09 Verordeningen m.b.t. werkwijze van de raad - Reglement van orde gemeenteraad Oldenzaal 2023

Nr. 1298

De raad van de gemeente Oldenzaal; gelezen het voorstel van het raadspresidium van 6 december 2023; gelet op artikel 16 van de Gemeentewet;

besluit:

vast te stellen het navolgende:

Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad van Oldenzaal 2023 met de daarbij behorende toelichting;

in te trekken:

Reglement van orde voor de raad 2018. _____________________________________________________

HOOFDSTUK 1

ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1 Begripsomschrijvingen In dit reglement wordt verstaan onder: a. amendement: voorstel tot wijziging van een ontwerpverordening of ontwerp-beslissing, welk voorstel naar de vorm geschikt is om daarin direct te worden opgenomen; b. griffier: griffier van de raad zoals gesteld in artikel 107 van de Gemeentewet of diens door de raad aangewezen plaatsvervanger; c. initiatiefvoorstel: een voorstel voor een verordening of een ander voorstel als bedoeld in artikel 147a van de Gemeentewet, voortkomend uit initiatief van één of meer leden; d. motie: korte en gemotiveerde verklaring over een geagendeerd onderwerp (of, in het geval van een ‘actuele motie’, een niet-geagendeerd onderwerp) waardoor een oordeel, wens of verzoek aan de raad of het college wordt uitgesproken; e. presidium: het presidium van de gemeenteraad Oldenzaal, zoals bedoeld in het protocol op het presidium van de gemeenteraad Oldenzaal 2023; f. subamendement: voorstel tot wijziging van een aanhangig amendement, welk voorstel naar de vorm geschikt is om direct te worden opgenomen in het amendement, waarop het voorstel betrekking heeft; g. voorstel van orde: voorstel betreffende de orde van de vergadering; h. voorzitter: de voorzitter van de raad of diens door de raad benoemde plaatsvervanger (vicevoorzitter); i. wet: Gemeentewet, tenzij anders vermeld. Artikel 2 Het presidium 1.

Er is een presidium dat bestaat uit de voorzitter van de raad en de fractievoorzitters. 2. Fractievoorzitters wijzen elk een raadslid uit hun fractie aan dat hen bij afwezigheid in het presidium vervangt. 3. In het geval van een éénpersoonsfractie, wordt de fractievoorzitter bij verhindering of ontstentenis vervangen door een door de raad benoemd forumlid (als bedoeld in artikel 2.3, tweede lid van de Verordening op de werkwijze politiek forum Oldenzaal 2023) van die partij. 4. Het presidium doet aanbevelingen aan de raad inzake de organisatie en het functioneren van de raad, het politiek forum en de raadscommissies.

-1-

5. In aanvulling op hetgeen in dit reglement of andere regelgeving reeds is opgenomen, stelt de raad een protocol vast over de taken, bevoegdheden, werkwijze etc. van het presidium. Artikel 3 Vaststellen vergaderingen 1. Het presidium heeft de volgende taken in het vaststellen van vergaderingen: a. het vaststellen van de vergadercyclus van de raad, het politiek forum, presidium en overige bijeenkomsten van de raad; b. het voorbereiden en vaststellen van voorlopige agenda’s voor raadsvergaderingen en politiek forum; c. het vaststellen van vergadering als bedoeld in artikel 17, tweede lid van de wet, en in het tweede lid van dit artikel. 2. In aanvulling op de vergaderingen van het politiek forum, bedoeld in het eerste lid, vergadert een politiek forum als ten minste twee fracties schriftelijk, met opgaaf van redenen, daarom het verzoek richten aan het presidium of de voorzitter, of als presidium of voorzitter het nodig achten. Artikel 4 De griffier 1. De griffier is in elke vergadering van de raad, het politiek forum en het raadspresidium aanwezig. 2. Bij verhindering of afwezigheid wordt de griffier vervangen door een bij aanwijzingsbesluit aangewezen plaatsvervanger. 3. De griffier kan op uitnodiging van de voorzitter aan beraadslagingen in de raadsvergadering deelnemen. Artikel 5 Onderzoek geloofsbrieven en beëdiging raadsleden 1.

