1 - 9057-2022 Eshuis Registeraccountants - Board Letter gemeente Oldenzaal 2021
Tekst van het document
Board letter 2021 Gemeente Oldenzaal
Per saldo persoonlijker
Aan de auditcommissie van de gemeente Oldenzaal Postbus 200 7570 AJ OLDENZAAL Almelo, 16 februari 2022 Geachte commissie, Wij hebben, als onderdeel van de controle van de jaarrekening 2021, de interim-controle voor de gemeente Oldenzaal uitgevoerd. Deze controle is primair gericht op de analyse en evaluatie van de interne beheersingsomgeving en de daarin opgenomen maatregelen van interne controle. Tevens heeft deze controle als doelstelling om de aandachtspunten voor de jaarrekening 2021 te signaleren en onder uw aandacht te brengen. In onze board letter zijn onze bevindingen en aanbevelingen ter zake opgenomen. De bevindingen en aanbevelingen dienen te worden gelezen als constructieve aanwijzingen voor het college van burgemeester en wethouders als onderdeel van het continue proces van het veranderen en verbeteren van de beheersing van de bedrijfsvoering en de kwaliteit van de jaarrekening Wij beginnen deze board letter met een samenvatting van onze belangrijkste boodschappen voor u en de belangrijkste risico’s die wij bij de controle van de gemeente Oldenzaal onderkennen. Daarna geven wij een oordeel op hoe de relevante processen zijn opgezet en adviseren wij u over verbetermogelijkheden. Voor zover er naar aanleiding van onze bevindingen door u nog aanvullende werkzaamheden zijn vereist worden die ook in deze paragraaf gemeld.
De laatste paragraaf benutten wij voor een aantal onderwerpen die wij graag met u delen met het oog op de controle van de jaarrekening.
Per saldo persoonlijker Bladzijde 2 van 34
Wij danken uw organisatie voor de prettige samenwerking en zijn vanzelfsprekend graag bereid een nadere toelichting te verstrekken.
Met vriendelijke groet, Eshuis Registeraccountants BV
was getekend drs. E. Dijkgraaf RA
Per saldo persoonlijker Bladzijde 3 van 34
Inhoudsopgave 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Managementsamenvatting De belangrijkste risico’s Beeld procesbeheersing Gedetailleerde bevindingen Vooruitblik naar de jaarrekening Relevante actualiteiten
Per saldo persoonlijker Bladzijde 4 van 34
1.
Managementsamenvatting
De bevindingen, waarnemingen en aanbevelingen in deze board letter beogen het management en het college te ondersteunen in het proces van het voortdurend verbeteren van de internebeheersingsomgeving en de interne risicobeheersing. In overeenstemming met de initiële risico-inschatting 2021, zijn de opzet en de implementatie van de belangrijkste interne beheersingsmaatregelen getoetst voor de periode januari 2021 tot en met september 2021 met betrekking tot de volgende bedrijfsprocessen: • Administratie & Verslaglegging (waaronder de memoriaalboekingen) • Inkopen en aanbestedingen • Factuurverwerking en betalingen • Grondexploitatie • Subsidieverstrekkingen • Personeel & salarisadministratie • Treasury • Opbrengstenstromen: belastingen, subsidiebaten, algemene uitkering etc. • Uitkeringen Participatiewet en BBZ • Zorgbestedingen WMO en Jeugd • Automatiseringsomgeving
Managementsamenvatting Voor u ligt de board letter 2021, waarin wij verslag uit brengen over de interim-controle welke in september en oktober 2021 is uitgevoerd. Wij kijken positief terug op de prettige samenwerking met de ambtelijke organisatie. Met duidelijke afspraken en heldere communicatielijnen trachten wij elkaar steeds beter te vinden en elkaar in ieders rol te versterken. De interim-controle is primair gericht op het beoordelen van de interne beheersmaatregelen (key controls) in de voor de jaarrekening relevante bedrijfsprocessen. Dit zijn die processen binnen de gemeente Oldenzaal die een koppeling hebben met materiële posten in de jaarrekening, alsmede processen waarin wij verhoogde (fraude)risico’s onderkennen. We hebben daarbij oog voor aspecten die naar onze mening van belang zijn voor uw bedrijfsvoering dan wel richting kunnen geven aan het verder verbeteren van de procesbeheersing. Wij hebben een goed beeld gekregen van uw gemeentelijke administratieve organisatie en interne beheersing. De gemeente wordt gekenmerkt door een veelvoud van extern uitbestede processen (sociaal domein, waaronder de Participatiewet, Jeugdwet en WMO en Belastingen) en een platte hiërarchische organisatiestructuur.
Per saldo persoonlijker Bladzijde 5 van 34
Ten aanzien van de Tozo en de Tonk heeft de gemeente Oldenzaal de verantwoordelijkheden gedelegeerd aan de gemeente Hengelo, als zijnde centrumgemeente, en ROZ. De belastingopbrengsten zijn gedelegeerd bij GBTwente. Ten aanzien van uitbestede diensten aan GBTwente, centrumgemeente Hengelo en ROZ zullen wij auditinstructies versturen. Wij merken op dat de gemeente Oldenzaal in overleg is met de gemeenten Dinkelland en Tubbergen om de uitvoering van de uitkeringen in geld uit hoofde van de Participatiewet bij Oldenzaal onder te brengen. Ten tijde van het schrijven van deze rapportage zijn er nog geen concrete afspraken gemaakt omtrent de uitvoering door Oldenzaal, alsmede de verantwoordelijkheden, verplichtingen en de wijze waarop hier verantwoording dient te worden afgelegd. Wij vragen dan ook uw aandacht voor het formalisatie en naleven van overeen te komen afspraken. Wij hebben geconstateerd dat de gemeente Oldenzaal in 2021 een positieve ontwikkeling doormaakt als het gaat om de gehele administratieve organisatie en interne beheersing zowel binnen als buiten de gemeente. Wij zien dat er nog veel aanbevelingen vanuit voorgaande boekjaren onderhanden zijn. Op basis van gesprekken met betrokken functionarissen hebben wij vertrouwen in de door de gemeente ingeslagen weg als het gaat om het oplossen van deze aanbevelingen.
Wij hebben geen bevindingen ten aanzien van de kwaliteit van de interne beheersing welke op voorhand een goedkeurend oordeel in de weg lijken te staan. Desalniettemin hebben wij een aantal observaties welke uw aandacht vragen. De belangrijkste nemen wij hier op, een meer gedetailleerd overzicht vindt u terug in paragraaf 3 en 4. Verbijzonderde interne controle Uw Verbijzonderde Interne Controle (verder VIC) kent een veelzijdige functievervulling. De VIC is van origine bedoeld als de 3e verdedigingslinie binnen het governancestelsel van de gemeente (zie paragraaf 6.6). In de meeste ideale situatie en in het kader van doorontwikkeling controleert de tweede lijn gegevens (bijvoorbeeld memorialen en inkoopfacturen) in plaats van de VIC. Wij stellen vast dat uw VIC ook ontbrekende beheersmaatregelen in de dagelijkse bedrijfsvoering (2e verdedigingslinie) opvangt. Dat is natuurlijk een pragmatische oplossing. Maar met het
Per saldo persoonlijker Bladzijde 6 van 34
oog op het naderende rechtmatigheidsoordeel worden er zowel inhoudelijk als procedureel andere eisen aan de VIC gesteld. Als de VIC ingezet blijft worden om ontbrekende controles in de bedrijfsvoering te vervangen, doet dat af aan hun onafhankelijke controlerol én wordt de beschikbare capaciteit niet ingezet voor het doel waarvoor deze bedoeld is. Daarnaast merken wij op dat de positie van de VIC-functie in de organisatie nog onvoldoende duidelijk is. Om onafhankelijk te kunnen controleren en rapporteren is het nodig dat het college expliciet de opdrachtgever is. Het college legt immers de verantwoording aan de raad af en moet dus degene zijn die het controleplan vaststelt en bepaalt welke werkzaamheden uitgevoerd moeten worden. Uiteraard kan het college zich hiervoor laten assisteren door de controller of andere specialisten. Ten tijde van de interim controle 2021 hebben wij met functionarissen van de afdelingen Control en Financiën van de gemeente Oldenzaal gesproken over de implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording per 2022. Daarbij hebben wij gehad over de formele positionering, opdrachtgeverschap, communicatiekanalen en werkzaamheden van de VIC. Om hier nadere handvaten aan te geven hebben wij een in paragraaf 5 een stappenplan uitgewerkt ten aanzien van de weg naar de rechtmatigheidsverantwoording en de rol van de VIC hierin.
