11 Visie op dienstverlening en het stadhuis -Uitgangspuntennotitie toekomst stadhuis

H.B.

Hoort bij raadsbesluitnr. 1152 van 20 december 2021, de griffier,

Subtitel

Uitgangspuntennotitie visie op de toekomst van het stadhuis

Uitgangspuntennotitie visie op de toekomst van het stadhuis

Inhoudsopgave

1. Inleiding en aanleiding ................................................................................................... 3 2. Visie op dienstverlening ................................................................................................. 4 3. Huidige situatie ............................................................................................................... 5 3.1

Visie van de architect ................................................................................................................5

3.2

Huidig gebruik ...........................................................................................................................5

4. Ontwikkelingen ............................................................................................................... 6 4.1

Integrale toegang sociaal domein (netwerkorganisatie) ...........................................................6

4.2

Werkplekconcept (huidig versus toekomst) ..............................................................................6 4.2.1 Afronding verhuizing en doorontwikkeling .............Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.

4.3

Verduurzamen stadhuis ............................................................................................................7

4.4

Ventilatie stadhuishal ................................................................................................................7

4.5

Samenwerking Noordoost Twente ............................................................................................7

5. Uitgangspunten stadhuis van de toekomst .................................................................. 8 6. Voorwaarden en risico’s................................................................................................. 9 6.1

Veranderende werkomgeving ...................................................................................................9

6.2

Draagvlak bestuur en organisatie .............................................................................................9

6.3

Ruimte voor de gemeenteraad .................................................................................................9

6.4

Voldoende partners ...................................................................................................................9

6.5

Niet alleen dienstverlening, meer dan dat...............................................................................10

6.6

Financiën .................................................................................................................................10

6.7

Verduurzaming gebouw ..........................................................................................................10

6.8

Optimale resultaat niet haalbaar .............................................................................................10

7. Procesbeschrijving ....................................................................................................... 11 7.1

Nadere duiding definitie huis van de stad ...............................................................................11

7.2

Onderzoek partners ................................................................................................................11

7.3

Behoefte onderzoek inwoners ................................................................................................11

7.4

Bezoek en onderzoek andere gemeenten ..............................................................................11

7.5

Globale raming minimale variant en maximale variant ...........................................................12

7.6

Terugkoppeling resultaten en keuzes .....................................................................................12

7.7

Uitwerking plan en ontwerp .....................................................................................................12

7.8

Planning en terugkoppeling ....................................................................................................12

1.

Inleiding en aanleiding

De samenleving maakt voortdurend ontwikkelingen door. Om op de wensen van de samenleving aan te blijven sluiten is het noodzakelijk om de dienstverlening van de gemeente Oldenzaal te blijven evalueren en evolueren. De gemeente krijgt bijvoorbeeld steeds meer een faciliterende rol. De toenemende snelheid en transparantie in dienstverlening die verwacht wordt van de samenleving en de vergaande en snelle digitalisering in de samenleving, spelen daarbij een grote rol. Hoewel we in de huidige situatie nog een ruim voldoende scoren op dienstverlening, verwachten we dat de huidige dienstverlening in de toekomst niet blijft voldoen aan de wensen en eisen van de samenleving, mede omdat onze fysieke werkplek niet meer voldoet aan de verwachtingen van de bezoeker en niet uitnodigt tot samenwerking. Aanpassingen in de dienstverlening van onze organisatie vragen onder meer om veranderingen in houding en gedrag en doorontwikkeling van de ICT-omgeving. Daarnaast dragen een modernisering van onze werkomgeving en een andere inzet en aanvullende functies van het stadhuis bij aan het realiseren van onze ambities op het gebied van dienstverlening. De afgelopen periode zijn er diverse gesprekken gevoerd met het bestuur en de organisatie van de gemeente Oldenzaal. Daarnaast is er onderzoek gedaan naar de verschillende ontwikkelingen die op ons afkomen.

