2 - UIT-23-13190 Raadsinfobrief voorgenomen fusie bibliotheken Oldenzaal Hengelo en Hof van Twente

RAADSINFOBRIEF Aan de leden van de raad en de forumleden

Ganzenmarkt 1 Postbus 354 7570 AJ Oldenzaal Telefoon (0541) 58 81 11 14+ netnummer 14 0541 E-mail info@oldenzaal.nl Internet www.oldenzaal.nl Bezoekadres Postadres

20 april 2023 Onderwerp Voorgenomen fusie bibliotheken Oldenzaal, Hengelo en Hof van Twente

Datum college

Uw brief van Uw kenmerk

UIT-23-13190 13781-2023 Behandeld door Nienke Swierstra Telefoonnummer 06 42933088 Bijlage(n) 1 Ons kenmerk

Zaaknummer

Geachte leden van de raad en forumleden, De samenwerking tussen de bibliotheekstichtingen van Hengelo, Hof van Twente en Oldenzaal is de afgelopen jaren uitgegroeid tot 1 werkorganisatie. Dit heeft geleid tot meer efficiency, een hogere kwaliteit van de dienstverlening en meer innovatiekracht. Om deze effecten te borgen, het werkgeverschap steviger en de governance meer uniform in te richten, willen de stichtingen per 1 januari 2024 fuseren. Samenwerking bibliotheken heeft veel opgeleverd De taken van bibliotheken zijn de afgelopen jaren sterk toegenomen. Landelijk is, in verband met kwaliteitsverbetering en borging, opschaling gestimuleerd. In Overijssel is de samenwerking binnen het Netwerk van Overijsselse Bibliotheken hierop lange tijd het antwoord geweest. Bibliotheek Oldenzaal werkt al geruime tijd nauw samen met de bibliotheken van Hengelo en Hof van Twente. Na het delen van directie/management werden later ook andere medewerkers breder ingezet. De bibliotheken waren op deze manier samen in staat specialisten en expertise binnen te halen, wat ieder voor zich niet had gekund. De samenwerking heeft veel opgeleverd. Van efficiëntere (en goedkopere) bedrijfsprocessen, tot meer ontwikkelkracht en meer specialisme waardoor de kwaliteit van de dienstverlening is verbeterd.

De samenwerkende bibliotheken zijn ook interessanter voor de branche en als samenwerkingspartner, omdat ze een relatief groot geografisch bereik hebben en gezamenlijk meer expertise. Daarnaast zijn ze een aantrekkelijker werkgever met betere personele back-up mogelijkheden. Onderzoek borging samenwerking Sinds 2021 is sprake van 1 werkorganisatie, waarbij de werknemers voor de 3 stichtingen worden ingezet. Sinds het opheffen van het Werkgeverschap in Netwerkverband Overijssel (WINO) per 1 januari 2022 voert Bibliotheek Hengelo het werkgeverschap voor de 3 stichtingen. Gezien de hieraan verbonden (financiële) risico’s is afgesproken om een onderzoek te doen naar de mogelijkheden om de samenwerking te borgen. Verschillende opties zijn onderzocht, waaruit bleek dat alleen door middel van een fusie de samenwerking wordt geborgd en de minpunten van de huidige

Datum 20 april 2023 Ons kenmerk UIT-23-13190 Paginanr. 2

constructie worden opgelost. De 3 bibliotheken hebben te kennen gegeven toe te willen werken naar 1 formele organisatie en de 3 stichtingen te fuseren per 1 januari 2024. Waarom een fusie? De huidige samenwerkingsconstructie kent twee belangrijke risico’s/minpunten: 1. Werkgeverschap In de huidige situatie bestaat het risico dat wanneer in een van de gemeenten de dienstverlening en daarmee de personele bezetting van de betreffende bibliotheek wordt afgeschaald, dit een onevenredig aantal medewerkers kan treffen. Dit heeft te maken met de toepassing van het afspiegelingsbeginsel1, waarbij wordt gekeken naar de inlenende stichting. Veel medewerkers werken voor de 3 stichtingen, waarmee ze in een dergelijk geval een deel van hun arbeidsuren zouden kunnen kwijtraken. Dit brengt onzekerheid voor medewerkers met zich mee. Bovendien is het de vraag hoe medewerkers verdeeld moeten worden over de stichtingen. Ondanks dat is getracht in de samenwerkingsovereenkomst de risico’s voor Bibliotheek Hengelo als uitvoerder van het werkgeverschap te beperken, is het de vraag of dit bij een arbeidsrechtelijk geschil stand zou houden. 2. Bestuur Vanuit statutair oogpunt bestaat geen enkele band tussen de verschillende stichtingen.

Een besluit dat bij 1 stichting wordt goedgekeurd zou mogelijk niet kunnen worden goedgekeurd door de Raad van Toezicht van een van de andere stichtingen, waardoor het genomen besluit niet kan worden uitgevoerd. Dit kan een gevaar vormen voor een optimale samenwerking tussen de stichtingen, maar zal ook efficiency in de werkwijze van de bestuurder belemmeren. Met een fusie wordt de samenwerking geborgd en de minpunten/risico’s van de huidige constructie tenietgedaan. Een fusie zorgt voor een steviger werkgeverschap en een uniforme wijze van bestuur (governance). Daarnaast kunnen medewerkers nog flexibeler worden ingezet en vormt de organisatie een sterkere samenwerkings- dan wel onderhandelingspartner. Gevolgen fusie Bibliotheek Oldenzaal geeft aan dat de fusie geen gevolgen heeft voor de dienstverlening. Inwoners en gebruikers van de desbetreffende gemeenten zullen er dus weinig tot niets van merken. Ook zijn er weinig tot geen consequenties voor de betreffende gemeenten. Prestatieafspraken worden per gemeente gemaakt. De gemeentelijke subsidie en lokale gebruikersinkomsten worden alleen ingezet voor desbetreffende gemeente. Opgebouwde reserves en toekomstige positieve dan wel negatieve exploitatieresultaten blijven per gemeente geoormerkt. Bij de jaarrekening wordt dit inzichtelijk gemaakt.

In het profiel van de Raad van Toezicht wordt opgenomen dat elke gemeente in ieder geval wordt vertegenwoordigd door 1 lid in de desbetreffende gemeente: iemand die beschikt over een breed netwerk en op de hoogte is van lokale thema’s. Toestemming voor fusie Volgens de Algemene wet bestuursrecht en de Algemene Subsidieverordening van de gemeente Oldenzaal dient Bibliotheek Oldenzaal toestemming aan het college te vragen om te mogen fuseren. Wij hebben onze positieve grondhouding ten opzichte van het voornemen tot fusie 11 april 2023 per brief aan Bibliotheek Oldenzaal meegedeeld. Op 19 april hebben de drie Raden

1 Wet- en regelgeving UWV: bij eventuele ontslagronden worden functies ingedeeld in leeftijdsgroepen. Binnen elke leef-

tijdsgroep wordt bekeken wie het laatst is aangenomen, deze werknemers worden als eerste ontslagen.

Datum 20 april 2023 Ons kenmerk UIT-23-13190 Paginanr. 3

van Toezicht definitief besloten om toe te werken naar een fusie per 1 januari 2024. Op basis van de (nog in te dienen) conceptstatuten en -acte tot fusie hebben wij het voornemen definitieve toestemming te verlenen. Tot slot Heeft u nog vragen naar aanleiding van deze brief? Neemt u dan contact op met Nienke Swierstra, beleidsmedewerker cultuur en erfgoed via n.swierstra@oldenzaal.nl.

Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders

de secretaris

de burgemeester