2 - UIT-24-13292 Raadsinfobrief reactie college van B&W op Boardletter accountant

RAADSINFOBRIEF Aan de leden van de raad en de forumleden

Datum college Onderwerp

Ganzenmarkt 1 Postbus 354 7570 AJ Oldenzaal Telefoon (0541) 58 81 11 14+ netnummer 14 0541 E-mail info@oldenzaal.nl Internet www.oldenzaal.nl Bezoekadres Postadres

5 maart 2024 Reactie College van B&W op Boardletter accountant

Uw brief van Uw kenmerk Ons kenmerk

UIT-24-13292

Zaaknummer

Sander de Bruin (0541) 58 82 73 Bijlage(n) 2

Behandeld door Telefoonnummer

Geachte leden van de raad en forumleden, Met ingang van boekjaar 2023 wordt de jaarlijkse accountantscontrole in opdracht van de raad uitgevoerd door Baker Tilly. Onderdeel van de jaarlijkse werkzaamheden is de interim controle die in het najaar plaats vindt. Begin februari heeft de accountant haar verslag van de controle gestuurd in een boardletter. In deze brief leest u de reactie van ons college. Bestuurlijke samenvatting In de bestuurlijke samenvatting concludeert de accountant dat de processen in de basis op orde zijn, maar dat op onderdelen beheersmaatregelen nog onvoldoende verankerd en zichtbaar zijn. Uit de interim controle blijkt dat de organisatie, wat betreft de (financiële) processen en het financieel administratief beheer, over de hele linie genomen op een voldoende niveau zit. Wij onderkennen de opmerking van de accountant dat op onderdelen beheersmaatregelen nog onvoldoende verankerd en zichtbaar zijn en zetten hier ook actie op. In deze Boardletter geeft de accountant een aantal nieuwe adviezen. Dit komt bovenop de adviezen uit voorgaande jaren. Hierin zullen door ons prioriteiten worden gesteld. De focus voor de organisatie ligt nu op het realiseren van de lopende verbeteringen. Wij zullen per advies beoordelen of het advies direct opvolging nodig heeft, dan wel op een later moment kan worden opgepakt.

Via de reguliere Planning & Control cyclus rapporteren we over de voortgang. In de volgende delen van de boardletter wordt hier dieper op ingegaan.

Datum 5 maart 2024 Ons kenmerk UIT-24-13292 Paginanr. 2

Interne beheersing Interne beheersing algemeen Op pagina 10 t/m 12 van de boardletter geeft de accountant de belangrijkste bevindingen weer. Vanuit de organisatie is op alle bevindingen een managementreactie gegeven. Uit eerdere jaren stonden nog bevindingen open. Daar zijn er een aantal van opgelost. Er resteren uit eerdere jaren 12 openstaande bevindingen. Baker Tilly heeft in haar controle 7 nieuwe bevindingen gedaan. Van het totaal openstaande bevindingen heeft nog één bevinding prioriteit hoog. Het betreft hier de volledigheid van de voorziening wethouders. Inmiddels heeft een controle plaatsgevonden op de actualiteit van de informatie die is doorgegeven aan Visma Idella en is de hoogte van de voorziening per 31 december 2023 in overeenstemming gebracht met de recente berekening van Visma Idella. Ten aanzien van de overige bevindingen is voor een deel al actie ondernomen en zal dit bij de jaarrekening zijn opgelost. Een aantal punten zullen we in 2024 en verder oppakken. Voor een overzicht van de reacties verwijzen we naar bijlage a. Rechtmatigheidsverantwoording Ook wordt ingegaan op de rechtmatigheidsverantwoording van het college die dit jaar voor het eerst moet worden afgegeven. De accountant constateert dat veel technische zaken reeds zijn opgepakt, maar dat ten tijde van de interim controle nog moest worden gestart met de daadwerkelijke uitvoering van de controles.

