10 Wensen en bedenkingen Twenteboard - bijlage 3 Toelichting bij de statuten en de bestuursovereenkomst versie 17.12.2020

Hoort bij raadsbesluitnr. 1064 van 1 maart 2021, de griffier,

Toelichting bij statuten en bestuursovereenkomst Inleiding Op 25 september 2019 heeft het AB besloten dat een andere vorm van samenwerking gewenst is om Twente gezamenlijk verder te ontwikkelen. Aan de basis van dit besluit ligt een advies van de Kring van secretarissen die constateert dat er sprake is van een “gedeeld(e) gevoel van urgentie als het gaat om het versterken van de regionale samenwerking. We doen het op veel vlakken goed, er liggen veel kansen voor versterking van onze regio, maar om die kansen te verzilveren moet de samenwerking nog beter.” Hiertoe heeft het AB op 11 december 2019 besloten in te stemmen met een zgn. 3Obesturingsmodel voor sociaaleconomische structuurversterking voor de uitvoering van de investeringsprogramma’s Regio Deal Twente en Agenda voor Twente en voor de aansturing van bestaande en nieuwe initiatieven van de sociaaleconomische structuurversterking. De regio kent een historie als het gaat om samenwerking tussen de triple helix partners en kent vele successen. Met het oprichten van de stichting Twente Board wordt daar opnieuw uitvoering aan gegeven. De kracht zit in de samenwerking van overheid, onderwijs (kennis- en onderwijsinstellingen) en ondernemers in Twente.

De gedachte hierbij is dat als overheid, onderwijs en ondernemers elkaars kennis en kunde optimaal inzetten en benutten, er gezamenlijk meer successen kunnen worden geboekt voor Twente. Daarom is het nodig om een nieuwe, effectievere organisatiestructuur in te richten voor de 3O samenwerking, gericht op strategische agendering, slagkracht, signalering/monitoring, branding en lobby, en borging op kwaliteit en effectiviteit van de samenwerkingsstructuur en -agenda. Waarbij samenwerking op het regionale niveau plaatsvindt vanuit een gezamenlijke integrale visie en strategie. Daarbij wordt uitgegaan dat in de 3O samenwerking alle O’s vanuit hun eigen rol een evenwichtige bijdrage aan de concrete uitvoering leveren. De overheid is voorwaardenscheppend en financiert de werkorganisatie TBD, de andere O’s (ondernemers en onderwijs- en kennisinstellingen) dragen in de voorziene werkorganisatie TBD op andere wijze bij. Vervolgens is door het AB op 1 juli 2020 een hoofdlijnenbesluit genomen over het transitieplan Regio Twente. Daarbij wordt de huidige regeling Regio Twente deels ontmanteld, zodat daar in hoofdzaak een bundeling van gezondheidsonderdelen in komt, worden de recreatieve voorzieningen inclusief toerismebevordering elders gepositioneerd en gaan de zgn. coalitions of the willing terug naar waar ze vandaan komen, de gemeenten.

Rechtsvorm De keuze welke rechtsvorm of juridische entiteit het meest passend is voor de 3O-samenwerking, maakt de overheid samen met de andere O’s. Het is de wens om een gelijkwaardige samenwerking te organiseren tussen overheid, ondernemers en onderwijs. Voor de gemeenten is het van belang om af te wegen welke rechtsvorm vanuit het perspectief van de overheid het meest passend is. Bij het zoeken naar de meest geschikte rechtsvorm voor de gewenste 3O-samenwerking is gekozen voor de stichting. Het voordeel van een stichting is dat er maar één bestuurslaag is, daardoor kan het bestuur sneller schakelen. Dit heeft ook minder risico op bestuurlijke drukte en past het best bij de uitgangspunten van de veranderopdracht, onder andere om de regionale samenwerking concreet simpeler te maken met aantoonbaar minder tafels. De meeste geformaliseerde economische boards in Nederland hebben de stichting als juridische vorm. Hiermee is dus al de nodige praktijkervaring opgedaan. Om het bestuur zo licht mogelijk te organiseren en niet te belasten met uitvoerende taken, is het goed om de werkorganisatie los van het bestuur te organiseren. We noemen de werkorganisatie verder Twente Board Development (TBD). Hiermee creëer je een eenvoudige en op de inhoud gerichte bestuurs- en uitvoeringsstructuur. Het bestuur heeft dan de vrijheid om zich te focussen op de strategische zaken.

