15 Evaluatieverslag archief Oldenzaal 2020 (KPI) - bijlage evaluatieverslag

Hoort bij raadsbesluitnr. 1113 van 20 september 2021, de griffier,

H.B. Evaluatieverslag Archief Oldenzaal 2020

24 februari 2021

Evaluatieverslag archief Oldenzaal

Inhoudsopgave Inleiding ...................................................................................................................................................1 Samenvatting en verbeteracties ..............................................................................................................2 1. Lokale regelgeving en uitvoering .......................................................................................................4 2. Kwaliteit van en toezicht op de informatiehuishouding ......................................................................5 3. Authenticiteit, context en toegankelijkheid en duurzaamheid van de archiefbescheiden ..................6 4. Digitaal informatiebeheer ...................................................................................................................7 5. Vervanging, selectie en vernietiging van archiefbescheiden .............................................................9 6. Overbrenging van te bewaren archiefbescheiden naar de openbare archiefbewaarplaats ............10 7. Fysieke bewaaromstandigheden .....................................................................................................11 8. Openbaarheidseisen aan het archief ...............................................................................................12 9.

Risicobeheersing van het archief ....................................................................................................13 10. Organisatie, mensen en middelen voor de uitvoering van de archieftaken .....................................14 Verklarende woordenlijst .......................................................................................................................15

Inleiding Dit archief-verslag is het vijfde verslag dat aan het college en de raad wordt voorgelegd, vanuit het Team Ondersteuning en Informatie. Nieuwe archiefverordening en Besluit Informatiebeheer Met de inwerkingtreding van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht (in werking getreden per 1 oktober 2012) en de per die datum gewijzigde Archiefwet, is vastgelegd dat aan de raad moet worden gerapporteerd. Die rapportage moet na vaststelling in de raad ook naar de provincie worden gestuurd. M.i.v. 2019 heeft er een wijziging plaatsgevonden in de manier waarop het toetsingskader vanuit de provinciale inspectie wordt ingericht. De belangrijkste wijziging is dat er geen jaarlijkse zogeheten ‘algemene uitvraag om informatie’ meer komt door de provincie. In plaats daarvan wordt er ieder jaar een KPI-rapport verlangd, de rapportage die voorheen tweejaarlijks diende te worden ingestuurd. KPI’s Voor deze verantwoordingsrapportage zijn door de VNG Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) opgesteld. In tien hoofdstukken worden de wettelijke eisen op het terrein van (onder andere) de Archiefwet in vragende vorm geformuleerd. In het eerste verslag is vastgelegd om de Excellijst in te vullen, maar de informatie vervolgens in de vorm van een verslag vast te leggen en aan te bieden. Verbeterslag Dit verslag dient om verantwoording af te leggen over de staat van het archiefbeheer.

Daarbij is het ook een mooi middel voor kwaliteitsimpulsen. In het hoofdstuk ‘samenvatting en verbeteracties’, zullen wij aangeven wat wij de komende twee jaren willen verbeteren. Daarbij is ook opgenomen wat er is gebeurd met de verbeteracties uit het eerste verslag. Terminologie De term ‘archief’ wordt vaak gebruikt voor twee begrippen:  de fysieke ruimte waar de archiefbestanden zich bevinden;  de archiefbestanden zelf (de documenten). Waar nodig zullen wij expliciet aangeven welke betekenis wij bedoelen. De termen archief en document worden beide gebruikt om papieren (=fysieke) documenten en digitale documenten aan te duiden. Waar nodig zullen wij expliciet aangeven of we fysieke of digitale documenten bedoelen. In het laatste hoofdstuk worden de specifieke vaktermen toegelicht.

Evaluatieverslag archief Oldenzaal 2019

Pag. 1

Samenvatting en verbeteracties Alle wettelijk verplichte werkzaamheden worden naar behoren gedaan. Er zijn in het verleden geen aanmerkingen geweest vanuit de externe provinciale toezichthouders. De belangrijkste verbeteringen/aanpassingen die in 2020 tot stand zijn gebracht zijn:  De substitutieverklaring is op 10 nov 2020 vastgesteld in het College van B & W. Vanaf 1 januari 2021 wordt gearchiveerd volgens het Handboek vervanging fysieke documenten.  Er is een start gemaakt met het opzetten van een Historische Beeldbank Oldenzaal. In die beeldbank zal beeldmateriaal worden opgenomen van het stadsarchief Oldenzaal, historisch museum Palthehuis en foto’s van Twentsche Courant/Tubantia Oldenzaal. De historische beeldbank zal naar verwachting najaar 2021 online gaan.  De externe archieven die zich in de archiefbewaarplaats bevinden, worden beter ontsloten, waarna ze toegevoegd worden aan het archievenoverzicht dat op oldenzaal.nl/stadsarchief te raadplegen is. Hieronder worden de verbeteracties afzonderlijk geformuleerd. Eerst wordt per onderdeel aangegeven wat er met de aanbevelingen uit voorgaande KPI rapporten is gebeurd. Daarna worden de nieuwe aanbevelingen genoemd. Achter de actie is het hoofdstuk genoemd, waarin deze actie wordt besproken. Regelgeving Het beheer van het archief is geregeld in de wetgeving.

