1 - UIT-23-13267 Raadsinfobrief evaluatierapport GGiD na AB

RAADSINFOBRIEF Aan de leden van de raad en de forumleden

Ganzenmarkt 1 Postbus 354 7570 AJ Oldenzaal Telefoon (0541) 58 81 11 14+ netnummer 14 0541 E-mail info@oldenzaal.nl Internet www.oldenzaal.nl Bezoekadres Postadres

5 december 2023 Onderwerp Evaluatierapport proces GGiD

Datum college

Uw brief van Uw kenmerk Ons kenmerk

UIT-23-13267

Zaaknummer

Carlijn kip (0541) 58 81 61 Bijlage(n) 1

Behandeld door Telefoonnummer

Geachte leden van de raad en forumleden, Met deze brief informeren wij u over de stand van zaken van het digitaal dossier voor de jeugdgezondheidszorg (het GGiD) van GGD Twente. Op 2 november 2022 hebben wij u door middel van een raadsinfobrief laten weten dat het algemeen bestuur SamenTwente samen met de besturen van GGD Hollands Noorden en GGD-regio Utrecht heeft besloten te stoppen met het verder ontwikkelen van het digitaal dossier voor de jeugdgezondheid (het GGiD). Dit was een moeilijk, maar helaas noodzakelijk besluit. Het besluit viel zwaar, mede vanwege de financiële consequenties. Deze zijn in de jaarrekening 2022 verwerkt. Bij het nemen van dit besluit heeft het algemeen bestuur SamenTwente de opdracht mee gegeven om een onafhankelijke externe evaluatie uit te voeren naar het totale proces van totstandkoming van het GGiD, inclusief de rol van bestuur. In deze brief informeren wij u dat de evaluatie naar het proces van het GGiD is afgerond. Op 29 november 2023 is het evaluatierapport vastgesteld in het algemeen bestuur van SamenTwente. Naast deze brief ontvangt u het evaluatierapport. In deze brief leest u meer over de evaluatie en waarom de evaluatie is uitgevoerd. Ook leest u de aanpak, de bevindingen en hoe er invulling wordt gegeven aan de lessen en aanbevelingen. In het bijzonder bij de aanbesteding van het nieuwe digitaal dossier voor de jeugdgezondheid.

Tot slot leest u een update over de nog lopende juridische procedure rondom de afwikkeling van het GGiD. Begeleiding evaluatie De evaluatie is van eind april tot eind september 2023 uitgevoerd door Andersson Elffers Felix (AEF). De begeleiding van de evaluatie is uitgevoerd door een klankbordgroep. Daarin zaten per GGD drie leden vanuit het algemeen bestuur. De klankbordgroep fungeerde als vooruitgeschoven post van de drie algemeen besturen. Zo heeft de klankbordgroep de aanbesteding uitgevoerd van de evaluatieopdracht, de voortgang van de evaluatie bewaakt en is gecommuniceerd met de algemeen besturen. Het evaluatierapport van AEF is op 16 oktober 2023 door de klankbordgroep aangeboden aan de algemeen besturen. Voor elke GGD is een regio specifiek deel aan de evaluatie toegevoegd.

