3 - UIT-21-12882 Raadsinfobrief samenwerking NOT - sportaccommodaties 02-02-21

U Gemeente

RAADSINFOBRIEF

Aan de leden van de raad en de forumleden

Oldenzaal Bezoekadres Ganzenmarkt 1 Postadres PostbuS 354 7570 AJ Oldenzaal Telefoon (0541)58 81 11 14+netnummer 14 0541 E-mail info@oldenzaal.nl Internet www.oldenzaal.nl

Datum college 2 februari 2021 VERZONDEN ■ Z fEB. 2021 ondeniverp Samenwerking NOT gemeenten binnensportaccommodaties Uw brief van Uw kenmerk Ons kenmerk UIT-21-12882 Zaaknummer Behandeld door Llan Wienk Telefoonnummer (0541)58 83 95 Bijlage(n) 1

Geachte leden van de raad en forumleden, Graag informeren wij u over het onderzoek, dat in Noordoost Twente gaat plaatsvinden, naar de mogelijkheden om tot samenwerking te komen in de binnensportaccommodaties, waarbij de na­ druk ligt op de zwembaden. Aanleiding De zwembaden en binnensportaccommodaties zijn belangrijke maatschappelijke voorzieningen voor gemeenten. De kosten van deze voorzieningen drukken op de begrotingen van de vier NOTgemeenten. De colleges van de Noordoost Twente gemeenten Dinkelland, Losser, Tubbergen en Oldenzaal starten een onderzoek naar de mogelijkheden voor samenwerking in de exploitatie en het beheer van de binnensportaccommodaties. De nadruk komt hierbij te liggen op de zwembaden. Het onderzoek In het onderzoek worden diverse scenario’s voor een mogelijke samenwerking op de binnensport­ accommodaties onderzocht. De wijze waarop het onderzoek wordt uitgevoerd is beschreven in de bijgevoegde projectopdracht. De scenario’s beschrijven de verschillende stappen die mogelijk zijn om te komen tot samenwerking, beginnende bij een minimale variant (het basismodel) en uitgroei­ ende tot een maximale variant tot samenwerking. Wat de minimale en maximale variant omvat, wordt gedurende het onderzoek duidelijk. Planning De komende maanden wordt het onderzoek uitgevoerd. De planning is om dit in het voorjaar van 2021 af te ronden.

De onderzoeksresultaten worden dan ter besluitvorming in de verschillende ge­ meenten ingebracht. Elke gemeente besluit op basis van de onderzoeksresultaten of ze willen sa­ menwerken en op welke manier. Vervolgens zal afhankelijk van de uitkomsten van het onderzoek en de besluitvorming door de gemeenten een uitvoeringstraject worden opgestart om te komen tot de samenwerking. Als het uitvoeringstraject duidelijk is, informeren wij u daar tijdig over.

If

Datum 2 februari 2021

Gemeente

Oldenzaal

Ons kenmerk UIT-21-12882 Paginanr. 2

Tot slot Wij hopen u zo voldoende te hebben geïnformeerd over het onderzoek en de planning. Wij houden u de komende maanden op de hoogte van de voortgang en uitkomsten van het onderzoek. Voor vragen kunt u contact opnemen met Lian Wienk op telefoonnummer (0541) 58 83 95.

Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders

de secretaris

de burgemeester

■ i.

-

'M'

■;-5

'

■

.

>v,

‘r^

■xl

Opdrachtbeschrijving samenwerking binnensportaccommodaties NOT gemeenten

Aanleiding/achtergrond De zwembaden en binnensportaccommodaties zijn belangrijke maatschappelijke voorzieningen voor gemeenten. De kosten van deze voorzieningen drukken op de begrotingen van de vier NOTgemeenten. Reden voor de colleges van de gemeenten Dinkelland, Losser, Tubbergen en Oldenzaal om de samenwerking op de binnensportaccommodaties als één van de onderzoeksrichtingen te benoemen in de totale samenwerking tussen de NOT gemeenten. In het verleden is er al vaker gesproken over een eventuele samenwerking. Tot dusver zonder resultaat. In de komende periode willen we verkennen welke mogelijkheden er zijn om tot samenwerking te komen op de binnensportaccommodaties, waarbij de nadruk ligt op de zwembaden. Huidige situatie per gemeente In de huidige situatie verschilt de vorm waarin de exploitatie en het beheer van de binnensportaccommodaties is geregeld per gemeente: • Gemeente Dinkelland o Exploitatie en beheer door de gemeente Dinkelland (onderdeel van een afdeling): Het onderzoek naar verzelfstandiging Dorper Esch loopt. • Gemeente Tubbergen o Exploitatie en beheer door de Stichting Sport Recreatie Tubbergen (SSRT). Gemeente Losser o Exploitatie en beheer door de gemeente Losser (onderdeel van een afdeling). • Gemeente Oldenzaal O Exploitatie en beheer van sportcentrum Vondersweijde door Sport Oldenzaal BV.

