12 - UIT-22-13046 Raadsinfobrief stand van zaken bureau en participatieaanpak evenementenbeleid

RAADSINFOBRIEF Aan de leden van de raad en de forumleden

Ganzenmarkt 1 Postbus 354 7570 AJ Oldenzaal Telefoon (0541) 58 81 11 14+ netnummer 14 0541 E-mail info@oldenzaal.nl Internet www.oldenzaal.nl Bezoekadres Postadres

Datum college

3 maart 2022 Voortgang evenementenbeleid Uw brief van Uw kenmerk Ons kenmerk UIT-22-13046 Zaaknummer Behandeld door Hendrik Nijenhuis Telefoonnummer (06) 28 28 42 46 Onderwerp

Bijlage(n)

Geachte leden van de raad en forumleden, Eind 2021 hebben we u geïnformeerd over de ontwikkeling van een nieuw integraal evenementenbeleid voor Oldenzaal. We gingen onder andere in op de aanleiding, het belang en het beoogde resultaat van een nieuw evenementenbeleid. We gaven ook aan dat we een deel van het totale budget inzetten om een extern bureau in te schakelen. Inmiddels is de opdracht verleend aan Bureau Stedelijke Planning. De komende maanden gaan zij dit traject samen met de rest van de projectgroep oppakken. Graag informeren wij u via deze brief over de projectorganisatie, Bureau Stedelijke Planning, de (participatie)aanpak van Bureau Stedelijke Planning en de planning van deze opgave. Projectorganisatie Projectgroep De projectgroep bestaat uit enkele medewerkers van de gemeente Oldenzaal, Oldenzaal Promotie en Bureau Stedelijke Planning. Bureau Stedelijke Planning neemt binnen de projectgroep grotendeels de uitvoering van het project voor haar rekening. Waar nodig ondersteunt de gemeente Oldenzaal daarbij. Gemeentelijke klankbordgroep Om de integraliteit vanuit de gemeente te waarborgen is een gemeentelijke klankbordgroep in het leven geroepen. De klankbordgroep toetst of het evenementenbeleid past binnen de kaders en ambities van de gemeente en regio op het gebied van onder meer veiligheid, cultuur, duurzaamheid, economie en mobiliteit.

In de klankbordgroep zitten onder meer vergunningverleners, medewerkers van ruimtelijke beheer en beleidsmedewerkers (onder andere cultuur, duurzaamheid, economie en verkeer), maar ook medewerkers van de politie Oost-Nederland, Brandweer Twente en Veiligheidsregio Twente.

Datum 22 maart 2022 Ons kenmerk UIT-22-13046 Paginanr. 2

Bureau Stedelijke Planning Met Bureau Stedelijke Planning schakelen we een bureau in dat veel ervaring heeft met de ontwikkeling van evenementenbeleid en met het betrekken van de samenleving daarbij. Daarnaast kennen ze Oldenzaal en de regio goed vanuit verschillende opdrachten die ze eerder in de regio gedaan hebben, zoals voor De Vijfhoek, Enschede, Hengelo, Almelo en Borne. We hebben vertrouwen dat hun aanpak resulteert in een uitvoerbaar, toekomstbestendig en breed gedragen evenementenbeleid. Aanpak Bureau Stedelijke Planning De aanpak van Bureau Stedelijke Planning om te komen tot integraal evenementenbeleid bestaat uit een vijftal stappen die hieronder nader zijn uitgewerkt (zie ook figuur 1). Figuur 1 – Stappenplan t.b.v. ontwikkeling integraal evenementenbeleid Oldenzaal

Stap 1 – Vaststelling uitgangssituatie Oldenzaal Het vormen van een beeld van de uitgangssituatie en de kaders die van belang zijn voor het opstellen van het evenementenbeleid. Daarbij gaat het onder ander andere om de identiteit van Oldenzaal in de regio, de huidige beleidskaders, kenmerken van huidige evenementen, sterke en zwakke punten van het huidige evenementenbeleid en de trends en ontwikkelingen op het gebied van evenementen. Stap 2 – Ontwikkeling toekomstvisie evenementen Op basis van de uitgangssituatie en de uitkomsten van het participatietraject (stap 1) stelt Bureau Stedelijke Planning een toekomstvisie/positionering op met daaraan gekoppeld verschillende ambities die nader uitgewerkt worden. Hierin komen onder andere de volgende vragen aan bod: waarom evenementen in Oldenzaal (onder andere uitwerking economische waarde)? Welke rol hebben de evenementen in het neerzetten van de identiteit van de stad? Welke doelgroepen willen we trekken? De focusperiode van de visie is 2022-2030. Stap 3 – Ontwikkelen integraal toetsingskader Deze stap geeft een uitwerking van het toetsingskader. Dit richt zich op onderwerpen als: versterking van het aanbod, dienstverlening en rol van de gemeente, veiligheidsrichtlijnen, op- en afbouw van evenementen, geluid, frequentie en aantal events, natuurbescherming, duurzaamheid en toewijzing evenemententerreinen.