IT-omgeving In dit digitale tijdperk, waarbij organisaties geautomatiseerde informatietechnologie (IT)-systemen gebruiken om hun informatie te verwerken voor een betere ondersteuning van hun missies, spelen IT-risico’s en controles een cruciale rol bij het beschermen van de informatiemiddelen van een organisatie en daarmee van haar missie. Het belangrijkste doel van een organisatie in het kader van (IT) risico’s & controles, zou moeten zijn: het beschermen van de organisatie en haar vermogen om de geformuleerde missie uit te voeren, en niet enkel de IT-middelen. Wij zijn van mening dat een effectieve IT-risico- en beheeromgeving een belangrijk onderdeel is van een succesvolle IT-strategie welke onderdeel uitmaakt van de bedrijfsstrategie.
Per saldo persoonlijker Bladzijde 7 van 34
Wij hebben een eerste beoordeling uitgevoerd aan de hand van interviews, beoordeling van documentatie en het bespreken van systeeminstellingen in Decade, Suites4SD en Donau. Naar aanleiding hiervan hebben wij met uw concerncontroller en manager IT afspraken gemaakt om in december 2021 een nadere verdieping uit te voeren op de hiervoor genoemde IT onderdelen met als doel te onderzoeken welke mogelijkheden bestaan om vanaf boekjaar 2022 te kunnen steunen op de systemen en de onderliggende interne beheersingsomgeving rond met name de inkopen, zorgregistratie en de memoriaalboekingen. Wij zien toegevoegde waarde voor de gemeente om veel risico’s ten aanzien van datakwaliteit af te dekken (bijvoorbeeld: ‘is de factuur juist geboekt en kan deze niet gewijzigd worden’) waardoor wij ook mogelijkheden zien om het aantal gegevensgerichte waarnemingen zonder toegevoegde waarde voor uw gemeente op bijvoorbeeld facturen, zorgdossiers en memorialen te verminderen. De uitkomsten zullen wij in ons accountantsverslag 2021 rapporteren. Frauderisicoanalyse De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en detecteren van fraude berust bij zowel het toezichthoudend orgaan als het college van burgemeester en wethouders. Binnen de gemeente Oldenzaal is de frauderisicoanalyse een onderdeel van het risicomanagement.
Op basis van onze uitgevoerde interimwerkzaamheden hebben wij geen aanpassingen aangebracht in onze initiële frauderisicoanalyse die is opgenomen in het auditplan 2021. In paragraaf 3 en 4 gaan wij naast deze observaties in op een aantal andere detailbevindingen. In paragraaf 5 blikken we vervolgens vooruit naar de jaarrekening en welke stappen nog gezamenlijk te maken zijn om de jaarrekeningcontrole tot een succes te maken.
Per saldo persoonlijker Bladzijde 8 van 34
2.
De belangrijkste risico’s
Wij vinden het van belang dat u weet waar wij bij de gemeente Oldenzaal de belangrijkste risico’s zien die tot mogelijke afwijkingen dan wel onzekerheden in de jaarrekening van uw gemeente kunnen leiden. Bij onze inschatting van de risico’s laten wij ons leiden door bijvoorbeeld fouten uit het verleden, de bevindingen van de VIC, belangrijke gebeurtenissen en voorschriften van onze beroepsorganisatie. Voor het jaar 2021 onderkennen wij als belangrijkste risico’s:
Onderwerp
Motivering
Management override
Om het risico te verkleinen controleren wij de schattingsposten (waaronder voorzieningen), transacties buiten de reguliere bedrijfsvoering, transacties met verbonden partijen en handmatige boekingen buiten de reguliere, vaak geautomatiseerde boekingsgang om in detail.
Risico op het doorbreking van de AO/IB door het management, hetgeen een standaardrisico is vanuit onze beroepsregels. Dit risico ziet bij uw gemeente met name toe op de schattingsposten in de grondexploitatie en voorzieningen.
Waardering van de grondexploitaties Risico op een onjuiste waardering van de grondexploitatie.
Rechtmatigheid inkopen Risico dat inkopen niet voldoen aan de Europese Aanbestedingswet.
De waardering van uw grondexploitaties is vanwege de complexiteit en subjectiviteit van de gehanteerde uitgangspunten een belangrijk risico in onze controle. In de afgelopen jaren heeft uw gemeente onrechtmatige inkopen gehad als gevolg van het niet voldoen van de Europese Aanbestedingswet. Als gemeente is het moeilijk om aan de voorkant de inkoopbehoefte in te schatten en worden overschrijdingen gedurende een inkooptraject gesignaleerd.
Per saldo persoonlijker Bladzijde 9 van 34
Deze risico’s zijn afgeleid uit onze controleaanpak. In onze controleaanpak is een uitgebreide(re) lijst van risico’s opgenomen om u inzicht te geven in de manier waarop wij onze controle benaderen. In deze board letter nemen wij alleen de belangrijkste drie risico’s op. De aard van deze risico’s brengt met zich mee dat wij met name bij de controle van de jaarrekening hier aandacht aan besteden. In ons accountantsverslag dat wij naar aanleiding van de controle van de jaarrekening uitbrengen zullen wij rapporteren hoe deze risico’s zijn afgedekt.
Per saldo persoonlijker Bladzijde 10 van 34
3.
Beeld procesbeheersing
Onderstaand vatten wij ons oordeel over de opzet en het bestaan per proces samen. Ten aanzien van opzet en bestaan geven wij het proces een classificatie mee:
Verbetermogelijkheden: Binnen het proces is sprake van significant risico en/of er is sprake van verschillende tekortkomingen/observaties binnen de AO/IB en vragen hier op korte termijn uw aandacht voor;
Toereikend met verbetermogelijkheden: Binnen het proces is sprake van verhoogd risico en/of er is sprake van verschillende observaties binnen de AO/IB en vragen hier op middellange termijn uw aandacht voor;
Toereikend: Binnen het proces is sprake van risico en er is geen sprake van observaties binnen de AO/IB. Hiermee concluderen wij dat dit proces in opzet en bestaan voldoende is om het proces van het opstellen van de jaarrekening te ondersteunen.