Bij de benoeming van nieuwe raadsleden stelt de raad een commissie in bestaande uit drie raadsleden. 2. Deze onderzoekt de geloofsbrieven en de daarop betrekking hebbende stukken van de nieuw benoemde raadsleden en brengt vervolgens advies uit aan de raad over de toelating van de nieuw benoemde raadsleden tot de raad. Indien van toepassing, wordt van een minderheidsstandpunt melding gemaakt in dit advies. 3. Het onderzoek van het proces-verbaal van het centraal stembureau gebeurt in de laatste raadsvergadering in oude samenstelling na de raadsverkiezingen. 4. Na een raadsverkiezing roept de voorzitter de toegelaten raadsleden op om in de eerste raadsvergadering in nieuwe samenstelling de voorgeschreven eed of verklaring en belofte af te leggen. 5. In geval van een tussentijdse vacaturevervulling roept de voorzitter een nieuw benoemd raadslid op voor de raadsvergadering waarin over diens toelating wordt beslist om de voorgeschreven eed of verklaring en belofte af te leggen. Artikel 6 Benoeming wethouders 1. Bij de benoeming van een wethouder wijst de raad de commissie tot onderzoek van de geloofsbrieven aan om de geloofsbrieven van de kandidaat-wethouder te onderzoeken. 2.

Deze heeft dan tot taak het onderzoeken van de geloofsbrieven en de daarop betrekking hebbende stukken van kandidaat-wethouders, op grond van de vereisten van de artikelen 36a, 36b, 41b, eerste, derde en vierde lid, en 41c, eerste lid, van de wet. 3. De commissie brengt advies uit aan de raad over de benoeming van kandidaat-wethouders. Artikel 7 Fracties 1. Raadsleden die door het centraal stembureau op dezelfde kandidatenlijst verkozen zijn verklaard worden bij aanvang van de zittingsperiode als één fractie beschouwd.

-2-

2. Als boven de kandidatenlijst een aanduiding was geplaatst, voert de fractie in de raad deze aanduiding als naam. Indien geen aanduiding boven de kandidatenlijst was geplaatst, deelt de fractie in de eerste vergadering van de raad aan de voorzitter mee welke naam deze fractie in de raad wil voeren. 3. De namen van de fractievoorzitter en diens plaatsvervanger worden zo spoedig mogelijk doorgegeven aan de voorzitter. 4. Als één of meer raadsleden van één of meer fracties als zelfstandige fractie gaan optreden of zich aansluiten bij een andere fractie, wordt hiervan zo spoedig mogelijk schriftelijk mededeling gedaan aan de voorzitter. 5. Een nieuwe naam van een fractie voldoet aan de eisen uit artikelen G 3, vierde lid, van de Kieswet en wordt gebruikt met ingang van de eerstvolgende raadsvergadering na naamswijziging.

HOOFDSTUK 2

RAADSVERGADERINGEN

Paragraaf 1

Tijdstip van vergaderen; voorbereidingen

Artikel 8 Vergaderfrequentie, oproep en agenda 1. De voorzitter zendt ten minste zeven dagen voor een vergadering aan de leden van de raad een digitale oproep en de voorlopige agenda met de daarbij behorende stukken. 2. In spoedeisende gevallen kan de voorzitter na het verzenden van de digitale oproep een aanvullende agenda opstellen. Zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 48 uur voor de aanvang van de raadsvergadering wordt deze met de daarbij behorende stukken aan de leden gezonden. 3. Op de stukken, bedoeld in het eerste en tweede lid, is artikel 9, tweede lid, van toepassing. 4. De agenda wordt bij aanvang van een raadsvergadering door de raad vastgesteld. 5. Indien gedurende de vergaderingen blijkt dat de agenda niet vóór 22.30 uur kan worden afgewerkt, wordt de vergadering als regel op de eerstvolgende werkdag voortgezet. Het aanvangsuur van de voortzetting van de vergadering wordt door de voorzitter bepaald. Artikel 9 Publiceren van stukken 1. Stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op een agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de elektronische oproep gepubliceerd op de gemeentelijke website. Als na het verzenden van de elektronische oproep stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden van de raad en zo mogelijk door middel van openbare kennisgeving op de website van de gemeente Oldenzaal. 2.