Overige binnensportaccommodaties worden geëxploiteerd en beheerd door gemeente Oldenzaal. In de gemeente Tubbergen en in gemeente Oldenzaal staat de exploitatie en het beheer verder op afstand van de gemeente dan bij de gemeente Losser en Dinkelland, waar het onderdeel uitmaakt van de gemeentelijke organisatie. In de stappen naar een mogelijke samenwerking vormt de huidige situatie per gemeente logischerwijs een belangrijk uitgangspunt, omdat de route naar een mogelijke uitkomst/resultaat van samenwerkingsvorm dan ook per gemeente kan verschillen. Resultaten NOT bijeenkomst 22 september 2020 Op 22 september is in de bijeenkomst tussen de colleges van de NOT gemeenten een eerste verkenning gedaan op de opdracht. Doelstelling was het vaststellen van het bestuurlijk draagvlak voor het onderzoek en het bepalen van de overeenkomsten en verschillen tussen de gemeenten. In de bijeenkomst is een duidelijke afbakening voor de opdracht meegegeven, waarbij de belangrijkste uitgangspunten het volgende zijn: Er is bestuurlijk draagvlak bij alle NOT gemeenten om te onderzoeken of samenwerking van toegevoegde waarde is. De ambitie in die samenwerking verschilt per gemeente. De gemeenten hebben in ieder geval allen uitgesproken dat een samenwerking op het gebied van uitwisseling personeel, de kosten en opbrengsten van de exploitatie en de inkoop in het onderzoek aandacht moet krijgen.

Hoe de mogelijke samenwerking er uiteindelijk uitziet, wordt nog verder onderzocht. Er lag bij de colleges minder prioriteit bij samenwerken op het gebied van profilering en reclame en het voorkomen van concurrentie door afstemming in de programmering. In de verdere uitwerking van de scenario’s zal hier ook niet de prioriteit liggen. De nadruk ligt op een mogelijke samenwerking in de zwembaden, waarbij in het onderzoek wel gekeken mag worden naar de overige sportaccommodaties. Het heeft de voorkeur om het eigendom van het vastgoed bij de gemeenten te laten, maar het definitieve besluit daarover wordt genomen op basis van de uitkomsten van het onderzoek.

Opdrachtomschrijving Samen met een projectgroep, met een vertegenwoordiging van ambtenaren uit alle betrokken gemeenten, wordt gewerkt aan de volgende opdracht; Breng de huidige situatie per gemeente in beeld op de volgende onderdelen: Rechtsvorm o Kosten exploitatie en beheer O Personele inzet O Beschrijving van de betreffende accommodaties Onderzoek de diverse scenario’s voor een mogelijke samenwerking op de binnensportaccommodaties, waarbij de volgende elementen per scenario worden uitgewerkt: o Voor- en nadelen o Personele gevolgen (per gemeente) o Financiële gevolgen o Exploitatie & beheer o Kansen en Risico’s De scenario’s beschrijven de verschillende stappen die mogelijk zijn om te komen tot samenwerking, beginnende bij een minimale variant (het basismodel) en uitgroeiende tot een maximale variant van samenwerking. Ontwerp een basismodel voor de samenwerking met daarbij een groeimodel en stappenplan om die samenwerking te effectueren en realiseren. Hoe het basismodel eruit ziet wordt ten tijde van het onderzoek verder geconcretiseerd en is afhankelijk van de eerste stap in de samenwerking die alle gemeenten willen zetten. Elke gemeente besluit afhankelijk van de onderzoeksresultaten of ze participeert in een samenwerking. o

•

•

Doel van het project (bijdrage aan organisatiedoelstellingen) Het verkennen van de mogelijkheden voor het realiseren van samenwerking tussen de NOT gemeenten in de exploitatie en het beheer van de binnensportaccommodaties, waarbij de nadruk ligt op de zwembaden. Op te leveren eindresultaat Een onderzoek naar mogelijke manieren van samenwerking voor de exploitatie en het beheer van de binnensportaccommodaties, met daarbij een aanbeveling voor een basismodel met de eerste stap naar samenwerking, inclusief een stappenplan en groeimodel om het desgewenst verder te realiseren en effectueren. Afbakening Het onderzoek richt zich op de binnensportaccommodaties in de diverse gemeenten, waarbij door de gemeenten is aangegeven dat de nadruk ligt op samenwerking in de zwembaden. De overige binnensportaccommodaties (gymzalen en sporthallen) mogen wel meegenomen worden in het onderzoek, zodat daarover later een besluit genomen kan worden. De buitensportaccommodaties worden niet meegenomen in het onderzoek. Uit de sessie van 22 augustus 2020 is gebleken dat de gemeenten een verschillend einddoel hebben in de samenwerkingsvorm. Er worden meerdere manieren van samenwerking beschreven in de vorm van een groeimodel, zodat de gemeenten zelf kunnen bepalen tot hoe ver zij willen gaan en daarin keuzemogelijkheden hebben.

