3b - UIT-21-13020 Beantwoording schriftelijke vragen CDA inzake MijnOverheid

Secretariaat van de fractie CDA s.tenvergert@oldenzaal.nl

Ganzenmarkt 1 Postbus 354 7570 AJ Oldenzaal Telefoon (0541) 58 81 11 14+ netnummer 14 0541 E-mail info@oldenzaal.nl Internet www.oldenzaal.nl Bezoekadres Postadres

Datum 11 januari 2022 Onderwerp Beantwoording schriftelijke vragen inzake MijnOverheid Uw brief van 12 december 2021 Uw kenmerk Ons kenmerk UIT-21-13020 Zaaknummer Behandeld door Monique Pegge Telefoonnummer (0541) 58 82 29 Bijlage(n)

Geachte heer ten Vergert, Op 12 december ontvingen wij uw schriftelijke vragen over de Berichtenbox van MijnOverheid. Via deze brief geven wij antwoord op uw vragen. 1. Waarom is het niet gelukt om eind 2017 aangesloten te zijn op de Berichtenbox van MijnOverheid? MijnOverheid is het landelijk gerealiseerde, digitale portaal waar de inwoner terecht kan voor uiteenlopende overheidsdiensten. We onderscheiden binnen MijnOverheid de onderstaande functies. 1. Persoonlijke gegevens. Hier ziet de burger hoe hij geregistreerd is bij de overheid, zoals adres-, werk- of uitkeringsgegevens. Dit onderdeel is ook beschikbaar voor inwoners van Oldenzaal. 2. Berichtenbox. Dit is de eigen, beveiligde postbus voor de inwoner voor het ontvangen en bewaren van berichten van de overheid. Uw vraag betreft het onderdeel Berichtenbox. Via de Berichtenbox van MijnOverheid krijgen inwoners de mogelijkheid om bepaalde berichten van de gemeente Oldenzaal digitaal te ontvangen in plaats van op papier, inclusief een notificatie bij nieuwe berichten. Per 2 mei 2019 heeft Oldenzaal de technische aansluiting op MijnOverheid gerealiseerd. Inmiddels is de tekst op de startpagina ook aangepast: “De gemeente Oldenzaal is technisch aangesloten bij MijnOverheid. Wij onderzoeken de mogelijkheden om u via deze weg documenten aan te bieden”.

De inrichting, implementatie en het gebruik van de Berichtenbox van MijnOverheid heeft tot op heden nog niet plaatsgevonden. Dit heeft een aantal oorzaken. 

De belangrijkste oorzaak is het ontbreken van de functionaliteit om bestanden om te zetten en te controleren in het informatiesysteem waarmee we zijn aangesloten bij MijnOverheid. Hier-

Datum 11 januari 2022 Ons kenmerk UIT-21-13020 Paginanr. 2









door kunnen we in onze werkprocessen nog niet op een goede manier gebruik maken van de Berichtenbox. Ons informatiesysteem moet een aantal inhoudelijke controles en automatische verwerkingen uitvoeren op bestanden die we willen aanbieden aan MijnOverheid. Bestanden moeten eerst omgezet worden naar PDF/A en een definitieve status krijgen voordat ze aangeboden kunnen worden aan de Berichtenbox. Het omzetten gebeurt door de software batchgewijs één keer per uur. Voor een zaakbehandelaar betekent dit dat hij/zij in het slechtste geval een uur moet wachten voordat een document aangeboden kan worden aan de Berichtenbox. Dit is zeer inefficiënt. De maximale (gezamenlijke) grootte van de persoonlijke bijlagen in een MijnOverheid bericht is 500 KB. Een bericht kan maximaal twee bijlagen bevatten. De 500 KB is gebaseerd op de grootte van de bijlagen tezamen. Veel ongelezen/kwijtgeraakte berichten. De mensen die hun MijnOverheid-account hebben geactiveerd, ontvangen daarna berichten van de aangevinkte organisaties via de Berichtenbox. Uit klachten bij de Nationale Ombudsman en Omroep Max blijkt dat mensen na activering problemen ondervinden in het gebruik van de Berichtenbox. Mensen blijken berichten te missen en ondervinden daar nadeel van.

