52389-2023 Rekenkamer NOT - Uitvraag onderzoek sociaal domein DLO

Uitvraag rekenkameronderzoek Sociaal Domein Dinkelland, Losser en Oldenzaal Onderzoek sociaal domein De rekenkamer van Dinkelland, Losser en Oldenzaal doet onderzoek naar het sociaal domein met als centrale onderzoeksvraag: In hoeverre functioneert het gemeentelijk sociaal domein voor inwoners daadwerkelijk doelmatig en doeltreffend, voornamelijk ten aanzien van preventie, participatie, zelfredzaamheid en individueel maatwerk? De onderzoeksvragen, het normenkader treft u aan in bijlage 1. In bijlage 2 is het plan van aanpak met planning opgenomen. Graag lichten we de onderzoeksaanpak ook toe aan de ambtelijke organisaties van de drie gemeenten. Toegang tot bronnen Graag doen we een beroep op de ambtelijke organisaties van de drie gemeenten om toegang te krijgen tot de bronnen nodig voor het onderzoek. Ter voorbereiding geven we alvast aan waarbij graag een beroep willen doen op de ambtelijke organisatie. Het gaat om een drietal zaken: 1. Ontvangen van documenten Onderdeel van het onderzoek is dat het beleid van het Sociaal Domein, de uitvoering daarvan en de verantwoording in beeld wordt gebracht.

Op voorhand denken wij aan de volgende documenten: - Meest recente beleidskaders sociaal domein (waaronder preventie) - Beleidsregels en verordeningen sociaal domein - Beleidsevaluaties in het sociaal domein en tussentijdse beleidsaanpassingen - Documenten over de uitvoering door de gemeente: jaarlijkse uitvoeringsplannen sociaal domein (Wmo, Jeugd en Participatie) - Documenten over de uitvoering door partners van de gemeente: verstrekte opdrachten aan de partners, uitvoeringsplannen en verantwoordingen van de partners - Verantwoordingen Wmo, Jeugdzorg en Participatiewet aan gemeenteraden, bijvoorbeeld monitor sociaal domein, clientervaringsonderzoeken, maar ook bestuursrapportages. - Jaarrekening en begroting en andere documenten uit de planning- en controlcyclus waarmee de raad geïnformeerd wordt. Een verwijzing of link naar het raadsinformatiesysteem volstaat. 2. Respondenten gemeente en partners Onderdeel van de aanpak zijn gesprekken met de medewerkers van de gemeenten en partners. Graag ontvangen we een voorstel met contactgegevens van onderstaande type respondenten. Uiteraard zullen wij de gemeente voorzien van een korte introducerende tekst (zie blok), Introducerende tekst professionals De Rekenkamer van de gemeenten Dinkelland, Losser en Oldenzaal doet onderzoek naar het functioneren van het sociaal domein.

Is dat doeltreffend en doelmatig voor de inwoners? Het onderzoek start bij de leefwereld van de bewoners, waarna vervolgens met professionals wordt gesproken die deze bewoners helpen. Het onderzoek eindigt met gesprekken met vertegenwoordigers (ambtelijk en bestuurlijk) van de gemeenten. Zo probeert de Rekenkamer de aansluiting te maken

1

tussen de leefwereld van de bewoners en de ‘systeemwereld’ van alle hulp en ondersteuning die voor deze bewoners vanuit de gemeente is georganiseerd. Graag gaan de onderzoekers van de Rekenkamer met u in gesprek over hoe de hulp en ondersteuning van de bewoners (Wmo, Jeugdzorg en Participatiewet/ Werk en Inkomen) uitpakt voor de bewoners. Wij denken aan de volgende gemeentelijke respondenten: - Wethouder(s) sociaal domein - Beleidsambtenaren sociaal domein: Wmo, Jeugd, Participatiewet en Preventie - Medewerkers kwaliteit / monitoring sociaal domein - Uitvoerend ambtenaren: consulenten toegang tot Wmo, Jeugd en Participatiewet (bv sociale dienst) Wij denken aan de professionals van partners die direct betrokken zijn bij het leveren van voorzieningen aan de inwoners: - Uitvoerende professionals lokale toegang (bijvoorbeeld van welzijnsorganisaties of GGD) - Medewerkers die preventieve interventies bieden: bv van welzijnsorganisaties en GGD - Praktijkondersteuners huisartsen - Medewerkers jeugdhulp en Wmo-begeleiding - Sociaal werkers (ouderen en jongeren) - Begeleiders van trajecten naar (beschermd/beschut) werk , medewerkers sociale werkvoorziening

