1b - UIT-22-13076 Beantwoording schriftelijke vragen SO - besluit doorstroomlocatie vluchtelingen

Fractie Solidair Oldenzaal r.bouwman@oldenzaal.nl Ganzenmarkt 1 Postbus 354 7570 AJ Oldenzaal Telefoon (0541) 58 81 11 14+ netnummer 14 0541 E-mail info@oldenzaal.nl Internet www.oldenzaal.nl Bezoekadres Postadres

Datum 5 juli 2022

Beantwoording schriftelijke vragen inzake de totstandkoming van het besluit van 17 mei 2022 m.b.t. de Onderwerp Eerste doorstroomlocatie voor vluchtelingen in Oldenzaal komt in Rabo-kantoor Oldenzaal Uw brief van 25 mei 2022 Uw kenmerk IN-22-07819 Ons kenmerk UIT-22-13076 Zaaknummer Zaaknummer Behandeld door Sander de Bruin Telefoonnummer (0541) 58 82 73 Bijlage(n) -

Geachte heer Bouwman, Op 25 mei 2022 heeft u vragen gesteld over de totstandkoming van het besluit van 17 mei 2022 waarin het college beslist dat de eerste doorstroomlocatie voor vluchtelingen in het Rabo-kantoor in Oldenzaal komt. In deze brief leest u onze antwoorden op uw vragen. Context Voordat we ingaan op uw specifieke vragen hechten wij er waarde aan u eerst de context van het betreffende besluit te schetsen. Het betrof een besluit dat het college onder tijdsdruk moest nemen. De vraag voor de realisatie van een dergelijke doorstroomlocatie in de regio is op donderdag 21 april voor de tweede keer in het Veiligheidsberaad aan de orde geweest, dit met het uitdrukkelijke verzoek deze op zeer korte termijn te realiseren. Verkenning In de dagen voorafgaand aan 21 april 2022 is zowel ambtelijk als bestuurlijk veelvuldig overleg geweest over deze oplossing, waarbij ook overleg met de eigenaar van het pand (Rabobank) nodig was om de mogelijkheden op deze locatie verder te onderzoeken. Wij hebben als college het standpunt ingenomen dat deze regionale voorziening door de Veiligheidsregio Twente moet worden gerealiseerd en geëxploiteerd. Ook is overlegd over zorgvuldige informatieverstrekking naar de omwonenden.

Voordat de omwonenden en de pers geïnformeerd werden, heeft het college in de rondvraag van de collegevergadering van 26 april 2022 de voorwaarden vastgesteld waaronder we betreffende locatie beschikbaar wilden stellen aan de Veiligheidsregio Twente. De collegevergadering van 26 april was de eerste gelegenheid waarop het college in collectiviteit deze voorwaarden kon vaststellen.

Datum 5 juli 2022 Ons kenmerk UIT-22-13076 Paginanr. 2

Communicatietraject In het communicatietraject rondom de doorstroomlocatie zijn de volgende stappen doorlopen. Eerst zijn de omwonenden van de locatie per brief geïnformeerd. Kort daarna is de pers geïnformeerd, om hiermee regie te houden op de timing van de nieuws-verstrekking en zodat dit niet via inwoners zou gaan verlopen. Deze elkaar snel opvolgende communicatie was nodig om met de werkzaamheden op de locatie te kunnen starten en de doorstroomlocatie tijdig operationeel te kunnen hebben. Besluitvorming Na uitwerking van de verdere details diende dan nog een definitief collegebesluit (met raadsinfobrief) te worden genomen over de exacte invulling en uitvoering van de doorstroomlocatie. Dat definitieve besluit is vervolgens, nadat alle praktische zaken waren geregeld, genomen op 17 mei 2022. De tussenliggende tijd was nodig om de locatie opgestart te krijgen. Informeren van de gemeenteraad De portefeuillehouder heeft - na afstemming met de overige collegeleden – ervoor gekozen om de fractievoorzitters van de gemeenteraad in een vroegtijdig stadium te informeren vanuit het principe van de actieve en zorgvuldige informatieverstrekking naar de raad. Dit is gedaan om te voorkomen dat de fractievoorzitters anders de informatie uit de pers of via omwonenden zouden moeten vernemen. Dit is telefonisch gebeurd, zoals dat in het verleden bij vergelijkbare besluiten vaker is gedaan.

