6 - UIT-24-13357 Raadsinfobrief uitstel vaststelling jaarrekening

RAADSINFOBRIEF Aan de leden van de raad en de forumleden

Ganzenmarkt 1 Postbus 354 7570 AJ Oldenzaal Telefoon (0541) 58 81 11 14+ netnummer 14 0541 E-mail info@oldenzaal.nl Internet www.oldenzaal.nl Bezoekadres Postadres

5 juli 2024 Onderwerp Uitstel vaststelling jaarstukken 2023

Datum college

Uw brief van Uw kenmerk Ons kenmerk

UIT-24-13357

Zaaknummer

Sander de Bruin (0541) 58 8273 Bijlage(n) -

Behandeld door Telefoonnummer

Geachte leden van de raad en forumleden, Op 18 juni hebben wij besloten u voor te stellen de jaarstukken 2023 vast te stellen. Op dat moment waren wij nog in de veronderstelling dat uw accountant voor de auditcommissie van 26 juni de jaarrekeningcontrole afgerond zou hebben. Uw accountant informeerde u in de auditcommissie over de stand van zaken op dat moment. Op 1 juli bracht de portefeuillehouder financiën u in het Politiek Forum op de hoogte van de laatste stand van zaken. Het vooruitzicht op dat moment was dat de accountant mogelijk al 8 juli, maar uiterlijk 15 juli de accountantsverklaring af zou kunnen geven. Deze week is gebleken dat de voortgang van de controle onvoldoende is gevorderd om tot een oordeel te komen voor 15 juli 2024. In deze brief informeren wij u over de aanleiding hiervan en over de stand van zaken op dit moment. Met deze brief stellen wij u ook voor om in de raadsvergadering van 8 juli te besluiten om de jaarstukken (en bijbehorende Grondexploitaties) niet vast te stellen en dit door te schuiven naar de eerstvolgende raadsvergadering na het zomerreces. Aanleiding Er zijn verschillende factoren die ertoe geleid hebben dat de accountantscontrole niet tijdig afgerond kan worden.

Wij lichten deze hier toe:  Opdrachtverlening BakerTilly accountants: U heeft in de raadsvergadering van 17 april 2023 BakerTilly accountants aangewezen voor de accountantscontrole over de boekjaren 2023 t/m 2026. In het raadsvoorstel is deze passage opgenomen: Partijen hadden tot maandag 17 oktober 2022 de tijd om een offerte in te dienen. Helaas is gebleken dat er geen partijen ingeschreven hebben op de opdracht. Navraag leert dat dit te maken heeft met beperkte capaciteit van de verschillende accountantskantoren. Op het moment dat geen inschrijvingen gedaan worden, mag volgens artikel 2.32 AW2012 de onderhandelingsprocedure toegepast worden.

Datum 5 juli 2024 Ons kenmerk UIT-24-13357 Paginanr. 2

Op basis van de oorspronkelijke voorwaarden die gesteld zijn in de aanbesteding is het voorstel om accountantskantoor Baker Tilly als accountant aan te stellen voor de aankomende 4 jaar met verlengingsopties voor 2 maal 1 jaar. In de gesprekken met BakerTilly, in aanloop naar uw besluit om hen aan te stellen als uw accountant, is door BakerTilly aangegeven dat zij in eerste instantie niet hebben ingeschreven omdat zij onvoldoende capaciteit hebben. Aangezien er geen alternatief was, is met de accountant afgesproken dat Oldenzaal als laatste gemeente in de planning werd opgenomen. De griffier informeerde u hier destijds over in de auditcommissie. 

Eerste jaar extra diepgang in de controle: Het boekjaar 2023 is het eerste jaar waarover BakerTilly de controle uitvoert. Een eerste controle bij een nieuwe accountant gaat altijd gepaard met extra diepgang. De accountant heeft hierbij ook extra aandacht voor de beginbalans. Daarbij is het zo dat een nieuwe accountant ten aanzien van een aantal zaken tot een ander oordeel komt dan eerdere accountants. De combinatie van extra tijd benodigd voor een eerste controle gepaard met het feit dat we al de laatste gemeente zijn in de planning bij de accountant zorgt voor extra druk op de planning. Daarbij loopt de accountant tegen verschillende zaken aan die zij anders beoordelen dan eerdere accountants. Bij een eerste controle bij een nieuwe klant, betekent het voor de accountant van BakerTilly ook dat er intern bij BakerTilly een externe review moet plaatsvinden op het gehele controledossier. Dit leidt ertoe dat er nog meer controledruk bij de accountant ontstaat.



Eerste jaar nieuwe wet- en regelgeving in het kader van de Rechtmatigheidsverklaring door het college: Het boekjaar 2023 is het eerste jaar waar de nieuwe Rechtmatigheidsverklaring van het college in de jaarstukken van toepassing is. Dit stelt hogere eisen ten aanzien van de Interne Controle binnen de gemeente (met name op het aspect rechtmatigheid, Misbruik & oneigenlijk Gebruik (M&O) en frauderisico). De exacte uitleg op veel aspecten ten aanzien van de wet- en regelgeving over de Rechtmatigheidsverklaring door de Commissie BBV liet in veel gevallen lang op zich wachten, zelfs tot in het voorjaar van 2024. Wij hebben u in 2023 de Controleverordening en de Financiële verordening op dit aspect opnieuw laten vaststellen. Wij hebben hiervoor de modelverordening van de VNG als basis gebruikt. Ten aanzien van een belangrijk punt uit deze nieuwe wet- en regelgeving lopen we tegen het feit aan dat BakerTilly hier een andere interpretatie op heeft dan het accountantskantoor dat ons intern ondersteunt. Dit gaat over het punt begrotingscriterium. Hierover ontvangt u tegelijk met de aangepaste jaarstukken een separaat raadsvoorstel en –besluit.



