11. Rapportage 2025 Kritische Prestatie Indicatoren (KPI) archief tbv jaarlijkse archiefverantwoording - Evaluatieverslag (KPI) archief gemeente Oldenzaal 2025

Verslag Kritische Prestatie Indicatoren 2025

Subtitel

tbv horizontale verantwoording Archiefwet

Datum

:

Januari 2026

Auteur

:

Frederike Wiggers, Stadsarchivaris Marijke Kamp, I- adviseur Informatiebeheer

Inhoudsopgave Inleiding ……………………………………………………………………………………………… 1 Samenvatting van de aandachtspunten ………………………………………………………….. 2 Rubriek 01: Lokale regelingen …………………………………………………………………….. 4 Rubriek 02: Middelen en mensen …………………………………………………………………. 6 Rubriek 03: Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot ……………………. 7 Rubriek 04: Interne kwaliteitszorg en toezicht ………………………………………………… 10 Rubriek 05: Ordening, authenciteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden ………………………………………………………………………………… 11 Rubriek 06: Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden …………………………………………………………………………………. 13 Rubriek 07: Overbrenging van archiefbescheiden …………………………………………….. 14 Rubriek 08: Terbeschikking van overgebrachte archiefbescheiden …………………………. 15

Inleiding Voor u ligt het jaarverslag Archiefzorg en –beheer over 2025 van de gemeente Oldenzaal. Dit verslag, dat op basis van door de VNG ontwikkelde Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) wordt gemaakt, dient om verantwoording af te leggen over de staat van het archief- en informatiebeheer. Om toezicht te kunnen houden ontvangt de Provincie het KPI verslag. Dit verslag is opgesteld ter uitvoering van de Archiefverordening, waarin is vastgelegd dat het college van Burgemeester en wethouders tenminste eenmaal per jaar aan de Gemeenteraad verslag uitbrengen over hetgeen zij hebben gedaan ter uitvoering van artikel 30 van de Archiefwet. Dit verslag wordt aan het college en de raad voorgelegd, vanuit het Team Communicatie en Ondersteuning. Na vaststelling door het college van Burgemeester en Wethouders wordt dit verslag ter inzage aangeboden aan de Gemeenteraad en toegezonden aan de provinciaal toezichthouder. Na behandeling door de raad wordt het verslag aangeboden aan de Gedeputeerde Staten. Dit in het kader van de verantwoording voortkomend uit de Wet Revitalisering Generiek Toezicht. Uitvoering verbeterplan Informatiebeheer Er is door het team in samenwerking met Doxis een verbeterplan opgesteld om aan te geven hoe we als gemeente de komende jaren ons informatiebeheer in de basis op orde gaan brengen. De ‘basis op orde’ hebben is een breed begrip.

In het verbeterplan maken we dit praktisch en meetbaar: • beleid wordt geactualiseerd of nieuw beleid wordt opgesteld (in aansluiting op wettelijke vereisten); • achterstanden worden weggewerkt; • er wordt digitaal gewerkt en uitsluitend digitaal gearchiveerd; • er komt een (vernieuwd)team informatiebeheer om de organisatie hierin te ondersteunen. Het afgelopen jaar zijn hier verdere stappen in gezet. Vanwege diverse omstandigheden (wisselingen en uitval binnen het team en het uitvallen van de teamleider, de komst van een interim-teamleider en uiteindelijk de start van een nieuwe teamleider) is er beperkte voortgang geboekt. Om doelstellingen scherp te houden is een nieuw actieplan en een plan voor de doorontwikkeling van informatiebeheer in het MT vastgesteld voor het komend jaar. In de nota doorontwikkeling informatiebeheer staat de nieuwe rol-en taakverdeling van informatiebeheer omschreven. Hierin verschuift de focus naar kwaliteitscontrole en advisering rondom zaakgericht werken. In het actieplan informatiebeheer zijn de volgende doelen voor komend jaar op de agenda gezet: • implementatie nieuw postprotocol; • doorontwikkeling i-Navigator; • voorbereidingen overdracht e-Depot; • implementatie kwaliteitssysteem; • opschonen e-suite ter voorbereiding migratie e-Suite naar Podium D;

Samenvatting van de aandachtspunten Alle wettelijke verplichtingen worden naar behoren gedaan. Er zijn in het verleden geen bijzondere aanmerkingen geweest vanuit de provinciale toezichthouders. In voorgaande rapportages zijn aandachtspunten benoemd waar de gemeente Oldenzaal ten aanzien van het archiefbeheer aan dient te werken. Uit de laatste rapportage (2023-2024) werd extra aandacht gevraagd op de volgende punten:

Aanbeveling (provincie, 2025) Status

Volgende stap & datum

Toezicht op archiefbeheer verbonden partijen

Gestart

februari/maart Gemeenschappelijk regelingen benaderen en uitvragen Gehele project loopt tot en met Q3 2026