Datum 5 december 2023 Ons kenmerk UIT-23-13267 Paginanr. 2

Doel en insteek evaluatie De evaluatie was gericht op het begrijpen van de gang van zaken en op het trekken van lessen voor de toekomst. Voor de nieuwe aanbesteding van een digitaal dossier voor de jeugdgezondheid zijn ook aanbevelingen opgenomen. Er is in de evaluatie eerst teruggekeken, om vervolgens vooruit te kunnen kijken. Centraal stonden de vragen: Wat is er gebeurd, waarom is er gebeurd wat is gebeurd en welke lessen kunnen hieruit getrokken worden voor de toekomst. Hiervoor heeft AEFdocumenten geanalyseerd, interviews afgenomen bij betrokkenen en met behulp van groepssessies de bevindingen uit de interviews getoetst. De leverancier was geen onderwerp van de evaluatie. De leverancier is daarom niet betrokken bij de evaluatie. Er heeft geen wederhoor plaatsgevonden. De evaluatie was immers bedoeld voor de eigen organisaties, besturen en betrokken gemeenten. Om voor onszelf de gang van zaken te snappen en lessen te leren voor de toekomst. Inhoud evaluatierapport AEF AEF heeft voor de reconstructie een tijdlijn gemaakt. Daarin zijn de fasen van het project en verloop van het proces beschreven. In elk van de fasen zijn kantelmomenten geïdentificeerd. Dat zijn momenten waarop een bepaalde (onherroepelijke) weg is ingeslagen die van invloed zijn geweest op het vervolg van het traject. Ook is de besluitvorming per kantelmoment gereconstrueerd.

In het AEF-rapport staat dat er niet één of een klein aantal verklarende factoren is. Er blijkt sprake te zijn van veel verschillende factoren, grote en kleine, interne en externe, die in een complex samenspel hebben geleid tot de uitkomst. Voor het analyseren maakt het rapport onderscheid in belemmerende en bevorderende factoren. Bevorderende factoren hadden een positieve invloed op het traject. Bijvoorbeeld de gedeelde visie tussen de GGD-en en de gedreven bemensing. Belemmerende factoren hadden een negatieve invloed op het traject. Bijvoorbeeld kaders die op gespannen voet stonden met elkaar en niet nagekomen afspraken. Daarnaast zijn verklarende factoren genoemd waarom het traject uiteindelijk zo lang duurde voordat het werd stopgezet. Bijvoorbeeld de verschillende uitgangspositie van de drie GGD-en en de juridische stappen die eerst gezet moesten worden om claims te voorkomen voordat gestopt kon worden. Op basis van de belemmerende en bevorderende factoren worden drie conclusies getrokken door AEF:  binnen de geldende randvoorwaarden van planning en budget hadden de GGD-en met deze leverancier het vereiste eindresultaat niet kunnen ontwikkelen;  het zijn primair keuzes geweest bij het begin van het traject, tot en met de aanbestedingsprocedure, die ertoe hebben geleid dat binnen de gestelde randvoorwaarden geen bruikbaar eindresultaat is opgeleverd.

Anderzijds vloeien sommige randvoorwaarden voort uit factoren waarop de GGD-en geen invloed hadden, zoals de aanbestedingswet en geldende marktcondities;  het heeft vooral lang geduurd voordat werd besloten om te stoppen, omdat de haalbaarheid van een werkend product onduidelijk was en omdat de drempel om te stoppen hoog was. In het evaluatierapport staan vervolgens 18 lessen voor zowel de ambtelijke als bestuurlijke organisatie en uiteraard ook voor toekomstige projecten. Bijvoorbeeld dat het loont om aan de voorkant tijd te investeren om te bedenken wat je wilt. Het vooraf inbouwen van expliciete go-no-go momenten, het formuleren van een eenduidige graadmeter voor de status van een project en het tijdig vooraf inventariseren van risico’s en beheersmaatregelen.