3. Bewoners Het onderzoek start bij de bewoners die gebruik maken van hulp en ondersteuning vanuit de Wmo, Jeugdwet en Participatiewet. Hiervoor is de medewerking van de gemeente benodigd. In het kader van de AVG hebben wij een werkwijze ontwikkeld waarin we de gemeente zoveel mogelijk ontlasten. Wij hebben ervaring met opstellen van verwerkingsovereenkomsten in het kader van de AVG en kunnen de gemeente daarmee ontzorgen. Wij ondersteunen de gemeente door: - een heldere selectie te maken van inwoners op basis van aangeleverde totaaloverzichten van inwoners die gebruik maken van voorzieningen, - de gemeenten te voorzien van een duidelijke uitleg over het onderzoek waarmee zij bewoners kunnen informeren als zij hen vragen of zij deel willen nemen aan het onderzoek, - zodra een bewoner heeft aangegeven dat hij of zij wil meedoen, benaderen wij de inwoner voor het interview vervolgens zelf. Concreet zijn we op zoek naar een geanonimiseerd overzicht van bewoners die gebruik maken van hulp in 2022 en/of 2023: Grondslag Wmo

Jeugdwet

Participatiewet

Type ondersteuning Bewoners die gebruik maken van een vorm van Wmo-begeleiding Bewoners die gebruik maken van huishoudelijke hulp Bewoners die gebruik maken van een hulpmiddel of vervoersvoorziening Jeugdigen die gebruik maken van een preventieve voorziening (niet geïndiceerd) Jeugdigen die gebruik maken van kortdurende ondersteuning (maximaal 1 jaar) Jeugdigen die gebruik maken van langdurende ondersteuning (meer dan 1 jaar) Bewoners die gebruik maken van een inkomensondersteunende regeling

Uitvraag rekenkameronderzoek Sociaal Domein Dinkelland, Losser en Oldenzaal 2

Bewoners die gebruik maken van een gemeentelijke uitkering Bewoners die gebruik maken van begeleiding naar werk De onderzoekers trekken uit dit overzicht een gestratificeerde steekproef van 12 personen per wet, in totaal 36 personen. Daarvan willen we er vier per wet interviewen (12). We selecteren er drie keer zoveel zodat als een bewoner niet mee wil doen, gelijk de nummer 2 of 3 benaderd kan worden. Nu zijn er twee mogelijkheden om de bewoners te benaderen: de eerste mogelijkheid is dat de gemeente hen benadert met de vraag om mee te doen aan het onderzoek. Bij een positieve reactie kunnen dan met instemming van de bewoner de contactgegevens door worden gegeven aan de onderzoekers. Die benaderen dan de bewoner om een afspraak te maken. Dit blijkt in de praktijk de hoogste respons op te leveren. Een tweede route is dat de gemeente de contactgegevens verstrekt aan de onderzoekers zonder toestemming van de bewoner. Daarvoor is sowieso een verwerkersovereenkomst nodig tussen de gemeente en de rekenkamer/onderzoekers. Graag bespreken we welke route het best passend is. Introducerende tekst bewoners De Rekenkamer van de gemeenten Dinkelland, Losser en Oldenzaal doet onderzoek hoe de zorg, hulp en ondersteuning aan bewoners uitpakt. U krijgt of kreeg hulp van de gemeente.

Is of was die hulp effectief en sluit het aan bij uw situatie? Wat gaat goed en wat zou beter kunnen? Wat kan de gemeente van uw ervaring leren? Graag gaan de onderzoekers van de Rekenkamer met u in gesprek over hoe de hulp en ondersteuning voor u uitpakt.

Uitvraag rekenkameronderzoek Sociaal Domein Dinkelland, Losser en Oldenzaal 3

Bijlage 1: onderzoeksvragen en onderzoeksmodel De centrale onderzoeksvraag is: In hoeverre functioneert het gemeentelijk sociaal domein voor inwoners daadwerkelijk doelmatig en doeltreffend, voornamelijk ten aanzien van preventie, participatie, zelfredzaamheid en individueel maatwerk? De onderzoeksvragen zijn geordend langs de lijnen van de beleidscyclus zodat de doeltreffendheid en doelmatigheid kunnen worden bepaald. De nummers in onderstaande figuur corresponderen met de door u geformuleerde en door ons geordende onderzoeksvragen. Door de blokken in het schema in verband te brengen kan antwoord worden gegeven op de centrale onderzoeksvraag.