Aanpassingen archiefbewaarplaats in relatie tot verbouw stadhuis

Gepland

Voorbereidingen opgestart, definitieve verhuizing archief september 2026, looptijd verbouwing en aanpassingen bewaarplaats 2027/2028

Archiefvorming op netwerkschijven en in mailboxen

Gestart

Scope en doorlooptijd nog niet vastgesteld

De ontwikkeling van de hotspotmonitor

Vertraagd

Afronding eind 2026

Strategisch Informatie Overleg

Gestart

Behoeft verdere doorontwikkeling in 2026

Implementatie kwaliteitssysteem

Gepland

2026, met ondersteuning van inhuur

Bewerking archieven vanaf 1990-2020

Afgerond

2025

Leergang informatiemanagement

Afgerond

2025

2

E-depot

Gepland

2026

3

Rubriek:

01: Lokale regelingen. Hoofdvraag: voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen?

Archiefverordening en beheerregeling Informatiebeheer De Archiefverordening en de beheerregeling Informatiebeheer zijn in september/oktober 2023 herschreven, geactualiseerd en door het college goedgekeurd. Wanneer de nieuwe Archiefwet (20xx) doorgevoerd is, zullen beide documenten herzien/herschreven worden. Strategisch Informatie Overleg Binnen de gemeente Oldenzaal is een Strategisch Informatie Overleg (SIO) ingesteld in 2023. Medewerkers van zowel DIV, de I-adviseur informatiebeheer, van functioneel beheer en de stadsarchivaris komen een keer per kwartaal bijeen om te overleggen over het informatiebeheer. Indien noodzakelijk/gewenst sluiten hierbij ook externe adviseurs aan. Hiermee wordt gezorgd voor een structureel overleg, waarbij alle benodigde deskundigheid aanwezig, betrokken en aangehaakt is. Hiernaast maakt de gemeente Oldenzaal gebruik van een Portefeuille Houders Overleg (PHOOverleg) waarin naast enkele ambtelijke adviseurs, ook de burgemeester zitting heeft. Hierdoor vindt een doorvertaling van de SIO medewerkers naar het bestuur plaats en andersom. Wijziging overheidstaken In het afgelopen jaar zijn er geen wijzigingen in de overheidstaken voorgekomen.

Gemeenschappelijke regelingen en andere samenwerkingsverbanden Oldenzaal neemt deel aan meerdere gemeenschappelijke regelingen: - Gemeenschappelijke Regeling Stadsbank Oost Nederland; - Gemeenschappelijke Regeling Samen Twente; - Openbaar Lichaam Crematorium Twente Oost Nederland; - Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Twente; - Gemeenschappelijke Regeling Gemeentelijk Belastingkantoor Twente; - Gemeenschappelijke Regeling Omgevingsdienst Twente; - Gemeenschappelijke Regeling Recreatieschap Twente; - Gemeenschappelijke Regeling voor het Nederlands-Duitse openbare lichaam Euregio. Er is een register van Gemeenschappelijke regelingen. Er wordt jaarlijks in de gemeentebegroting/jaarrekening de paragraaf Verbonden Partijen opgenomen, waartoe de gemeenschappelijke regelingen behoren. Het komende jaar wordt het toezicht van archiefbeheer bij verbonden partijen verdiept. Op basis van de Kritische Prestatie Indicatoren zal de stadsarchivaris steekproeven uitvoeren om na te gaan hoe de verbonden partijen hun verantwoordelijkheid richting de gemeente Oldenzaal geregeld hebben.

Punten van aandacht zijn: - is de gemeente verantwoordelijk voor het archiefbeheer of ligt dit bij de GR? - als de GR zelf verantwoordelijk is, zijn de systemen waar gebruik van wordt gemaakt hierop ingericht en ingeregeld? - kan het college van B&W de verantwoordelijkheid voor het naleven van de Archiefwet nakomen voor de verbonden partijen? - komen de dossiers uiteindelijk weer terug naar de gemeente? Op welke manier en in welke staat? Mandaatregeling archiefzorg Met de komst van de Omgevingswet was de wettelijke basis van het mandaatbesluit voor de Omgevingsdienst Twente uit 2018, niet meer dekkend. Hierdoor was het noodzakelijk een nieuw mandaatbesluit vast te stellen. Het huidige mandaatbesluit voor Omgevingsdienst Twente is door het college vastgesteld op 12 juni 2023.

