11 Visie op dienstverlening en het stadhuis - raadsvoorstel en -besluit

Bijlagen 2021 23 november 2021 Nr. 42/5 Reg.nr. INTB-21-05287 Bijlagen: 2

Agendapunt: 11

Voorstel tot het vaststellen van de visie op dienstverlening en de visie op de toekomst van het stadhuis

Aan de gemeenteraad

De samenleving maakt voortdurend ontwikkelingen door. Om de dienstverlening van de gemeente Oldenzaal hierop te laten aansluiten, is het nodig deze dienstverlening door te ontwikkelen. De gemeente krijgt bijvoorbeeld steeds meer een faciliterende rol. De toenemende snelheid en transparantie in dienstverlening die verwacht wordt van de samenleving en de vergaande digitalisering in de samenleving, spelen daarbij een grote rol. Hoewel we in de huidige situatie nog een ruime voldoende scoren op dienstverlening, verwachten we dat de huidige dienstverlening in de toekomst niet blijft voldoen aan de wensen van de samenleving. Om ervoor te zorgen dat onze dienstverlening op de wensen van de samenleving blijft aansluiten is het noodzakelijk om onze dienstverlening te blijven evalueren en evolueren. Aanpassingen in de dienstverlening van onze organisatie vragen onder meer om veranderingen in houding en gedrag en doorontwikkeling van de ICT-omgeving. Daarnaast dragen een modernisering van onze werkomgeving en een andere inzet en aanvullende functies van het stadhuis bij aan het realiseren van onze ambities op het gebied van dienstverlening. De visie op dienstverlening en de visie op het stadhuis van de toekomst zijn daarom onlosmakelijk met elkaar verbonden. De visie op dienstverlening vormt de basis voor de uitgangspunten van het stadhuis van de toekomst.

Daarom worden ze ook integraal aan u aangeboden. Herijking visie op dienstverlening Bovenstaande ontwikkelingen vragen om een herijking van de huidige visie op dienstverlening die in 2008 is vastgesteld. De opgave op het terrein van dienstverlening wordt daarbij ondersteund door drie pijlers, te weten: houding en gedrag, huisvesting en informatie en ICT. In het college d.d. 21 januari 2020 is de visie op dienstverlening goedgekeurd. Deze is vervolgens op 9 maart 2020 besproken in een politiek forum. In dit forum zijn er vragen gesteld over een aantal aanverwante onderwerpen zoals digitale dienstverlening en informatieveiligheid. Daar bent u parallel over geïnformeerd. Onlangs is in de gesprekken met de diverse fracties het onderwerp dienstverlening opnieuw aan de orde geweest. De uitkomsten daarvan zijn verwerkt in deze geactualiseerde visie op dienstverlening. Zo zetten we in op inclusieve dienstverlening (dienstverlening die toegankelijk is voor alle doelgroepen) en het continue ophalen van klantfeedback, zodat we als lerende organisatie op basis van deze actuele uitkomsten snel kunnen bijsturen. Aanvullend zijn de uitgangspunten van de visie op dienstverlening vertaald naar concrete werkwijzen, diensten en randvoorwaarden voor de organisatie in het “dienstverleningsconcept 2021-2025”.

Onderdelen van dit dienstverleningsconcept zijn ter informatie toegevoegd als bijlage bij de visie op dienstverlening. Bijgevoegd vindt u de herijkte visie op dienstverlening. Programma Contact geeft invulling aan de herijking van de visie Vanuit het programma Contact zijn diverse projecten opgezet om de noodzakelijke ontwikkelingen mogelijk te maken. Onderdeel daarvan is de visie op het stadhuis voor de toekomst, waaronder de stadhuishal als stralend middelpunt van het gebouw. Het aanpassen het stadhuis is hierbij geen doel op zich. Het stadhuis is ondersteunend en moet aansluiten bij de dienstverlening die de gemeente biedt.

Huis van de stad – uitgangspuntennotitie visie op het stadhuis De afgelopen maanden is onderzoek gedaan naar de toekomstige invulling van het stadhuis. Door de architect Erik van Wel van BRTArchitecten is in eerste instantie bekeken of het huidige gebouw voldoende potentie heeft om aan te sluiten bij de wens van de toekomst, waarbij het uitgangspunt is verbonden met het verleden en verbindend naar de toekomst. Met de conclusie dat er zeker potentie in het gebouw zit, is verder onderzoek gedaan. Met elke raadsfractie afzonderlijk is een gesprek gevoerd over hun kijk op het stadhuis van de toekomst. Daarnaast is er onderzoek gedaan naar ontwikkelingen die al lopen en de gevolgen daarvan. Dit heeft geleid tot een uitgangspuntennotitie, die de koers bepaald voor het vervolg. Bijgevoegd vindt u deze uitgangspuntennotitie visie op het stadhuis. Kort samengevat is het uitgangspunt dat het stadhuis in de toekomst een plek is waar mensen (zowel medewerkers als inwoners en andere partners) elkaar ontmoeten en samenwerken. Het is dan geen plek meer van alleen ‘de gemeente, de ambtenaren, het bestuur of alleen een werkplek. Het is de plek waar diverse partijen samenkomen en tot de beste (integrale) oplossingen komen die aansluiten bij de behoefte van de samenleving op dat moment. We streven naar een huis van de stad, waar ontmoeten, verbinden en samenwerken voorop staat.

In 2022 wordt deze visie verder uitgewerkt en wordt de haalbaarheid ervan bepaald om uiteindelijk tot een ontwerp voor de toekomst te komen. Gevraagd besluit Om de volgende stappen te kunnen zetten in het aan laten sluiten van de dienstverlening van de gemeente Oldenzaal en het stadhuis op de samenleving, is het nodig de visie op dienstverlening en de uitgangspuntennotitie visie op de toekomst van het stadhuis vast te laten stellen. Het college heeft daarom besloten u voor te stellen de visie op dienstverlening vast te stellen en in te stemmen met de uitgangspuntennotitie visie op de toekomst het stadhuis.

In de vergadering van het politiek forum van 6 december 2021 is besloten uw raad te adviseren tot behandeling en besluitvorming over te gaan.

Oldenzaal, 14 december 2021 Het college van burgemeester en wethouders, de secretaris,

de burgemeester,

J.H. Dijkstra

P.G. Welman

Bijlagen  Visie op dienstverlening  Uitgangspuntennotitie toekomst stadhuis

2

Nr. 1152

De raad van de gemeente Oldenzaal;

gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 23 november 2021, nr.42/5, reg.nr. INTB-21-05287;

besluit: 1. de visie op dienstverlening vast te stellen. 2. in te stemmen met de uitgangspuntennotitie visie op de toekomst van het stadhuis.

Vastgesteld in de openbare vergadering van 20 december 2021 de griffier,

de voorzitter,

J.H. Brokers

P.G. Welman