De deelvragen zijn geordend en op onderdelen opgeknipt naar dit onderzoeksmodel: Systeemwereld: doelen en uitvoeringsstrategie 1. Welke gemeentelijke beleidsregels, regelingen en voorzieningen zijn er binnen het gemeentelijk sociaal domein en welke rol spelen preventie, participatie, zelfredzaamheid en individueel maatwerk? 2. Welke doelgroepen zijn te onderscheiden binnen het gemeentelijk sociaal domein? 3. In hoeverre wordt binnen het gemeentelijk sociaal domein ruimte gegeven voor individueel maatwerk? 4. In hoeverre worden binnen het gemeentelijk sociaal domein beleid, beleidsregels en werkwijzen aangepast op basis van ervaringen van professionals in de uitvoering, en op basis van ervaringen, bezwaren en klachten van inwoners? Leefwereld: uitvoeringspraktijk, ervaringen en resultaten: 5. Wat zijn in elk van de doelgroepen de ervaringen als het gaat om de uitvoering van het beleid en de handhaving? 6. In hoeverre is de uitvoering van het beleid (en tevens de handhaving) in het gemeentelijke sociale domein doelmatig? 7. In hoeverre wordt maatwerk feitelijk toegepast?

Uitvraag rekenkameronderzoek Sociaal Domein Dinkelland, Losser en Oldenzaal 4

8. In hoeverre zijn de uitvoering van het beleid (en tevens de handhaving) in het gemeentelijk sociaal domein doeltreffend, onder meer ten aanzien van preventie, participatie en zelfredzaamheid van inwoners?

Normenkader Onderdeel onderzoeksmodel Doelbereik

Vraag

Norm

In hoeverre zijn de uitvoering van het beleid (en tevens de handhaving) in het gemeentelijk sociaal domein doeltreffend, onder meer ten aanzien van preventie, participatie en zelfredzaamheid van inwoners?

De gemeente beschikt over analyses op het doelbereik en deze analyses bieden inzicht in het doelbereik. Uit de analyse van de gemeente en de ervaringen van inwoners en uitvoerende professionals blijkt

Uitvoeringsstrategie

Uitvoeringspraktijk

Resultaten

Welke doelgroepen zijn te onderscheiden binnen het gemeentelijk sociaal domein? Welke gemeentelijke beleidsregels, regelingen en voorzieningen zijn er binnen het gemeentelijk sociaal domein en welke rol spelen preventie, participatie, zelfredzaamheid en individueel maatwerk? In hoeverre wordt binnen het gemeentelijk sociaal domein ruimte gegeven voor individueel maatwerk? In hoeverre worden binnen het gemeentelijk sociaal domein beleid, beleidsregels en werkwijzen aangepast op basis van ervaringen van professionals in de uitvoering, en op basis van ervaringen, bezwaren en klachten van inwoners? In hoeverre is de uitvoering van het beleid (en tevens de handhaving) in het gemeentelijke sociale domein doelmatig?

dat doelen bereikt worden. Geen norm, beschrijvend Geen norm, beschrijvend

Geen norm, beschrijvend

Sprake is van een continu en gestructureerd proces van leren en verbeteren waarbij de perspectieven van inwoners, uitvoerende professionals en ingediende klachten zijn betrokken. De uitvoeringskosten van de gemeente en de partners zijn niet hoger dan in vergelijkbare gemeenten.

In hoeverre wordt maatwerk feitelijk toegepast?

Maatwerk wordt toegepast wanneer dat evident

Wat zijn in elk van de doelgroepen de ervaringen als het gaat om de uitvoering van het beleid en de handhaving?

De ervaringen van de doelgroepen over de

nodig is volgens professionals en bewoners. uitvoering en de handhaving zijn positief.