4

Uitbesteding van werkzaamheden (externe uitvoering) De bewerking van het archief van 1990 tot en met 2020 is uitbesteed aan het bedrijf DOX-support. Hiervoor is een dienstverleningsovereenkomst opgesteld die rekening houdt met de wettelijke gemeentelijke eindverantwoordelijkheid. De schoning van het archiefblok is in november 2025 afgerond. De nieuwe inventaris is opgeleverd en zal ter inzage voor burgers op de website van de gemeente Oldenzaal geplaatst worden. Publicatie en bekendmaking De gemeente maakt bij publicaties en bekendmakingen gebruik van de site: https://www.officielebekendmakingen.nl/gemeenteblad

5

Rubriek:

02: Middelen en mensen

Hoofdvraag: kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau? Jaarlijks worden financiële middelen ter beschikking gesteld om de wettelijke archieftaken uit te voeren. De kosten voor de uitvoering van de wettelijke archieftaken zijn verspreid over de begroting. Dit in verband met het verschil in personele en materiele kosten. De financiële middelen voor de zorg en het beheer zijn toereikend voor de reguliere werkzaamheden. Bij nieuwe plannen/projecten zoals digitalisering van documenten of anderszins, moeten daarvoor middelen worden aangevraagd. Beschikbaarstelling van mensen Het aantal Fte’s dat belast is met de documentaire informatievoorziening betreft: 5 Fte. Deze formatie is als volgt opgebouwd: 1 Fte voor de postverwerking; 1,5 Fte voor dossiervorming, selectie en vernietiging; 0,5 Fte voor oud archiefwerkzaamheden (statisch archief); 1 Fte voor functioneel beheer, DMS en diverse taken rondom informatiebeheer; 1 Fte verdeeld over meerdere personen voor beleid en teamleiding. Daarnaast wordt er nog 1 Fte ingevuld voor het digitaliseren van de bouwvergunningen.

Op dit moment wordt in beeld gebracht wat de toekomstige functie eisen voor het team zijn en wordt er gekeken naar het ontwikkelpotentieel van de huidige medewerkers. Indien nodig wordt het team aangevuld met nieuwe collega’s die de nodige informatie meebrengen of tijdelijke expertise ingehuurd. De medewerkers zijn verschillend opgeleid variërend van MBO/HBO tot en met academisch niveau. De verandering in taken, werkprocessen, applicaties en samenwerkingen met andere gemeenten, vraagt om een nieuwe manier van werken en kennis bij de verschillende medewerkers van informatiebeheer. Waar nodig worden de medewerkers in staat gesteld om scholing, cursussen of trainingen te volgen om alle wettelijk verplichte werkzaamheden uit te kunnen blijven voeren. Team ontwikkeling en nieuwe rol In 2025 heeft het team Informatiebeheer een leergang Informatiemanagement afgerond. Eind 2025 is een nota doorontwikkeling informatiebeheer in het MT besproken. Hierin is de nieuwe rol-en taakverdeling van informatiebeheer omschreven. De focus van het team informatiebeheer verschuift naar kwaliteitscontrole en advisering rondom zaakgericht werken.

6

Rubriek:

03: Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot Hoofdvraag: zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde?

Archiefbewaarplaats/archiefruimte De archiefbewaarplaats van de gemeente Oldenzaal bevindt zich in de kelderruimte aan de Ganzenmarkt 1 te Oldenzaal. Naast de archiefbewaarplaats bevindt zich in de kelder van de Ganzenmarkt 1 te Oldenzaal ook een archiefruimte. Hierin worden de op termijn te vernietigen archiefbescheiden opgeslagen. In april 2024 heeft de archiefinspecteur een inspectiebezoek gebracht aan het stadsarchief van de gemeente Oldenzaal. Tijdens dit bezoek is geconstateerd dat de archiefbewaarplaats op dit moment niet op alle punten voldoet aan de huidige eisen die gesteld worden in de Archiefregeling. Er bevinden zich materialen van hout in de bewaarplaats die de duurzaamheid van de archiefbescheiden kunnen aantasten door het beïnvloeden van de luchtvochtigheid en het aantrekken van insecten en micro-organismen. Daarnaast zijn er tegen de buitenwand van de archiefbewaarplaats afdekplaten in gebruik die niet twee uur brandwerend zijn, wat wel een verplichting is. De gemeten temperatuur is te hoog, de gemeten luchtvochtigheid is wel binnen de norm. Wegens ruimtegebrek zijn niet alle permanent te bewaren stukken opgeslagen in de archiefbewaarplaats. Bij de verlichting zijn in de loop van 2025 de Tl-buizen vervangen door Ledverlichting, maar alle lampen zouden een slag bijgedraaid moeten worden.