De resultaten hiervan zijn vertaald naar uitgangspunten voor het stadhuis van de toekomst. Deze uitgangspunten bepalen de koers voor het vervolg(onderzoek). Uiteindelijk resulteert dit in een visie op het stadhuis van de toekomst en een vertaling naar de benodigde maatregelen om het stadhuis van de toekomst samen te kunnen maken.

3

2.

Visie op dienstverlening

De samenleving maakt voortdurend ontwikkelingen door. Om de dienstverlening van de gemeente Oldenzaal hierop te laten aansluiten, is het nodig deze dienstverlening door te ontwikkelen. De huidige samenleving wil steeds meer invloed, waardoor de gemeente steeds meer een faciliterende rol krijgt en de gemeente als netwerkorganisatie wordt gezien. De toenemende snelheid en transparantie in dienstverlening die verwacht wordt van de samenleving en de vergaande digitalisering in de samenleving, spelen daarbij een grote rol. Er is 24/7 informatie beschikbaar. Hier moeten we als gemeente op inspelen. Hoewel we in de huidige situatie nog een ruime voldoende scoren op dienstverlening, verwachten we dat als we niets doen de huidige dienstverlening in de toekomst niet blijft voldoen aan de wensen van de samenleving. Mede omdat onze fysieke werkplek niet meer voldoet aan de verwachtingen van de bezoeker en niet uitnodigt tot samenwerking. Om ervoor te zorgen dat onze dienstverlening op de wensen van de samenleving blijft aansluiten is het noodzakelijk om onze dienstverlening te blijven evalueren en evolueren. Aanpassingen in de dienstverlening van onze organisatie vragen onder meer om veranderingen in houding en gedrag en doorontwikkeling van de ICT-omgeving.

Daarnaast dragen een modernisering van onze werkomgeving en een andere inzet en aanvullende functies van het stadhuis bij aan het realiseren van onze ambities op het gebied van dienstverlening. Vanuit het programma Contact zijn diverse projecten opgezet om de noodzakelijke ontwikkelingen mogelijk te maken. De visie op dienstverlening vormt het uitgangspunt voor de toekomst van het stadhuis. Alles wat we inrichten of bedenken moet bijdragen aan de visie op dienstverlening en ook ten goede komen van de dienstverlening. Het stadhuis is slechts het middel om dit te bereiken. Herijking visie op dienstverlening Bovenstaande vraagt om een herijking van de huidige visie op dienstverlening die in 2008 is vastgesteld. De opgave op het terrein van dienstverlening wordt daarbij ondersteund door drie pijlers: houding en gedrag, huisvesting en informatie en ICT. Kort samengevat komt de visie op dienstverlening neer op volgende uitgangspunten:  betrouwbaar en herkenbaar;  positief en betaalbaar;  samen, open en gastvrij;  flexibel: persoonlijk waar nodig, digitaal waar kan;  dienstverlening is van ons allemaal.

Dit betekent concreet:  dienstverlening organiseren we dichtbij de inwoner; “we sluiten aan bij zijn/haar belevingswereld”;  digitaal waar het kan met behoud van overige kanalen waar gewenst;  de toegang van het maatschappelijk plein organiseren we samen met onze partners en  doorontwikkeling van de competenties van onze collega’s, zodat onze werkwijze aansluit bij onze ambitie. De visie op dienstverlening is in een ander document uitgewerkt. In dit document wordt verder niet ingegaan op de integrale dienstverlening, maar specifiek op de uitgangspunten voor het stadhuis.

4

3.

Huidige situatie

Het stadhuis is in 1967 gebouwd. Het is ontworpen door de architect Bauer. Met het overlijden van de architect Bauer is de ontwikkeling van het stadhuis overgenomen door de architect Tauber. Het stadhuis harmoniseert qua ontwerp met haar omgeving, waarin de Plechmusbasiliek het middelpunt vormt en het stadhuis ondergeschikt blijft aan de Plechelmusbasiliek..

