3 - UIT-22-13130 Raadsinfobrief voorgesteld besluit AB Samen Twente over voortgang GGiD

RAADSINFOBRIEF Aan de leden van de raad en de forumleden

Ganzenmarkt 1 Postbus 354 7570 AJ Oldenzaal Telefoon (0541) 58 81 11 14+ netnummer 14 0541 E-mail info@oldenzaal.nl Internet www.oldenzaal.nl Bezoekadres Postadres

2 november 2022 Onderwerp Voorgesteld besluit Algemeen Bestuur Samen Twente over voortgang GGiD

Datum college

Uw brief van Uw kenmerk Ons kenmerk

UIT-22-13130

Zaaknummer

Carlijn Kip (0541) 58 8111 Bijlage(n) 1

Behandeld door Telefoonnummer

Geachte leden van de raad en forumleden, Met deze brief informeren wij u over de stand van zaken van het digitaal dossier voor de jeugdgezondheidszorg (het GGiD) van GGD Twente. Tot onze spijt moeten wij u laten weten dat het algemeen bestuur van SamenTwente (waar GGD Twente onderdeel van is) op 2 november 2022 heeft moeten besluiten om te stoppen met het ontwikkelen van het GGiD. Dit besluit valt ons zwaar, mede vanwege de financiële consequenties voor SamenTwente en voor de deelnemende gemeenten. Echter, alles overwegende is dit het besluit dat het algemeen bestuur nu heeft moeten nemen. Met deze brief informeren wij u over dit besluit, de consequenties en leest u wat de vervolgstappen zijn. Ambitie voor een eigentijdse dossierapplicatie Vanaf 2008 bestaat er voor gemeenten een wettelijke verplichting om binnen de jeugdgezondheidszorg gegevens digitaal vast te leggen. In 2016 is GGD Twente gestart met voorbereidingen om te komen tot een nieuw digitaal dossier. Dit was noodzakelijk omdat de leverancier van MLCAS aangaf het systeem niet verder te zullen ontwikkelen. GGD Twente wilde graag een eigentijdse nieuwe dossierapplicatie met meer mogelijkheden voor inwoners van Twente en professionals van de jeugdgezondheidszorg (JGZ). Het nieuwe dossier moest ervoor zogen dat professionals beter toegerust zijn en overal toegang hebben tot dossiers.

Daarnaast moest het digitaal dossier het mogelijk maken voor ouders en/of kinderen om toegang te hebben tot onderdelen van het dossier. Belangrijke criteria zijn ‘kwaliteit van de dienstverlening’ en ‘goed passende ondersteuning voor de professional’. De GGD-en in Hollands Noorden en regio Utrecht hadden dezelfde ambities en we hebben besloten samen te werken aan een eigentijds dossierapplicatie voor de jeugdgezondheidszorg. De markt voor dergelijke applicaties bood op dat moment geen product dat voldeed aan de wensen en

Datum 2 november 2022 Ons kenmerk UIT-22-13130 Paginanr. 2

eisen van de GGD-en om het werkproces van de jeugdgezondheidszorgprofessional te ondersteunen. Daarom is besloten opdracht te geven aan een ontwikkelaar om een dergelijk systeem voor ons te gaan ontwikkelen. Dat is het GGiD. Verloop van het digitaal dossier voor de jeugdgezondheidszorg Het proces om te komen tot het GGiD verliep zeer moeizaam. De bestuurscommissie publieke gezondheid (tot 1 juli 2021), het dagelijks bestuur en algemeen bestuur van SamenTwente zijn geïnformeerd over dit moeizame verloop van het GGiD. Uw raad is geïnformeerd, onder andere via de reguliere planning en control cyclus van SamenTwente (en daarvoor Regio Twente). Daarnaast bent u op de volgende momenten door ons geïnformeerd: - 23 april 2018 door middel van een raadsvoorstel om het al dan niet kenbaar maken van wensen en bedenkingen ten aanzien van het oprichten van de coöperatieve vereniging met uitgesloten aansprakelijkheid van de GGD-en Twente, Regio Utrecht en Hollands Noorden; - 11 februari 2020 door middel van een raadsinfobrief over de ontwikkelingen omtrent de GGiD. Waarin gecommuniceerd is over de vertraging in het proces en de bijbehorende extra kosten van €500.000 die de GGD Twente binnen acht jaar af schrijft en waarmee de GGD binnen de begroting blijft; - 26 april 2022 door middel van een raadsinfobrief over de voortgang van de ontwikkeling van het GGiD.