Als laatste dient er kritisch gekeken te worden of alle elektriciteitsbuizen die langs het plafond lopen, noodzakelijk zijn. Aangeraden wordt namelijk de aanwezigheid hiervan tot een uiterst minimum te beperken. De archiefruimte voldoet wel aan de wettelijke eisen. Mede door bovengenoemde constateringen worden de aanpassingen van de archiefbewaarplaats in de, in december 2025 door de raad goedgekeurde verbouwing van het stadhuis, meegenomen. De checklist van de Lopai evenals de nieuwe concept-archiefregeling worden hierbij als uitgangspunt genomen.1 Een bijkomende reden om de aanpassing van de archiefbewaarplaats tegelijk plaats te laten vinden met de verbouwing van het stadhuis, is vanwege ruimtegebrek in de archiefbewaarplaats. Met regelmaat wordt de stadsarchivaris benaderd met de vraag of het mogelijk is archiefbescheiden van verenigingen, kerken of musea uit Oldenzaal op te nemen. Het gebrek aan degelijke bewaaromstandigheden op de huidige locaties ligt hieraan ten grondslag. Of de vraag naar opname van particuliere archieven die een sterke relatie hebben met de geschiedenis van de stad Oldenzaal. Tijdens de verbouwing van het stadhuis, verhuist de gehele ambtelijke organisatie naar een andere werklocatie binnen Oldenzaal. Als gevolg dient ook het gehele archief van Oldenzaal dan verplaatst te worden. Dit is dé gelegenheid om de archiefbewaarplaats dan ook aan te passen.

De stukken zijn dan namelijk al ondergebracht op een locatie elders. De hoofdpunten die aangepakt gaan worden: • bij de verbouwing van de archiefbewaarplaats worden de rolkasten vervangen door een moderner systeem en komen er in totaal 3 rolkasten bij. De ondergrond en het huidige railsysteem worden vervangen door een railsysteem dat in beton gegoten is (dus niet meer met houten onderdelen); • de plafondbedekking is op dit moment licht ontvlambaar en wordt vervangen door brandwerend materiaal; • de afdekplaten aan de buitenkant worden vervangen zodat ook dit deel van de muur weer tenminste twee uur brandwerend is; • alle houten onderdelen die zich in de archiefbewaarplaats bevinden (kasten/meubilair etc.) worden uit de ruimte verwijderd; • de aanwezige plafondlampen worden een slag gedraaid waardoor ze dwars boven de stellingen hangen;

1 De nieuwe Archiefregeling wordt tegelijkertijd met de nieuwe Archiefwet van kracht.

7

•

alle buizen worden gecontroleerd om te checken of ze nog in gebruik zijn en waarvoor en er zal gekeken worden of ze buiten de archiefbewaarplaats geplaatst kunnen worden. De komst van de nieuwe Archiefwet 20xx zal naar verwachting vereisen dat iedere archiefdienst een eigen quarantaine ruimte tot zijn beschikking heeft. 2 Dit om ervoor te zorgen dat archiefbescheiden die van buiten de archiefbewaarplaats komen, gedurende langere tijd in quarantaine gelegd kunnen worden. Dit onderdeel wordt ook meegenomen in de nieuwe verbouwplannen door middel van de plaatsing van een quarantainekast die zich buiten de archiefbewaarplaats of archiefruimte bevindt. Tevens zal de bezoekersruimte van het archief aangepast worden. Deze bevindt zich op dit moment in de kelder van het stadhuis en dus ook in de beveiligde zone van het stadhuis. Na de verbouwing zal deze een plek krijgen op de begane grond. Applicaties Vanaf 2020 wordt alleen nog digitaal archief gevormd. Verreweg het grootste deel van de documenten komt via digitale middelen tot stand. Voor de (in aantal sterk afnemende) documenten die fysiek worden ontvangen past de gemeente digitale vervanging toe zoals vastgelegd in het Handboek Vervanging. Voortdurende aandacht is benodigd voor de applicaties waarin digitale archiefbescheiden worden beheerd of zouden moeten worden beheerd.

In 2023 is een inventarisatie gedaan met betrekking tot alle applicaties om te onderzoeken waar zich archiefwaardige informatie bevindt en, in het verlengde daarvan, of de vereiste archiefbeheerfunctionaliteiten aanwezig zijn. In Q1 van 2026 starten we met de gefaseerde uitrol van samenwerken aan bestanden in MS Teams. Hiertoe is in 2024 in gezamenlijkheid met gemeente Hengelo het programma Optimaal Digitaal Samenwerken opgestart. Vanuit een multidisciplinaire projectgroep is eind 2024 onder begeleiding van Wortell een informatiebeheerplan en een high level design voor M365 opgesteld en vastgesteld. Een concept is met de provinciale archiefinspecteur besproken. In samenwerking met de gemeente Hengelo is een externe partij aangesloten om de migratie en opschoning van onze netwerkschijf te realiseren. Hiertoe is een migratiestrategie opgesteld. In de voorlopige planning start de migratie in mei 2026. E-depot De gemeente Oldenzaal beschikt nog niet over een e-Depot. De gemeente is voornemens aan te sluiten bij een proefopstelling aansluiting e-Depot Drents archief. De verwachting is dat deze in Q1 van 2026 opgestart zal worden. Wegens gebrek aan interne capaciteit zijn we voornemens hier een externe adviseur informatiebeheer bij in te huren.