Uitvraag rekenkameronderzoek Sociaal Domein Dinkelland, Losser en Oldenzaal 5

Bijlage 2: Plan van aanpak In het plan van aanpak zijn de fasen van het onderzoeksvoorstel uitgewerkt. Daarin zijn ook de overlegmomenten met de rekenkamer opgenomen.  Fase 1: Startbijeenkomst (heeft reeds plaatsgevonden) In het fysieke startgesprek met de rekenkamer stelt u de definitieve onderzoeksvragen, het plan aanpak (methoden) en het normenkader vast. Dit onderzoeksvoorstel geldt als basis voor de bespreking. In het startgesprek staan we met elkaar stil bij de wijze waarop we u als opdrachtgever op de hoogte zullen houden tijdens het onderzoekstraject. Ook maken we afspraken hoe de onderzoekers toegang krijgen tot de gewenste documenten en verkennen we welke respondenten we zouden willen spreken.  Fase 2: Leefwereld: interviews met inwoners Na de startbijeenkomst starten we eerst vanuit het perspectief van de leefwereld van de inwoners. Daarmee staat de leefwereld van de inwoners centraal in het onderzoek. We stellen voor om aan de hand van een casusonderzoek met 12 inwoners per gemeente (in totaal 36 interviews) die een beroep hebben gedaan op de voorzieningen vanuit één of meer van de drie wetten na te gaan in hoeverre de wijze waarop de gemeenten het hebben georganiseerd goed uitpakt op het vlak van preventie, participatie, zelfredzaamheid en maatwerk.

We richten ons in deze interviews op hoe inwoners de uitvoering ervaren, of zij vinden dat maatwerk wordt toegepast en hoe doelmatig en doeltreffend zij de uitvoering ervaren. We maken van elk interview een verslag dat ter accordering wordt voorgelegd aan de betreffende respondent. We stellen voor om tot een selectie te komen met een differentiatie tussen de gesproken bewoners in: - Wmo, jeugdzorg en participatie - In welk jaar de ondersteuning is gestart/mogelijk afgerond (2021 en 2022), - Aard van de ondersteuning (voorliggend, preventief, specialistisch) - Duur van het traject (langer- en korter durend) Hiervoor is de medewerking van de gemeente benodigd. In het kader van de AVG hebben wij een werkwijze ontwikkeld waarin we de gemeente zoveel mogelijk ontlasten. Wij hebben ervaring met opstellen van verwerkingsovereenkomsten in het kader van de AVG en kunnen de gemeente daarmee ontzorgen.

Wij ondersteunen de gemeente door: - een heldere selectie te maken van inwoners op basis van aangeleverde totaaloverzichten van - inwoners die gebruik maken van voorzieningen, de gemeenten te voorzien van een duidelijke uitleg over het onderzoek waarmee zij inwoners kunnen informeren als zij hen vragen of zij deel willen nemen aan het onderzoek, zodra een inwoner heeft aangegeven dat hij of zij wil meedoen, benaderen wij de inwoner voor het interview vervolgens zelf de inwoner te vragen of deze toestemming geeft om ook een de uitvoerende medewerker van de gemeente en de uitvoerder van de ondersteuning te benaderen voor een ontwikkelkamer. Zo bouwen we aan de hand van deze 36 interviews het beeld van de uitvoering op en krijgt u zicht op de leefwereld. Het levert met deze aantallen uiteraard nooit een volledig statistisch representatief beeld op, maar wij checken steeds bij de betrokken uitvoerende medewerkers van de gemeente en de professionals van uitvoerders in welke mate de gevolgde werkwijze en gang van zaken van de casus representatief is voor het algemene beeld van de praktijk.

Uitvraag rekenkameronderzoek Sociaal Domein Dinkelland, Losser en Oldenzaal 6



Fase 3: Systeemwereld: documentenanalyse, ontwikkelkamer met professionals, groepsinterviews met beleidsmakers en optioneel sessie met gemeenteraad. De fase systeemwereld starten we met een documentanalyse. Daaruit halen we een extra antwoord op de onderzoeksvragen naast de ervaringen van de inwoners die reeds zijn opgehaald in de vorige fase. Enkele documenten die wij in ieder geval bestuderen van elk van de drie gemeenten: Beleidskaders sociaal domein over de te onderzoeken periode Beleidsevaluaties in het sociaal domein, beleidsaanpassingen Uitvoering intern en extern: opdracht, uitvoeringsplannen, verantwoordingen, vaststellingen, etc. Verantwoordingen Wmo, jeugdzorg en participatie aan gemeenteraden Jaarrekening en begroting en andere documenten uit de planning- en controlcyclus waarmee de raad geïnformeerd wordt Ontwikkelkamers per gemeente met betrokken uitvoerders van gemeente en partners Met de uitkomsten van de interviews van de inwoners waarin we de ervaringen vanuit de leefwereld hebben opgehaald en de eerste beantwoording op basis van de documentenanalyse gaan we in gesprek met de professionals van de gemeenten en partners die direct betrokken zijn met het leveren van voorzieningen aan de inwoners. Aan deze professionals vragen we om de ontwikkelpunten te benoemen die de huidige uitvoering in de weg staan of niet.