Ten tijde van de interim controle waren de voorbereidingen voor het uitvoeren van de detailcontroles voor een groot deel uitgevoerd. Veel van deze werkzaamheden zijn ook van belang voor het aanleveren van de benodigde stukken voor de interim controle door de accountant. Zo wordt van alle processen een lijncontrole uitgevoerd. De werkzaamheden voor het afgeven van de rechtmatigheidsverklaring, inclusief detailcontroles, worden nu uitgevoerd en worden tijdig afgerond voor de jaarrekeningcontrole. Frauderisicoanalyse Op pagina 16 en 17 van de boardletter gaat de accountant in op de frauderisicoanalyse. Baker Tilly heeft hier andere verwachtingen bij dan de vorige accountant. De Frauderisicoanalyse 2024 dient nog uitgevoerd te worden. Wij streven ernaar die voor de jaarrekeningcontrole afgerond te hebben. Wij zullen, mede in overleg met de accountant, de vorm hiervan afstemmen. Wij realiseren ons terdege dat het onderwerp fraude de komende jaren nog meer aandacht vraagt. Dat is ook de reden dat de intern opgestelde frauderisicoanalyse periodiek wordt geactualiseerd c.q. verder wordt uitgebreid met nieuwe ontwikkelingen. Hier zal wel sprake van een ontwikkeling zijn die we niet in één keer in de Frauderisicoanalyse 2024 kunnen maken. Voorbereiding controle In dit hoofdstuk gaat de accountant vooral in op de verwachtingen ten aanzien van de jaarrekeningcontrole.

Grondexploitaties Op pagina 21 t/m 23 van de boardletter gaat de accountant in op de Waardering van de grondexploitaties. Het onderscheid tussen projectspecifieke risico's en portefeuillerisico's is in de BBVvoorschriften niet duidelijk. De interpretatie van de voorschriften tussen Bakertilly en de gemeente wijken af. Onze vorige accountant heeft hierover nooit opmerkingen gemaakt.

Datum 5 maart 2024 Ons kenmerk UIT-24-13292 Paginanr. 3

Samen met de accountant hebben wij dit medio januari 2024 geconstateerd. Afgesproken is dat de gemeente deze onduidelijkheid gaat voorleggen aan de commissie BBV. We hopen dat het ntwoord in de loop van 2024 wordt ontvangen. Met de accountant is overeengekomen dat we dit na een reactie van de BBV gaan verwerken. Verwerking in de jaarrekening 2023 is daarmee niet haalbaar, waardoor wij de huidige werkwijze nagenoeg blijven hanteren voor de rekening 2023. De nota grondbeleid wordt in 2024 geactualiseerd voor de omgevingswet en de gevolgen van het Didam-arrest. Hierbij willen wij tevens het onderscheid tussen projectrisico's en portefeuillerisico's nader uitwerken conform het advies in de huidige BBV-voorschriften. Stichting Werkleerprojecten Oldenzaal (SWO) Op pagina 25 van de boardletter vraagt de accountant om het samen met Stichting Werkleerprojecten Oldenzaal (SWO) neerzetten van een solide juridische basis en om aandacht te besteden aan het Btw-vraagstuk. Inmiddels hebben wij dit vraagstuk opgepakt door een extern advies te vragen hoe we dit het beste kunnen neerzetten. Sport Oldenzaal BV Op pagina 26 van de boardletter vraagt de accountant aandacht voor een eventueel Btw-risico ten aanzien van Sport Oldenzaal BV. Op basis van de informatie die we nu hebben, voldoen we aan de 90% norm. Actualiteiten In dit deel gaat de accountant in op een aantal actualiteiten.

Wij volgen deze en zullen hier inhoud aan geven in de jaarrekening. Tot slot Heeft u nog vragen naar aanleiding van deze brief? Neemt u dan contact op met Sander de Bruin, bereikbaar op (0541) 58 82 73.

Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders

de secretaris

de burgemeester

Bijlagen:  Boardletter Baker Tilly  Bijlage a bij Raadsinfobrief