Hiermee wordt tegelijkertijd ook benodigde kennis en ervaring opgedaan die noodzakelijk is om te komen tot een toekomstige visie met betrekking tot de borging van permanent te bewaren informatie. Risicoprofiel Bij collegebesluit van 20 mei 2015 is het Calamiteiten- en ontruimingsplan gemeente Oldenzaal vastgesteld. In hoofdstuk 23 van dit plan is een uitvoerige beschrijving van de evacuatie van de archiefbescheiden opgenomen. Welke archieven worden als eerste verwijderd, waar worden ze heen gebracht, hoe worden ze vervoerd, wie dienen er direct op de hoogte gesteld te worden bij eventuele calamiteiten in of rondom de archiefruimten enz.). De gemeente Oldenzaal is hiervoor ook aangesloten bij de Documentenwacht te Beekbergen. De oude archieven van Oldenzaal komen als eerste in aanmerking om ontruimd te worden bij calamiteiten: Stelling 3 Archief Oldenzaalse Oudheidkamer, met aanvullingen 1336-19e eeuw Stelling 4 Oud Archief Oldenzaal 1296-1810 Stelling 4-5 Secretarie-archief gemeente Oldenzaal 1811-1917

2 De verwachting op dit moment is dat de Nieuwe Archiefwet per 1 januari 2027 van kracht is.

8

In augustus 2023 is dit plan geactualiseerd in samenwerking met RJ Safety en Security in Hengelo. Bij de eerstvolgende calamiteiten oefening zal de ontruiming van het archief (zowel de archiefbewaarplaats als de archiefruimte) opgenomen worden. Na de verbouwing van het stadhuis zal het Calamiteiten- en ontruimingsplan als geheel herzien worden.

9

Rubriek:

04: Interne kwaliteitszorg en toezicht

Hoofdvraag: werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding? In eerdere KPI-rapportages is geconstateerd dat we als gemeente Oldenzaal nog niet beschikken over een kwaliteitssysteem met toetsbare eisen voor informatiebeheer. Eén van de aanbevelingen die is gedaan is dan ook het ontwikkelen en invoeren van een kwaliteitssysteem. Op grond van artikel 16 van de Archiefregeling dienen we te beschikken over een kwaliteitssysteem voor informatiebeheer. Een dergelijk systeem beperkt zich niet tot team DIV, maar is van toepassing op de hele organisatie en op alle archiefbescheiden (informatieobjecten). In het Verbeterplan Informatiebeheer is deze aanbeveling overgenomen. In 2023 heeft team DIV een pilot kwaliteitscontroles binnen het zaaksysteem opgezet en er is een controlesysteem in Excel ontwikkeld. In 2025 is een handboek kwaliteitssysteem opgesteld in concept. Het handboek kwaliteitssysteem gaat gelden als kader voor het informatiebeheer binnen de gemeente Oldenzaal. Het kwaliteitssysteem is niet alleen op het zaaksysteem van toepassing, maar dient als blauwdruk voor systematische kwaliteitszorg binnen de andere archiefvormende applicaties, in het bijzonder M365. Met het uitvoeren van kwaliteitszorg stapt het huidige team Informatiebeheer ook over op een nieuwe manier van werken.

De implementatie is door de eerder benoemde ontwikkelingen in het team on hold gezet. In het door het MT vastgestelde actieplan voor Informatiebeheer is de start van de implementatie ingepland voor halverwege 2026. We zijn voornemens hier een externe adviseur voor in te huren. Deze zal ook worden ingezet voor voorbereidende werkzaamheden op overbrengen naar het e-depot van het Drents Archief.

10

Rubriek:

05: Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden

Hoofdvraag: geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden? Geordend overzicht analoog en digitaal De gemeente Oldenzaal beschikt over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden dat inzichtelijk is via de website van de gemeente. De ordening van de documenten vindt deels planmatig plaats met waarborgen voor de authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van de documenten. Dit betreft vooral de digitale documenten die worden opgeslagen in het zaaksysteem (e-Suite) en een aantal van de vakapplicaties gekoppeld aan het zaaksysteem. Voor de informatie in het zaaksysteem is een compleet overzicht beschikbaar (in de iNavigator). De i-Navigator wordt volgens een benoemd resultaat in het vastgestelde actieplan voor Informatiebeheer uitgebreid en aangevuld, zodat per proces bijgehouden wordt welke informatiesystemen bij welke applicaties betrokken zijn. Hiertoe is ook eind 2025 een projectplan opgesteld. Punt van zorg blijven de documenten die worden opgeslagen op afdelingsschijven en in mailboxen. Hier bevinden zich belangrijke permanent te bewaren archiefbestanden waarvoor niets is geregeld met betrekking tot digitale duurzaamheid.