Maar ook of de inrichting en de ontwikkelpunten een beter doelbereik in de weg staan. Zo laten we hen reflecteren op de uitvoeringspraktijk en de bereikte resultaten. De uitkomst van de sessie zal aandachtspunten geven waarmee de professionals direct zelf aan de slag kunnen gaan en aandachtspunten die op een ander meer beleidsmatig niveau moeten worden besproken en besloten. We plannen in totaal drie ontwikkelkamers met een twaalftal professionals in op niveau van elke gemeente. Het verslag van de ontwikkelkamer wordt voorgelegd aan de betrokken professionals. Gesprekken met betrokken beleidsambtenaren en portefeuillehouders: 3 groepsinterviews Op basis van de uitkomst van de interviews met inwoners, de ontwikkelkamer met de professionals en de documentenanalyse maken we gespreksprotocollen voor 3 groepsinterviews op niveau van elke gemeente met de betrokken beleidsambtenaren en betrokken portefeuillehouders. Van elk gesprek stellen wij een gespreksverslag op dat ter accordering wordt voorgelegd aan de betreffende respondent. Werksessie met de raad (1 fysiek groepsinterview per gemeente) In deze fase bieden we aan om een werksessie met de gemeenteraad te houden. Tijdens de sessie met de raad zullen we in ieder geval ingaan de rollen die de raad heeft bij de uitvoering van het sociaal domein in kaderstelling en controle.

We zullen daarin terugblikken op hoe de raad nu kaders heeft verstrekt en stuurt op het sociaal domein en hoe de raad deze sturing wenst vorm te geven in de toekomst.  Fase 4: Nota van bevindingen Het onderzoeksteam weegt de inbreng vanuit alle bronnen en komt tot een conceptrapportage. Deze conceptrapportage inclusief een eerste toetsing aan het normenkader zal ter bespreking worden voorgelegd aan de rekenkamer. Dat leidt tot een volgende opbouw van de rapportage: Samenvatting, Hoofdstuk 1: Inleiding, Hoofdstuk 2: Bevindingen jeugdzorg, Hoofdstuk 3: Bevindingen Wmo, Hoofdstuk 4: Bevindingen Participatie, Hoofdstuk 6: Conclusies en aanbevelingen, Hoofdstuk 7: Bestuurlijke reactie en nawoord van de rekenkamer, Bijlagen per gemeente. De conceptnota van bevindingen inclusief conclusies en aanbevelingen bespreken we met de rekenkamer. De conceptnota bevat tevens een toetsing aan het normenkader, die in de versie voor de ambtelijke wederhoor weggelaten wordt. Deze passen we aan tot een definitieve nota van bevindingen voor de ambtelijke wederhoor.

Uitvraag rekenkameronderzoek Sociaal Domein Dinkelland, Losser en Oldenzaal 7

 Fase 5 en 6: Hoor en wederhoor en eindrapportage De nota van bevindingen gaat voor ambtelijk hoor en wederhoor (toets op feitelijke juistheid). De reacties hierop worden door ons onderzoeksteam gewogen en verwerkt. De verwerking van de reacties zal in separate documenten worden bijgehouden. De rekenkamer stelt het voorstel voor verwerking vast. Ons onderzoeksteam voegt aan de aangepaste nota van bevindingen een voorstel voor conclusies en aanbevelingen toe. De rekenkamer stelt deze, na aanpassingen, vast. Daarna wordt de rapportage voor bestuurlijke hoor en wederhoor toegezonden aan het college. Nadat de reactie van het college is ontvangen, stelt de rekenkamer de eindrapportage vast. Voor een toegankelijke presentatie van de bevindingen maken we een korte samenvatting van de belangrijkste uitkomsten. Dit doen we in de vorm van een infographic. Zo kunnen we onder andere voor de drie domeinen van het sociaal domein per gemeente de uitkomst van het onderzoek inzichtelijk maken. Hier hebben we vanuit eerdere opdrachten goede ervaringen mee. Dit vormt dat de basis voor een presentatie aan de raad. Planning Fase

Activiteit

Start

Gereed

1

Startbijeenkomst

Oktober 23

Oktober 23

2

Leefwereld

November 23

December 23

3

Systeemwereld

Januari 24

Februari 24

4

Systeemwereld optioneel sessie gemeenteraad

Februari 24

Februari 24

5

Nota van bevindingen

Februari 24

Maart 24

6

Hoor en wederhoor

Maart 24

Maart 24

7

Eindproduct

April 24

April 24

Uitvraag rekenkameronderzoek Sociaal Domein Dinkelland, Losser en Oldenzaal 8