Waarin gecommuniceerd is over de impasse die is ontstaan doordat het product dat door de leverancier werd aangeboden, naar de mening van de GGD-en niet voldeed aan de overeengekomen opdracht. De GGD-en hebben daarom op 4 maart 2022 een aanvraag voor een voorlopig deskundigenbericht ingediend bij de rechtbank. In de afgelopen jaren werd de implementatie van het dossier diverse keren uitgesteld. Omdat hetgeen door de leverancier ter oplevering werd aangeboden, volgens de GGD-en nog niet gebruiksklaar was. Hierin is het scenario om te stoppen met het dossier overigens nog niet expliciet aan de orde geweest, omdat er steeds alles aan is gedaan om het dossier tot een succes te brengen en de gedane investering niet teniet te laten gaan. Met de leverancier is continu overleg geweest over zowel de financiële verplichtingen van partijen als de inhoud van een plan van aanpak voor afronding van de nog resterende werkzaamheden, om te komen tot een werkend GGiD overeenkomstig de verleende opdracht. Gedurende het ontwikkeltraject zijn onder meer externe toetsingen gedaan op o.a. kwaliteit, functionaliteit, privacy en rechtmatigheid. Daar waar nodig heeft bijsturing plaats gevonden. Met de leverancier is echter een blijvend verschil van inzicht ontstaan over de kwaliteit en functionaliteit van het GGiD. Daarmee is een impasse ontstaan.

Voor de GGD-en is en blijft het van groot belang dat de jeugdgezondheidsprofessionals goed toegerust zijn om hun werk te kunnen doen. Daarvoor hebben zij een goed digitaal dossier nodig. Een goed digitaal dossier draagt namelijk bij aan onze dienstverlening aan de Twentse inwoners. Besluit algemeen bestuur 2 november 2022 De ontwikkeling van het digitaal dossier is nu op een punt beland waar een duidelijke keuze over stoppen of doorgaan niet langer kan worden uitgesteld. De grenzen van rechtmatigheid van het huidige contract met de leverancier zijn bereikt. Tot en met het voorjaar 2020 was er voldoende vertrouwen in een goede afloop van het programma. Het vertrouwen werd in de loop van de tijd minder doordat interventies niet alsnog tot het gewenste resultaat leidden. Vanaf halverwege 2020 zijn diverse interventies gedaan om de samenwerking te verbeteren en oplevering van het GGiD

Datum 2 november 2022 Ons kenmerk UIT-22-13130 Paginanr. 3

alsnog te realiseren. Dit heeft niet geresulteerd in een werkbaar dossier. De afgelopen maanden zijn gebruikt om verschillende mogelijkheden te onderzoeken en voorbereidingen te treffen voor het instellen van (juridische) maatregelen om alsnog te komen tot een werkbaar systeem dat de professionals helpt bij hun werk. Dit heeft niet tot het gewenste resultaat geleid. Dit alles overwegende heeft het algemeen bestuur van SamenTwente besloten te stoppen met het GGiD. Dit moeilijk besluit is ook genomen door de andere twee GGD-en. Op 13 oktober jl. is het algemeen bestuur vertrouwelijk geïnformeerd over dit besluit. Op 14 oktober jl. werden de betrokken ambtenaren van de 14 gemeenten vertrouwelijk ingelicht. Op verzoek van de gemeenten zijn op vrijdag 28 oktober en maandag 31 oktober twee aanvullende sessies (ambtelijk en bestuurlijk) geweest om over dit onderwerp verder geïnformeerd te worden. Wij, het college van Oldenzaal betreuren het besluit en de consequenties hiervan. Wij steunen wel de keuze voor het stoppen met de ontwikkeling van het GGiD, maar vinden dat het besluit onder te grote tijdsdruk moest worden genomen. Met een amendement hebben we geprobeerd meer tijd te creëren voor de besluitvorming, maar dit heeft in het algemeen bestuur onvoldoende steun gekregen.