Datum 22 maart 2022 Ons kenmerk UIT-22-13046 Paginanr. 3

Stap 4 – Uitwerking beheers aspecten evenementen De beheers aspecten hebben betrekking op de volgende onderdelen:  meerjarenraming in te zetten middelen;  monitoring en evaluatie van beleid en dienstverlening gemeente;  handhaving evenementen;  tegengaan ondermijning. Stap 5 – Actieplan De concrete acties die nodig zijn om bovenstaande stappen op te pakken worden uitgewerkt in een stappenplan. Daarbij geeft het bureau aan wie van de stakeholders verantwoordelijk is voor een bepaalde stap en of deze gelden voor de korte of middellange termijn. Participatieproces Behalve locatiebezoek en bestudering van alle relevante visies van de gemeente Oldenzaal, gaan we samen met Bureau Stedelijke Planning in gesprek met de samenleving. We vinden het belangrijk om de ideeën en behoeften van belanghebbenden en inwoners op te halen en hen te betrekken bij het opstellen van het evenementenbeleid. We zoeken actief de verbinding met elkaar. Daarvoor organiseren we een aantal momenten. Daarbij betrekken we met name inwoners, grote en kleine evenementenorganisaties (zoals carnaval, Boeskool is Lös en Twente Ballooning), winkeliers, horecaondernemers, ondernemers op de warenmarkt, marktpartijen in de cultuursector, Oldenzaal Promotie, Recreatiepark Het Hulsbeek en enkele (beleids)medewerkers van de gemeente Oldenzaal.

De belanghebbenden worden op de volgende manier betrokken in het proces:  online diepte-interviews;  workshop met evenementenorganisaties, ondernemers (retail, horeca, warenmarkt en cultuur), Oldenzaal Promotie en Recreatiepark Het Hulsbeek (werkatelier);  enquête voor inwoners en  workshop met inwoners. Om de inwoners te informeren over de aanleiding, het belang en de aanpak van het te ontwikkelen evenementenbeleid wordt een projectpagina ingericht op www.Oldenzaal.nl. Daar beschrijven we ook op welke manier en wanneer men mee kan denken en praten over het evenementenbeleid. Daarnaast houden we via deze weg inwoners op de hoogte over het verloop en de uitkomsten van het nieuwe evenementenbeleid. Daarnaast betrekken en informeren we inwoners en andere belanghebbenden ook via de gemeentelijke sociale en andere lokale mediakanalen.

Te verwachten resultaat Bureau Stedelijke Planning verwerkt de opgehaalde informatie uit in een toekomstbestendig, gedragen en integraal evenementenbeleid, dat bijdraagt aan het behalen van de volgende doelstellingen (zie ook het gemeentelijke plan van aanpak voor het opstellen van nieuw evenementenbeleid, dat met u gedeeld is op 21 december 2021):  het vastleggen welke identiteit Oldenzaal wil uitdragen in de regio;  het creëren van meer economisch rendement voor Oldenzaal met evenementen;  het stimuleren van kwalitatief hoogwaardige en gevarieerde evenementen;  het bieden van duidelijkheid aan alle belanghebbenden door middel van het vaststellen van een duidelijk toetsingskader;  het bijdragen aan duurzaamheid, gezondheid en inclusie;

Datum 22 maart 2022 Ons kenmerk UIT-22-13046 Paginanr. 4

  

het bieden van handvatten en duidelijkheid vooraf aan alle belanghebbenden door middel van praktische informatie; het realiseren van sociaal maatschappelijk rendement; het vastleggen van rollen en taken van de gemeente.

Het beleid werkt Bureau Stedelijke Planning uit in een rapport met heldere conclusies en adviezen. Dit rapport is een integraal beleidsstuk voor evenementen in Oldenzaal. De hoofdlijnen van het evenementenbeleid vormen een belangrijke basis voor de omgevingsvisie van de gemeente. Een belangrijk onderdeel van het beleidsstuk is de toekomstvisie over evenementen in de gemeente Oldenzaal (focusperiode: 2022-2030). Andere aspecten die in het rapport aan bod komen zijn: een realisatiekader, beheers aspecten en een actieplan. Planning Tot en met begin april 2022 neemt Bureau Stedelijke Planning circa tien diepte-interviews af met meerdere belanghebbenden (individueel en in groepsverband). Een deel van de interviews is al afgenomen. De overige interviews zijn ingepland. Op dinsdag 19 april 2022 nodigen we meerdere ondernemers uit de evenementenbranche en andere relevante branches (onder andere retail, horeca, cultuursector en warenmarkt) uit voor een interactieve workshop (werkatelier). Om een goed beeld te krijgen van de behoefte en wensen van onze inwoners over evenementen, zetten we in april 2022 een enquête uit via onze gemeentelijke mediakanalen. Medio mei 2022 gaat Bureau Stedelijke Planning hier met inwoners verder over in gesprek. Voor deze interactieve workshop nodigen we u uit (uitnodiging volgt nog).

Nadat alle stappen zijn doorlopen verwerkt Bureau Stedelijke Planning de opgehaalde informatie in een prettig leesbaar rapport, dat we te zijner tijd ter inzage leggen. Zodra alle uitkomsten verwerkt zijn, koppelen we deze terug tijdens een politiek forum. De verwachting is dat het beleidsstuk medio augustus 2022 vastgesteld kan worden. Tot slot We vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Mocht u nog vragen hebben, kunt u contact opnemen met Hendrik Nijenhuis (h.nijenhuis@oldenzaal.nl en 06 28 28 42 46) of Aashna Koeldiep (a.koeldiep@oldenzaal.nl en 06 11 33 24 20).

Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders

de secretaris

de burgemeester