Daarnaast legt de gemeente zelf ook zaken vast op archiefgebied. De archiefverordening is weliswaar recent vernieuwd, maar moet worden aangepast aan het nieuwe model 2015. Het Besluit informatiebeheer is verouderd en zal in 2021 worden vernieuwd. Behalve deze formele afspraken zijn de belangrijkste interne werkafspraken en gedragsregels vastgelegd in een handboek post en een handboek archief. Verbeteractie 2020:

Zowel de archiefverordening als het besluit informatiebeheer dienen te worden geactualiseerd.

Wordt naar verwachting in 2021 aan de raad aangeboden ter vaststelling.

Toetsing Er vindt nog geen formele en structurele toetsing plaats. Het nieuwe Team Ondersteuning en Informatie wil meer sturen op kwaliteitsverbetering en daar ook meer op toetsen. Verbeteractie 2020:

Tweejaarlijks evaluatie (KPI rapportage) wordt jaarlijks.

Vijfde KPI ligt hierbij voor.

Gemeentelijke archieven De gemeentelijke archieven zijn tot en met 1989 voorzien van beschrijvende inventarissen. Deze zijn op intranet in te zien door burgers. Bij enkele dossiers zijn beperkingen aan de openbaarheid opgenomen. Het blijvend te bewaren archief is nog volledig in papieren vorm. Het op termijn te vernietigen archief is sinds 2015 grotendeels in digitale vorm. Voor het digitaal archiefbeheer voor lange termijn moet aansluiting worden gezocht bij een e-Depot. Verbeteractie 2020:

De algemene substitutieverklaring implementeren in digitaal archiveren in Oldenzaal

Is gestart in 2019, substitutieverklaring is vastgesteld op 10 november 2020 en sinds 1 januari 2021 operationeel.

_________________________________________________________________________________ Pag. 2 KPI-rapportage 2017

Materiële verzorging De gemeente maakt gebruik van duurzame materialen. De archiefbewaarplaats en de archiefruimte voldoen aan alle eisen die daaraan vanuit de wet worden gesteld. De klimaatinstallatie van de archiefbewaarplaats is sterk verouderd en vertoont steeds meer storingen. Deze is nu vervangen. Zaakgericht werken In juni 2016 is de gemeente begonnen met zaakgericht werken. Inmiddels is een project ‘Visie op Dienstverlening’ van start gegaan, waarin sterk wordt ingezet op digitale dienstverlening en uitbreiding van het aantal digitaal aan te vragen diensten en producten. Verbeteractie 2020:

Uitbreiding van het aantal digitaal aan te vragen diensten en producten.

Projecten lopen.

Selectie en vernietiging Voor het vernietigen en bewaren van archiefdocumenten, gebruiken we de vastgestelde selectielijsten. Na vernietiging van archiefdocumenten in het DMS is die informatie nog steeds beschikbaar op de verschillende back-up systemen. We gaan in overleg met de archiefinspectie en met ICT Hengelo hoe we dit voortaan kunnen voorkomen. We onderzoeken nu in hoeverre de gemeente voldoet aan de eisen uit het TMLO (Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden; zie hoofdstuk 3). Verbeteractie 2019:

Verbeteractie 2019:

De Hotspotlijst – een overzicht van belangrijke Oldenzaalse actuele gebeurtenissen – zal worden ingevoerd. De lijst vormt een leidraad bij archivering en selectie van archiefonderdelen. Onderzoeken wat nodig is voor aansluiting bij e-Depot, 2015 – 2017. (Hoofdstuk 3). Onderzoeken hoe we bij vernietiging van digitale archiefbescheiden zeker kunnen zijn dat alle versies van die bescheiden ook daadwerkelijk vernietigd zijn, 2015 – 2016. (Hoofdstuk 4).

De Hotspotlijst is in ontwikkeling. Streven is om in 2021 de lijst op te stellen.

De gemeente Oldenzaal tast af of aansluiting bij een collectief e-depot wenselijk is. Ontwikkelingen op dit vlak worden gevolgd. Moet worden opgepakt.

Calamiteiten In het gemeentelijk calamiteiten en ontruimingsplan is een hoofdstuk opgenomen over het archief. Dit hoofdstuk beperkt zich echter vooral tot evacuatie van de archiefcollectie bij calamiteiten. Daarom wordt het komende jaar nog eens kritisch gekeken naar alle mogelijke facetten rondom risicobeheersing. Dit moet leiden tot een aanpassing van het vastgestelde calamiteiten- en ontruimingsplan. Verbeteractie 2020:

Aanpassen calamiteiten en ontruimingsplan wat betreft de paragraaf archief, 2016 – 2017. (Hoofdstuk 9).