Informatie van de raad of aan de raad verstrekte informatie waaromtrent op grond van hoofdstuk Va van de wet geheimhouding is opgelegd, blijft in afwijking van het eerste lid onder berusting van de griffier. Artikel 10 Openbare kennisgeving 1. Raadsvergaderingen worden ter openbare kennis gebracht door aankondiging op de website van de gemeente. 2. In spoedeisende gevallen kan de openbare kennisgeving uitsluitend langs elektronische weg plaatsvinden.

Paragraaf 2

Ter vergadering

Artikel 11 Presentielijst, opening vergadering, quorum, zitplaatsen 1. De griffier draagt zorg voor het bijhouden van presentielijsten van raadsvergaderingen. -3-

2. 3. 4.

Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekenen raadsleden de presentielijst, die aan het einde van elke raadsvergadering door de voorzitter en de griffier door ondertekening wordt vastgesteld. De voorzitter opent de vergadering op het vastgestelde uur, indien het daarvoor door de wet vereiste aantal leden van de raad blijkens de presentielijst aanwezig is. Wanneer een kwartier na het vastgestelde tijdstip niet het vereiste aantal leden aanwezig is, bepaalt de voorzitter, na voorlezing van de namen der afwezige leden, dag en uur van de volgende vergadering, met inachtneming van artikel 20 van de Gemeentewet.

Artikel 12 Beraadslaging, schorsing, volgorde sprekers, spreektermijnen, spreektijd 1. Beraadslaging over onderwerpen of voorstellen geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raad anders beslist. 2. Spreektermijnen worden door de voorzitter afgesloten. 3. Raadsleden voeren in een termijn niet meer dan éénmaal het woord over hetzelfde onderwerp of voorstel. 4. Het derde lid is niet van toepassing op een raadslid dat een amendement, een subamendement, een motie of een initiatiefvoorstel heeft ingediend en het woord voert over dat amendement, subamendement, motie of initiatiefvoorstel. 5. Bij de bepaling hoeveel keer een raadslid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde. 6. Op verzoek van een lid van de raad of op voorstel van de voorzitter kan de raad besluiten de beraadslaging voor een door hem te bepalen tijd te schorsen teneinde het college of de leden de gelegenheid te geven tot onderling nader beraad. De beraadslagingen worden hervat nadat de schorsingsperiode verstreken is. 7. Een lid mag een spreker interrumperen. De voorzitter bepaalt of de interruptie wordt toegestaan en kan bepalen dat een spreker zijn betoog zonder interrupties mag afronden.

Artikel 13 Deelname aan de beraadslaging door anderen Onverminderd artikel 21, eerste en tweede lid, van de wet, kan de raad besluiten dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging. Artikel 14 Voorstellen van orde Raadsleden kunnen tijdens een raadsvergadering mondeling een voorstel van orde betreffende de vergadering doen. De raad beslist hier terstond over.

Paragraaf 3

Stemmingen

Artikel 15 Stemverklaring Na het sluiten van de beraadslaging en vóórdat de raad tot stemming overgaat, heeft ieder lid het recht zijn uit te brengen stem kort te motiveren of toe te lichten. Artikel 16 Beslissing 1. De voorzitter sluit de beraadslaging als hij vaststelt dat een onderwerp of voorstel voldoende is toegelicht, tenzij de raad anders beslist. 2. Voordat de stemming over het voorstel in zijn geheel plaatsvindt, formuleert de voorzitter het voorstel voor de te nemen beslissing. Artikel 17 Stemming; procedure hoofdelijke stemming 1. De voorzitter vraagt de raadsleden of zij stemming verlangen. Is dit niet het geval dan stelt de voorzitter vast dat het voorstel zonder stemming is aangenomen. -4-

2.

3. 4.

5.

6.

7.

