58 82 34

Bijlage(n)

Geachte leden van de raad en forumleden, Eind juni 2021 heeft uw gemeenteraad een motie over participatie aangenomen. In de motie roept u het college op om:  nader onderzoek te doen naar een onafhankelijk platform dat bijdraagt aan een meer actieve en bredere participatie van inwoners; en  te kiezen voor een platform dat onafhankelijk is van de gemeente en politieke partijen. In november 2021 informeerden wij u over hoe wij deze motie hebben geïnterpreteerd en welke uitvoering wij geven aan de gestelde opdracht. In deze brief geven wij u een update. Voordat we hierop ingaan, benoemen we voor de volledigheid nog een keer het doel van het platform: We creëren met een participatieplatform een betere mogelijkheid online in gesprek te gaan met de samenleving. Door meer interactie en dialoog met inwoners, ondernemers en organisaties te realiseren, kan de gemeente antwoorden vinden, meningen toetsen en meedenk-mogelijkheden creeren. We ondernemen verschillende stappen om tot een keuze voor een participatieplatform te komen. Hierna lichten we elke stap toe. Stap 1: marktverkenning Als eerste hebben we bureauonderzoek gedaan naar beschikbare participatieplatforms.

We hebben gekeken naar landelijke voorbeelden, het VNG-onderzoek naar digitale participatiemogelijkheden en voorbeelden vanuit het programma Democratie in Actie (een programma dat gemeenten ondersteunt met als doel het versterken en vernieuwen van de lokale democratie). Op basis van de brede marktverkenning hebben we vijf aanbieders van participatieplatforms verder onderzocht en verschillende criteria hierbij bekeken.

Datum 15 maart 2022 Ons kenmerk UIT-22-13049 Paginanr. 2

Criteria  Resultaat: welke resultaten geeft het platform weer? Welke rapportages zijn er?  Niveau van betrokkenheid: welke mate van online participatie (treden van de participatieladder) is mogelijk?  Functionaliteiten: welke functies heeft het platform?  Aanpasbaarheid: in hoeverre is het platform aan te passen aan de huisstijl van de gemeente? Kunnen functionaliteiten worden aangepast?  Toegankelijkheid: is het platform te gebruiken door mensen die minder digivaardig zijn en/of die een visuele beperking hebben? In hoeverre is het platform ontwikkeld volgens de Europese toegankelijkheidsrichtlijnen (WCAG 2.1)?  Kosten: welke kosten worden door de aanbieder in rekening gebracht voor inrichten, gebruik en beheer van het platform?  Privacy en dataverwerking: hoe is de verwerking van data op het platform geregeld? En hoe wordt de privacy van gebruikers gewaarborgd?  Commercieel of open source: bij commerciële platformen vindt de ontwikkeling plaats bij het bedrijf en wordt het verloop van de ontwikkeling bepaald door de leverancier. Open source betekent niet dat het gebruik van de tool zonder kosten is, maar wel dat de software gratis en inzichtelijk is en dat kan worden geprofiteerd van de doorontwikkeling in samenwerking met andere gemeenten. Stap 2: inrichten werkgroep Na de marktverkenning is een interne werkgroep samengesteld.

Het doel van de werkgroep is meedenken, adviseren over de keuze voor een participatieplatform en mogelijk ondersteunen tijdens het implementatieproces. De groep bestaat uit acht leden uit de organisatie: ontwikkeling, realisatie, sociaal domein, duurzaamheid, dienstverlening, ICT en communicatie. Voor het draagvlak en de betrokkenheid in de organisatie bij het platform is het belangrijk om deze collega’s vroeg in het proces te betrekken. Zij zullen vroeg of laat gebruik maken van het participatieplatform. Stap 3: presentatie en demo van aanbieders We verzochten vier aanbieders een presentatie en een demonstratie aan de werkgroep te geven. Eén aanbieder (van de vijf nader onderzochte platforms) is gestopt met het platform. We vroegen de vier aanbieders: hoe werkt het platform voor de inwoner en hoe werkt het voor de gemeente? Ook vroegen we ze in te gaan op hiervoor genoemde criteria en te laten zien in hoeverre bestaande projecten kunnen worden gekoppeld aan het platform, zoals het buurtinitiatief en het Stads-ID. Naast de werking van het platform besteedde elke aanbieder aandacht aan de voorwaarden voor een succesvol participatieplatform. Wij noemen hierbij de volgende aandachtspunten:  een online participatieplatform vereist een goed doordacht proces dat zich over een langere periode uitstrekt.