Hier wordt nu in het kader van het gemeentelijk informatiebeleidsplan verder (en ruimer) invulling aan gegeven. Is ook doorlopende actie.

Personele bezetting Op personeel vlak heeft de gemeente voldoende personeel om het uitvoerende werk bij te houden. Door toenemende digitalisering nemen de ‘fysieke’ archieftaken voor archief af.

Evaluatieverslag archief Oldenzaal 2019

Pag. 3

Sinds april 2015 heeft de gemeente (weer) een medewerker in dienst (op detacheringsbasis) die in het bezit is van het diploma middelbare archiefschool en die specifiek zorg draagt voor het beheer van het oud archief.

1.

Lokale regelgeving en uitvoering

De gemeente beschikt over een archiefverordening (2015) inzake de archiefzorg en het toezicht op het archiefbeheer, welke d.d. 21 september 2015 is vastgesteld door de gemeenteraad. Daarbij is de verouderde verordening van 1997 ingetrokken. Het is de bedoeling om in 2021 deze archiefverordening van 2015 te actualiseren naar de Model Archiefverordening 2017. Het Besluit informatiebeheer inzake het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden is sterk verouderd. Deze zal ook in 2021 worden geactualiseerd conform het nieuwe model 2017. Oldenzaal neemt deel aan enkele gemeenschappelijke regelingen:  Werkvoorzieningsschap Oost Twente (opgeheven m.i.v. 1 januari 2015).  Stadsbank Oost Nederland.  Gemeenschappelijke regeling Regio Twente.  Openbaar Lichaam Crematorium Twente Oost Nederland.  Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Twente (met ingang van 1 januari 2011).  Gemeentelijk Belastingkantoor Twente (met ingang van 1 juli 2013).  Centrumgemeenteregeling Samenwerking ICT Hengelo-Oldenzaal (met ingang van 1 november 2014).  Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Twente (vastgesteld d.d. 29 mei 2017).  Gemeenschappelijke regeling voor het grensoverschrijdend lichaam Euregio (vastgesteld d.d. 16 juni 2015). Er is een register van Gemeenschappelijke regelingen. Deze is echter niet actueel.

Wel wordt jaarlijks in de gemeentebegroting/jaarrekening de paragraaf Verbonden Partijen opgenomen, waartoe de gemeenschappelijke regelingen behoren. De gemeente beschikt over een nieuwe mandaatregeling die sinds 2017 van kracht is. Daarin is ten aanzien van het archiefbeheer een beperkt aantal handelingen opgenomen. Het beheer van het archief van WSW (Wet sociale werkvoorziening) is uitbesteed aan de externe organisatie Larcom. In een aanwijzingsbesluit zijn afspraken gemaakt ten aanzien van de archiveringstaken in verband met de eindverantwoordelijkheid van de gemeente voor het archiefbeheer. De archieven van de voormalige organisatie TopCraft zijn deels overgebracht naar de gemeente Oldenzaal, en deels opgeslagen bij VADA (een bedrijf dat zich specialiseert in het opslaan en beheren van papieren archieven).

_________________________________________________________________________________ Pag. 4 KPI-rapportage 2017

2.

Kwaliteit van en toezicht op de informatiehuishouding

De gemeente Oldenzaal maakt voor het beheer van te bewaren archiefbescheiden onder andere gebruik van de handleidingen van de VNG, de Basis Archiefcode, de Archiefwet, de Archiefverordening, het Besluit Informatiebeheer en andere wettelijke voorschriften, waaronder de Archiefregeling . De belangrijkste interne werkafspraken en gedragsregels zijn vastgelegd in een handboek post en archief. Al deze werkafspraken hebben tot doel dat het beheer voldoet aan al de verschillende eisen die daaraan gesteld mogen worden. Er vindt nauwelijks formele en structurele toetsing plaats. Wel vindt informeel en op niet-structurele wijze toetsing plaats door de post- en archiefmedewerkers. In voorkomende gevallen vindt er terugkoppeling plaats naar de teamleider en/of het afdelingshoofd. Begin 2019 heeft een inhoudelijke toetsing plaatsgevonden op het gebruik van het zaaksysteem. Met de vorming van het nieuwe Team Ondersteuning en Informatie en daarmee een gewijzigde personele bezetting is het nadrukkelijk de bedoeling om consequenter aandacht te gaan besteden aan enerzijds kwaliteitsverbetering en anderzijds controle of toezicht. In 2021 wordt een plan van aanpak voor kwaliteitszorg opgesteld door team DIV. Er worden kwaliteitsprocedures, een kwaliteitshandboek en werkinstructies opgesteld. Er wordt vervolgens gestart met een pilot kwaliteitszorg met beperkte scope.

Deze opgedane kennis en ervaring wordt uiteindelijk meegenomen in een te ontwikkelen kwaliteitssysteem voor informatie voor de gemeente.

Evaluatieverslag archief Oldenzaal 2019

Pag. 5

3.