Met het programma Optimaal Digitaal Samenwerken (de implementatie van Microsoft 365) komt hier een oplossing voor: de netwerkschijf zal worden opgeschoond, gemigreerd en vervangen door MS Teams. OneDrive zal de persoonlijke netwerkschijf vervangen en een bewaartermijn krijgen, en de MS Teams chat zal steeds meer de mail gaan vervangen. Authenticiteit en context analoog en digitaal De gemeente Oldenzaal beschikt niet over een vastgesteld metagegevensschema (betrekking hebbend op de inhoud, structuur en verschijningsvorm van de informatie). Wel is bij aanschaf van het zaaksysteem gekeken naar de eisen van TMLO, en ook toegepast, maar dit is niet omschreven en vastgelegd. Het opstellen van een nieuw metagegevensschema staat wel als actiepunt in het Verbeterplan Informatiebeheer. De inrichting van MS Teams voldoet aan MDTO. Bij de aanschaf van nieuwe (vak)applicaties moet door DIV een checklist gemaakt worden waarin het metagegevensschema is opgenomen. Hierdoor wordt bij aanschaf/verkenning van een (vak) applicatie al rekening gehouden met archivering bijvoorbeeld design. Ook zal worden gekeken waar gebruik kan worden gemaakt van Common Ground componenten. Inmiddels is er vanuit het Nationaal Archief een nieuwe standaard ontwikkeld, namelijk het model Metagegevens voor Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie (MDTO).

De impact en toepassing van dit nieuwe metagegevensschema moet nog worden onderzocht. We zien dat gemeenten over het algemeen nog afwachtend zijn in het adopteren van MDTO. We houden hierbij de landelijke ontwikkelingen in de gaten. De gemeente Oldenzaal beschikt op dit moment nog niet over een digitale bewaarstrategie. De digitale bewaarstrategie staat wel in de planning om gemaakt te worden als voorbereiding op de overbrenging naar het e-depot. In de digitale bewaarstrategie moeten onze kaders en basisprincipes voor langdurige bewaring van zowel papieren als digitale informatie worden opgenomen. De uitwerking van de basisprincipes en de daaruit voortvloeiende activiteiten vinden volgens deze strategie plaats via het kwaliteitssysteem (zie rubriek 4). Afspraken rondom preservering, migratie, conversie, metadata, bewaarregimes, toegestane bestandsformaten en opslag worden hierin ook vastgelegd.

11

Duurzaamheid analoge archiefbescheiden De gemeente Oldenzaal voldoet aan de gestelde duurzaamheidseisen voor het gebruik van duurzame materialen en gegevensdragers bij opslag. Het klimaat in de archiefbewaarplaats en de archiefruimte wordt gemonitord en gereguleerd. Het is bekend dat in warmere perioden de temperatuur in de archiefbewaarplaats oploopt. Bij de verbouwing van de archiefbewaarplaats wordt dit meegenomen. Op dit moment is het namelijk niet mogelijk om bovenop de huidige luchtontvochtiger een koeler te plaatsen omdat de beschikbare ruimte hiervoor te klein is. Duurzaamheid digitaal informatiebeheer Wat opslagformaten betreft maken we als gemeente voor de centraal beheerde informatie gebruik van het document Standaard Duurzame Bestandsformaten van de archiefdienst, wat inhoudt dat de landelijke standaard (waar mogelijk) gevolgd wordt. De handreiking Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheid (KIDO) is door de gemeente als uitgangspunt genomen in de omgang met digital-born documenten. Op basis van KIDO is een handboek kwaliteitssysteem opgezet, dat in 2026 geïmplementeerd gaat worden. Opslagformaten De gemeente heeft enkele standaarden op het gebied van bestandsformaten verplicht voorgeschreven en volgt hierin de voorkeursformaten van het Nationaal Archief.

Voorzieningen compressie en encryptie Het ontwikkelen van beleid voor encryptie moet nog worden uitgevoerd en staat ingepland in het Verbeterplan Informatiebeheer dat eind 2026 geheel uitgerold dient te zijn. Converteren en migreren Voor digitaal archief dat tot overbrenging naar de archiefbewaarplaats door de gemeente moet worden beheerd, is nog niet geregeld dat de duurzame opslag en toegankelijkheid wordt gegarandeerd. Daarvoor is het o.a. noodzakelijk om conversie- en migratiemaatregelen vast te stellen en duurzaamheidschecks te doen op deze archiefbescheiden. Dit zal worden opgenomen in de digitale bewaarstrategie waar in 2026 een start mee gemaakt wordt.