Bij het inrichten van een BV is veel ruimte voor ‘maatwerk’ als het gaat om invloed en zeggenschap. Het besloten karakter van een B.V. maakt dat aandelen niet vrij overdraagbaar zijn en er controle is over wie deelneemt. Dit element moet nog nader worden uitgewerkt. En daar is ruimte voor, omdat eerst de rechtsvorm voor het besturen moet worden opgericht. In elk geval willen we in de Raad van Commissarissen die bij een BV hoort, de Triple Helix weer tot uitdrukking brengen.

Statuten De statuten zijn initieel gebaseerd op de statuten van de stichting Brainport Eindhoven. Dat is om te beginnen op te maken uit de inleidende overwegingen en de doelomschrijving van de stichting. Daarbij zijn deze inleidende overwegingen en de elementen van de doelomschrijving aangevuld met elementen uit het Transitieplan, waardoor er sprake is van een Twentse eigenheid in de statuten. Ook voor wat betreft de samenstelling van het bestuur is uitgekomen op een eigen variant, die zijn grondslag vindt in de regionale situatie. De Triple Helix komt hierbij duidelijk tot uitdrukking. Het bestuur kent drie geledingen. Er is voor gekozen dat onderwijs en ondernemers ieder worden vertegenwoordigd door drie personen en de gemeenten door vier leden. De benoeming van leden in het bestuur vindt ook plaats door de geledingen. Voor wat de gemeenten betreft is in de AB-vergadering van 19 december 2019 besloten, vanuit de gedachte dat er sprake is van één Twente en het gezamenlijk dienen van één Twents belang, er wel enige ruimte voor differentiatie. Om die reden is ervoor gekozen dat de gemeente Enschede een zgn. kwaliteitszetel krijgt, het vaste recht om iemand op één van de vier zetels te benoemen, en dat de andere gemeenten leden-vertegenwoordigers kiezen volgens een bepaalde systematiek waarbij meerdere gemeenten ieder één vertegenwoordiger benoemen.

Bij deze ledenvertegenwoordigers gaat het om roulerende leden, die voor twee jaren worden benoemd. De zetel van Enschede in het bestuur wordt ingevuld door de burgemeester van Enschede. Door met elkaar een overeenkomst aan te gaan, de bestuursovereenkomst SES Twente, zijn de gemeenten in staat om gezamenlijk op te treden in deze stichting, zij het dat Enschede is gerechtigd hierbij zelfstandig tot oordeelsvorming te komen. GS van Overijssel hadden zich aanvankelijk op het standpunt gesteld, als niet-stemhebbend lid te willen participeren in de stichting. Bij nader inzien is daar van afgezien, mede omdat GS als mogelijk subsidieverstrekker, transparant en onafhankelijk wil kunnen blijven in haar besluitvorming. De voorzitter van de stichting kan op tweeërlei manier worden gekozen: of uit de leden of van buiten de leden, zoals nu reeds het geval is. Een voorzitter van buiten de leden, heeft geen stemrecht. Het totaal aantal bestuursleden is in dat geval 11. Het bestuur kent verder een penningmeester en een secretaris. Er is voor gekozen voor het werken met een dagelijks bestuur zonder daarmee een gelaagdheid in het bestuur van de stichting aan te brengen. Alle deelnemers blijven verantwoordelijk voor het slagen van de sociaal economische structuurversterking. Dat vergt van allen een actieve houding. Het bestuur wordt bijgestaan door een directeur.

Deze is afkomstig van de uitvoeringsorganisatie die bij de stichting komt. Er wordt vooralsnog van uitgegaan dat dit een besloten vennootschap zal zijn. Het is in principe aan de oprichters zelf om een keuze hierin te maken. De besluitvorming in de stichting is zo ingericht dat elk lid één stem toekomt (met uitzondering van de voorzitter in de zin van artikel 4, lid 1 sub f). Bij bijzondere stemmingen is het wenselijk de statuten zo in te richten, dat één geleding niet kan worden buitengesloten. Hierin is voorzien bij de situatie van onvrijwillig ontslag (artikel 5, lid 7 sub g) en bij de situatie dat statuten worden gewijzigd (artikel 11). Het is bekend dat er op dit moment het wetvoorstel ‘Wet bestuur en toezicht rechtspersonen’ in procedure is en voorligt bij de Eerste Kamer van de Staten-Generaal. Aangezien het op dit moment niet gezegd kan worden of dit wetsvoorstel nog dit jaar in werking zal treden, is er aan de werking van dat wetsvoorstel voor deze stichting voorbij gegaan.