Authenticiteit, context en toegankelijkheid en duurzaamheid van de archiefbescheiden

De gemeentelijke archieven tot en met 1989 zijn voorzien van (meerdere) beschrijvende inventarissen. De archieven vanaf 1990 zijn nog niet beschreven en geïnventariseerd, maar deze archieven zijn toegankelijk via het geautomatiseerde DMS (document management systeem). De gemeente legt diverse gegevens vast van ieder geregistreerd archiefdocument. Sinds juni 2016 werkt de gemeente zaaksgewijs met behulp van het systeem Esuite. Vanuit de samenwerking binnen Dimpact is bekeken of de vast te leggen gegevens hierbij voldoen aan de eisen en wensen zoals deze zijn vastgelegd in het TMLO (Toepassingsprofiel Metadata Lokale Overheden). In grote lijnen voldoen we daaraan. In overleg met Dimpact wordt bekeken wat we hierin nog kunnen verbeteren. De volgens de Archiefwet blijvend te bewaren archiefstukken moeten nog in papieren vorm worden gearchiveerd. Vanaf 2021 zal de volledig digitale archivering worden geregeld nadat substitutie is verkregen. Sinds eind 2012 heeft het college van B&W toestemming gegeven om de op termijn te vernietigen archiefstukken digitaal te bewaren en het fysieke document te vernietigen. Eerst is hiervoor toestemming verleend voor die stukken die binnen tien jaar na afhandeling vernietigd mochten worden. Eind 2014 is een nieuw besluit genomen om alle op termijn te vernietigen stukken alleen nog maar digitaal te bewaren.

Deze werkwijze is per 1 januari 2015 ingegaan. De digitale stukken kunnen geraadpleegd worden door eenieder die daartoe geautoriseerd is, en die aan kan melden op het gemeentelijke netwerk. Voor het fysieke archief voldoet de archiefbewaarplaats aan alle eisen die daaraan vanuit de wet worden gesteld. De klimaatinstallatie van deze ruimte is in 2019 vervangen door een nieuwe klimaatinstallatie. Bij digitale informatie wordt deze informatie periodiek op nieuwe dragers overgezet, omdat hier geen sprake is van eeuwig duurzame dragers. Daarnaast wordt de informatie regelmatig geback-upt om te waarborgen dat er geen informatie verloren gaat. Voor het digitaal archiefbeheer voor lange termijn moet aansluiting worden gezocht bij een e-Depot. Deze materie is te complex en bovenal te kostbaar om door iedere gemeente zelf op te pakken. Als gemeente zoeken we hier dan ook aansluiting binnen een samenwerkingsverband. Zowel binnen IT Platform Twente als binnen de werkgroep informatiebeheer van Dimpact worden mogelijkheden tot aansluiting op een e-depot voorziening onderzocht. Vanuit de gemeente Oldenzaal onderzoeken we momenteel binnen welk samenwerkingsverband we de aansluiting op een e-depot voorziening gaan oppakken en nemen daar in 2021 een besluit over.

_________________________________________________________________________________ Pag. 6 KPI-rapportage 2017

4.

Digitaal informatiebeheer

Veel adviezen en regels voor digitaal archiefbeheer zijn vastgelegd in het Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer (Rodin). Aangezien Rodin zelf ook weer een verzameling van regels en afspraken is, is het lastig om in kort bestek exact aan te geven waar de gemeente aan voldoet en waaraan niet. Bovendien komt een deel van die regels en afspraken al terug in de diverse hoofdstukken van dit stuk. In grote lijnen voldoet de gemeente aan Rodin. Waar we nog niet aan voldoen is dat niet alle werkprocessen zijn beschreven. Daarnaast is de relatie tussen alle bedrijfsprocessen en de opgenomen informatie niet beschreven. Hier willen we pragmatisch mee omgaan. Bij de aanpak van zaakgericht werken, worden stapsgewijs alle processen beschreven. Daarbij wordt ook de opgenomen informatie beschreven. Dit is een proces wat meerdere jaren gaat duren. Bijzondere aandacht verdient de digitale vernietiging van documenten. Eis is dat een digitaal archiefstuk na vernietiging op geen enkele manier kan worden gereproduceerd. In de praktijk is van digitale informatie op meerdere plaatsen en systemen een back-up beschikbaar (vanuit het oogpunt van informatiebeveiliging). Na vernietiging in het DMS is die informatie dan nog steeds beschikbaar op de verschillende back-up systemen. We zullen in overleg gaan met de archiefinspectie en met ICT hoe we hier het beste invulling aan kunnen geven.