12

Rubriek:

06: Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden

Hoofdvraag: weegt de gemeente zorgvuldig af of vorm, inhoud en/of context van bescheiden van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? Vernietiging en selectie Vernietiging van archiefbescheiden vindt bij de gemeente Oldenzaal jaarlijks plaats. Bij de selectie van de te vernietigen bestanden, wordt gebruik gemaakt van de door de Minister van OCW vastgestelde selectielijst 2017. Het college als archiefzorgdrager selecteert de gemeentelijke archiefbescheiden. De archiefbescheiden worden op dossierniveau gespecificeerd en opgenomen in een selectie/vernietigingslijst waarbij wordt aangegeven wanneer de vernietiging plaats zal vinden. Alvorens tot de daadwerkelijke vernietiging over te gaan, gaat de lijst ter controle langs de diverse proceseigenaren. Eventuele opmerkingen worden verwerkt waarna de lijst ter goedkeuring wordt voorgelegd aan de archivaris. Wanneer de archivaris de machtiging heeft gegeven aan de lijst, wordt overgegaan tot vernietiging. In het verleden is er niet structureel vernietigd. Voor het selecteren van de archiefbescheiden is gebruik gemaakt van de Lijst voor vernietiging in aanmerking komende stukken in gemeentearchieven (1893), de Selectielijst archiefbescheiden gemeentelijke en intergemeentelijke organen vanaf 1 januari 1996, zoals vastgesteld in 2005 en gewijzigd in 2012 en van de Selectielijsten 2017 en 2020.

Van de te bewaren archiefbescheiden wordt de bewaartermijn vastgelegd conform de wettelijke selectielijst. Bij archivering van deze archiefbescheiden wordt direct het jaar van vernietiging c.q. overbrenging naar de archiefbewaarplaats vastgelegd. Sinds een half jaar is er op basis van inhuur een collega bezig met het wegwerken van de achterstanden in de digitale vernietiging. Gelijklopend hieraan worden alle geregistreerde zaken in het zaaksysteem gecontroleerd (o.a. op het toegekende zaaktype en of de dossiers volledig en leesbaar zijn). De hotspotmonitor Daarnaast wordt ook rekening gehouden met plaatselijke zaken of gebeurtenissen met een voor de gemeente Oldenzaal uniek of bijzonder karakter. Deze zaken worden, door middel van een hotspotmonitor, van vernietiging uitgezonderd. In 2023 is een opstart gemaakt met het vormgeven van de hotspotmonitor. In de loop van het jaar 2025 zouden de onderwerpen hiervan ter goedkeuring voorliggen bij het college van de gemeente Oldenzaal. Door wisselingen in de organisatiestructuur is dit het afgelopen jaar niet opgepakt. Het onderwerp staat wel op de jaarplanning voor 2026. Voor het opstellen van de hotspotmonitor is de gemeente Oldenzaal in 2025 aangesloten in een samenwerking met de gemeenten Haaksbergen, Hof van Twente en Hellendoorn.

Vervanging De gemeente past vervanging toe (namelijk bij het vervangen van papieren archiefbescheiden die volgens de Archiefwet op termijn vernietigd moeten worden). Het college heeft bij collegebesluit d.d. 10 november 2020 besloten om vanaf 1 januari 2021 volledig digitaal te gaan archiveren. Alle fysieke (papieren) documenten worden na ontvangst gescand en drie maanden na ontvangst vernietigd. De drie maanden dienen als voorzorgsmaatregel. Het gescande (digitale)document neemt dan de plaats in van het originele fysieke (papieren) document. De gemeente gaat hiermee over op een effectievere en efficiëntere manier van archiveren. Hiermee is het eeuwig te bewaren archief vanaf 1 januari 2021 digitaal geworden. Vervreemding, conversie/migratie In de afgelopen 10 jaar zijn er geen archiefbescheiden vervreemd. Tevens was er geen sprake van conversie of migratie.

13

Rubriek:

07: Overbrenging van archiefbescheiden

Hoofdvraag: brengt de gemeente het principe van de Archiefwet ‘te bewaren archiefbescheiden na bij wet vastgestelde termijn overbrengen, tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk? Archiefbewaarplaats/archiefruimte De gemeente Oldenzaal heeft het te bewaren archief evenals het te vernietigen archief in eigen beheer. De archieven tot en met 1989 zijn bewerkt en geïnventariseerd. Ook zijn een aantal archieven van diverse (externe) organisaties (1924-2002) geïnventariseerd. Dit alles besloeg zo’n 600 strekkende meter. Deze archieven zijn ook formeel overgebracht, waarbij enkele beperkingen aan de openbaarheid zijn opgenomen. Er is een document opgesteld met hierin de redenen voor beperking aan de hand van de wet- en regelgeving. In de eerste helft van 2023 heeft de gemeente Oldenzaal DOX-support ingehuurd. Voor de gemeente Oldenzaal inventariseren en bewerken zij de archieven uit de periode 1990 t/m 2020. Tevens worden de laatste twee paternosterkasten leeggeruimd en gesaneerd. Het project beslaat een omvang van 177,6 m¹. In november 2025 is het project door DOX-support afgerond. De archiefstukken zijn in een beschrijvende inventaris opgenomen. Als afronding van de bewerking archieven 1990 t/m 2020 wordt er begin 2026 een collegeadvies opgesteld.