Datum 5 december 2023 Ons kenmerk UIT-23-13267 Paginanr. 3

Er zijn zes aanbevelingen geformuleerd die specifiek ingaan op het aanbesteden van een nieuw digitaal dossier. Het dagelijks bestuur heeft toegezegd om het algemeen bestuur op 17 januari 2024 om een besluit te vragen over het vervolg van de nieuwe aanbesteding. De aanbevelingen uit de evaluatie worden meegenomen in dat voorstel. Reflectie algemeen bestuur op het evaluatierapport De evaluatie geeft volgens het algemeen bestuur een helder beeld van het verloop van alle fasen van het GGiD. Het rapport is goed leesbaar. Het algemeen bestuur waardeert de lerende focus van de evaluatie en onderschrijft de conclusies en aanbevelingen. Het algemeen bestuur heeft de rol als opdrachtgever kunnen vervullen mede door het instellen van de gezamenlijke klankbordgroep met de andere GGD-en. Op 1 november 2023 heeft AEF in een informatieve bijeenkomst van het algemeen bestuur het evaluatierapport toegelicht. Hierbij heeft het algemeen bestuur verdiepende vragen gesteld. Op 29 november 2023 heeft het algemeen bestuur het evaluatierapport besluitvormend behandeld. Het rapport van AEF bevat niet alleen aanbevelingen voor de toekomstige aanbesteding van het digitaal dossier van de jeugdgezondheid. Het rapport biedt kansen om in brede zin te leren van dit dossier. Het algemeen bestuur vindt het een gezamenlijke verantwoordelijkheid om dit op te pakken.

Dit vraagt om zelfreflectie en leren op verschillende niveaus. In de ambtelijke organisatie van SamenTwente, in de samenwerking tussen gemeenten en SamenTwente, en in de bestuurlijke organisatie tussen het algemeen bestuur en dagelijks bestuur. Het algemeen bestuur vindt het van belang dat de rollen van alle betrokkenen in de samenwerking verhelderd worden. Ook wil het algemeen bestuur kijken waar de informatievoorziening verbeterd kan worden. Tot slot heeft het algemeen bestuur gesproken over het belang van het vooraf duidelijk afspreken en markeren van go-no-go momenten. Het algemeen bestuur heeft het dagelijks bestuur gevraagd om hierin het initiatief te nemen, met de bedoeling om de uitwerking hiervan in samenwerking met alle betrokkenen op te pakken. Continuïteit dienstverlening Het stoppen met het ontwikkelen van het GGiD heeft geen directe gevolgen voor het dagelijkse werk van de jeugdgezondheid. Met het huidige digitaal kinddossier, MLCAS, is continuïteit van de bedrijfsvoering vooralsnog gewaarborgd. Het werk van de jeugdgezondheidsprofessional kan doorgang vinden en er wordt voldaan aan de wettelijke verplichtingen. Wet- en regelgeving schrijven wel voor dat op korte termijn een aanbesteding gestart moet worden voor een digitaal dossier. Voorbereidingen hiervoor zijn in volle gang.

Juridische afwikkeling van het traject De juridische afwikkeling van het contract met de leverancier moet nog plaatsvinden. Op 3 oktober 2023 is een uitspraak gedaan in het hoger beroep dat de drie GGD-en hadden ingediend tegen de leverancier van het GGiD. De zaak was door de drie GGD-en begin 2022 aangespannen. Aan de rechtbank was gevraagd om een onafhankelijk deskundige in te schakelen om een oordeel te geven over de werkbaarheid van het product. De rechtbank oordeelde medio 2022 dat zij dit verzoek niet in behandeling kon nemen, omdat er al eerder een bindend advies was gegeven. Het gerechtshof heeft op 3 oktober 2023, anders dan de rechtbank, het verzoek van de drie GGD-en om een onafhankelijke deskundige toegewezen. Deze kan nu aan de slag. Op basis hiervan worden

Datum 5 december 2023 Ons kenmerk UIT-23-13267 Paginanr. 4

(juridische) vervolgstappen bepaald. Het algemeen bestuur is hier nauw bij betrokken. Besprekingen hierover kunnen niet altijd in openbaarheid en geldt voor bepaalde stukken geheimhouding. Dit om te voorkomen dat de juridische en/of financiële positie van de GGD-en wordt geschaad. Zodra we u hierover meer informatie kunnen geven, zullen wij dit doen. Afsluiting Wij gaan ervan uit u met deze brief voldoende te hebben geïnformeerd over de evaluatie van het proces van het GGiD. Tot slot Heeft u nog vragen naar aanleiding van deze brief? Neemt u dan contact op met Carlijn Kip, bereikbaar via c.kip@oldenzaal.nl .

Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders

de secretaris

de burgemeester