Proces
Opzet en bestaan
Verbetermogelijkheden Toereikend met verbetermogelijkheden Administratie & Verslaglegging
Toereikend met verbetermogelijkheden
Inkopen en aanbestedingen
Toereikend met verbetermogelijkheden
Factuurverwerking en betalingen
Toereikend met verbetermogelijkheden
Uitkeringen Participatiewet en BBZ
Toereikend met verbetermogelijkheden
Verbijzonderde Interne Controle
Toereikend met verbetermogelijkheden
Zorgbestedingen WMO en Jeugd
Toereikend met verbetermogelijkheden
Per saldo persoonlijker Bladzijde 11 van 34
Opbrengststromen: subsidiebaten, belastingopbrengsten en algemene uitkering
Toereikend met verbetermogelijkheden
Personeel en salarisadministratie
Toereikend met verbetermogelijkheden
Subsidieverstrekkingen
Toereikend met verbetermogelijkheden
Toereikend Grondexploitatie
Toereikend
Treasury
Toereikend
Frauderisicoanalyse
Toereikend
Geautomatiseerde omgeving
Toereikend op basis van een beperkte scope, met enkele verbeterpunten die dienen te worden gemitigeerd voor het kunnen steunen op Suites4SD, Donau en Decade. Wij zullen hierover rapporteren in het accountantsverslag 2021 in het voorjaar 2022.
Op basis van de tot op heden door ons uitgevoerde werkzaamheden en de detailbevindingen zoals in deze rapportage opgenomen concluderen wij dat de interne beheersing bij de gemeente Oldenzaal van een voldoende niveau is. Zowel uit onze beoordeling van de opzet en het bestaan van de diverse processen als uit de door u uitgevoerde interne controles blijken verbetermogelijkheden. Onze aanbevelingen treft u in het volgende hoofdstuk aan. Voor de constateringen vanuit de uitgevoerde verbijzonderde interne controles verwijzen wij u naar de interne rapportages hierover. Hierbij constateren wij wel dat nog diverse verbijzonderde interne controlewerkzaamheden over 2021 dienen te worden uitgevoerd in de periode tot aan het samenstellen van de jaarrekening 2021.
Per saldo persoonlijker Bladzijde 12 van 34
4.
Gedetailleerde bevindingen
In onze board letter 2021 hebben wij 3 bevindingen en aanbevelingen opgenomen. De detailbevindingen hebben wij als volgt opgenomen: A) Observatie: in dit blok wordt aangegeven wat gedurende de interim controle is geconstateerd en waarvan wij u graag op de hoogte willen brengen. B) Risico: hierbij geven wij aan wat de risico’s zijn van de bevindingen en wat de gevolgen voor uw gemeente kunnen zijn. C) Aanbeveling: hierbij geven wij u aanbevelingen met betrekking tot de bevinding. Deze aanbeveling is een mogelijke oplossing voor de bevinding. Nieuwe bevindingen
Nummer
Bevinding
Belangrijk
01
Functievermenging rechten & rollen PSA-HRM
Midden
02
Geen verbijzonderde interne controle op aanbestedingen
Midden
03
Geen inzicht in de voorwaarden en verplichtingen aangevraagde subsidies
Midden
Belangrijkste, eerder gerapporteerde bevindingen.
Nummer
Bevinding
Belangrijk
Advies uit
Opvolging
01 - 2020
Betalingen – Zichtbaar controleren en inlezen betaalbatch
Hoog
2020
Deels
14 - 2020
Geautomatiseerde omgeving - Impactanalyse informatieveiligheid
Hoog
2020
Deels
Meerdere
Diverse processen - Verbijzonderde interne controle
Midden
2018
Onderhanden
15 -2018
Aanbesteden - Spendanalyse (Europese) aanbestedingen
Midden
2018
Onderhanden
16 - 2018
Inkopen - Vaststelling prestatielevering
Midden
2018
Onderhanden
17 – 2019
Inkopen - Autorisatie in Donau
Midden
2019
Onderhanden
Per saldo persoonlijker Bladzijde 13 van 34
Nummer
Bevinding
Belangrijk
Advies uit
Opvolging
18 – 2019
Personeel - Autorisatie betaalstaten salarissen
Midden
2019
Onderhanden
Per saldo persoonlijker Bladzijde 14 van 34
Financiële audit Bevinding 1
Proces Personeel Functievermenging rechten & rollen PSA-HRM
Observatie
Binnen het personeelsproces dient sprake te zijn van functiescheiding tussen de functionarissen die o.a. bepalen welke salaris een medewerker ontvangt, en medewerkers die dit salaris maandelijks uitbetalen. Wij hebben vastgesteld dat er binnen dit proces sprake is van functievermenging waarbij de uitvoerende, registrerende en controlerende functie in één hand zijn. Deze functievermenging wordt tevens niet gemitigeerd middels de functionaliteiten in Youforce.
Risico
Als gevolg van deze functievermenging ontstaat het potentiele risico op zelftoetsing, waardoor fouten dan wel onrechtmatigheden niet (tijdig) worden gesignaleerd.
Aanbeveling
Wij verzoeken u om de rechten & rollen structuur in Youforce alsmede de processtructuur te herzien op een wijze die waarborgt dat er zowel in de applicatie Youforce als in het proces sprake is van een adequate functiescheiding.
Reactie gemeente Oldenzaal
Op dit moment is er sprake van een functievermenging, net als afgelopen jaar. Gezien het feit dat er vanaf 1-12022 2 nieuwe functioneel beheerders zijn, wordt dit gedeelte weg worden gehaald bij PSA (P&O). Daarmee is deze actie ultimo 2021 afgerond.
Impact jaarrekening
Wij hebben begrepen dat de gemeente maandelijks een interne controle uitvoert op de salarissen waarbij alle mutaties zowel via Youforce als via tickets worden getoetst op wet- en regelgeving. Wij hebben met de gemeente afgesproken dat wij de maandelijks uitgevoerde mutaties ten tijde van de jaarrekening zullen doorlopen.
Per saldo persoonlijker Bladzijde 15 van 34
Bevinding 2
Proces Verbijzonderde Interne Controle Geen verbijzonderde interne controle op aanbestedingen
Observatie
Vanuit onze visie op controle willen wij graag gebruik maken van de interne beheersingsmaatregelen van de gemeente Oldenzaal. De afdeling Inkoop voert periodiek een controle uit op de bestedingen en het rechtmatig aanbesteden daarvan. Deze afdeling is tevens betrokken bij de aanbestedingen en/of de beslissingen. Hiermee is er sprake van functievermenging, en vinden de uitvoerende, de registrerende en de controlerende functies in één hand plaats.
Risico
Als gevolg van deze functievermenging ontstaat het potentiele risico op zelftoetsing, waardoor geen objectief oordeel op de rechtmatigheid van de aanbesteding tot stand komt.
Aanbeveling
In het kader van de aankomende rechtmatigheidsverantwoordingen verzoeken wij de gemeente Oldenzaal om na de uitgevoerde werkzaamheden van de afdeling Inkoop op de interne rechtmatigheidscontrole omtrent de aanbesteden, een medewerker van Concerncontrol (bijvoorbeeld de verbijzonderde interne controlefunctionaris) een reperformance uit te laten voeren op de vastleggingen en conclusies. Dit waarborgt een adequate functiescheiding.
Reactie gemeente Oldenzaal
De concernstaf zal de IC’s ten aanzien van aanbestedingen vanaf 2022 van buiten het proces toetsen.
Impact jaarrekening
Voorgaande bevinding zullen wij in het voorjaar van 2022 over het boekjaar 2021 toetsen.