3.1

Visie van de architect

Aan BRTArchitecten, het architectenbureau dat destijds het stadhuis heeft ontworpen, is gevraagd een visie te geven op de toekomst van het stadhuis met de bril van nu en toen. De belangrijkste conclusie van de architect is dat er nog veel potentie zit in het stadhuis en binnen de oorspronkelijke uitgangspunten van het ontwerp nog voldoende mogelijkheden zijn om een slag te maken naar de huidige tijd. Daarin benoemd de architect de hal als het centrale middelpunt van het gebouw waar alle stromingen samen moeten komen. “” De hal van het gemeentehuis was in het oorspronkelijke ontwerp van Piet Tauber bestemd als het hart van het gebouw. Hier kwam de bezoeker het stadhuis binnen en ontmoette men elkaar. De oorspronkelijke entree pui lag wat verder terug in de gevel dan in de huidige situatie waardoor men direct de hal binnenkwam. Veel bezoekers laten de hal nu vaak letterlijk links liggen, melden zich aan de balie om zich vervolgens naar het vergadercentrum te bewegen. Hierdoor is de centrale hal een belangrijk deel van zijn functie verloren. Goede verbindingen tussen de belangrijkste ontmoetingsplekken in het stadhuis zijn belangrijk voor het slagen van de opzet. De Ganzenmarkt, de centrale hal, de koffiecorner en het vergadercentrum moeten met elkaar verbonden worden. Ontmoeten, samenwerken en informatie-uitwisselen worden hierdoor bevorderd.

Waarbij het uitgangspunt is verbonden met het verleden en verbindend naar de toekomst” ,aldus de architect Erik van Wel van BRTArchitecten“

3.2

Huidig gebruik

De belangrijkste functie van het huidige stadhuis is het verlenen van dienstverlening aan de inwoner van Oldenzaal op allerlei terreinen. Dit gebeurt op verschillende manieren van fysiek tot digitaal. Met het verhuizen van het Maatschappelijk Plein in 2020, vindt het merendeel van de dienstverlening plaats in het stadhuis. Er komen verschillende klantstromen samen in het stadhuis. Daarbij moet gedacht worden aan de dienstverlening gerelateerd aan burgerzaken, zoals een paspoort of rijbewijs, aangifte geboorte, trouwen, verhuizing etc. Daarnaast komen inwoners naar het stadhuis voor overleg over een ontwikkeling of vergunning. Of inwoners vinden de weg naar het stadhuis voor dienstverlening op het gebied van het sociaal domein, voorbeelden hiervan zijn de aanvraag van een uitkering, hulpmiddelen voor de zorg, jeugdhulp, etc. Deze klantstromen komen allemaal samen bij de receptie en worden vanuit daar verdeeld over de verschillende plekken in het stadhuis van de balie tot het vergadercentrum. Het stadhuis is op dit moment ingericht als plek voor het bestuur en de ambtelijke organisatie. Naast het bestuur en de ambtelijke organisatie maken partners als bijvoorbeeld de Stadsbank, het UWV, formulierenbrigade, etc. gebruik van het stadhuis op bepaalde dagdelen. Er vinden verschillende andere activiteiten en evenementen plaats in het stadhuis.

Carnaval springt hierbij qua evenement eruit. Naast carnaval vindt er nog een aantal kleinere activiteiten plaats. In de richtlijn “Regeling gebruik stadhuis” zijn de uitgangspunten opgenomen op basis waarvan evenementen wel of niet worden toegestaan.