Als een voorstel zonder stemming wordt aangenomen, kunnen de in de raadsvergadering aanwezige raadsleden aantekening in het verslag vragen, dat zij geacht willen worden te hebben tegengestemd of zich overeenkomstig artikel 28 van de wet van deelneming aan de stemming te hebben onthouden Als een raadslid om stemming of hoofdelijke stemming vraagt, doet de voorzitter daarvan mededeling aan de raad. Bij hoofdelijke stemming roept de griffier de raadsleden bij naam op hun stem uit te brengen. De stemming begint bij het daarvoor bij loting op volgnummer van de presentielijst aangewezen raadslid en verloopt verder op volgorde van de presentielijst vanaf het bij loting aangewezen lid. Bij hoofdelijke stemming brengen ter vergadering aanwezige raadsleden die zich niet ingevolge artikel 28 van de wet van deelneming aan de stemming moeten onthouden, hun stem uit door zich 'voor' of 'tegen' te verklaren, zonder enige toevoeging. Een raadslid dat zich bij het uitbrengen van zijn stem vergist, kan deze vergissing herstellen tot het volgende raadslid heeft gestemd. Bemerkt het raadslid zijn vergissing pas later, dan kan deze nadat de voorzitter de uitslag van de stemming bekend heeft gemaakt aantekening vragen van zijn vergissing. Dit brengt geen verandering in de uitslag van de stemming.

De voorzitter deelt de uitslag na afloop van de stemming mee en doet daarbij mededeling van het genomen besluit.

Artikel 18 Volgorde stemming over amendementen en moties 1. Als op een aanhangig voorstel amendementen zijn ingediend, wordt eerst over die amendementen gestemd en vervolgens over het voorstel zoals het dan luidt in zijn geheel. 2. Als een subamendement is ingediend, wordt eerst over het subamendement gestemd en vervolgens over het amendement waarop dat betrekking heeft. 3. Als meerdere amendementen of subamendementen op eenzelfde gedeelte van een aanhangig voorstel zijn ingediend, wordt, onverminderd het eerste en tweede lid, eerst over het meest verstrekkende amendement of subamendement gestemd. 4. Als aangaande een aanhangig voorstel een motie is ingediend, wordt eerst over het voorstel gestemd en vervolgens over de motie. De raad kan besluiten van deze volgorde af te wijken. Artikel 19 Stemming over personen 1. Bij stemming over personen voor benoemingen of het opstellen van voordrachten of aanbevelingen, benoemt de voorzitter drie raadsleden tot stembureau. 2. Aanwezige raadsleden die zich niet ingevolge artikel 28 van de wet van deelneming aan de stemming moeten onthouden, zijn verplicht een door het stembureau verstrekt stembriefje in te leveren. 3. Er hebben zoveel stemmingen plaats als er personen zijn te benoemen, voor te dragen of aan te bevelen. De raad kan op voorstel van het stembureau beslissen dat bepaalde stemmingen worden samengevat op één stembriefje. 4.

In geval van twijfel over de inhoud van een stembriefje beslist de raad op voorstel van het stembureau.

Paragraaf 4

Verslaglegging; ingekomen stukken

Artikel 20 Verslaglegging en besluitenlijst 1. De griffier draagt zorg voor verslaglegging van raadsvergaderingen. 2. Uit een verslag blijkt in ieder geval: a. de namen van de voorzitter, de griffier, de wethouders en de raadsleden, allen voor zover aanwezig, alsmede van de overige personen die het woord gevoerd hebben; -5-

b. c. d.

3. 4. 5.

een aantekening van welke raadsleden afwezig waren; een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest; een verslag van het gesprokene met vermelding van de namen van de aanwezigen die het woord voerden; e. een overzicht van het verloop van elke stemming met vermelding bij hoofdelijke stemming van de namen van de raadsleden die voor of tegen stemden, onder aantekening van de namen van de raadsleden die zich overeenkomstig de wet van stemming hebben onthouden of zich bij het uitbrengen van hun stem hebben vergist; f. het dictum van de ter vergadering ingediende initiatiefvoorstellen, voorstellen van orde, moties, amendementen en subamendementen, en; g. bij het desbetreffende agendapunt, de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van artikel 13 door de raad is toegestaan deel te nemen aan de beraadslagingen. Elektronisch beschikbare verslagen en besluitenlijsten worden op de website van de gemeente geplaatst. Het vastgestelde verslag wordt door de voorzitter en de griffier ondertekend. De punten 1. t/m 4. van dit artikel (20) vervallen op het moment dat digitale archivering van de videotulen is ingevoerd.