Een tweede door ons ingebracht amendement over onder andere een gedegen dekking van alle – ook nu nog niet bekende – kosten, over een grondige onafhankelijke evaluatie, en over het proces van een nieuwe aanbesteding is unaniem in het algemeen bestuur aangenomen. De consequenties van het geamendeerde besluit worden hieronder toegelicht. Financiële consequenties van stoppen Door te stoppen met het GGiD, moeten de GGD-en vanuit boekhoudregels (Besluit Begroting en Verantwoording) de gedane investering afboeken. Dit betekent dat er een forse desinvestering is gedaan. Het is geld waarmee alle betrokkenen goede dingen hadden willen doen voor de gezondheid van inwoners van Twente. De totale investering betreft ongeveer €13 miljoen voor drie GGDen. Voor de GGD Twente gaat het om een investering van ongeveer €4,16 miljoen. Door de afboeking ontstaat een tekort in onze jaarrekening 2022. Het algemeen bestuur heeft op 2 november 2022 opdracht gegeven aan het dagelijks bestuur om voor december 2022 met scenario’s te komen voor de dekking van de gemaakte en nog te maken kosten en dit ter besluitvorming terug te leggen bij het algemeen bestuur. Welke eventuele financiële consequenties dit kan hebben voor de gemeenten, wordt hierin uitgewerkt. Continuïteit dienstverlening JGZ Het werk van de jeugdgezondheidszorg kan doorgaan, waarbij gebruik wordt gemaakt van het oude digitale dossier.

Hoewel dit systeem niet meer past in de ambities die GGD Twente heeft, is hiermee de continuïteit van de dienstverlening van de JGZ gewaarborgd. Besluit over vervolg Het dagelijks bestuur heeft opdracht gegeven om met een procesvoorstel terug te komen bij het algemeen bestuur, om te komen tot een nieuw bestaand digitaal dossier inclusief een dekkingsvoorstel. Een definitief besluit over de wijze van contractafwikkeling wordt zo spoedig mogelijk genomen door het algemeen bestuur.

Datum 2 november 2022 Ons kenmerk UIT-22-13130 Paginanr. 4

Tot slot heeft het algemeen bestuur opdracht gegeven om een onafhankelijk externe evaluatie uit te voeren naar het totale proces van totstandkoming van het GGiD, inclusief de rol van bestuur. De externe moet een ter zake deskundige zijn van buiten de regio Twente. Vervolgstappen niet allemaal direct openbaar Het besluit van de 3 GGD-en om te stoppen met het ontwikkelen van het GGiD is een besluit dat openbaar wordt gedeeld. Niet alle informatie kan direct openbaar worden gemaakt. Er moet eerst een bestuurlijk besluit worden genomen over de wijze van contractafwikkeling. Want veel informatie om tot dit besluit te komen betreft bedrijfsgevoelige (zowel voor GGD-en als leverancier) informatie. Openbaarmaking op dit moment kan de economische, juridische en/of financiële positie van de GGD-en schaden en daarmee de uitkomst van het proces ongewenst beïnvloeden. Afsluiting Wij gaan ervanuit u hiermee voor dit moment voldoende te hebben geïnformeerd. A.s. donderdag 3 november om 20.00 uur, hebben we de fractievoorzitters uitgenodigd voor een extra informatiesessie. Wij zullen u op de hoogte houden van het vervolg en nadere informatie die volgt met u delen.

Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders

de secretaris

de burgemeester

Bijlagen: 1. Gewijzigde AB besluit 2 november 2022