Zoals in hoofdstuk 3 aangegeven is, is de gemeente (en Dimpact) momenteel aan het onderzoeken in hoeverre het TMLO toegepast wordt bij de digitale archiefbescheiden. In ieder geval weten we dat er enkele metagegevens zijn toegevoegd, o.a. om digitaal vergaderen mogelijk te maken. Momenteel wordt onderzocht hoe de vergaderinformatie ook naar het zaaksysteem kan worden overgebracht. Daarnaast zijn er specifieke collecties benoemd in het oude DMS, onder andere voor contractenbeheer. Ook daarvoor zijn specifieke metadata geïmplementeerd. Voor de opslag van digitale documenten maakt de gemeente gebruik van algemene standaarden en de facto standaarden. Dat zijn niet altijd open standaarden. (Denk bijvoorbeeld aan de MS-office suite). Er wordt geen gebruik gemaakt van encryptietechnieken bij archiefbescheiden. Bij het scannen van documenten wordt wel gebruik gemaakt van compressie. De gemeentelijke hard- en software is adequaat beveiligd tegen inbreuk door derden. Indien er onverhoopt toch iets zou gebeuren, zijn er altijd genoeg beveiligingsmaatregelen en back-ups om blijvende problemen te voorkomen. Conversie van dragers (vervangen van de ene drager door een andere drager) gebeurt, zonder dat daarvan een verklaring wordt opgemaakt. In de toekomst zal deze verklaring wel worden opgemaakt, conform art. 25 lid 3 van de Archiefregeling.

Migratie (omzetten van het ene formaat naar een ander formaat, bijvoorbeeld van docx naar pdf) is (nog) niet structureel van toepassing. Hier zal in de toekomst, zeker in het kader van het e-Depot, wel naar gekeken moeten worden. Dit is ook een van de aspecten die de Dimpact werkgroep meeneemt in haar besprekingen met de leverancier van het systeem en het HCO (Historisch Centrum Overijssel), waar het E-depot onder valt. De gemeente Oldenzaal heeft in 2017 een traject ingezet om de bouwdossiers en de genealogiearchieven (de openbare registers burg. stand en openbare bevolkingsregisters) te digitaliseren en deels te vervangen. De bouwdossiers zijn daarbij gedigitaliseerd en vervangen (gesubstitueerd) met uitzondering van de dossiers met cultuur-historische waarde. De genealogie bestanden zijn alleen gedigitaliseerd, niet vervangen. De digitalisering van de genealogie bestanden is eind 2018 gerealiseerd waarbij deze informatie via www.oldenzaal.nl te raadplegen is voor geïnteresseerden. De bouwdossiers zijn in de loop van 2018

Evaluatieverslag archief Oldenzaal 2019

Pag. 7

gedigitaliseerd en dat proces is in 2019 afgerond. Deze zijn vooralsnog alleen voor intern gebruik en komen nog niet via intranet ter beschikking. Inmiddels zijn in 2018 en 2019 ook alle milieudossiers en alle bodemrapporten gedigitaliseerd. Eind 2021 of medio 2022 wil de gemeente Oldenzaal MS Teams gaan implementeren voor documentcreatie & informatiedeling. Momenteel loopt een informatiekundig onderzoek voor het inrichten van een archiveringsoplossing.

_________________________________________________________________________________ Pag. 8 KPI-rapportage 2017

5.

Vervanging, selectie en vernietiging van archiefbescheiden

Het college als archiefzorgdrager selecteert de gemeentelijke archiefbescheiden. Van de archiefbescheiden wordt de bewaartermijn vastgelegd conform de wettelijke selectielijst en opgenomen in het metadataschema. Van de archiefbescheiden wordt bij archivering direct het jaar van vernietiging c.q. overbrenging naar de archiefbewaarplaats vastgelegd. Bij de selectie maken we gebruik van de door de Minister van OCW vastgestelde selectielijst 2017. In deze lijst is vastgelegd hoelang documenten bewaard moeten worden per werkproces / documentsoort. Het college als archiefzorgdrager vernietigt de daartoe in aanmerking komende archiefbescheiden, conform de wettelijke bewaartermijnen uit de selectielijst. Bij twijfel worden behandelaars van de te vernietigen archiefbescheiden geraadpleegd. De archiefbescheiden worden op dossierniveau gespecificeerd en opgenomen in een selectie/vernietigingslijst waarbij wordt aangegeven wanneer de vernietiging heeft plaatsgevonden. In het verleden is er niet structureel vernietigd. Sinds 2015 worden jaarlijks de daarvoor in aanmerking komende dossiers vernietigd. De gemeente past vervanging toe (namelijk bij het vervangen van papieren archiefbescheiden die volgens de Archiefwet op termijn vernietigd moeten worden). Deze worden na scanning nog drie maanden bewaard en daarna vernietigd. Hiervoor heeft het College toestemming gegeven.

De vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens. In de afgelopen 10 jaar zijn er geen archiefbescheiden vervreemd (overgedragen naar andere organisaties).

Evaluatieverslag archief Oldenzaal 2019

Pag. 9

6.