Artikel 21 Ingekomen stukken; mededelingen 1. Bij de raad ingekomen stukken, waaronder schriftelijke mededelingen van het college aan de raad, worden op een lijst geplaatst. Deze lijst wordt gepubliceerd in het raadsinformatiesysteem zodat de leden van de raad er kennis van kunnen nemen. 2. Na de vaststelling van de notulen stelt de raad op voorstel van het presidium, of in geval van onverwijlde spoed de griffier, de wijze van afdoening van de ingekomen stukken vast.

Paragraaf 5

Besloten raadsvergaderingen

Artikel 22 Toepassing reglement op besloten vergaderingen Op besloten raadsvergaderingen is dit reglement van overeenkomstige toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Artikel 23 Verslag besloten vergadering 1. Conceptverslagen en -besluitenlijsten van besloten raadsvergaderingen worden niet verspreid, maar berusten bij de griffier. 2. Deze verslagen en besluitenlijsten worden zo spoedig mogelijk in een (besloten) raadsvergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de raad een besluit over het al dan niet opheffen van de geheimhouding op het vastgestelde verslag en de besluitenlijst. 3. De vastgestelde verslagen en besluitenlijsten worden door de voorzitter en de griffier ondertekend. Artikel 24 Opheffen geheimhouding Als de raad op grond van artikel 89, vierde lid, van de wet voornemens is de geheimhouding van aan de raad verstrekte informatie op te heffen, wordt, als het orgaan dat geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover in een besloten raadsvergadering met het desbetreffende orgaan overleg gevoerd.

-6-

Paragraaf 6

Toehoorders en pers

Artikel 25 Toehoorders en pers 1. Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers wonen openbare raadsvergaderingen uitsluitend bij op de voor hen bestemde plaatsen. 2. Het blijkgeven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is hen verboden. Artikel 26 Geluid- en beeldregistraties 1. Degenen die van een openbare raadsvergadering geluid- of beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de voorzitter en gedragen zich naar diens aanwijzingen. 2. Openbare vergaderingen worden zoveel mogelijk live uitgezonden en opgenomen in beeld en geluid. De beeld- en geluidsregistraties zijn beschikbaar op de website van de gemeente Oldenzaal. Het transcript van deze opnames vormt de notulen van deze vergaderingen.

Hoofdstuk 3

Bevoegdheden; instrumenten raadsleden

Artikel 27 Amendementen en subamendementen 1. Raadsleden dienen amendementen en subamendementen voor het sluiten van de beraadslaging van het voorstel waarop deze betrekking hebben schriftelijk in bij de voorzitter, tenzij de voorzitter oordeelt dat mondelinge indiening volstaat. 2. Er wordt alleen beraadslaagd over amendementen en subamendementen die ingediend zijn door raadsleden die in de raadzaal aanwezig zijn en de presentielijst hebben getekend. 3. Intrekking door de indiener van een amendement of subamendement is mogelijk totdat de besluitvorming daarover door de raad is afgerond. Artikel 28 Moties 1. Raadsleden dienen moties schriftelijk in bij de voorzitter, tenzij de voorzitter oordeelt dat mondelinge indiening volstaat. 2. De behandeling van een motie vindt gelijktijdig plaats met de beraadslaging over het onderwerp of voorstel waarop het betrekking heeft. 3. De behandeling van een motie over een niet op de agenda opgenomen onderwerp vindt plaats nadat alle op de agenda opgenomen onderwerpen zijn behandeld. 4. Intrekking door de indiener van een motie is mogelijk totdat de besluitvorming daarover door de raad is afgerond. Artikel 29 Initiatiefvoorstel 1. Raadsleden dienen initiatiefvoorstellen schriftelijk in bij de voorzitter. Deze brengt een ingediend voorstel zo spoedig mogelijk ter kennis van het college en het presidium. 2.

Het college kan schriftelijk binnen 3 weken nadat het voorstel ter kennis is gesteld, wensen en bedenkingen met betrekking tot het voorstel ter kennis van de raad brengen. 3. Nadat het college schriftelijk wensen of bedenkingen ter kennis van de raad heeft gebracht of kenbaar heeft gemaakt hiertoe niet te zullen overgaan, dan wel nadat de in het tweede lid gestelde termijn is verlopen, wordt het voorstel op de agenda van de eerstvolgende raadsvergadering geplaatst. Als de schriftelijke oproep hiervoor reeds verzonden is wordt het voorstel op de agenda van de daaropvolgende raadsvergadering geplaatst.