Dit betekent dat het participatieproces en de organisatie aan de voorkant goed moet worden ingericht en dat hier capaciteit (uren) voor nodig is;  een online participatieplatform is een middel, geen doel op zich. Bij aanvang van een participatietraject bepalen we als eerste de mate van participatie en de kanalen die daar het beste bij passen. Het formuleren van het participatieproces bij elk project vraagt tijd en aandacht;  houd het simpel. Elk platform biedt vele mogelijkheden. We gebruiken alleen de functies die we écht nodig hebben. Hierbij is het motto: begin klein en breid het daarna verder uit;

Datum 15 maart 2022 Ons kenmerk UIT-22-13049 Paginanr. 3





we zetten een activerende communicatiestrategie in om het platform bekendheid te geven en mensen naar het platform te trekken. Ook interne communicatie is belangrijk: een breed draagvlak en betrokkenheid bij het platform is essentieel voor het succes; we gebruiken naast online participatie ook offline participatiekanalen zoals bijvoorbeeld inloopbijeenkomsten. Door gebruik van de mix van participatiekanalen bereik je een breder publiek.

Deze aandachtspunten nemen we mee in het uiteindelijke implementatieplan van het participatieplatform. Stap 4: resultaten presentatie en demonstratie aanbieders Op basis van de presentaties van de vier aanbieders concluderen we het volgende:  het aanbod qua functionaliteiten is nagenoeg hetzelfde bij de aanbieders. Ook is het niveau van betrokkenheid en de aanpasbaarheid van de platforms hetzelfde;  drie aanbieders werken met één platform waar alle participatietrajecten een plek krijgen. Eén werkt met losse projectpagina’s. Dat betekent dat voor elk project een aparte webpagina moet worden aangemaakt (er is geen overkoepelende pagina waar alle projecten een plek hebben, zoals bij de andere drie aanbieders);  de aanbieders hanteren verschillende prijzen: kosten voor implementatie versus terugkerende kosten. Er zit verschil in prijsopbouw. We hebben de aanbieders een verduidelijking gevraagd: welke kosten worden voor advies berekend en welke kosten voor techniek? Zodat we appels met appels kunnen vergelijken;  alle aanbieders zeggen aan de wettelijke toegankelijkheidseisen en privacyrichtlijnen te voldoen;  het type platform is verschillend: twee aanbieders maken gebruiken van een open source platform, twee aanbieders closed source;  bij elke aanbieder is het mogelijk om een koppeling te maken met het buurtinitiatief en het Stads-ID.

Ook de integratie van het inwonerspanel - bestaand uit leden die uitnodigingen krijgen voor een vragenlijst over onderwerpen en thema’s die in Oldenzaal spelen - is mogelijk;  alle aanbieders gaven aan: het platform staat technisch met een dag, maar het proces kost veel meer tijd;  de aanbieders werken voor uiteenlopende gemeenten. Zij hebben een uitgebreid referentienetwerk. Keuze voor een participatieplatform Op basis van de marktverkenning en de presentaties van de aanbieders maken we een keuze voor een participatieplatform, die we aan uw nieuwe raad voorleggen. U als raad heeft een belangrijke rol in het neerzetten van de kaders van het participatieplatform en het participatieproces. We doen een voorstel voor de dekking van de uren voor de implementatie van het platform, het budget voor aanschaf/onderhoud, een urenindicatie voor de moderatie, het technische applicatiebeheer en het algemene beheer. We doen hierbij eveneens een voorstel voor de inrichting van de organisatie. Verdere voorlopige planning In maart 2022 maakt de werkgroep een keuze voor een participatieplatform. Vervolgens brengen we het voorstel naar het college van B&W. 1 Mei 2022 bespreken we het voorstel in het politiek forum. 30 Mei 2022 bespreken we het voorstel in de raadsvergadering.

Datum 15 maart 2022 Ons kenmerk UIT-22-13049 Paginanr. 4

Tot slot Mocht u vragen hebben over dit onderwerp dan kunt u terecht bij Barbara Koopman, b.koopman@oldenzaal.nl of 06 23 37 68 78.

Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders

de secretaris

de burgemeester