Hierin is ook afgetast of er bij fracties bezwaren waren. Vragen 1. Welke status had de informatie die de portefeuillehouder de fractievoorzitters deed toekomen? Aangezien het informatie betrof waarover het college op 26 april 2022 nog collectief zou vergaderen is de fractievoorzitters verzocht de informatie onder zich te houden tot en met dinsdag 26 april. Dit met als reden dat de voorwaarden uiteindelijk nog door het college vastgesteld moesten worden en als vervolgstap een zorgvuldig uitgewerkte communicatie naar omwonenden en pers zou worden verzorgd. 2. Wat is de reden dat de portefeuillehouder ervoor heeft gekozen om de fractievoorzitters te bellen in plaats van schriftelijk te informeren? In de dagen voorafgaande aan de collegevergadering van 26 april 2022 en de communicatie naar de omwonenden en de pers, is ambtelijk vooral inzet gepleegd op de voorbereidingen van de communicatie naar omwonenden en pers en voorbereidingen voor het opstarten van de locatie. Ook wilde de portefeuillehouder in het telefoongesprek aftasten hoe de fractievoorzitters tegenover het beschikbaar stellen van deze locatie stonden. 3.

Wat is de reden dat de fractievoorzitter deze informatie niet mocht delen met zijn mede raadslid? De portefeuillehouder heeft in het telefoongesprek verzocht om de informatie niet eerder met de andere fractieleden te delen dan na vaststelling, omdat de voorwaarden in de collegevergadering van 26 april jongstleden pas konden worden vastgesteld door het gehele college.

Datum 5 juli 2022 Ons kenmerk UIT-22-13076 Paginanr. 3

4. Welke grondslag gebruikte de portefeuillehouder door aan te geven dat deze informatie voor bepaalde tijd niet gedeeld mocht worden met mede-raadsleden? Het betrof informatie over een besluit dat het college bevoegd is te nemen en formeel nog moest nemen. Doel was de fractievoorzitters op voorhand te informeren en ook te horen of er eventueel zwaarwegende bezwaren waren. 5. Hoe ziet het proces van delen van vertrouwelijke informatie en het delen van informatie onder embargo er volgens het college uit? Formeel gezien kan het college geheimhouding opleggen op informatie die zij aan de raad verstrekt en de raad voorstellen dit in de eerstvolgende raadsvergadering te bekrachtigen. Deze bevoegdheid volgt uit de Gemeentewet. Daarnaast bestaat ook een algemene geheimhoudingsverplichting die zich richt tot iedereen, die betrokken is bij de uitvoering van de taak van een bestuursorgaan en daarbij de beschikking heeft over gegevens waarvan hij of zij het vertrouwelijk karakter kent of redelijkerwijs kon vermoeden (Art. 2.5 Awb). Aangezien het hier informatie betrof over een nog door het college van B&W te nemen besluit, waarover het college nog niet buiten had gecommuniceerd, is aan de fractievoorzitters gevraagd de informatie als vertrouwelijk te behandelen. 6.

Hoe komt het dat de pers eerder op de hoogte is gesteld dan de raad? De veronderstelling dat de pers eerder op de hoogte was dan de raad, is onjuist. U bent als fractievoorzitters gevraagd om de aan op 22 april 2022 u verstrekte informatie niet te delen tot na de collegevergadering van 26 april 2022. De pers is pas daarna geïnformeerd in een gesprek op 29 april 2022 en op 30 april 2022 is informatie door de pers gepubliceerd. 7. Deelt het college onze opvatting dat de raad eerder geïnformeerd moet worden dan de media? Ja, vandaar dat deze zorgvuldig gekozen volgorde van informeren is gehanteerd. 8. Wil het college concrete afspraken met de raad maken zodat er in de toekomst duidelijkheid ontstaat over het delen van informatie? Het is naar de mening van het college goed om de werkwijze rondom het delen van informatie, die om verschillende redenen (waaronder spoed) niet schriftelijk gedeeld kan worden, nog eens te agenderen in de driehoek burgemeester, griffier en gemeentesecretaris en vervolgens in het presidium van uw raad.

Datum 5 juli 2022 Ons kenmerk UIT-22-13076 Paginanr. 4

9. Kan het college ons garanderen dat vertrouwelijke informatie dan wel informatie onder embargo voortaan schriftelijk wordt gedeeld? Standpunt van het college is dat in bepaalde situaties een snelle manier om informatie met spoed en vertrouwelijk met de raad te kunnen delen (in uitzonderlijke gevallen telefonisch) van belang blijft. Zo zorgen we er samen voor dat in voorkomende situaties de benodigde snelheid van handelen optimaal blijft. Voorwaarde blijft natuurlijk dat de controlerende rol van de raad daardoor niet wordt geraakt en dat het college de informatie op een geschikt moment alsnog openbaar deelt en de raad ordentelijk en schriftelijk informeert, zoals ook in dit geval op 17 mei 2022 is gebeurd met een openbaar collegebesluit en een raadsinfobrief. Tot slot Heeft u nog vragen naar aanleiding van deze brief? Neemt u dan contact op met Sander de Bruin, bereikbaar via s.debruin@oldenzaal.nl of 06 11 33 59 17. Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders

de secretaris

de burgemeester