Voor gemeenten die uiteindelijk besluiten om te participeren in de samenwerking, moet er wel commitment zijn voor het basismodel, omdat dit wordt gezien als de eerste stap om te komen tot de samenwerking in de binnensportaccommodaties.

Het heeft niet direct de voorkeur om het eigendom van het vastgoed in te brengen in de samenwerking. Dit mag echter wel als optie meegenomen worden in het onderzoek, om een beeld te krijgen van eventuele voor- en nadelen. •

Het onderzoek richt zich tot samenwerking tussen de NOT gemeenten. Daar worden voor dit moment nog geen andere gemeenten aan toegevoegd.

Planning op hoofdlijnen De planning ziet er als volgt uit: Vaststellen opdracht door colleges Start project Eerste projectbijeenkomst Inventarisatie huidige situatie per gemeente Tussentijdse terugkoppeling en evaluatie Onderzoek mogeijjke manieren van samenwerking Opstellen basismodel, mogelijk groeimodel en stappenplan Oplevering eindrapport

januari 2021 januari 2021 januari 2021 januari/ februari 2021 februari 2021 februari/ maart 2021 maart 2021 april 2021

De planning is mede afhankelijk van de inzet per gemeente. Vanuit iedere gemeente is betrokkenheid en inzet noodzakelijk om de planning te kunnen realiseren. Na de onderzoeksfase en, afhankelijk van de besluitvorming daarover, gaat het over in de uitvoering om tot daadwerkelijke realisatie van de gekozen wijze van samenwerking te komen. Hiervoor wordt een nieuwe projectaanpak beschreven. Inzet per gemeente De projectorganisatie bestaat in ieder geval uit de volgende personen: Bestuurlijk verantwoordelijk: Opdrachtgever: Gemeentesecretarissen NOT gemeenten Gedelegeerd opdrachtgever: Jacco Pronk (Noaberkracht) Projectleider: Lian Wienk (gemeente Oldenzaal) Projectgroepleden: Hans ten Voorde (gemeente Losser), Beate Nieuwhuis (gemeente Oldenzaal), Edwin Mulder (Noaberkracht), communicatieadviseur •

•

Vaststelling van de opdracht tot samenwerking in de binnensportaccommodaties gebeurt in de colleges. Er wordt een stuurgroep opgericht waarin, naast de opdrachtgever en projectleider, de verantwoordelijk portefeuillehouders deelnemen . Vanuit iedere gemeente wordt een projectgroeplid toegevoegd aan de projectorganisatie. Dit projectgroeplid is aanspreekpunt en verantwoordelijk voor het aanleveren van informatie over de betreffende gemeente. Daarnaast is diegene actief betrokken bij de uitwerking van de onderzoeksvragen. Urenbesteding gemiddeld genomen 8 uur/week. De gemeenten kunnen zelf bepalen of zij binnen hun eigen gemeente een projectgroep oprichten, die het projectgroeplid gaat ondersteunen. Terugkoppeling en communicatie is belangrijk in dit soort projecten. Er wordt een communicatieadviseur toegevoegd aan de projectorganisatie voor de overall communicatie. De gemeenten zijn zelf verantwoordelijk voor terugkoppeling binnen de eigen organisatie. Er wordt op onderdelen advies ingewonnen bij experts die ervaring hebben op dit vakgebied en vormen van samenwerking tussen gemeenten.

Inschatting van de kosten De kosten zullen bestaan uit: • Ureninzet projectleider en opdrachtgever • Ureninzet projectgroepleden • Inhuur extern adviesbureau voor juridisch en financieel advies Voorstel is dat iedere gemeente een werkbudget van € 15.000 beschikbaar stelt voor het onderzoek. Dit is o.a. voor de inhuur van advies en expertise, communicatiemiddelen, etc. In totaal is er dan € 60.000 beschikbaar voor de onderzoeksfase. Eventueel overgebleven budget wordt na afloop naar evenredigheid verdeeld over de gemeenten. Iedere gemeente is daarnaast zelf verantwoordelijk voor de ureninzet van het projectgroeplid. Belangrijkste risico’s De belangrijkste risico’s voor het slagen van het project zijn als volgt: • De bestuurlijke dynamiek Het project is onderhevig aan de bestuurlijke dynamiek. Iedere gemeente behoudt zijn eigen autonomie in de besluitvorming. • Tijd en beschikbaarheid Om de planning te kunnen halen is de beschikbaarheid van medewerkers belangrijk. Als medewerkers onvoldoende uren krijgen om te besteden, kan de planning niet worden gehaald, omdat de benodigde informatie dan niet tijdig beschikbaar is. • Beschikbaarheid informatie Om een goede afweging te maken van de gevolgen per gemeente moet informatie beschikbaar zijn over de huidige situatie. Het ontbreken van informatie zorgt voor een onvolledig advies.