Overbrenging van te bewaren archiefbescheiden naar de openbare archiefbewaarplaats

De gemeente Oldenzaal heeft zowel het te vernietigen archief als het te bewaren archief in eigen beheer. Voor het te bewaren archief is een aparte archiefbewaarplaats ingericht die voldoet aan alle eisen die volgens de wet daaraan gesteld worden. Dat maakt het begrijpelijk dat er geen bescheiden zijn die om redenen van bedrijfsvoering niet na 10 jaar (nieuwe archiefwet) overgebracht kunnen worden. Sterker nog: in de praktijk worden de archiefbescheiden die te bewaren zijn direct vanuit de dynamische fase (“het direct raadpleegbaar archief dicht bij de DIV-medewerker”) geplaatst in het statisch archief (het “oud” archief). De archieven t/m 1989 zijn bewerkt en geïnventariseerd. Ook zijn een aantal archieven van diverse (externe) organisaties 1924-2002 geïnventariseerd. Dit alles besloeg zo’n 600 strekkende meter. Deze archieven zijn ook formeel overgebracht, waarbij enkele beperkingen aan de openbaarheid zijn opgenomen. Het ligt in de lijn der verwachting dat het lopende archief wordt afgesloten op in 2021, waarna er alleen nog maar digitaal gearchiveerd gaat worden. Het gedeelte t/m 2000 wordt dan fasegewijs overgebracht naar de archiefbewaarplaats. (Door formele overbrenging worden archieven ook openbaar voor het publiek). Deze archieven moeten dan nog worden geïnventariseerd.

In de praktijk worden bezoekers van het archief geholpen volgens de geldende regels, zodat zij ook in dit archief terecht kunnen voor informatie, mits deze informatie niet vertrouwelijk is. Het stadsarchief Oldenzaal heeft in 2020 een aantal particuliere archieven verworven en aan haar collectie toegevoegd, waaronder het laatste deel van het historisch gezien belangrijke archief van het Palthehuis, dat ontsloten gaat worden in 2021.

_________________________________________________________________________________ Pag. 10 KPI-rapportage 2017

7.

Fysieke bewaaromstandigheden

De gemeente Oldenzaal beheert de gemeentelijke archiefbescheiden zelf. Een beperkt deel van het te vernietigen archief van het Oldenzaalse Sociale Werkvoorzieningsbedrijf TopCraft is wegens ruimtegebrek ondergebracht bij VADA. Een commercieel bedrijf in Nijverdal, gespecialiseerd in archiefopslag- en beheer. Er zijn geen andere archiefinstellingen betrokken bij de uitvoering van het beheer van archiefbescheiden. De gemeente heeft een eigen gemeentelijke archiefbewaarplaats en een archiefruimte die gebruikt wordt ten behoeve van de te bewaren overgebrachte archiefbescheiden. Beide ruimten voldoen aan alle in de Archiefregeling genoemde eisen. De archiefruimte wordt gebruikt voor de op termijn te vernietigen archiefbescheiden. De gemeente beschikt niet over een eigen gemeentelijk/intergemeentelijk of buiten de gemeente gelegen e-depot voor de bewaring van digitale archiefbescheiden. De klimaatinstallatie in de archiefbewaarplaats was oud en storingsgevoelig. In 2019 is deze vervangen.

Evaluatieverslag archief Oldenzaal 2019

Pag. 11

8.

Openbaarheidseisen aan het archief

Zoals in hoofdstuk 6 is aangegeven heeft de gemeente Oldenzaal zowel het te vernietigen archief als het te bewaren archief in eigen beheer. De archieven tot en met 1989 zijn formeel overgebracht, en daarmee openbaar gemaakt, op enkele beperkingen na. De in de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden zijn voor iedereen kosteloos te raadplegen. Als er (veel) kopieën worden gemaakt of als er veel ondersteuning moet worden verleend, dan worden kosten in rekening gebracht overeenkomstig de legesverordening. Dit komt nagenoeg nooit voor. In de verklaring van overbrenging van de archiefbescheiden zijn soms beperkingen aan de openbaarheid gesteld voor de duur van de daarbij aangegeven termijn en de daarbij aangegeven redenen. Daarbij is van tevoren advies ingewonnen bij de beheerder van de archiefbewaarplaats (de gemeentesecretaris). Aan de openbaarheid zijn voor bepaalde stukken beperkingen opgelegd in verband met de persoonlijke levenssfeer, doch niet in verband met milieu-informatie. Er zijn geen archiefbescheiden ouder dan 75 jaar die het college niet openbaar wil laten zijn met uitzondering van de geboorteakten die op grond van het burgerlijk wetboek pas na 100 jaar openbaar zijn. Het stadsarchief heeft de gezinskaarten uitgezonderd van online beschikbaarstelling, i.v.m. de AVG regelgeving die mei op 25 mei 2018 van kracht is geworden.