-7-

Artikel 30 Collegevoorstel 1. Een collegevoorstel aan de raad dat vermeld staat op de voorlopige agenda van de raadsvergadering, wordt niet ingetrokken zonder toestemming van de raad. 2. Als de raad van oordeel is dat het nodig is een voorstel als bedoeld in het eerste lid voor advies terug te zenden aan het college, bepaalt de raad binnen welke termijn het voorstel opnieuw geagendeerd wordt. Artikel 31 Interpellatie 1. Raadsleden dienen verzoeken tot het houden van een interpellatie schriftelijk in bij de voorzitter. Het verzoek bevat in ieder geval een duidelijke beschrijving van het onderwerp, waarover inlichtingen worden verlangd, de te stellen vragen en de reden waarom deze vragen niet op een ander moment of wijze gesteld kunnen worden. (Bijv. urgentie). 2. De voorzitter brengt de inhoud van het verzoek zo spoedig mogelijk ter kennis van de overige raadsleden en de wethouders. 3. Over verzoeken die ten minste 48 uur voor aanvang van een raadsvergadering zijn ingediend of in naar het oordeel van de voorzitter spoedeisende gevallen, wordt tijdens de eerstvolgende raadsvergadering gestemd bij het vaststellen van de agenda. In andere gevallen tijdens de daaropvolgende raadsvergadering. 4. De interpellant voert niet vaker dan tweemaal het woord. De overige raadsleden, de burgemeester en de wethouders niet vaker dan eenmaal, tenzij de raad hen hiertoe verlof geeft.

Artikel 32 Schriftelijke vragen 1. Raadsleden dienen schriftelijke vragen aan het college of de burgemeester in bij de griffier, waarbij wordt aangegeven of er een voorkeur voor schriftelijke of mondelinge beantwoording bestaat. 2. De griffier brengt de vragen zo spoedig mogelijk ter kennis van de overige raadsleden en het college of de burgemeester. 3. Schriftelijke beantwoording vindt zo spoedig mogelijk plaats, in ieder geval binnen dertig dagen, nadat de vragen zijn ingediend. Indien beantwoording niet binnen deze termijn kan plaatsvinden, stelt het college de vragensteller hiervan gemotiveerd in kennis, waarbij de termijn aangegeven wordt, waarbinnen beantwoording zal plaatsvinden. 4. Vragen die ten minste 48 uur voor aanvang van een raadsvergadering zijn ingediend, kunnen mondeling beantwoord worden in de eerstvolgende raadsvergadering. 5. Schriftelijke antwoorden van het college of de burgemeester worden door de griffie aan de raadsleden toegezonden en (tezamen met de vragen) als ingekomen stuk behandeld. 6. De vragensteller kan bij schriftelijke beantwoording in de eerstvolgende raadsvergadering en bij mondelinge beantwoording in dezelfde raadsvergadering nadere inlichtingen vragen over het door het college of de burgemeester gegeven antwoord, tenzij de raad anders beslist. Artikel 33 Inlichtingen 1.

Raadsleden dienen verzoeken tot inlichtingen als bedoeld in de artikelen 169, derde lid, en 180, derde lid, van de wet schriftelijk in bij de griffier. 2. De griffier brengt de inhoud van het verzoek zo spoedig mogelijk ter kennis van de overige raadsleden en het college of de burgemeester. 3. De verlangde inlichtingen worden mondeling of schriftelijk in de eerstvolgende of in de daaropvolgende raadsvergadering gegeven.

-8-

Artikel 34 Vragenuur 1. Bij aanvang van iedere raadsvergadering is er een vragenuur, tenzij bij de voorzitter geen vragen zijn ingediend. In bijzondere gevallen kan het presidium bepalen dat het vragenuur op een ander tijdstip wordt gehouden. De voorzitter bepaalt op welk tijdstip het vragenuur eindigt. 2. Het lid van de raad dat tijdens het vragenuur vragen wil stellen, meldt dit onder aanduiding van het onderwerp ten minste 24 uur voor aanvang van het vragenuur bij de voorzitter. De voorzitter kan na overleg met het presidium weigeren een onderwerp tijdens het vragenuur aan de orde te stellen, indien de voorzitter het onderwerp niet voldoende nauwkeurig acht aangegeven of indien het onderwerp in de raadsvergadering op diezelfde dag aan de orde komt. 3. De voorzitter bepaalt de volgorde waarin aangemelde onderwerpen tijdens het vragenuur aan de orde worden gesteld. 4. Per onderwerp wordt aan de vragensteller het woord verleend om één of meer vragen aan het college of de burgemeester te stellen en een toelichting daarop te geven. Na de beantwoording daarvan krijgt de vragensteller desgewenst het woord om aanvullende vragen te stellen. 5. De voorzitter kan aan andere raadsleden het woord verlenen om hetzij aan de vragensteller, hetzij aan het college of de burgemeester vragen te stellen over hetzelfde onderwerp.