Per saldo persoonlijker Bladzijde 16 van 34
Bevinding 3
Proces Subsidiebaten Geen inzicht in de voorwaarden en verplichtingen aangevraagde subsidies
Observatie
Binnen de gemeente Oldenzaal vinden verschillende projecten plaats waarbij de financiering niet alleen vanuit de gemeente Oldenzaal komt. Andere financiers, zoals het Rijk dragen ook bij en hebben hiervoor beschikkingen afgegeven met daarin inhoudelijke vereisten maar ook voorwaarden en verplichtingen die aan de gemeente Oldenzaal worden opgelegd. Wij hebben tijdens de interim-controle geconstateerd dat uw gemeente geen inzicht heeft in de voorwaarden en verplichtingen van de aangevraagde subsidies.
Risico
Het risico bestaat dat de subsidievoorwaarden en -verplichtingen niet (tijdig) worden gemonitord en nageleefd.
Aanbeveling
Om een goede monitoring op de naleving van de subsidievoorwaarden mogelijk te maken adviseren wij om ten minste de volgende onderdelen op te nemen in een subsidieregister: 1) subsidieverstrekker, 2) subsidievoorwaarden, 3) rapportagedatum, 4) toegekend subsidiebedrag en 5) de verantwoordelijke functionaris. Verder adviseren wij om de volledigheid van de aan uw gemeente toegekende subsidies en de wijze van bepaling van de hoogte van de opbrengstverantwoording van deze subsidies minimaal deel uit te laten maken van het plan van aanpak voor het samenstellen van de jaarrekening 2021. Hierbij attenderen wij op het belang van het maken van duidelijke vastleggingen van de uitgevoerde controlewerkzaamheden op deze onderdelen.
Reactie gemeente Oldenzaal
Wij doen wel lijncontroles op binnenkomende subsidies. Wij hebben echter geen centraal ‘stollingspunt’ waar een totaaloverzicht wordt bewaakt. In onze organisatie is dit belegd bij de verschillende aanvragers van de subsidies. Besloten is dat financiën een format ontwikkelt en elk domein daarin centraal een registratie gaat bijhouden van de ontvangen subsidies.
Impact jaarrekening
Voor impact jaarrekening verwijzen wij naar de hierboven opgenomen aanbeveling.
Per saldo persoonlijker Bladzijde 17 van 34
5.
Vooruitblik naar de jaarrekening 5.1.
Verslaggevingskader
Uw jaarverslag en jaarrekening dienen opgesteld te worden overeenkomstig de gemeentewet en de verslaggevingsvereisten vanuit het Besluit, Begroting en Verantwoording (BBV). In hoofdstuk 6 hebben wij de belangrijkste wijzigingen vanuit het BBV ten aanzien van begrotingsjaar 2021 samengevat. Graag uw aandacht hiervoor. De bestedingen van specifieke uitkeringen dienen via de SiSa-systematiek (single information, single audit) verantwoord te worden als onderdeel van de jaarrekening. Ten aanzien van een juiste en volledige verantwoording van de SiSa-gelden vragen wij u nadrukkelijk kennis te nemen van de Verantwoordingslijst SiSa 2021 en de Invulwijzer SISA 2021. Indien u in de voorbereiding van de jaarstukken 2021 vragen en/of twijfels heeft over de financiële verantwoording van gebeurtenissen en/of transacties vanuit afgelopen boekjaar en/of toekomstige jaren vragen wij u om dit tijdig met ons te delen. Om deze manier kunnen we deze vraagstukken tijdig en in overeenstemming adresseren en afwikkelen.
5.2.
Addendum Kadernota Rechtmatigheid 2018
De Commissie BBV geeft via de kadernota rechtmatigheid haar visie over de invulling van het begrip rechtmatigheid in de controleverklaring voor de decentrale overheden. De kadernota rechtmatigheid wordt door de Commissie geactualiseerd als de ontwikkelingen daar aanleiding toe geven. Voor de jaarrekening 2021 is hier aanleiding toe, omdat het wetstraject, waarin het afgeven van een verantwoording over de rechtmatigheid bij decentrale overheden wordt geregeld, nog in behandeling is. De Commissie heeft daarom twee nieuwe documenten uitgebracht, een addendum bij de Kadernota 2018, specifiek bedoeld voor de jaarrekeningcontrole 2021, en een geheel nieuwe Kadernota voor de jaarrekeningcontrole 2022.
Per saldo persoonlijker Bladzijde 18 van 34
Addendum 2018 In het addendum bij de Kadernota (bestemd voor de controle 2021) doet de Commissie een aantal aanbevelingen en één stellige uitspraak. Stellige uitspraak De stellige uitspraak vereist dat onrechtmatigheden m.b.t. het naleven van de Wet Fido in de paragraaf bedrijfsvoering worden opgenomen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het overschrijden van de renterisiconorm en/of de kasgeldlimiet voor meerdere (opeenvolgende) kwartalen. Deze onrechtmatigheden hoeven niet te worden opgenomen in de verklaring van rechtmatigheid. Wel dient de raad te worden geïnformeerd over deze afwijkingen, omdat ze van belang zijn voor het beeld dat de raad heeft over de financiële positie van de gemeente. Financiële onrechtmatigheden moeten wel in de verklaring van rechtmatigheid worden opgenomen, omdat het voorwaardencriterium niet is nageleefd. Dat geldt ook voor overtredingen van andere financieringsregels dan de Wet Fido, indien het interne regels betreft die door de raad zijn vastgesteld. Aanbevelingen De Commissie doet ook drie aanbevelingen, namelijk: • Geconstateerde fraude door eigen medewerkers toe te lichten in de paragraaf bedrijfsvoering (van het jaarverslag), indien de gemeente deze fraude op een juiste manier in de jaarrekening heeft verwerkt.
• Afspraken tussen college en raad over verschuivingen van uitgaven tussen jaarschijven in een investeringsbudget vast te leggen in de financiële verordening ex artikel 212 Gemeentewet (het niet aanwenden van investeringsbudgetten kan immers duiden op vertragingen in de uitvoering van de investering). • Kaders op te nemen in de financiële verordening ex artikel 212 Gemeentewet, indien specifieke budgetten bij onderuitputting (dat is: niet besteed) op jaareinde in bestemmingsreserves worden opgenomen. In het addendum wordt een viertal opties in overweging gegeven om deze problematiek rechtmatig op te lossen.
Per saldo persoonlijker Bladzijde 19 van 34
De eerste aanbeveling ziet op het toelichten van fraude door de eigen medewerkers. Op grond van de Ambtenarenwet is de gemeente al gehouden om jaarlijks een integriteitsverslag aan de raad uit te brengen. Hierin wordt ook fraude binnen de eigen organisatie gemeld. Dus wat dat betreft is deze aanbeveling niet nieuw. Het jaarverslag heeft wel meer ‘exposure’ dan een integriteitsverslag. De aanbeveling vereist niet dat de gemeente de privacy van de betrokkenen schendt of dat de gemeente zichzelf met de tekst juridisch kwetsbaar moet maken. Wel ziet de aanbeveling erop dat de gemeente open en transparant is over haar eigen interne beheersing. Gezien de formulering van de aanbeveling gaat het primair om financiële fraude, fraude met financiële gevolgen of fraude die de jaarrekening raakt. Het staat de gemeente uiteraard vrij om deze aanbeveling breder te interpreteren. Het tweede en derde punt zijn behulpzaam bij het oplossen van onduidelijkheden bij het doorschuiven van budgetten. De raad heeft de mogelijkheid om de ambtelijke organisatie daar meer of minder vrijheidsgraden te geven. Deze aanbevelingen vereisen een raadsbesluit, dat geagendeerd en voorbereid moet worden. Wij adviseren om dit raadsbesluit voor te bereiden als onderdeel van de bredere visie op rechtmatigheid. Het afstemmen van de verwachtingen van de raad is daarin een belangrijke factor.