In de oude regeling raadpleging archiefbescheiden uit 1985 is een bepaling opgenomen met betrekking tot het afwijzen van raadpleging in verband met de slechte materiele staat van de archiefbescheiden. Er wordt inmiddels gewerkt aan een herziening van deze regeling en van de bezoekersregeling. Er hebben zich nog nooit vragen voorgedaan om archiefbescheiden voor bepaalde tijd uit te lenen aan het archiefvormend overheidsorgaan en daarom zijn er ook geen voorwaarden geformuleerd. Voor het overgrote deel van het archief is de gemeente Oldenzaal nl. zelf het archiefvormend lichaam. De gemeente maakt geen gebruik van een kwaliteitshandvest en verleent ook geen medewerking aan de monitor dienstverlening van de VNG. Bezoekers van het archief kunnen op de gemeentelijke website de archiefinventarissen t/m 1989 in pdf-formaat raadplegen. Daar zal later ook de aangepaste regeling raadpleging archiefbescheiden en de bezoekersregeling worden geplaatst. In 2018 zijn de genealogie-bestanden van de gemeente via www.oldenzaal.nl ter beschikking gekomen. Als gevolg van de AVG regelgeving die in mei 2018 van kracht is geworden, zijn de gezinskaarten en kostgangerskaarten, evenals het jongste gedeelte van het bevolkingsregister, uitgezonderd van publicatie (hoewel deze bestanden wel zijn gedigitaliseerd).

_________________________________________________________________________________ Pag. 12 KPI-rapportage 2017

9.

Risicobeheersing van het archief

Er is in het verleden een calamiteiten- en ontruimingsplan gemaakt voor het archief. Dat plan is echter nooit vastgesteld. Inmiddels is dit plan onderdeel geworden van een totaal gemeentelijk calamiteitenen ontruimingsplan. Dit plan is begin 2015 vastgesteld door de gemeentesecretaris. De oude archieven van Oldenzaal komen als eerste in aanmerking om ontruimd te worden bij calamiteiten: Stelling 3

Archief Oldenzaalse Oudheidkamer, met aanvullingen 1336-19e eeuw

Stelling 4

Oud Archief Oldenzaal 1296-1810

Stelling 4-5

Secretarie-archief gemeente Oldenzaal 1811-1917

De gemeente is sinds 2016 aangesloten bij de firma DocumentenWacht, een bedrijf dat zich heeft gespecialiseerd op advisering voor, en hulpverlening na calamiteiten met archieven. Het plan dat nu is vastgesteld, beperkt zich echter vooral tot evacuatie van de archiefcollectie bij calamiteiten. Daarom wordt in 2020 nog eens kritisch gekeken naar alle mogelijke facetten rondom risicobeheersing. Daar horen o.a. klimaatbeheersingsmaatregelen bij. Dit zal moeten leiden tot een aanpassing van het vastgestelde calamiteiten- en ontruimingsplan.

Evaluatieverslag archief Oldenzaal 2019

Pag. 13

10. Organisatie, mensen en middelen voor de uitvoering van de archieftaken De gemeente had tot medio 2020 in totaal ongeveer 7,5 Fte ter beschikking voor werkzaamheden rondom de documentaire informatievoorziening. Deze formatie was als volgt opgebouwd:  2 Fte voor postverwerking (deze formatie is onderdeel van het team dienstverlening en communicatie, en sinds 1 april 2019 onderdeel van het Team Ondersteuning en Informatie);  3,83 Fte voor dossiervorming en selectie en vernietiging;  0,4 Fte voor oud archiefwerkzaamheden (statisch archief, ingevuld d.m.v. detachering);  0,8 Fte voor functioneel beheer DMS en diverse taken rondom informatiebeheer;  ongeveer 0,5 Fte, verdeeld over meerdere personen voor beleid, en teamleiding;  daarnaast wordt nog 36 uur ondersteuning geboden door een medewerker vanuit de WSW. De formatie is net voldoende voor het uitvoerende werk en om jaarlijks enkele kleine projecten te kunnen doen. Als er grotere projecten gedaan moeten worden, moet steeds zorgvuldig bekeken worden hoe dat uitgevoerd kan worden (o.a. door anders te prioriteren of door tijdelijke inhuur). De financiële middelen voor de zorg en het beheer zijn beperkt maar voldoende voor de reguliere werkzaamheden. Bij nieuwe plannen zoals digitalisering van documenten of anderszins moeten daarvoor middelen worden aangevraagd. Vanuit de nieuwe regelgeving en overheidsplannen (o.a.

nieuwe omgevingswet en de RUD) komt steeds meer behoefte aan digitale informatie. (Onder andere de (oude) bouwvergunningen, de (oude) milieuvergunningen en de WABO-vergunningen). Deze archiefbescheiden zijn inmiddels gedigitaliseerd. De lopende zaken worden goed bijgehouden. Vanuit het verleden is er nog enige achterstand welke nu langzaamaan is ingelopen. Van de medewerkers bij het archief hebben de meesten minimaal SOD 1 gehaald, een enkeling SOD 2 of HMDI. Daarnaast heeft een medewerker documentaire informatiewetenschappen gestudeerd. Een medewerker (op detacheringsbasis voor twee dagen per week) is in het bezit van het diploma middelbare archiefschool. Jaarlijks zijn er mogelijkheden voor bijscholing. Alle wettelijk verplichte werkzaamheden worden naar behoren gedaan. Er is periodiek overleg met de provinciale archiefinspecteur. Dat overleg wordt als waardevol ervaren en is een gelegenheid om enkele aandachtspunten nader te bespreken. Er zijn tot op heden geen aanmerkingen geweest vanuit de externe provinciale toezichthouders.

