3 - UIT-21-13005 Raadsinfobrief Plan van aanpak Evenementenbeleid

UW

v Gemeente

RAADSINFOBRIEF Aan de leden van de raad en de forumleden

Oldenzaal Bezoekadres Ganzenmarkt 1 Postadres Postbus 354

7570 AJ Oldenzaal Telefoon (0541)58 81 11 14+ netnummer 14 0541 E-mail info@oldenzaal.nl Internet www.oldenzaal.nl

Datum college Onderwerp

21 december 2021 Plan van aanpak evenementenbeleid

Uw brief van Uw kenmerk Ons kenmerk

UIT-21-13005

Zaaknummer Behandeld door Telefoonnummer

Mirjan Klok (06) 28 53 62 48

Bijlage(n)

Geachte leden van de raad en forumleden, Graag informeren wij u over de aanpak van het evenementenbeleid Oldenzaal, met als doel een actueel en goed onderbouwd integraal evenementenbeleid, waarin alle aspecten rondom evene­ menten een plek krijgen. Aanleiding In 2020 is de “Nota regels evenementen Oldenzaal” opgesteld, waarin onder meer beleidsregels staan voor evenementenvergunningen. Oldenzaal heeft echter geen integraal evenementenbeleid. De kansen en uitdagingen zoals geschetst in de stadsvisie en nota recreatie en toerisme vragen om een integrale afweging van de wijze waarop Oldenzaal haar evenementenbeleid wil neerzetten en uitvoeren. Zowel organisatoren als de gemeente hebben behoefte aan een helder beleid waarin alle aspecten rondom evenementen samenkomen, zoals subsidiering, rol gemeente, impact op de omgeving (geluid, belasting omgeving), etcetera. Het belang van evenementen voor Oldenzaal Evenementen zijn belangrijk voor de gemeente Oldenzaal. Evenementen brengen levendigheid en vertier, zijn laagdrempelig en daardoor toegankelijk voor een breed publiek. Daarnaast hebben evenementen een positieve invloed op de economische vitaliteit van Oldenzaal en leveren ze een bijdrage aan de werkgelegenheid. Horeca, detailhandel en verblijfsaccommodaties profiteren van evenementen en de ondernemers in de binnenstad en op het Hulsbeek hechten veel waarde aan evenementen.

Tot slot zorgen evenementen voor een algemene imagoversterking van de stad. Oldenzaal staat bekend om een aantal grote evenementen: de Grote Twentse Carnavalsoptocht de Boeskool is Lös en Twente Ballooning. Maar minstens zo belangrijk zijn de in omvang wat klei­ nere evenementen. Vaak voor en door Oldenzalers, maar zeker ook aantrekkelijk voor bezoekers en toeristen. Wij willen graag dat de mensen naar Oldenzaal komen, om onze stad te beleven. Want we hebben veel te bieden. Een bezoek aan een evenement is een mooie aanleiding om het

21 december 2021 UIT-21-13005 Paginanr. 2 Datum

Ons kenmerk

bezoek te verlengen of om daarna vooral nog eens terug te komen. Daarnaast geeft het aantal evenementen ook het organisatievermogen, de creativiteit en vitaliteit van de stad weer. Vele organisatoren, ondernemers en vrijwilligers die zich inzetten, werken hard om mooie activitei­ ten te organiseren in onze gemeente. Hier komt heel wat bij kijken, zowel voor organisatoren, inwo­ ners, ondernemers als voor de gemeente. De gemeente faciliteert sommige evenementen met subsidie of met diensten zoals het afzetten van wegen, weghalen van straatmeubilair, opruimen van afval en de kosten van water en elektriciteit. Ook verleent de gemeente evenementenvergun­ ningen. De meeste evenementen vinden plaats in de openbare ruimte. Hulpdiensten hebben een belangrijke rol bij het veilig laten verlopen van evenementen, vooral door advies vooraf. De ge­ meente heeft daarnaast een taak bij toezicht op evenementen en handhaaft op de evenementen­ vergunning. Wat wordt opgenomen in het evenementenbeleid Oldenzaal? In 2022 gaan we samen met diverse belanghebbenden bespreken welke kaders relevant zijn voor het evenementenbeleid voor Oldenzaal.