De aanbeveling vereist niet dat deze al in 2021 wordt opgevolgd, er is dus ruimte om binnen de gemeente ‘het goede gesprek’ met elkaar te voeren. Tegelijkertijd komt de invoering van het nieuwe rechtmatigheidsoordeel steeds dichterbij, waarbij het vernieuwen van de eigen rechtmatigheidskaders (denk hierbij aan notities die wellicht verouderd zijn) een belangrijke randvoorwaarde is. Het opnieuw bekijken en vastleggen van de rechtmatigheidskaders biedt u ook de ruimte om de overgang van het rechtmatigheidsoordeel efficiënt in te richten.
5.3.
Wet Normering Topinkomens
Uw gemeente beschikt over twee topfunctionarissen in 2021, namelijk uw gemeentesecretaris en griffier. Voor 2021 is het algemene bezoldigingsmaximum vastgesteld op € 209.000. Wij vragen uw aandacht voor de publicatieverplichtingen vanuit de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) ten aanzien van de jaarrekening 2021.
Per saldo persoonlijker Bladzijde 20 van 34
5.4.
Effecten COVID-19 jaarrekening 2021
TOZO Gelijk als in boekjaar 2020 zal in boekjaar 2021 de G4 regeling worden opgenomen in de SiSa-verantwoording ten aanzien van de TOZO gelden. De Invulwijzer SiSa geeft nadere handvaten voor de verantwoordingsvereisten van de TOZO, waaronder de identificatieplicht, het M&O beleid en de omgang met IB-signalen vanuit het Inlichtingenbureau. Ten aanzien van de identificatieplicht voor Tozo 3 wordt de hardheidsclausule toegepast indien de vaststelling van de identiteit van de belanghebbende niet volgens de voorgeschreven wijze heeft plaatsgevonden, maar materieel wel toereikend is geweest. In 2021 lopen naast Tozo 3 ook Tozo 4 (van april tot en met juni) en Tozo 5 (juli tot en met september). In tegenstelling tot Tozo 3 is bij Tozo 4 en 5 wel sprake van de verplichte identificatie via controle IDbewijs. U heeft de uitvoering van de Tozo ondergebracht bij ROZ Hengelo. Wij zullen via hun accountant aandacht vragen voor deze aanscherping in de inrichting van de administratieve omgeving om eventuele rechtmatigheidsafwijkingen dan wel onzekerheden te voorkomen. Verder wordt vanuit de Invulwijzer SiSa de gemeente verzocht in 2021 aan het Tozo M&O beleid én het controleplan IB-signalen uitvoering te blijven geven.
Wij als uw accountant worden verzocht opzet, bestaan en werking van het M&O beleid inzake de Tozo regeling vast te stellen en waar nodig daarover te rapporteren in een verslag van bevindingen. Een belangrijk onderdeel van het M&O beleid betreft de omgang met IB-signalen vanuit het Inlichtingenbureau. Wij zullen tevens dit attentiepunt inzake de afhandeling van IB-signalen in 2021 meegeven aan de accountant van ROZ. IB-signalen in 2021 (na sluiting van de administratie van de gemeente over 2020) met gevolgen voor eerder afgegeven beschikkingen Tozo worden verantwoord in de SiSa-bijlage over 2021. Voor de controle door de accountant en de verstrekking van de rijksvergoeding over 2020 was dit niet bezwaarlijk, mits de gemeente in haar M&O-beleid opnam op welke wijze zij tot een selectie en afhandeling kwam van de in 2020 en 2021 te behandelen signalen. Het past bij een effectief M&O-beleid om die selectie planmatig en op basis van een risicoanalyse gestalte te
Per saldo persoonlijker Bladzijde 21 van 34
geven. Bij de controle jaarrekening 2021 dienen wij als uw accountant te beoordelen of de gemeente daadwerkelijk is overgegaan tot de uitgestelde behandeling van de signalen uit 2020. Wij merken tevens op dat naast de Tozo uitkeringen in 2021 tevens ZZP’ers aanspraak hebben kunnen maken op de regeling Tijdelijke Ondersteuning Noodzakelijke Kosten (TONK). Deze regeling betreft een tijdelijke tegemoetkoming in noodzakelijke kosten. Deze tegemoetkoming is voor huishoudens die te maken hebben met een inkomensterugval en daardoor de noodzakelijke kosten niet meer kunnen betalen uit het inkomen. Onze verwachting is dat de kosten onder de verantwoordingsgrens van € 125.000 voor de SiSa bijlage blijven. Mochten deze lasten boven deze grens uitkomen dan vernemen wij dit graag tijdig van uw functionarissen, zodat wij samen met hen concrete afspraken kunnen maken over de controle van deze bestedingen. Hardheidsclausule inkoop- en subsidieregelingen Net als in 2020 is in 2021 sprake geweest van een lockdown als gevolg van COVID-19. Als gevolg van deze lockdown kunnen bepaalde leveringen, diensten en prestaties niet zijn geleverd conform geldende gemeentelijke inkoop- en subsidieregelingen. Wanneer niet wordt voldaan aan geldende inkoop- en subsidieregelingen kan sprake zijn van onrechtmatige inkopen en subsidieverstrekkingen.
Om dit te voorkomen wijzen wij op de hardheidsclausule welke in de meeste inkoop- en subsidieregelingen is opgenomen. Een hardheidsclausule houdt in dat het college of de raad (afhankelijk waar deze bevoegdheden zijn belegd) beroep doet op de hardheidsclausule waarbij in bijzondere omstandigheden voorbij wordt gegaan aan gestelde inkoop- en subsidieregelingen. Op deze manier kan het college dan wel de raad ervoor kiezen om verstrekte gelden vanuit inkoop- en subsidieregelingen rechtmatig vast te stellen, zonder dat is voldaan aan alle gestelde prestatie c.q. realisatievereisten. Ten aanzien van de COVID-19 maatregelen 2021 vragen wij u te inventariseren of sprake is van inkoop dan wel subsidieverstrekkingen waarbij niet aan alle gestelde voorwaarden is voldaan. Voor de betreffende inkopen en subsidieverstrekkingen adviseren wij (eventueel met een verzamelbesluit) deze via een hardheidsclausule vast te stellen.
Per saldo persoonlijker Bladzijde 22 van 34
Controle Coronatoegangsbewijzen Ten opzichte van boekjaar 2020 zal in boekjaar 2021 de regeling inzake de Controle van de Coronatoegangsbewijzen (hierna: CTB) worden opgenomen in de SiSa-verantwoording. Om een snelle verspreiding van het virus te voorkomen nu de 1,5 meter wordt losgelaten, zet het kabinet in op coronatoegangsbewijzen in settings waar personen dicht op elkaar verblijven. Dit geldt bijvoorbeeld voor de horeca, cultuur, evenementen en publiek bij professionele sportwedstrijden. Het kabinet en het Veiligheidsberaad hebben over de handhaving met elkaar afspraken gemaakt. Ondernemers, instellingen en verenigingen worden geacht te toetsen of bezoekers een geldig CTB hebben, dat correspondeert met hun legitimatie. Omdat dit een extra opgave neerlegt bij ondernemers maar ook gemeenten, heeft het kabinet besloten om voor de periode van 25 september tot en met december 2021 € 45 miljoen euro beschikbaar te stellen. Dit geld kan worden ingezet voor bijvoorbeeld beveiligers, gastvrouwen of zogenaamde city hosts die ondernemers helpen bij de controle van het CTB. Deze middelen zullen via de Veiligheidsregio’s worden toegekend zodat de Veiligheidsregio samen met de inliggende gemeenten kan bezien waar deze middelen het meest effectief tot hun recht komen. Dit bedrag wordt verdeeld onder de veiligheidsregio’s naar rato van het aantal inwoners.