Bestuursovereenkomst De bestuursovereenkomst is aan de hand van het transitieplan opgezet waarbij recht wordt gedaan aan de besluitvorming van het Algemeen Bestuur en dan zowel die van december 2019 als die van juli 2020. Tevens is het besluit van het Algemeen Bestuur van 28 oktober jl. verwerkt, bij welk besluit is besloten om langjarig € 8,92 per inwoner per jaar beschikbaar te stellen voor Twente Board Development. In de inleidende overwegingen wordt daar ook op ingegaan. Er is hierbij een aantal basiselementen van de overeenkomsten die we wel vaker in Twente hanteren in deze overeenkomst ingebracht. Dus daar zou een zekere herkenning in kunnen zitten. Alvorens op het doel van de stichting in te gaan, is de reikwijdte van de bestuursovereenkomst bepaald: de Twentse gemeenten werken samen om de sociaaleconomische structuur van Twente te versterken en te verbreden. Daarbij is er ook ruimte voor het verbreden van de werking van de overeenkomst als alle gemeenten dit willen. Dit is relevant omdat het bestuurlijk overleg in de toekomst daarmee ook een platform is voor andere en/of nieuwe ontwikkelingen. Dit is – kort – uitgewerkt in hoofdstuk 4 van de overeenkomst. Doen niet iedereen mee, dan kan er een coaltion of the willing worden gevormd, maar dan buiten de werking van de overeenkomst. Daarmee behoudt dit zijn werking.

Vervolgens is het doel van het bestuurlijk overleg nader ingevuld waardoor er wordt gefocust de inbreng van de gemeenten in de Twente Board. De overeenkomst wordt in beginsel voor onbepaalde tijd aangegaan. Omdat de Agenda voor Twente 2018-2022 en de Regio Deal evenwel leidend zijn, en de financiële inbreng van de deelnemende gemeenten per 1 januari 2023 opnieuw bepaald moet worden, zal voor 1 juli 2022 een besluit moeten worden genomen over de voortzetting van deze overeenkomst. Bij de samenstelling van het bestuurlijk overleg is zoveel als mogelijk is de weg gevolgd bij die van de gemeenschappelijke regelingen. Uit elk college is een vertegenwoordiger aanwezig. Dat kan rouleren, naar gelang het onderwerp dat aan de orde is. Elk college kan maximaal één stem uitbrengen in het overleg. Naast deze veertien leden is er nog een voorzitter, de burgemeester van Enschede, die overigens geen stem heeft. De eerste focus van de bok is de sociaal economische structuurversterking en de inbreng van de Twentse gemeenten op dat punt in de Twente Board. De gemeenten stemmen hun inbreng af die ze leveren via hun vertegenwoordigers. Komt het hierbij tot besluitvorming over de inbreng in de Twente Board, dan hebben alle colleges een stem. In artikel 12 is voorzien hoe er gestemd moet worden en komt de bijzondere positie hierbij van Enschede tot uitdrukking.

Een coördinerend secretaris en een plaatsvervangend secretaris wordt aangewezen door de Kring. Deze heeft tot taak het bestuurlijk overleg voor te bereiden, het bestuurlijk overleg te adviseren en af te stemmen met de Kring. Bij de voorbereiding maakt hij gebruikt van een ambtelijke werkgroep waarin van alle partijen een ambtenaar deelneemt. In artikel 6 is vervolgens de benoeming en de benoemingsperiode geregeld van de ledenvertegenwoordiger in het bestuur van de Twente Board waarbij rekening is gehouden met de huidige aanloopperiode en de wens om deze leden-vertegenwoordiger niet tegelijkertijd te laten aftreden, zodat de continuïteit geborgd is. Het spreekt voor zich dat de leden-vertegenwoordiger verantwoording verschuldigd zijn aan (de leden van) de colleges die ze vertegenwoordigen, t.w. de aan de(het) college(s) uit wie ze zijn gekozen. Als gezegd, is er ruimte om andere onderwerpen in het bestuurlijk overleg te beleggen. Mocht dit leiden tot kosten dan worden deze kosten - naar rato van de inwoners - verdeeld, mits iedereen het daarmee eens is. Vervolgens wordt er in de bestuursovereenkomst nog ingegaan op een aantal onderwerpen waarbij zoveel mogelijk is aangesloten bij de werkwijze van gemeenschappelijke regelingen. En dat hebben eveneens gedaan met de geschillenregeling, de toetreding, opzegging en uitsluiting.