5

4. 4.1

Ontwikkelingen Integrale toegang sociaal domein (netwerkorganisatie)

Diverse maatschappelijke partners ontwikkelen op dit moment samen één gezamenlijke toegang voor het sociaal domein. Naast de processen die daarin worden samengevoegd, betekent dit ook dat partijen fysiek de toegang tot het sociaal domein op één plek willen realiseren. Partijen hebben de voorkeur voor het stadhuis als definitieve locatie van de integrale toegang uitgesproken. Maar daarbij is wel door partijen de voorwaarde is gesteld dat het huidige stadhuis dan toegankelijker, opener en meer als plek van iedereen ingericht moet worden, zodat de drempel om het stadhuis te bezoeken letterlijk en figuurlijk verlaagd wordt. Als dit niet gerealiseerd wordt, willen partijen de integrale toegang niet definitief in het stadhuis huisvesten. De integrale toegang wordt in het nieuwe jaar 2022 gerealiseerd. Doelstelling is om de integrale toegang eerst op een tijdelijke locatie te realiseren. Dit geeft ruimte om een goede visie op het stadhuis te ontwikkelen en de daarbij behorende aanpassingen te bepalen, waarbij een integrale afweging van alle ontwikkelingen gemaakt kan worden.

4.2

Werkplekconcept (huidig versus toekomst)

Uitgangspunt is dat de organisatie zoveel mogelijk activiteit gerelateerd gaat werken in Oldenzaal. Bij activiteit gerelateerd werken hebben medewerkers niet langer een vaste werkplek. In plaats daarvan zoeken zij een werkplek die aansluit bij de werkzaamheden die zij op dat moment willen uitvoeren. Door diverse ruimtes te creëren, kunnen medewerkers op ieder moment van de dag productief werken. Hoe dit in Oldenzaal eruit gaat zien en hoeveel ruimte daarvoor nodig is wordt op dit moment onderzocht. Het huidige uitgangspunt is dat, als de coronamaatregelen het toelaten, medewerkers weer zoveel mogelijk naar het stadhuis komen om te werken, maar vooral ook om te ontmoeten en te verbinden. De coronacrisis heeft laten zien dat thuiswerken kan, maar heeft ook laten zien dat het ontmoeten en verbinden en het integrale werken daardoor vermindert. Het thuiswerken maakt solistischer. Doelstelling is om de juiste balans te vinden waarbij de wens van de medewerker om het thuis werken te handhaven matcht met de noodzaak om elkaar te ontmoeten en de juiste verbindingen te leggen.

4.2.1

Doorontwikkeling werkplekken

In 2020 heeft met de verhuizing van het Maatschappelijk Plein een herverdeling en verhuisbeweging van de werkplekken in het stadhuis plaatsgevonden. Ieder domein heeft een nieuwe plek in het stadhuis. Nu medewerkers ook weer gedeeltelijk op het stadhuis werken ontstaat er een goed beeld van aanpassingen die nog nodig zijn om tot een goede werkomgeving te komen. Er bestaan nog knelpunten. Op de korte termijn worden acties ondernomen om de werkomgeving beter aan te laten sluiten bij de huidige tijd. Zo worden er belcellen geplaatst, heeft iedereen een laptop gekregen en worden daar waar mogelijk de werkplekken met beperkte middelen verder ingericht volgens de voorwaarden voor activiteit gerelateerd werken, zodat de medewerkers over de juiste faciliteiten beschikken. Om echt een slag te maken naar activiteit gerelateerd werken vraagt het nog om meer maatregelen dan dit. Dit wordt meegenomen in de totale afweging voor de toekomst van het stadhuis. 6

4.3

Verduurzamen stadhuis

Om het stadhuis toekomstbestendig te maken moet het gebouw in 2030 aan energielabel A voldoen. In de huidige staat voldoet het gebouw hier niet aan en voldoet het gebouw aan de voorwaarden voor energielabel C. Om energielabel A te bereiken moet in de komende jaren geïnvesteerd worden in verduurzaming. Er wordt op dit moment een onderzoek gedaan naar de noodzakelijke maatregelen om het stadhuis verder te verduurzamen. Door middel van o.a. een 3D scan wordt het stadhuis doorgelicht en wordt bepaald of het stadhuis verder verduurzaamd kan worden en wat dit betekent qua maatregelen en benodigde financiële middelen. Hier kan ook uitkomen dat verdere verduurzaming van het gebouw niet haalbaar is, omdat dit om te grote aanpassingen in bijvoorbeeld de schil vraagt. Dit moet blijken uit het onderzoek. Vanuit kostenoogpunt is het wel zinvol om dit traject in gezamenlijkheid met een eventuele verbouwing van het stadhuis op te pakken: werk met werk maken.