Als middelen niet volledig worden besteed, zal dit terugvloeien naar het Rijk via de Veiligheidsregio’s. Als accountant van meerdere Veiligheidsregio’s en gemeenten hebben wij een rondvraag gedaan over de verantwoordingssystematiek van de controle op de coronatoegangsbewijzen. Zowel vanuit de Veiligheidsregio’s, het ministerie van Justitie & Veiligheid en de SiSa blijkt nog geen eenduidig toetsingskader waarmee verantwoording kan worden afgegeven over deze kosten. Wat wel blijkt is dat er sprake zal zijn van een SiSa tussen medeoverheden, namelijk de Veiligheidsregio met haar inliggende gemeenten. In lijn met de paragraaf hiervoor wij vragen dan ook uw aandacht voor het afstemmen met uw Veiligheidsregio over de wijze waarop deze middelen het meest effectief tot hun recht komen, en dient deze regeling op de formele SiSa-lijst van de medeoverheid te staan zodat duidelijk is dat
Per saldo persoonlijker Bladzijde 23 van 34
de taak doorschuift. Zodra er meerder duidelijkheid komt omtrent het toetsingskader zullen wij met u contact opnemen.
5.5.
Planning jaarrekeningcontrole
In overleg met uw financieel kader is de jaarrekeningcontrole gepland in weken 16, 17 en 18 2022. Ter voorbereiding op de jaarrekeningcontrole verstrekken wij naast deze board letter een op te leveren stukkenlijst. De op te leveren stukkenlijst wordt digitaal aangeboden via YouProvide, een beveiligde omgeving waar controledocumentatie en overige relevant informatie conform AVG en privacywetgeving veilig gedeeld kunnen worden. Wij hebben met de ambtelijke organisatie afgesproken om een aantal gegevensgerichte werkzaamheden naar voren te halen (te dynamiseren) ten einde de druk op het jaarrekeningproces weg te nemen. Hiertoe zullen wij nog afspraken maken met uw VIC-medewerkers, welke mede afhankelijk is van de invloed van een IT-audit op de controleaanpak. Deze gegevensgerichte werkzaamheden zullen o.a. toezien op de grondexploitaties, Europese aanbestedingen en investerings- en exploitatiefacturen.
5.6.
Aandachtspunten vanuit de interim-controle
Wij hebben bij diverse onderdelen in deze board letter de impact ten aanzien van de jaarrekening beschreven. Samenvattend wordt de gemeente gevraagd naast de gebruikelijke ‘op te leveren stukkenlijst’ de volgende onderwerpen voor te bereiden: 1.
2.
Een risicoanalyse op de totale populatie inkopen (dagboek inkoop vanuit Decade) ten aanzien van de prestatielevering. Op welke type inkopen onderkent de gemeente nu zelf een risico ten aanzien van de prestatielevering en op welke inkopen niet? Wij vragen de gemeente deze analyse zo gemotiveerd mogelijk vast te leggen en tijdig met ons (voor aanvang van de jaarrekeningcontrole) te delen. Op die manier kunnen wij met een risicogerichte benadering de controle op prestatielevering effectiever en efficiënter uitvoeren. Bij de start van de jaarrekeningcontrole verwachten wij dat de conceptjaarstukken gereed zijn en zichtbaar zijn gecontroleerd aan de hand van de checklist jaarverslaggeving en het modelrapport 2021.
Per saldo persoonlijker Bladzijde 24 van 34
3.
4.
5. 6. 7. 8.
Alle balansposten, transactiestromen en toelichtingen in de jaarrekening zijn voor aanvang van de jaarrekeningcontrole (of voorcontrole) door de gemeente Oldenzaal zichtbaar gecontroleerd en eventuele correcties naar aanleiding van deze beoordeling zijn verwerkt in het controle-exemplaar van de jaarrekening. Belangrijkste schattingsposten in de jaarrekening (de voorzieningen, de waardering van de grondexploitatieprojecten) zijn bij de start van de jaarrekeningcontrole onderbouwd in een position paper en zichtbaar gecontroleerd door een tweede medewerker. Een position paper met een toereikende onderbouwing van de voorzieningen op basis van het geactualiseerde onderhoudsplan. Een position paper met een fiscale onderbouwing van een eventuele verplichting voor de vennootschapsbelastingplicht. Het uitvoeren van de interne controle op de rechtmatigheid van EU-aanbestedingen. Het uitvoeren van interne controle op memoriaalboekingen en correctieboekingen.
5.7.
Mogelijkheden IT-audit
Wij hebben een eerste beoordeling uitgevoerd aan de hand van interviews, beoordeling van documentatie en het bespreken van systeeminstellingen in Decade, Suites4SD en Donau. Naar aanleiding hiervan hebben wij met uw concerncontroller en manager IT afspraken gemaakt om in december 2021 een nadere verdieping uit te voeren op de hiervoor genoemde IT onderdelen met als doel te onderzoeken welke mogelijkheden bestaan om vanaf boekjaar 2022 te kunnen steunen op de systemen en de onderliggende interne beheersingsomgeving rond met name de inkopen, zorgregistratie en de memoriaalboekingen. Wij zien toegevoegde waarde voor de gemeente om veel risico’s ten aanzien van datakwaliteit af te dekken (bijvoorbeeld: ‘is de factuur juist geboekt en kan deze niet gewijzigd worden’) waardoor wij ook mogelijkheden zien om het aantal gegevensgerichte waarnemingen zonder toegevoegde waarde voor uw gemeente op bijvoorbeeld facturen, zorgdossiers en memorialen te verminderen. De uitkomsten zullen wij in ons accountantsverslag 2021 rapporteren.
Per saldo persoonlijker Bladzijde 25 van 34
6.
Relevante actualiteiten 6.1.
De weg naar de Rechtmatigheidsverantwoording
Conform nieuwbrief Interbestuurlijke Informatie (IBI) van het Ministerie van Binnenlandse zaken, nummer 103 juni 2021 is de rechtmatigheidsverantwoording 2021 verschoven naar verantwoordingsjaar 2022. De verschuiving is hoofdzakelijk het gevolg van COVID-19 en de complexiteit en vertraging die COVID-19 met zich mee heeft genomen. Inmiddels is de nota van wijziging bij het wetsvoorstel versterking decentrale rekenkamers (kamerstuk 35298), waar de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel van uitmaakt, ingediend bij de Tweede Kamer. Uw gemeente bereid zich voor op de rechtmatigheidsverantwoording 2022. Ter ondersteuning heeft de commissie BBV in het najaar 2021 de kadernota Rechtmatigheid 2022 gepubliceerd. Om u als gemeente verder op weg te helpen hebben wij hieronder een aantal stappen onderkend welke u kunt inzetten om tot een succesvolle implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording te komen: 1. Bepaal uw visie en beleid Zoals de kadernota aangeeft is het aan de raad om te bepalen wat er in de rechtmatigheidsverantwoording wordt opgenomen, met welke verantwoordingsgrens dit gedaan wordt en de benodigde inspanning van de administratie organisatie en interne beheersing. Uw gemeente heeft deze cruciale stap nog niet gezet en wij verzoeken u om hier op korte termijn invulling aan te geven. 2.