Aansluitend bij de vraag waarom evenementenbeleid voor Oldenzaal, gaan we in op de volgende vragen: Het belang van evenementen voor Oldenzaal • Hoe is Oldenzaal gepositioneerd in de regio? • Hoe kunnen we meer economisch en maatschappelijk rendement uit evenementen creëren? • Hoe kunnen we grote evenementen in de regio beter benutten voor economisch en maat­ schappelijk rendement? Het profiel van Oldenzaal • Wat is de identiteit van Oldenzaal en welke evenementen passen hierbij? • Welke evenementen vinden al plaats en voor welke doelgroep? • Hoe kunnen organisaties van evenementen meer onderling samenwerken? • Hoe dragen evenementen bij aan meer onderlinge verbondenheid? • Hoe zorgen we bij evenementen voor toegankelijkheid van alle doelgroepen? Ook komen de volgende aspecten aan bod: Bevorderen van duurzaamheid, gezondheid en inclusie bij evenementen • ambities op het gebied van duurzaamheid vertalen in duidelijke kaders als het gaat om afval, energieverbruik, ecologie, stikstof duurzaamheid en circulair inkopen; • toenemende aandacht voor gezondheid rondom evenementen, denk aan o.a. geluid, roken, alcohol- en drugsgebruik en (gratis) drinkwater; ■ • Global Goals, waarbij onder andere ook aandacht is voor mensen met een beperking, ook bij evenementen.

Samen met belangenvertegenwoordigers en evenementenorganisatoren bekij­ ken we of er mogelijkheden zijn om evenementen toegankelijker te maken voor mensen met een beperking. Inclusie is een breed begrip, daarom wordt ook gekeken of er voldoende eve­ nementen zijn voor nieuwe Oldenzalers en mensen uit lagere inkomensgroepen. Evenementen met een cultureel of sportief karakter zijn een laagdrempelige manier om iedereen actief in de samenleving te betrekken.

21 december 2021 UIT-21-13005 Paginanr. 3 Datum

Ons kenmerk

Toetsingskader veiligheid regels en kaders die essentieel zijn om evenementen goed te laten verlopen; • locatieprofilering: waar wil je evenementen wel en niet laten plaatsvinden, hoe ga je om met de bezetting van Groote Markt in relatie tot de terrassen, markt en evenementen; • het proces van het melden van een evenement tot en met het verlenen van de vergunning; • omgang met ruimtelijke aanvaardbaarheid in relatie tot de omgeving voor wat betreft evene­ menten. Te denken valt dan aan verkeer, parkeren, rolstoeltoegankelijkheid, geluid maar ook ecologie en natuurbescherming; • toetsen integriteit organisatoren door uitvoeren wet BIBOB.

•

Input voor het opstellen van een evenementenkalender en evenementencoördinatie • het bundelen van evenementen, initiatieven en activiteiten in één evenementenkalender; • praktische informatie die noodzakelijk is en duidelijkheid geeft aan de diverse doelgroepen rondom een evenement; • rolverdeling tussen de organisator, de gemeente en de evenementencoördinator Oldenzaal Promotie; • evenementenkalender draagt bij aan duidelijkheid en meer samenhang van de evenementen voor alle belanghebbenden. Rollen en taken gemeente Welke rol heeft en neemt de gemeente als het gaat om evenementen? • De rol van de gemeente bij evenementen is heel divers. De gemeente kan: o stimuleren en waarderen: bijvoorbeeld door subsidie te verlenen. Op welke criteria gaan we subsidie verlenen, wie is verantwoordelijk voor het verlenen van subsidie, minder stimuleringssubsidie en minder vanzelfsprekende subsidie; o faciliteren: gemeentelijke dienstverlening; beheer, openbare ruimte, gebruik stadhuishal, materiaal, elektriciteit; o reguleren: vergunningverlening/openbare orde en veiligheid; o coördineren: afstemming, spreiding en verbinding van evenementen - samenhang en ver­ sterking, kwaliteitsverbetering; o organiseren: zelf organiseren.