4.4

Ventilatie stadhuishal

In relatie tot evenementen in de stadhuishal is het noodzakelijk om een aanpassing in de ventilatie te doen. Hiervoor is budget gereserveerd in de begroting. Vanuit het principe werk met werk maken wordt ook de aanpassing in de ventilatie integraal meegenomen in het definitieve ontwerp voor het stadhuis. Dit om te voorkomen dat nu aanpassingen worden gedaan, die niet passen in het toekomstig ontwerp.

4.5

Samenwerking Noordoost Twente

Er wordt onderzocht of samenwerking met andere gemeenten een mogelijkheid is. Dit is nog in de verkennende fase, maar kan in de toekomst wel tot het gevolg hebben dat medewerkers minder op het stadhuis zijn en verdeeld zijn over de diverse samenwerkende gemeenten. Daartegenover staat dat medewerkers uit andere gemeenten mogelijk ook een werkplek zoeken in het stadhuis van Oldenzaal. Op onderdelen wordt al samengewerkt of loopt een onderzoek naar verdere samenwerking. Dit heeft nog niet direct gevolgen voor de invulling van het stadhuis. Als we als organisaties echt gaan fuseren, gaat dit wel van invloed zijn op hoe we het stadhuis inrichten en gebruiken. De verkenning van de ambtelijke samenwerking tussen de gemeenten in Noordoost Twente wordt betrokken bij de uitwerking van de toekomst van het stadhuis.

7

5.

Uitgangspunten stadhuis van de toekomst

Afgelopen periode zijn meerdere gesprekken gevoerd en is onderzoek gedaan naar het toekomstig gebruik van het stadhuis. De gesprekken die zijn gevoerd en ontwikkelingen als het thuiswerken, de samenwerking met andere partners en andere gemeenten, de integrale toegang sociaal domein etc. maken dat er een ander beeld ontstaat voor de toekomst van het stadhuis. Kijkende naar de visie op dienstverlening en alle ontwikkelingen in de samenleving, kunnen we zeggen dat het stadhuis in de toekomst een plek is waar mensen (zowel medewerkers als inwoners en andere partners) elkaar ontmoeten en samenwerken. Het is dan geen plek meer van alleen de gemeente met haar ambtenaren en het bestuur. Het is de plek waar diverse partijen elkaar ontmoeten en tot de beste (integrale) oplossingen komen die aansluiten bij de behoefte van de samenleving op dat moment. Daarbij gelden de volgende uitgangspunten. Algemeen  We ontwikkelen een huis van de stad voor de inwoners van Oldenzaal.  Het stadhuis is een plek waar ontmoeten, verbinden en samenwerken voorop staat.  Het streven is een centrale plek te ontwikkelen waar iedereen graag komt zonder dat daarbij afhankelijkheid van de gemeente wordt gevoeld.  We streven naar een multifunctioneel gebruik van het gebouw.  Het huidige gebouw heeft voldoende potentie om dit te onderzoeken. We wijken vooralsnog niet uit naar een andere locatie in de stad.