Stellen van de kaders en reikwijdte via het normenkader rechtmatigheid De kadernota is hierin duidelijk. Streef als gemeente voor een zo praktisch toepasbaar normenkader, waarin enkel wet- en regelgeving en verordening (vastgesteld door de raad) worden opgenomen welke financiële beheershandelingen tot gevolg hebben.
Per saldo persoonlijker Bladzijde 26 van 34
3. Operationaliseren normenkader Het advies is om het normkader te operationaliseren via een toetsingskader. In het toetsingskader is per wet/regeling/verordening vastgesteld welke artikelen relevant zijn voor de toetsing. 4. Positionering en opdrachtgeverschap van de VIC Uw gemeente heeft de toetsing ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording nog niet formeel belegd. Wij dringen erbij aan om de positionering van de Verbijzonderde Interne Control (hierna: VIC) formeel vorm te geven via de financiële verordening (in overeenstemming met de BADO notitie ‘De verbijzonderde interne controle bij decentrale overheden’). Artikel 212 lid 1 Gemeentewet verplicht gemeenten (i.c. de Raad) een financiële verordening op te stellen, waarin de uitgangspunten voor het financiële beleid, het financiële beheer en de inrichting van de financiële organisatie zijn opgenomen. In de gemeentelijke financiële verordening wordt hierbij een belangrijke rol gegeven aan het College van B&W. Het College moet jaarlijks zorgen voor een interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de (financiële) beheershandelingen. Een beheerste bedrijfsvoering staat hierbij voorop en de VIC is daarvoor een instrument. In lijn met de BADO notitie kan het opdrachtgeverschap van de VIC geformaliseerd worden via een organisatiebesluit, vastgesteld door het College.
In het besluit wordt opgenomen wie de opdrachtgever is van de VIC, aan wie de VIC rapporteert en hoe de VIC escaleert bij impactvolle bevindingen waarbij direct college en raad geïnformeerd dienen te worden (bijvoorbeeld in geval van managementfraude). Een formele status helpt de VIC om onafhankelijke controles uit te voeren binnen de organisatie, te rapporteren en te monitoren. Voor nadere richtlijnen ten aanzien van de voorbereiding en opstelling van de rechtmatigheidsverantwoording verwijzen wij naar de website van de commissie BBV, onderwerp rechtmatigheid.
Per saldo persoonlijker Bladzijde 27 van 34
6.2.
Verslaggeving - BBV actualiteiten
MVA notitie 2020 - Hersteltermijn achterstallig onderhoud In geval van achterstallig onderhoud, waarbij sprake is van kapitaalvernietiging en/of onveilige situaties, wordt er op basis van artikel 44 lid 1a BBV een voorziening gevormd. Bovenstaande stellige uitspraak is een aanscherping ten opzichte van eerder gepubliceerde notities en treedt daarom in werking met ingang van het begrotingsjaar 2021. Graag uw aandacht voor het waarborgen van de juiste verwerkingswijze vanaf de jaarrekening 2021. Notitie lokale heffingen 2021 – Belang actueel onderhoudsplan In de nieuwe notitie van het BBV zijn een aantal nieuwe stellige uitspraken en aanbevelingen opgenomen. Deze zijn met ingang van het begrotingsjaar 2022 van toepassing of zoveel eerder als mogelijk. Wat opvalt is de verdere aanscherping van het actueel onderhoudsplan. In de eerdere Notitie Riolering vanuit 2014 was reeds een stellige uitspraak opgenomen omtrent het aanhouden van een onderhoudsplan van 5 jaar. In de nieuwe notitie is hier via de volgende aanbeveling extra aandacht voor: De commissie BBV adviseert (documenten die ondersteunend zijn aan) onderhouds- en investeringsplannen die basis zijn voor de berekening van tarieven voor heffingen en rechten uiterlijk eens in de vijf jaar te actualiseren en vast te laten stellen door de raad vanuit hun kaderstellende rol en de rechtmatigheidstoets.
De raad kan besluiten deze actualisatie uit te stellen op basis van een raadsbesluit. Binnen deze vijf jaar dienen de onderhouds- en investeringsplannen wel tussentijds te worden bijgesteld als ze niet meer actueel zijn. Graag uw aandacht voor actuele beheerplannen (< 5 jaar) bij het aanhouden van onderhoudsvoorzieningen.
Per saldo persoonlijker Bladzijde 28 van 34
6.3.
Kadernota rechtmatigheid 2022
De Kadernota 2022 geeft belangrijke handvaten over het vormgeven van het nieuwe rechtmatigheidsoordeel. De nieuwe Kadernota is bewust niet of nauwelijks meer gericht op accountants; die zijn immers niet meer de doelgroep. In de nieuwe Kadernota is ook nadrukkelijk ruimte gemaakt voor de rol van de raad. We adviseren u dan ook om de bepalingen uit de Kadernota 2022 onder de aandacht van uw raad te brengen. Voor het overige is de notitie vooral bedoeld voor vakspecialisten. De belangrijkste ‘take away’ van de notitie is dat het rechtmatigheidsoordeel voor gemeenten nu met rasse schreden nadert. Het is daarom van belang om voor 2022 uw formele kaders op orde te brengen. De Kadernota 2022 geeft u daar de benodigde handreikingen voor. Door de lange aanlooptijd naar de nieuwe situatie bestaat het risico dat de focus van het nieuwe rechtmatigheidsoordeel teveel komt te liggen op het ‘hoe’: hoeveel waarnemingen, hoeveel dossiers, hoe gaan we dat voor elkaar krijgen? De Kadernota maakt duidelijk dat er eerst een aantal andere stappen gezet moeten worden, namelijk het ‘wat’.
Wat is rechtmatigheid, welke bepalingen gaan we precies toetsen en wat wil de raad dat we doen? Omdat het gaat om een aantal principiële keuzes raden wij aan dat het opdrachtgeverschap voor het rechtmatigheidsoordeel (en de VIC) duidelijk in de organisatie belegd wordt bij een voldoende hooggeplaatste functionaris, zoals de concerncontroller. Het moet dan gaan om iemand die direct en zelfstandig toegang heeft tot de raad. Deze persoon kan de gang van de raad naar de organisatie het beste begeleiden zodat ‘aan de voorkant’ de juiste keuzes gemaakt worden en de verwachtingen van raad en organisatie op elkaar aansluiten. Wij hebben een korte samenvatting gemaakt van de bepalingen in de Kadernota 2022 en het Addendum 2018. Indien gewenst delen we die graag met u.
6.4.
Ontwikkeling herverdeling gemeentefonds
De herverdeling van het gemeentefonds gooit sinds de aankondiging hoge ogen. Oorzaak van de herverdeling ligt in het feit dat gemeenten sinds de herziening van de financiële verhoudingswet in 1997 meer taken op het fysieke en
Per saldo persoonlijker Bladzijde 29 van 34
sociale domein erbij hebben gehad. Om de financiële verhouding tussen rijk en gemeenten hierop aan te sluiten is in 2018 besloten tot herverdeling van het gemeentefonds. De invoering van de nieuwe verdeling van het gemeentefonds staat gepland voor begrotingsjaar 2023. In het jaar 2021 zijn er weer een aantal actualiteiten gedeeld ten aanzien van de herverdeling, deze zijn opgenomen in een tijdslijn via de VNG, zie hiertoe de website: https://vng.nl/rubrieken/onderwerpen/herziening-financiele-verhouding. Ten aanzien van de ontwikkeling van het gemeentefonds vragen wij u hier tijdig rekening mee te houden in zowel het weerstandsvermogen als de meerjarenbegroting van uw gemeente.
