2 - UIT-23-13266 Raadsinfobrief stand van zaken verbeterpunten Sociaal plein

RAADSINFOBRIEF Aan de leden van de raad en de forumleden

Ganzenmarkt 1 Postbus 354 7570 AJ Oldenzaal Telefoon (0541) 58 81 11 14+ netnummer 14 0541 E-mail info@oldenzaal.nl Internet www.oldenzaal.nl Bezoekadres Postadres

12 december 2023 Onderwerp Stand van zaken verbeterpunten Sociaal plein

Datum college

Uw brief van Uw kenmerk Ons kenmerk

UIT-23-13266

Zaaknummer Behandeld door Telefoonnummer

Nicole Visscher (0541) 58 8141

Bijlage(n)

Geachte leden van de raad en forumleden, Met deze brief informeren wij u over de stand van zaken van de verbeterpunten Sociaal plein Oldenzaal die zijn vastgesteld door de stuurgroep Sociaal plein Oldenzaal. Op 9 mei 2022 is het Sociaal plein Oldenzaal officieel van start gegaan. Sociaal plein Oldenzaal is een samenwerking tussen Wijkracht, Impuls, Humanitas, Zorgfederatie Oldenzaal, Zorggroep Sint Maarten, Carintreggeland en gemeente Oldenzaal. Deze partijen organiseren op het Sociaal plein voor de inwoners één centrale toegang voor alle ondersteuningsvragen op het gebied van welzijn, (jeugd)zorg, wonen, werk en inkomen. De stuurgroep Sociaal plein, met vertegenwoordigers van deze partijen, heeft destijds opdracht gegeven tot het uitvoeren van een evaluatie naar het werk van het Sociaal plein. In maart van dit jaar hebben wij u geïnformeerd over de uitkomsten van deze evaluatie en de 7 verbeterpunten die door partijen in gezamenlijkheid zijn geformuleerd. Het verbeterpunt, opheffen openstelling maandagavond, is direct doorgevoerd. Het gaat resterend om de volgende 6 punten: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

huisvesting; klantervaring meten; positionering verdeeltafel/casuïstiek bespreking; teaming (omvang en samenstelling team); ICT systemen; website Sociaal plein.

Datum 12 december 2023 Ons kenmerk UIT-23-13266 Paginanr. 2

In deze brief informeren wij u over de stand van zaken op deze verbeterpunten. Huisvesting Uit de evaluatie is gebleken dat de huidige locatie van het Sociaal plein niet optimaal is. In de gesprekken over het raadsprogramma kwam dit ook nadrukkelijk naar voren. Aspecten als niet laagdrempelig genoeg, versnippering aan loketten en geen mogelijkheden voor het aanhaken van nieuwe partijen en diensten zijn hierin genoemd. Voorgesteld werd om op basis van het eerder gemaakte programma van eisen onderzoek te doen naar alternatieve huisvestingsmogelijkheden voor het Sociaal plein. In de raadsvergadering van 10 juli 2023 is de motie Sociaal maatschappelijk hart van Oldenzaal aangenomen. Deze motie sluit aan bij het verbeterpunt huisvesting uit de evaluatie. Wij hebben het bedrijf Kleissen Bouwmanagement en advies gevraagd om onderzoek te doen naar de huisvestingswensen van verschillende organisaties in de stad. Hiermee wordt mede uitvoering gegeven aan het eerste punt uit de motie, namelijk onderzoek doen naar de vorming van een Sociaal maatschappelijk hart. Zij hebben in de periode juli – oktober 2023 met 18 organisaties in het Sociaal domein verkennende gesprekken gevoerd. Doel van deze gesprekken was te inventariseren in hoeverre organisaties geïnteresseerd zijn om zich samen met het Sociaal plein (dus niet per se als onderdeel van het Sociaal plein) te huisvesten.

Het gaat daarbij niet alleen om de huidige partners van het Sociaal plein, maar ook om organisaties die nauw verbonden zijn met het werk van het Sociaal plein. Dit onderzoek geeft inzicht in welke behoefte een organisatie heeft (spreekkamers, vergaderkamers etc) en welke eisen en wensen aan locatie en bereikbaarheid worden gesteld. Het concept rapport in de vorm van een programma van eisen is recentelijk opgeleverd. Graag informeren wij u over de uitkomsten van het onderzoek in een Politiek forum. Met een presentatie informeren wij u dan over de aanleiding voor dit onderzoek en nemen wij u graag mee in de uitkomsten en een aantal dilemma’s die nu voorliggen. Klantervaring meten Structurele meting van klantervaring was nog niet ingericht en afgesproken is deze klantervaring te meten en daar waar mogelijk aan te sluiten bij bestaande metingen of andere vormen te onderzoeken. In de periode mei t/m juli dit jaar is een onderzoek uitgezet onder alle inwoners die contact hebben gehad met het Sociaal plein. Doel van dit onderzoek was inzage krijgen in de mate van bekendheid, de mate van tevredenheid en eventuele verbetervoorstellen. In totaal hebben 86 inwoners mee gedaan aan het onderzoek. Het merendeel geeft aan dat het contact heel erg prettig was.