 In het gebouw blijft altijd ruimte beschikbaar voor de gemeenteraad. Binnen de beschikbare ruimte is er een plek waar de raadsvergaderingen gehouden kunnen worden.  Het huis van de stad is gericht op dienstverlening in de breedste zin van het woord en niet alleen gericht op de dienstverlening van de gemeente naar de inwoner.  We zoeken naar partners die ruimtes willen gebruiken in het stadhuis. De voorkeur gaat in eerste instantie uit naar maatschappelijke partners.  Om te voorkomen dat het een huis van de gemeente blijft, wordt de gemeente, als het gaat om inrichting van het multifunctionele deel, een gelijkwaardige partner in het proces van doorontwikkeling naar een huis van de stad. Dienstverlening  Betrouwbaar en herkenbaar.  Positief en betaalbaar.  Samen, open en gastvrij.  Flexibel: persoonlijk waar nodig, digitaal waar kan.  Dienstverlening is van ons allemaal. Inrichting  In de hal ontstaat een centrale plek voor ontmoeting en verbinding in de vorm van samenwerken en netwerken.  De oorspronkelijke functie van de hal als het hart van het gebouw wordt in ere hersteld;  De inrichting van het stadhuis is idealiter flexibel en is daardoor geschikt voor meerdere doeleinden.  Het stadhuis is toegankelijk voor iedereen. Er worden letterlijk en figuurlijk geen drempels gevoeld.  Er ontstaat een open en transparante structuur in de inrichting.

In de inrichting is aandacht voor de historie van Oldenzaal waarbij het uitgangspunt is verbonden met het verleden en verbindend naar de toekomst.

8

6.

Voorwaarden en risico’s

Het is niet op voorhand te garanderen dat het huis van de stad gaat slagen. Dit vraagt om nader onderzoek. Om het proces te laten slagen gelden een aantal randvoorwaarden en risico’s.

6.1

Veranderende werkomgeving

De doorontwikkeling naar een multifunctioneel gebruik van het stadhuis vraagt een andere kijk op het stadhuis als werkplek voor het bestuur en de ambtelijke organisatie. Op dit moment is het uitgangspunt dat thuiswerken kan maar geen verplichting is. In principe is er voor alle medewerkers een werkplek op kantoor. Indien we kiezen voor multifunctioneel gebruik dan moet er ruimte gecreëerd worden om ook andere partijen te huisvesten in het stadhuis. Dit vraagt om een andere manier van werken en inrichten en mogelijk tot aanpassing van het bovenstaande uitgangspunt. Activiteit gerelateerd werken is een eerste stap daarin. Ook kan het betekenen dat ruimtes gedeeld moeten worden of multifunctioneel worden ingericht. Dit is een verandering voor de huidige organisatie en vraagt om een stapsgewijze benadering, zodat medewerkers hier aan kunnen wennen/zich hierin kunnen vinden. Op basis van het behoefteonderzoek, dat nu wordt gedaan vanuit het project huisvesting, kan bepaald worden hoeveel ruimte nodig is voor het huisvesten van de ambtelijke organisatie. Dan is ook duidelijk hoeveel ruimte nog overblijft voor het huisvesten van andere partijen en welke slag dit nog vraagt. Het is nu niet duidelijk of dit eventuele problemen kan veroorzaken.

6.2

Draagvlak bestuur en organisatie

Om te komen tot een huis van de stad is draagvlak bij het bestuur en de organisatie een voorwaarde. Het ontwikkelen van het huis van de stad vraagt om een andere mindset, waar de gemeente een gelijkwaardige partner is in het proces om samen met de partners te komen tot de invulling van het huis van de stad. Het gebouw is dan niet meer alleen van de gemeente, maar van iedereen. Dit kan gevolgen hebben voor het huidige gebruik en de huidige activiteiten die nu plaatsvinden in het stadhuis.

6.3

Ruimte voor de gemeenteraad

In het gebouw moet een ruimte beschikbaar blijven om de raadsvergaderingen te houden. Deze ruimte moet aan bepaalde normen voldoen om bijvoorbeeld ook een livestream mogelijk te maken. In overleg met de gemeenteraad en de griffier wordt bepaald aan welke eisen de ruimte moet voldoen en welke wensen daarbij zijn. Het beschikbaar hebben van een ruimte voor de gemeenteraad is een randvoorwaarde voor het toekomstig ontwerp.