In dit collegeadvies wordt verantwoording afgelegd inzake de overbrenging van deze archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats (inclusief beschrijvende inventaris) en kan tot definitieve besluitvorming worden overgegaan. Particuliere archieven Het stadsarchief Oldenzaal heeft in de periode van 2024 tot en met 2025 een aantal particuliere archieven verworven en aan haar collectie toegevoegd. Op dit moment worden deze ontsloten opdat de archieven aan de inventaris op de website toegevoegd kunnen worden en tevens ook door burgers geraadpleegd kunnen worden. • Het archief van de Hervormde Vrouwenbeweging Dorcas Oldenzaal (1920-1948); • Het archief van Fotoarchief Twente.

14

Rubriek:

08: Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden

Hoofdvraag: voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet? Overgebrachte archiefbescheiden ln de Archiefwet wordt gesteld dat overgebrachte archiefbescheiden in beginsel altijd openbaar zijn. Belangstellenden kunnen in de studiezaal inzage krijgen in de archiefbescheiden. De stukken worden in een goede materiële conditie (gebruik duurzame materialen) opgeslagen. Openbaarheidsbeperking De archieven tot en met 1989 zijn formeel overgebracht, en daarmee openbaar gemaakt, op enkele openbaarheidsbeperkingen na. Er zijn geen archiefbescheiden ouder dan 75 jaar die het college niet openbaar wil laten zijn met uitzondering van de geboorteakten die op grond van het burgerlijk wetboek pas na 100 jaar openbaar zijn. De naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden zijn voor iedereen kosteloos te raadplegen. Als er (veel) kopieën worden gemaakt of als er veel ondersteuning moet worden verleend, dan worden kosten in rekening gebracht overeenkomstig de legesverordening. Dit komt nagenoeg nooit voor. Studiezaal In november 2023 is de nieuwe studiezaal van het stadsarchief geopend. Deze bevindt zich in de Marktstraat 10 te Oldenzaal. Stukken die vanwege hun ouderdom of materiële staat het stadhuis niet mogen verlaten, kunnen nog altijd ingezien worden in de studiezaal van het stadhuis.

Stukken van vóór 1811 zijn enkel in te zien in de studiezaal van het stadhuis waardoor er wekelijks nog veelvuldig van deze ruimte gebruik wordt gemaakt. Op dit moment is de studiezaal geen prettige ruimte voor mensen die hier voor langere tijd onderzoek willen doen. In de plannen van de verbouwing van het stadhuis wordt deze ruimte dan ook meegenomen. De wensen zijn (o.a.) een ruimte op de begane grond, met daglicht, faciliteiten voor scannen/kopiëren, vier werkplekken voor bezoekers, oplaadpunten en goede verlichting voor het maken van foto’s. In de aankleding van deze ruimte moet de geschiedenis van Oldenzaal als oudste stad van Twente terugkomen. Gedurende de verbouwing (1,5-2 jaar totaal) dient de dienstverlening van het stadsarchief zo goed als mogelijk door te blijven gaan. Het archief zal in zijn geheel ondergebracht worden bij VADA Archieven in Nijverdal. Medewerkers van informatiebeheer blijven tijdens de uithuizing van het archief, er toegang toe behouden. Archiefaanvragen die gedurende de periode van de uithuizing binnenkomen, worden uitgezocht en zoveel mogelijk door middel van digitale scans beschikbaar gesteld. Archiefaanvragen waarbij scans niet mogelijk zijn of het noodzakelijk is dat het fysieke document ingezien wordt, zullen hiervoor vervoerd worden door VADA Archieven richting Oldenzaal.

Op de nieuwe studiezaal van het stadsarchief (Marktstraat 10) kunnen deze stukken vervolgens ingezien worden. Hier bevindt zich ook een geconditioneerde en afgesloten kluis waarin de stukken bewaard kunnen worden. Uitlenen van archiefstukken Er hebben zich tot nu toe nog geen vragen voorgedaan om archiefbescheiden voor bepaalde tijd uit te lenen aan het archiefvormend overheidsorgaan en daarom zijn er ook geen voorwaarden geformuleerd. Voor het overgrote deel van het archief is de gemeente Oldenzaal namelijk zelf het archiefvormend lichaam. Genealogie website In 2018 zijn de genealogie-bestanden van de gemeente via www.oldenzaal.nl ter beschikking gekomen. In 2023/2024 heeft er een update van de website plaatsgevonden. Hierdoor is het voor bezoekers van de site makkelijker om de informatie te vinden en downloaden. Dit doordat er nu meer zoekvelden beschikbaar zijn en er specifieker gezocht kan worden naar informatie.

15

Achter de schermen wordt er hard verder gewerkt aan het inscannen van de nieuwe gegevens die op de site bijgeplaatst mogen worden doordat de privacywetgeving hierop vervallen is. In de loop van 2026 worden de gegevens uit het bevolkingsregister die hieraan voldoen gescand en op de website van de gemeente Oldenzaal bij geplaatst.

16

17