11 Aanbesteding accountantsdiensten 2024-2025 en 2026 en verder - Raadsvoorstel en -besluit

Bijlagen 2024 25 november 2024 Reg.nr. INTB-24-06673 Bijlagen: -

Agendapunt: 11

Voorstel tot het beëindigen van de overeenkomst met de huidige accountant, het aanwijzen van een accountant voor de boekjaren 2024 en 2025 en het verlenen van een volmacht aan Enschede voor de aanbesteding van accountantsdiensten voor boekjaar 2026 en verder.

Aan de gemeenteraad

Opzegging overeenkomst accountant De afgelopen periode hebben we, mede door het moeizaam verlopen jaarrekeningtraject en de discussie over meerwerk, meerdere gesprekken gevoerd met onze huidige accountant, Baker Tilly. Tijdens deze gesprekken hebben beide partijen geconcludeerd dat het beter is de samenwerking niet voort te zetten. In november is de auditcommissie geïnformeerd over deze situatie en sindsdien meerdere keren op de hoogte gehouden van de voortgang. In december is de auditcommissie geïnformeerd over het voornemen om het contract met Baker Tilly voortijdig te beëindigen. De voorzitter van de auditcommissie heeft hier, in afstemming met de griffier, toestemming voor gegeven. Inmiddels is in goed overleg een vaststellingsovereenkomst gesloten, waarmee de overeenkomst formeel wordt ontbonden. Dit houdt in dat Baker Tilly de controle van de jaarrekeningen over de boekjaren 2024 tot en met 2026 niet meer zal uitvoeren. Met deze stap kunnen we de ontstane situatie achter ons laten en op een constructieve manier de financiële functie verder ontwikkelen, inclusief de benodigde kwaliteitsslag. Keuze voor nieuwe accountant Door de beëindiging van het contract is het voor de raad nu noodzakelijk om een nieuwe accountant aan te wijzen voor de komende jaren.

Conform artikel 213, lid 2, van de Gemeentewet wijst de raad een of meer accountants aan als bedoeld in artikel 393, lid 1, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. De accountant is verantwoordelijk voor de controle van de jaarrekening (artikel 197 Gemeentewet), inclusief het verstrekken van een accountantsverklaring en het opstellen van een verslag van bevindingen. Aanwijzing accountant voor boekjaren 2024 en 2025 Gezien de korte termijn waarop een nieuwe accountant moet worden benoemd, is het niet mogelijk om hiervoor een Europese aanbestedingsprocedure uit te voeren. Daarom wordt voorgesteld om via een onderhandelingsprocedure een accountant aan te wijzen voor de controle over de boekjaren 2024 en 2025. Voor de controle vanaf boekjaar 2026 wordt aangesloten bij een gezamenlijke aanbestedingsprocedure onder leiding van de gemeente Enschede. Voorgestelde oplossing In de afgelopen periode zijn de mogelijkheden verkend om een tijdelijke overeenkomst te sluiten. Dit traject is afgestemd met de portefeuillehouder, de gemeentesecretaris, de griffier en de voorzitter van de auditcommissie. Er is contact gezocht met meerdere aanbieders om hun capaciteit en interesse te inventariseren. Slechts één aanbieder, PSA accountants, bleek beschikbaar en heeft een passend voorstel gedaan. Deze aanbieder is bereid om de controle over de boekjaren 2024 en 2025 uit te voeren.

De ingeschatte kosten zijn € 141.000 (excl. btw) per jaar, exclusief meerwerk en inclusief reis- en verblijfkosten.

Aanwijzing accountant vanaf boekjaar 2026 Vanaf boekjaar 2026 is het noodzakelijk om de accountant aan te wijzen via een Europese aanbestedingsprocedure. Het voorstel is om hiervoor deel te nemen aan een gezamenlijke aanbesteding met andere Twentse gemeenten en gemeenschappelijke regelingen. Deze samenwerking, gecoördineerd door de gemeente Enschede, levert tijdwinst op en maakt gebruik van elkaars expertise. Werkwijze gezamenlijke aanbesteding • Voorbereiding: Een hoofdprojectteam, bestaande uit vertegenwoordigers van de deelnemende gemeenten, bereidt de aanbesteding voor en stelt een basisbestek op. • Organisatie: Een stuurgroep, met een vertegenwoordiger per gemeente, zorgt voor organisatorische afstemming. • Beoordelingsteams: Per gemeente wordt een beoordelingsteam samengesteld. Voor gemeente Oldenzaal bestaat dit team uit de voorzitter van de auditcommissie, de griffier, een senior medewerker financiën en de concerncontroller. • Ondersteuning: Het proces wordt gefaciliteerd door de afdeling Inkoop van de gemeente Enschede, met ondersteuning van een lead-buyer uit Enschede en een co-buyer uit Almelo. Volmachtverlening Om de gemeente Enschede namens de deelnemende gemeenten als aanbestedende dienst te laten optreden, dient de burgemeester een volmacht te verlenen.

De griffer en het beoordelingsteam krijgen daarnaast de bevoegdheid om namens de raad beslissingen te nemen in het kader van de aanbestedingsprocedure en de bijbehorende documenten te ondertekenen. Deze machtiging geldt ook voor correspondentie die wordt gevoerd na het sluiten van de overeenkomsten die direct verband houdt met de aanbestedingsprocedure. Resultaat Het doel is om uiterlijk in 2026 een nieuw contract af te sluiten voor de controle van de boekjaren 2026-2028, met een eenmalige verlengingsoptie van drie jaar (2029-2031). Hiermee wordt voldaan aan de wettelijke verplichtingen rondom de controle van de jaarrekening. Financiële gevolgen De financiële gevolgen worden verwerkt in de Voorjaarsnota 2025. In de vergadering van het presidium van 15 januari 2025 is besloten uw raad te adviseren tot behandeling en besluitvorming over te gaan.

Oldenzaal, 17 januari 2025 Namens de Auditcommissie, de Voorzitter,

de plaatsvervangend Griffier,

Y.B. Liebrand

W. Knobben

Bijlagen -

2

Nr. 1446

De raad van de gemeente Oldenzaal;

gelezen het voorstel van de auditcommissie van 25 november 2024, reg.nr. INTB-24-06673; gelet op artikel 213, lid 2, van de Gemeentewet wijst de raad een of meer accountants aan als bedoeld in artikel 393, lid 1, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek

besluit:

1. tot het beëindigen van de overeenkomst met de huidige accountant; 2. PSA Accountants voor de boekjaren 2024 en 2025 te benoemen tot accountant van de gemeente Oldenzaal onder de voorwaarden zoals vastgelegd in de overeenkomst; 3. tot het verlenen van een volmacht aan Enschede voor de aanbesteding van accountantsdiensten voor boekjaar 2026 en verder; 4. de financiële gevolgen te verwerken in de Voorjaarsnota 2025.

Vastgesteld in de openbare vergadering van 27 januari 2025 de plaatsvervangend griffier,

R. Wolbert

de voorzitter,

P.G. Welman