_________________________________________________________________________________ Pag. 14 KPI-rapportage 2017

Verklarende woordenlijst In deze verklarende woordenlijst is ervoor gekozen om de termen niet technisch perfect of correct uit te leggen, maar om de lezer te helpen wat met die termen wordt bedoeld. archiefbeheer Alles wat te maken heeft met de archiefvorming, de archiefbewerking, het beheer van de archiefdepots, de daarin berustende archiefbescheiden en het beschikbaar stellen daarvan. archiefbescheiden / archiefdocumenten Een document dat ontvangen wordt in de gemeente is direct een archiefstuk. In de volksmond wordt aan de term archiefstuk gedacht nadat de behandeling gereed is en het document opgeborgen kan worden. Dat is dus niet correct, ook in de behandelfase is het document al een archiefstuk. archiefbewaarplaats Archiefdepot of geheel van archiefdepots gebouwd en ingericht voor de blijvende bewaring van archiefbescheiden. archiefruimte Archiefdepot bestemd voor de bewaring door de archiefvormer van recente archiefbescheiden. (in de praktijk vooral: de te vernietigen stukken). archiefzorg Bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het archiefbeheer. AVG Algemene Verordening Gegevensbescherming beschrijvende inventaris Systematische toegang op een archief of een deel ervan, voorzien van een inleiding, een overzicht van de geschiedenis van de archiefvormer, van de taken, van de archiefbewerkingen en van de omvang.

compressie Techniek waarmee computerbestanden worden verkleind zonder dat daarbij gegevens verloren gaan. conversie Het om- of overzetten van gegevens in een ander bestandsformaat. Dimpact Dimpact is een coöperatie van (nu: 34) gemeenten om samen innovatieve dienstverlening te organiseren. Oldenzaal is een van die gemeenten DMS Document Management Systeem. Systeem voor het beheer van documenten waarbij metadata zijn vastgelegd omtrent toegankelijkheid, beschikbaarheid, vindplaats en voortgang. Dynamisch archief Ook wel “lopend” archief genoemd; hierin worden stukken bewaard die nog in behandeling zijn of zijn afgehandeld, maar nog wel regelmatig geraadpleegd worden en daarom op de kamer bewaard worden. E-depot Elektronisch depot; Het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat duurzaam beheren en raadplegen van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt. encryptie De omzetting van data naar een geheime code, “versleutelde code”. Evaluatieverslag archief Oldenzaal 2019

Pag. 15

KPI Kritische Prestatie Indicatoren. Een door de VNG opgestelde methodiek waarbij in tien hoofdstukken de wettelijke eisen op het terrein van (onder andere) de Archiefwet in vragende vorm worden geformuleerd. De antwoorden op die vragen geven de gemeenten inzicht of zij voldoen aan de eisen. metadata Gegevens over gegevens. In documentaire systemen: gegevens over documenten en hun ontstaan. migratie Het overzetten van digitale documenten naar een ander digitaal informatiesysteem met behulp van speciale computerprogrammatuur onder behoud van authenticiteit. openbaarheid (van archief) Toestand van archiefbescheiden waarbij ieder met inachtneming van bij of krachtens de wet vastgelegde beperkingen bevoegd is deze te raadplegen en daarvan of daaruit reproducties, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of te laten maken. oud archief Zie: Statisch archief. overbrenging (van archiefmateriaal) Procedure waarbij een zorgdrager van een overheidsorgaan de archiefbescheiden overdraagt aan de archiefbeheerder van een archiefbewaarplaats. Formeel wordt daarbij het archiefmateriaal voor burgers openbaar in de zin van de archiefwetgeving. semi-statisch archief Niet meer actueel archief met lage raadpleegfrequentie. statisch archief Naar een archiefbewaarplaats overgebracht afgesloten archief, voor blijvend te bewaren archiefbescheiden.

substitutie Het vervangen van de drager van informatie. Normaal gesproken wordt hiermee bedoeld het digitaal maken (scannen) van papieren documenten. Doel daarbij is dat de digitale informatie “het origineel” wordt en gearchiveerd kan worden, en dat de papieren informatie direct vernietigd kan worden. Het college moet hier formeel toe besluiten. TMLO Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden; een specificatie van de minimaal verplichte metagegevens plus een beschrijving van de toepassing ervan. Vervanging Reproductie van archiefbescheiden met het doel tot vernietiging van de oorspronkelijke archiefbescheiden over te kunnen gaan. In de praktijk vaak door scannen van papieren documenten. Vervreemding Overdracht van de eigendom door de zorgdrager aan een andere zorgdrager of een natuurlijk of rechtspersoon van archiefbescheiden.

_________________________________________________________________________________ Pag. 16 KPI-rapportage 2017

_________________________________________________________________________________ Pag. 18 KPI-rapportage 2017