Single Information Single Audit (SiSa): Sinds een aantal jaren worden Specifieke Uitkeringen door het Rijk (SPUK) niet meer met een aparte accountantsverklaring met SPUK verantwoord bij het Rijk, maar worden deze in de jaarstukken als SiSa-regeling mee verantwoord en doet de accountant bij de jaarrekeningcontrole tevens een uitspraak over deze SiSa-regelingen. Toen deze wijziging inging had Oldenzaal

Datum 5 juli 2024 Ons kenmerk UIT-24-13357 Paginanr. 3

een beperkt aantal SiSa-regelingen. Het Rijk heeft echter de afgelopen jaren steeds meer middelen door middel van SPUK’s geregeld. Dit leidt ertoe dat we inmiddels 28 van deze regelingen hebben. Dit aantal is de afgelopen jaren gestaag opgelopen. Ook dit leidt dus elk jaar tot extra controledruk en vraagt dus elk jaar meer tijd van de organisatie en van de accountant. 

Ambtelijke capaciteit: De coördinator van de jaarstukken heeft de organisatie verlaten, waardoor de jaarrekening, die het team Financiën het hele jaar voorbereidt, nu onder toenemende controledruk staat. Extra inge-huurde capaciteit en interne collega's waren niet voldoende ingewerkt, wat leidde tot inefficiënties. Het team Financiën ervaart elk voorjaar extra druk door de gecombineerde taken van jaarstukken, accountantscontrole, voorjaarsnota en kadernota. Het project Ambities en Middelen in Balans voegde dit jaar extra complexiteit toe, en het was moeilijk om in deze periode voldoende financials in te huren, wat ten koste ging van het werk aan de jaarstukken.



Planning accountant te optimistisch De accountant maakt de planning voor de jaarrekeningcontrole op basis van de bevindingen van de overdracht van de vorige accountant en de interimcontrole. Ook de accountant geeft aan te optimistisch te hebben gepland. Doordat we de laatste klant zijn voor deadline van de toezichthouder op 15 juli, is er ook in de planning van BakerTilly geen ruimte meer voor uitloop.

Stand van zaken Op dit moment zijn we weliswaar flink gevorderd met de jaarrekeningcontrole, maar nog onvoldoende om voor 15 juli een controleverklaring en verslag van bevindingen van de accountant te kunnen verwachten. We hebben inmiddels wel een aantal zaken in beeld die consequenties hebben voor de stukken zoals u die zijn voorgelegd ter behandeling. Zo hebben wij u reeds aangegeven in deze brief dat er een extra raadsbesluit nodig is ten aanzien van het begrotingscriterium. Daarnaast bent u in de auditcommissie door de accountant en de portefeuillehouder geïnformeerd over een aantal presentatie aanpassingen, met name in de balans en in de toelichtingen. Hiervoor zult u nog een aangepaste jaarrekening ontvangen en een overzicht met wijzigingen. Wij wachten hier wel mee tot de controle door de accountant helemaal is afgerond, dan wel dusdanig is gevorderd dat we alle wijzigingen in één keer kunnen voorleggen. Op dit moment is er geen aanleiding en zijn er geen signalen van de accountant die wijzen op een niet goedkeurende verklaring. Vervolg Bovenstaande heeft consequenties voor de behandeling in uw raad en voor de aanlevering bij de toezichthouder (provincie Overijssel).

Behandeling in uw raad Gezien de stand van zaken op dit moment, adviseren wij u als college om de behandeling van de jaarrekening in de raadsvergadering van 8 juli niet te laten plaatsvinden en adviseren wij u om dit bij het vaststellen van de agenda in de raadsvergadering te besluiten. Ons advies is om behandeling (en vaststelling) uit te stellen tot de eerstvolgende raadsvergadering na het zomerreces op 23 september 2024.

Datum 5 juli 2024 Ons kenmerk UIT-24-13357 Paginanr. 4

Uitstel aanvragen bij Gedeputeerde Staten Provincie Overijssel Aangezien de wet voorschrijft dat de jaarstukken van een gemeente, inclusief controleverklaring en verslag van bevindingen van de accountant, voor 15 juli ingediend moeten zijn bij de toezichthoudende provincie, zijn wij genoodzaakt hiervoor uitstel aan te vragen. Zowel ambtelijk als bestuurlijk is hier reeds contact over geweest. Organisatie en accountant zetten alles op alles om controle zo snel mogelijk af te ronden. Ambtelijk is er continu en constructief overleg om gezamenlijk de controle tot een bevredigend einde te brengen. Naderhand zullen beide partijen apart van elkaar en gezamenlijk het traject evalueren en lessen trekken voor de komende jaren. Indien wij gedurende het zomerreces de controle hebben afgerond en zekerheid hebben over een goedkeurende verklaring, informeren wij u zo spoedig mogelijk. Vanwege het zomerreces gaan wij ervan uit dat een informele mail volstaat. Voor de vaststelling van de jaarstukken op 23 september bieden wij u vanzelfsprekend de stukken openbaar en via de gebruikelijke weg aan. Tot slot Heeft u nog vragen naar aanleiding van deze brief? Neemt u dan contact op met Sander de Bruin, bereikbaar op telefoonnummer 0541-58 82 73.

Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders

de secretaris

Bijlagen -

de burgemeester