Omdat de zorg voor en het beheer van het archief voor overheden altijd een relevant item is, hebben dit hier voorzien door de coördinerend secretaris hiervoor verantwoordelijk te maken door aan te sluiten bij de archiefvoorschriften van diens organisatie. Er is in de overeenkomst ingegaan op de inbreng van de gemeenten in de Twente Board Development. Het Algemeen Bestuur heeft op 28 oktober 2020 besloten om langjarig € 8,92 per inwoner per jaar beschikbaar te stellen voor Twente Board Development. Voor het toevoegen van additionele middelen moet nieuwe besluitvorming plaatsvinden. Gelet op het meerjarig karakter van deze middelen, zullen de colleges de raden betrekken, omdat die immers, gelet op het budgetrecht van de raad, daarmee moeten instemmen alvorens daartoe kan worden besloten.

De geschillenregeling is die we vaker toepassen in het Twentse: eerst zelf, dan naar GS en tenslotte de weg naar de rechter. Positie van de raden Er is in de nieuwe situatie geen gemeenschappelijke regeling meer die een rol voor de raden beschrijft in de samenwerking. Maar laten we voorop stellen dat de rol van de raden is in principe geborgd in de Gemeentewet, waarin verantwoordingsrelaties tussen college en raad zijn vastgelegd. In het transitieplan is een werkwijze geformuleerd waarbij een rol voor de raden aan de voorkant is weggelegd. Deze is als volgt geformuleerd: 1. Het 3O-bestuur neemt het initiatief tot een (nieuw) meerjarenplan door de contouren/kaders, uitgangspunten en randvoorwaarden te formuleren; 2. De delegaties in het 3O-bestuur halen op basis van deze kaders input op bij hun achterbannen. In het geval van de overheidsdelegatie, doen de colleges dit - via het bestuurlijk overleg van de 14 gemeenten op het gebied van SES - bij hun gemeenteraden; 3. Het 3O-bestuur maakt een meerjarenplan en vraagt voor de uitvoering in de planperiode investeringsmiddelen van de gemeenten; 4. Op basis van (bespreking van) dit meerjarenplan stellen de gemeenteraden de benodigde meerjareninvestering beschikbaar voor de werkorganisatie en de investeringen; 5. Het meerjarenplan wordt uitgewerkt in jaarplannen; 6.

De jaarplannen en verslagen worden ter kennisname gedeeld met de colleges. De directeur 3O-organisatie bezoekt jaarlijks alle raden (of enkele gezamenlijk) voor terugblik op vorig jaar en schetsen contouren voor komend jaar; 7. Raadsleden van een gemeente worden uitgenodigd bij bedrijfsbezoeken aan bedrijven in hun gemeente. Om dit nader vast te leggen zijn in de statuten en de bestuursovereenkomst een tweetal voorzieningen getroffen. In de statuten is bepaald dat het bestuur verplicht is jaarlijks verslag te doen aan deelnemende colleges van de ontwikkelingen in het afgelopen jaar. Dit verslag stelt de colleges vervolgens in staat hierover in gesprek te gaan met hun raden. Een als hiervoor verwoord kan de directeur bij de behandeling in de raad aanwezig zijn. In de bestuursovereenkomst hebben we ook expliciet de rol van de raden tot uitdrukking gebracht. In artikel 12, lid 5 is bepaald dat de colleges een besluit tot instemming ophalen bij hun raden als het gaat om de voortzetting van investeringsagenda’s en meerjarenplannen. Daarmee denken we dat de raden in voldoende mate tot hun recht kunnen komen. d.d. 17.12.20