Vaak wordt benoemd dat zij vriendelijk te woord zijn gestaan; dat de medewerker goed de tijd nam om te luisteren en vragen te beantwoorden. Ook de deskundigheid van de beantwoording werd vaak positief genoemd. De tevredenheid van de inwoners komt ook tot uitdrukking in de cijfers die zijn gegeven. Hierbij is expliciet gevraagd om het contact met het Sociaal plein een cijfer te geven. Los van het resultaat of het inhoudelijk contact nadien met de organisatie waarnaar zij zijn doorverwezen. Het gemiddelde cijfer is een 8,3. Er komen een aantal aanbevelingen uit het onderzoek die te maken hebben met communicatie, faciliteiten, bereikbaarheid, instellen klankbordgroep en periodiek klanttevredenheidsonderzoek.

Datum 12 december 2023 Ons kenmerk UIT-23-13266 Paginanr. 3

De aanbevelingen over bereikbaarheid en faciliteiten worden meegenomen bij de resultaten uit het onderzoek naar alternatieve huisvestingsmogelijkheden. Het communicatieplan wordt opgepakt in relatie tot de doorontwikkeling van de website Sociaal plein. Ook wordt de komende tijd gekeken op welke wijze gestart kan worden met het inrichten van een klankbordgroep. Uit het klantervaringsonderzoek blijkt dat 32 inwoners hieraan willen deelnemen. Afhankelijk van de opzet wordt gekeken of hiernaast ook nog een periodiek klantervaringsonderzoek moet worden gehouden. Positionering verdeeltafel De verdeeltafel, waarin het verdelen van casuïstiek centraal stond, is omgezet naar een casustafel 18- en een casustafel 18+. Bij deze “tafels” wordt niet alleen actuele casuïstiek verdeeld maar wordt vooral ook over casuïstiek gespard in een multidisciplinaire setting bestaande uit professionals vanuit onder andere Wijkracht, Impuls, WBO, Praktijkondersteuner huisartsen, gemeente, Humanitas, wijkverpleging en afhankelijk van type tafel ook de GGD en de jeugdagent. De casustafels vinden 2-wekelijks plaats. Teaming Voor het optimaal laten functioneren van het Sociaal plein is voor medewerkers routine in het werken, actuele kennis van de sociale kaart en training en opleiding erg belangrijk. Het advies was om naar een kleiner team te ontwikkelen.

Ten tijde van de evaluatie bestond het team uit 19 personen. Inmiddels is dit teruggebracht naar een kleiner team met 11 medewerkers en een vaste inroostering. Het team bestaat uit 3 personen vanuit Wijkracht, 3 vanuit Impuls en 5 personen vanuit de gemeente Oldenzaal. De wijkverpleegkundigen sluiten conform bestaande afspraak wekelijks aan. ICT Systemen Het werken met verschillende systemen van verschillende organisaties en het ontbreken van een goed cliëntvolgsysteem was aanleiding om opnieuw de behoefte te inventariseren en te kijken op welke wijze ICT hierin kan ondersteunen. Op basis van een programma van eisen met de gevraagde functionaliteiten voor het Sociaal plein is onder de partners onderzoek gedaan naar de mogelijkheden op het gebied van ICT. Veiligheid en efficiënt werken waren het uitgangspunt. Na dit onderzoek is besloten om alle medewerkers van het Sociaal plein toegang te geven tot een afgeschermd gedeelte van de werkomgeving van de gemeente Oldenzaal. Inmiddels hebben alle medewerkers een toegang en wordt gewerkt binnen een gezamenlijke Office omgeving. Voor het cliëntvolgsysteem geldt dat de komende tijd onderzocht wordt of en op welke wijze het Sociaal plein gebruik kan maken van het programma Suite4sociale regie dat de gemeente Oldenzaal onlangs in gebruik heeft genomen als cliëntvolgsysteem binnen het Sociaal domein.

AVG wetgeving en rol en positie van het Sociaal plein zijn hierin belangrijke aspecten. Website Sociaal plein Bij de start van het Sociaal plein is een website ontwikkeld met globale informatie voor inwoners. Afgesproken is dat deze website wordt doorontwikkeld naar een taakgerichte website waar

Datum 12 december 2023 Ons kenmerk UIT-23-13266 Paginanr. 4

inwoners snel een antwoord kunnen vinden op hun vraag en mogelijk ook een aantal zaken zelf kunnen regelen. Inmiddels is gestart met het ontwikkelen van een nieuwe website waarin ook de relevante content van de website Ons helpt ons wordt verwerkt. Hiervoor is een contentbeheerder aangesteld die ook de social media kanalen gaat inrichten en beheren op basis van een gerichte communicatieaanpak. De nieuwe website Sociaal plein wordt eind 2023 opgeleverd. Hierna stopt het niet, maar wordt deze website, mede op basis van data, doorontwikkeld. De bevindingen uit het klantervaringsonderzoek worden hierin ook meegenomen. Tot slot Heeft u nog vragen naar aanleiding van deze brief? Neemt u dan contact op met Nicole Visscher, coördinator Sociaal plein, bereikbaar op telefoonnummer (0541) 58 8141 of via de e-mail n.visscher@oldenzaal.nl. Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders

de secretaris

de burgemeester