6.4

Voldoende partners

Om het stadhuis door te ontwikkelen naar een huis van de stad moeten er partners zijn die hier ook potentie in zien. Zonder partners ontstaat er geen huis van de stad en blijft het een werkplek van het bestuur en de ambtelijke organisatie. Het vinden van de juiste partners, die ook daadwerkelijk willen bijdragen aan het concept, is een uitdaging en tegelijkertijd een randvoorwaarde voor het slagen van het concept.

9

6.5

Niet alleen dienstverlening, meer dan dat

Het vinden van de partners is een uitdaging, maar met name het vinden van partners die ook nog de doorontwikkeling mogelijk maken naar een huis van de stad maakt het nog complexer. Als er alleen partners in het gebouw gehuisvest worden die dienstverlening bieden waar de inwoner van afhankelijk is, ontstaat er nog geen huis van de stad. Het blijft dan een plek waar inwoners alleen naar toe gaan, omdat ze er afhankelijk van zijn. Met bijvoorbeeld alleen het toevoegen van de integrale toegang sociaal domein ontstaat er nog geen huis van de stad. Er moet een concept ontwikkeld worden, waardoor ook echt de drempel wordt weggehaald. Dit is complex, maar tegelijkertijd ook uitdagend. Er zijn voorbeelden in het land waarbij functies zijn toegevoegd, die de drempel voor een bezoek verlagen, denk daarbij aan de zogenaamde Kulturhus formule.

6.6

Financiën

De ontwikkeling van een huis van de stad vraagt om een aanpassing van het gebouw. Er moet een opener, flexibelere en meer toegankelijke inrichting komen. Hoe dit eruit komt te zien is afhankelijk van het uiteindelijke concept, de partners en hun voorwaarden daarin. Het vraagt hoe dan ook om een investering. Daarmee moet rekening gehouden worden. De hoogte van die investering is uiteindelijk afhankelijk van de keuzes die gemaakt worden. Er wordt zoveel mogelijk geprobeerd werk met werk te maken en zoveel mogelijk integraal op te pakken. Toch moet er ruimte zijn in de begroting om deze ontwikkeling mogelijk te maken.

6.7

Verduurzaming gebouw

Het onderzoek naar de noodzakelijke maatregelen om het gebouw te verduurzamen loopt nog. Het is nog onduidelijk welke maatregelen en welke benodigde middelen daarbij horen. Uit het onderzoek moet blijken of het gebouw voldoende verduurzaamd kan worden en welke gevolgen dit heeft. Dit kan nog tot andere keuzes leiden over de toekomst en potentie van het gebouw. De uitkomsten van het huidige onderzoek worden meegenomen in het vervolgonderzoek naar het huis van de stad.

6.8

Optimale resultaat niet haalbaar

Om te komen tot het huis van de stad gelden er voorwaarden als voldoende ruimte, multifunctioneel gebruik, flexibiliteit in de inrichting, etc. Onderzocht moet worden of dit optimale resultaat haalbaar is in het huidige gebouw. Mocht dit niet zo zijn dan moeten er keuzes gemaakt worden.

10

7.

Procesbeschrijving

Het ontwikkelen van een huis van de stad vraagt om nader onderzoek. Het verdere onderzoek bepaalt ook de haalbaarheid ervan, omdat alle aspecten van voldoende ruimte, beschikbaarheid van partners tot verduurzaming samen komen in één onderzoek. Het onderzoek omvat de onderstaande stappen.