•

Wat willen we bereiken met evenementenbeleid Oldenzaal? • Vastleggen welke identiteit Oldenzaal wil uitdragen in de regio. • Creëren van meer economisch rendement voor Oldenzaal uit evenementen. • Stimuleren van kwalitatief hoogwaardige en gevarieerde evenementen. • Duidelijkheid voor alle belanghebbenden door het vaststellen van een helder toetsingskader. • Bijdragen aan Global Goals zoals duurzaamheid, gezondheid en inclusie. • Handvatten en duidelijkheid verstrekken aan alle belanghebbenden. • Bijdrage aan sociaal maatschappelijk rendement. • Rollen en taken gemeente vastleggen.

21 december 2021 UIT-21-13005 Paginanr. 4 Datum

Ons kenmerk

Aanpak Om te komen tot een beleidskader voor evenementen wordt naast inzet van eigen medewerkers en input uit participatie externe expertise ingezet. De volgende onderdelen dragen bij aan het op stellen evenementenbeleid.

Inzicht in “wat weten we ai”? We starten met een inventarisatie van wat er is vastgelegd in andere beleidsdocumenten. Denk hierbij aan de "Nota regels evenementen Oldenzaal”, omgevingsvisie, nota recreatie en toerisme, het economisch beleid, BIBOB beleid, de cultuurnota. Maar ook het traject om te komen tot nieuw subsidiebeleid gaat uitgangspunten opleveren die van belang zijn om te vertalen naar het evene­ mentenbeleid. Deze inventarisatie geeft inzicht in wat we missen op het gebied van evenementen­ beleid. Ook wordt een marktverkenning evenementen uitgevoerd, gericht op de trends en ontwikkelingen op het gebied van evenementen, kenmerken van de evenementenbezoekers en de impact van evenementen in termen van publieksbereik. Participatie Wij willen graag de samenleving betrekken, enthousiasmeren en laten meepraten over het beleids­ kader evenementen. Belangrijk hierbij zijn de evenementenorganisatoren. Het is goed om de hui­ dige stand van zaken te evalueren, wat gaat er goed, wat kan er beter, waar hebben de organisa­ toren behoefte aan, welke vormen van ondersteuning is wenselijk, welke knel- en verbeterpunten ervaren zij en welke moeten onderdeel vormen van het evenementenbeleid. Door de kansen en uitdagingen in beeld te brengen en begrip voor elkaar te creëren, komen we samen tot een gedra­ gen evenementenbeleid.

De participatieaanpak is gericht op organisatoren, inwoners, bezoekers, (horeca)ondernemers, kunst- en cultuurorganisaties, de warenmarkt en Oldenzaal Promotie. Voordat deze belanghebben­ den worden benaderd, wordt een doelgroepenanalyse gemaakt. Zo wordt gewaarborgd dat we een grote en brede groep mensen op een effectieve manier kunnen bereiken. Ook wordt er gesproken met Regio Twente, als beheerder van het Hulsbeek. Voorgenomen planning Actie / te nemen stap Externe ondersteuning aanstellen Inzicht in wat weten we al / wat missen we Participatietraject (nog uit te werken) Opstellen 1ste concept beleidskader evene­ menten Uitwerken beleidskader evenementen Besluitvorming college en raad

Wanneer? December 2021 Januari / februari 2022 Nog uit te werken voorjaar 2022 Na de zomer 2022 Najaar 2022 Eind 2022

Kosten en financiering Door corona is er minder gebruik gemaakt van de subsidies voor het organiseren van evenemen­ ten. Als gevolg daarvan kunnen deze middelen ingezet worden om integraal evenementenbeleid te realiseren. Hiervoor is ongeveer € 54.000 beschikbaar.

21 december 2021 UIT-21-13005 Paginanr. 5 Datum

Ons kenmerk

We verwachten ongeveer € 35.000 nodig te hebben voor het realiseren van het evenementenbeleid. Met een deel van dit budget wordt een externe partij ingehuurd om het evenementenbeleid te schrijven en het gehele traject te begeleiden (€ 25.000). Daarnaast is er budget nodig voor het participatietraject (o.a. huur van ruimte). Er wordt een projectteam ingericht om de voorgestelde aan­ pak te realiseren. Tot slot Als u vragen heeft dan kunt u contact opnemen met Mirjan Klok, mail m.klok@oldenzaal.nl of 06 28 53 62 48.

Met vriendelijke groet, het colleoe van burgemeester en wethouders

de secretaris