6.5.
Vanaf begroting 2022 – Stelpost Jeugd
Op 2 juni maakten het rijk en de VNG afspraken over een hervormingsagenda voor het jeugdstelsel. Als onderdeel van die afspraken komt er voor het jaar 2022 een bedrag van € 1.319 miljoen extra beschikbaar, bovenop de eerder toegezegde € 300 miljoen. De structurele bekostiging Jeugdwet is vanaf 2023 overgelaten aan een nieuw kabinet. Om gemeenten toch in staat te stellen hier rekening mee te houden in de meerjarenbegroting is op basis van gesprekken tussen de VNG, IPO en BZK afgesproken dat gemeenten in hun meerjarenraming rekening mogen houden met 75% van de bedragen die ten grondslag liggen aan de middelen die vanuit de Hervormingsagenda jeugd beschikbaar moeten komen. Deze nieuwe werkwijze komt in de plaats van de ‘oude’ stelpost waarbij met structureel € 300 miljoen rekening mocht worden gehouden.
Per saldo persoonlijker Bladzijde 30 van 34
6.6 Verbijzonderde interne controle Wat is het Three Lines of Defence-model? Onze controleaanpak is naast het controleren van de jaarrekening gericht op het verbeteren van uw bedrijfsvoering inclusief digitalisering hiervan. In onze controle hanteren wij daarvoor het Three Lines of Defence-model (hierna: 3LoD). Dit model geeft handvatten om te beoordelen waar in de interne beheersingsrisico’s worden ondervangen: 1st Line of Defence Uitgangspunt van het 3LoD-model is dat het lijnmanagement verantwoordelijk is voor haar eigen (operationele) processen. Om te borgen dat de uitvoering van processen adequaat verloopt (rechtmatig en getrouw) worden interne beheersmaatregelen uitgevoerd door de functionarissen, die betrokken zijn bij de uitvoering van de dagelijkse activiteiten in de organisatie en het lijnmanagement. Deze vormen de eerstelijnscontroles.
3rd Line of Defence Verbijzonderde Interne Controle (VIC)
2nd Line of Defence Financieel adviseurs etc.
1st Line of Defence Lijnmanagement, budgethouders etc.
Per saldo persoonlijker Bladzijde 31 van 34
2nd Line of Defence Daarnaast moet er wel een functie zijn die de 1e lijn ondersteunt, adviseert, coördineert en bewaakt of het management zijn verantwoordelijkheden ook daadwerkelijk neemt. Dit is de tweede lijn, de financieel adviseurs. De planning- & controlcylus en het risicomanagement zijn daarbij belangrijke instrumenten. 3rd Line of Defence: Ten slotte kan het wenselijk zijn dat er binnen uw gemeente een functie bestaat die controleert of de 1e lijn haar taken goed uitvoert en beoordeelt of het samenspel tussen de 1e en 2e lijn soepel functioneert. De derde lijn is niet verantwoordelijk voor het nemen van de beslissingen (eerste lijn) en evenmin voor het ontwerpen en implementeren van de systemen voor de beheersing van bedrijfsprocessen (tweede lijn). De 3e lijn zou daarover objectief en onafhankelijk een oordeel moeten vellen en adviezen tot verbetering geven. Eventueel kan ook de externe accountant als 3e lijn worden gezien, maar die staat meer op afstand en controleert primair de jaarrekening. Ons beeld van uw VIC Zoals al eerder in de rapportage is aangeven draagt de VIC zorg voor ontbrekende beheersmaatregelen in de dagelijkse bedrijfsvoering.
Echter zal de VIC gericht moeten zijn op de werking van de financiële bedrijfsprocessen en heeft als primair doel het vaststellen of de administratieve organisatie en de daarin vervatte maatregelen van interne beheersing voldoende waarborgen dat de financiële informatievoorziening juist en volledig is, materieel niet afwijkt van de werkelijkheid en dat wordt voldaan aan de van toepassing zijnde wet- en regelgeving (rechtmatigheid). Aanbevelingen Een cruciaal aanbeveling voor de VIC is het vaststellen dat de afspraken en procedures die de organisatie met elkaar formeel heeft afgesproken ook worden nageleefd. Dit betekent wel dat uw gemeente moet beschikken over: Actuele procesbeschrijvingen en werkinstructies; Uitgeschreven interne beheersingsmaatregelen aan de hand van de zogenaamde 6 w’s (wie, wat, waarom, waarmee, waarvoor en welke wijze);
Per saldo persoonlijker Bladzijde 32 van 34
Uitgevoerde risicoanalyse inclusief een inschatting van de kans dat risico’s zich voordoen en de verwachte impact daarvan met daaraan gekoppeld de interne beheersingsmaatregelen die het risico mitigeren; Specifiek aandacht besteden aan frauderisico’s en de frauderisicoanalyse ook actueel houden.
6.7 Samenwerking Noordoost Twente Medio november jl. blijkt uit de lokale berichtgeving dat de gemeenten Oldenzaal, Dinkelland en Tubbergen (inclusief de bedrijfsvoeringsorganisatie Noaberkracht) nadrukkelijker de samenwerking met elkaar gaan opzoeken. Wij zien dit als een positieve ontwikkeling. Immers kom je alleen ergens sneller, terwijl je samen verder komt. Wij hebben begrepen dat Oldenzaal per 1-1-2022 namens de gemeenten Dinkelland en Tubbergen de participatiewet v.w.b. uitkeringen in geld gaat uitvoeren. Uit gesprekken met uw organisatie alsmede de andere Noordoost Twentse gemeenten blijkt dat hiervoor nog geen concrete plannen dan wel afspraken zijn gemaakt. Aangezien deze wijziging Eshuis als controlerend accountant van alle vier de organisaties raakt willen wij een aantal aanbevelingen onder uw aandacht brengen. Deze aandachtspunten zien met name toe op het concretiseren van de afspraken inclusief verantwoordelijkheden en verplichtingen tussen de drie gemeenten zodat uitkeringsgerechtigden beperkte hinder ondervinden van deze herziene werkwijze. Wij zien in de praktijk dat een goede dienstverleningsovereenkomst met daarin duidelijk beschreven de taken, verantwoordelijkheden en verplichtingen helpt bij het verhelderen van de uitvoering c.q. samenwerking over en weer.
U heeft aangegeven dat de data van de uitkeringsgerechtigden uit de andere gemeenten in de basisregistratie van de gemeente Oldenzaal wordt opgenomen. Een veilige dataoverdracht vanuit de gemeente Almelo naar Oldenzaal kan gewaarborgd worden door een conversie-audit uit te voeren. Aangezien handelingen steeds meer op digitale wijze plaats gaan vinden wordt het inrichten van een adequate rechtenstructuur in de uitkeringsadministratie een must om onder andere aan privacy vereisten te voldoen en processen te optimaliseren. Daarnaast verzoeken wij u om goede verantwoordingsafspraken te maken met de andere gemeenten. De gemeenten Dinkelland en Tubbergen en wij ontvangen van de accountant van de gemeente Almelo jaarlijks een
Per saldo persoonlijker Bladzijde 33 van 34
controleverklaring bij de uitkeringsbestedingen zoals opgenomen in de SiSa-bijlage van de beide gemeenten. Wij kunnen als Eshuis zijnde deze taak vanaf 2022 vervullen als accountant van alle drie de betrokken gemeenten en Noaberkracht. Uiteraard gaan wij hierover graag met u en de andere gemeenten in gesprek.
Per saldo persoonlijker Bladzijde 34 van 34