7.1

Nadere duiding definitie huis van de stad

Er wordt gesproken over een huis van de stad. Dit begrip kan op meerdere manieren ingevuld worden en voor iedereen verschillen. Een echt huis van de stad is een plek van iedereen en niet alleen van de gemeentelijke organisatie of gerelateerde partners. Het is meer dan alleen dienstverlening aanbieden. Het is een plek waar mensen samenkomen en verbindt op alle vlakken. De vraag is of dit de definitie is die iedereen er aan geeft. Om te voorkomen dat we aan een doelstelling werken die niet voor iedereen gelijk is, moeten we met elkaar verder definiëren wat voor Oldenzaal het huis van de stad is. Dit kan allereerst door met afzonderlijke groepen in gesprek te gaan om de definitie aan te scherpen. Doelstelling is om daarnaast ook een groep te formeren met een diverse samenstelling (inwoner, maatschappelijke partners, horeca, ondernemers, gemeentelijke organisatie, bestuur, etc.) Deze groep krijgt als uitdaging mee de definitie voor het huis van de stad in Oldenzaal aan te scherpen mede in relatie tot de gewenste dienstverlening.

7.2

Onderzoek partners

Er bestaan ideeën bij partners die volledig of gedeeltelijk gehuisvest zouden kunnen worden in het stadhuis om ook die stap naar het huis van de stad mogelijk te maken. Dit vraagt om gesprekken, maar ook een bredere uitvraag in de stad naar interesse. Misschien zijn er partijen die wij nu niet beeld hebben, maar die wel kansen zien. Om niks uit te sluiten onderzoeken we hoe we een brede uitvraag kunnen doen om een inventarisatie te doen van mogelijke partners. De resultaten daarvan worden gedeeld.

7.3

Behoefte onderzoek inwoners

Om de behoefte van de inwoners te bepalen wordt een uitvraag gedaan. Deze wordt gecombineerd met de uitvraag die wordt gedaan voor de Omgevingsvisie. Belangrijk is om scherp te krijgen wat de behoefte is van de inwoners. Zij zijn de belangrijkste doelgroep voor het gebruik van het huis van de stad.

7.4

Bezoek en onderzoek andere gemeenten

In verschillende gemeenten is de stap naar het huis van de stad gemaakt. Gemeente Losser is daar een voorbeeld van, gemeente Enschede heeft diverse multifunctionele gebouwen in gebruik, maar ook op andere plekken in het land is deze doorontwikkeling wel ingezet. In het onderzoek worden meerdere vormen bekeken en onderzocht. Ook wordt gekeken naar gemeenten waar juist niet de keus is gemaakt om een huis van de stad te ontwikkelen, zoals Hengelo. Dit om ook scherp te krijgen welke besluitvorming daaronder ligt.

11

7.5

Globale raming minimale variant en maximale variant

Doelstelling is om voor de programmabegroting 2023 inzicht te geven in een raming voor een mogelijke minimale en maximale variant om zo de reikwijdte voor de ambities en maatregelen te bepalen. Deze raming wordt in samenwerking met een bureau gemaakt.

7.6

Terugkoppeling resultaten en keuzes

Als het onderzoek is afgerond wordt dit in samenhang met het onderzoek naar verduurzaming en werkplekonderzoek bestuurlijk teruggekoppeld. Logischerwijs gaat dit om bepaalde keuzes vragen die worden voorgelegd. Het maken van keuzes is relevant om het vervolg van het proces te bepalen. Tevens wordt een inschatting gemaakt van de haalbaarheid van het plan.

7.7

Uitwerking plan en ontwerp

Als de richting en keuzes gemaakt zijn, wordt dit vertaald naar een plan voor het gebouw en de bijbehorende inrichting. Dit wordt in samenwerking met een architect uitgewerkt tot een ontwerp met bijbehorende investering. Dit wordt ter besluitvorming voorgelegd.

7.8

Planning en terugkoppeling

Mede gezien de gemeenteraadsverkiezingen wordt 2022 gebruikt om het onderzoek te doen en te komen tot een plan. Doelstelling is om eind 2022 te weten wat we gaan doen en dit voor 2023 in voorbereiding te nemen.

12