Volgens Logius is 46 procent van de verstuurde berichten na drie weken nog altijd niet geopend (Groot deel berichten in MijnOverheid na zes weken nog niet gelezen - Security.NL). Dit betekent dat we altijd een back-up proces moeten inzetten. De Berichtenbox is eenrichtingsverkeer. De klant kan geen antwoord terugsturen of een document uploaden. Dit kan via MijnLoket (de lokale variant voor MijnBerichtenbox) wel. Omdat we in onze dienstverlening de interactie met de klant erg belangrijk vinden zien we het eenrichtingsverkeer wel als een beperking. De Berichtenbox leent zich uitstekend voor het versturen van bulkverzendingen. Via het Gemeentelijk Belastingkantoor Twente worden de gemeentelijke aanslagen voor Oldenzaal al verstuurd via de Berichtenbox van MijnOverheid. Hiermee is voor Oldenzaal de grootste bulkverzending weggenomen. Eind 2019 is er een intern onderzoek geweest naar de mogelijkheid van overige bulkverzendingen in Oldenzaal via de Berichtenbox. Hierbij kwamen de volgende conclusies naar voren waaruit blijkt dat verzenden als bulkverzending niet altijd nuttig is. ○ Voor een aantal bulkverzendingen geldt dat deze nu niet op persoonlijke titel verstuurd worden, maar op adres (Aan de bewoners van …). Dit betreft vaak brieven om omwonenden te informeren over overlast door werkzaamheden, waarbij de planning van tevoren niet altijd exact vast staat.

Om deze brieven via een bulkverzending te versturen, is het noodzakelijk om deze brieven te personaliseren middels een BSN-nummer. Een extra handeling dus. Doordat in onze BRP geen hoofdbewoner wordt geïdentificeerd, is niet snel te achterhalen aan welke persoon op het betreffende adres de brief geadresseerd moet worden. Om onze inwoners goed te informeren wachten we met het verzenden van deze brieven vaak tot de exacte planning wel bekend is. Aanleveren als bulkverzending zorgt dan voor een langere doorlooptijd. ○ Een bedrijf dat postverzendingen uitvoert voor overheidsorganisaties (zoals DataB), heeft nog maar een beperkt aantal andere bulkstromen voor de Berichtenbox die zij voor andere gemeenten verzorgen naast die van de belastingen. Dit betreft het aanschrijven voor verlopen reisdocumenten en het toesturen van periodieke verklaringen. Voor deze twee stromen is er binnen Oldenzaal onvoldoende omvang om de businesscase rond te krijgen via een bedrijf als DataB. Naarmate meer inwoners aangesloten zijn op de BerichtenBox MijnOverheid, wordt het digitaal versturen via DataB voor wat betreft de portokosten aantrekkelijker. Ten tijde van het onderzoek lag het omslagpunt voor Oldenzaal ver boven het landelijk gemiddelde van aangesloten inwoners bij MijnOverheid.

Datum 11 januari 2022 Ons kenmerk UIT-21-13020 Paginanr. 3

2. Vanaf wanneer kunnen Oldenzalers wel digitaal post van de gemeente Oldenzaal ontvangen via de Berichtenbox? Op 1 november 2021 heeft onze ICT-leverancier een software release beschikbaar gesteld waarin nieuwe functionaliteit is doorgevoerd om MijnOverheid Berichtenbox in te zetten in de workflow van ons informatiesysteem. Het veranderen van de status van een document en het omzetten van bestanden naar PDF/A vindt vanaf dan automatisch plaats. Het informatiesysteem controleert ook automatisch of een bestand aan alle vereisten voldoet die de Berichtenbox stelt. Hierdoor is het laagdrempeliger geworden om gebruik te gaan maken van de mogelijkheid individuele post via MijnOverheid Berichtenbox te verzenden. Daarnaast moet ook de inrichting van ons eigen systeem, dus naast de software die beschikbaar komt, worden aangepast. Op dit moment zijn we bezig om de mogelijkheden te verkennen. We hebben ervoor gekozen te starten met het product aanvraag vergunning/beschikking. Na het inrichten wordt eerst zorgvuldig getest. We streven ernaar om uiterlijk in het 3e kwartaal 2022 de eerste berichten via de Berichtenbox aan te bieden aan onze inwoners. Let wel, ook dan moeten we nog steeds rekening houden met de eerdergenoemde beperkingen van het systeem: maximale capaciteit voor een bericht tot 500 KB, eenrichtingverkeer en het risico van ongelezen notificatieberichten.

De documenten die niet voldoen worden dan alsnog op papier verzonden. Tot slot Heeft u vragen? U kunt dan contact opnemen met Monique Pegge, bereikbaar via telefoonnummer (0541) 58 81 11 of m.pegge@oldenzaal.nl. Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders

de secretaris

de burgemeester