De vragensteller krijgt per onderwerp de mogelijkheid om een laatste, afrondende vraag te stellen. 6. Tijdens het vragenuur worden geen moties ingediend en geen interrupties toegelaten.

Hoofdstuk 4

Slotbepalingen

Artikel 35 Uitleg reglement In gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist de raad op voorstel van de voorzitter. Artikel 36 Intrekking oude reglement Het ‘Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad met daarbij behorende toelichting 2018’ wordt ingetrokken. Artikel 37 Inwerkingtreding en citeertitel 1. Dit reglement treedt in werking na de dag van bekendmaking. 2. Dit reglement wordt aangehaald als: ‘Reglement van orde voor de raad 2023’.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 18 december 2023, de griffier,

de voorzitter,

I.C.M. IJland

P.G. Welman

-9-

Toelichting behorende bij het Reglement van orde voor de raad 2023 (Vastgesteld bij raadsbesluit van 18 december 2023, nr. 1298) Artikel 1 Begripsomschrijvingen In artikel 1 worden een aantal begrippen uit dit reglement van orde gedefinieerd. Deze spreken grotendeels voor zich. Voor wat betreft het begrip ‘voorzitter’ staat nog vermeld dat de burgemeester voorzitter is van de raad. Artikel 9 van de Gemeentewet (hierna: wet) schrijft dit dwingend voor. In artikel 77, eerste lid, van de wet is bepaald dat het langstzittende raadslid het raadsvoorzitterschap waarneemt bij verhindering of ontstentenis van de burgemeester. Als twee raadsleden even lang zitting hebben, is de oudste in jaren degene die het raadsvoorzitterschap waarneemt. Daarnaast heeft de raad altijd de mogelijkheid zelf te kiezen voor een andere waarnemer. De burgemeester heeft het recht op grond van artikel 21 van de wet in de vergadering aan de beraadslaging deel te nemen. Als voorzitter zorgt hij onder andere voor de handhaving van de orde in de vergadering. Artikel 2 Het presidium Het presidium heeft voornamelijk een algemeen adviserende rol (aanbevelingen aan de raad inzake de organisatie en het functioneren van de raad). Diverse gemeenten hebben dit takenpakket uitgebreid met meer inhoudelijke taken.

De VNG is van mening dat het presidium voor wat betreft de inhoudelijke aspecten van het raadswerk een ondergeschikte rol dient te vervullen, omdat anders het gevaar bestaat dat er binnen de raad een nieuw bestuursorgaan wordt gecreëerd, hetgeen niet strookt met de Grondwet, die het primaat immers expliciet bij de raad legt (artikel 125, eerste lid, van de Grondwet). Het presidium als zodanig kan niet ook optreden als werkgeverscommissie. De werkgeverscommissie, ingesteld op basis van artikel 83 van de wet, bestaat immers enkel uit raadsleden (en dus niet, zoals het presidium, ook de voorzitter van de raad). Het presidium heeft voornamelijk een procedurele rol zoals hierboven aangegeven. In de VNG-handreiking ‘De (rechts)positie van de griffie(r) in het decentrale bestuur’ is een modelbesluit voor het instellen van een werkgeverscommissie opgenomen. Het is wel mogelijk om de raadsleden van het presidium te benoemen in de werkgeverscommissie en de vergaderingen van deze commissie te laten aansluiten op de vergaderingen van het presidium, zodat er, indien nodig, snel overlegd kan worden. De gemeenteraad van Oldenzaal kiest ervoor om het raadspresidium uitgebreidere taken te geven dan de VNG in het model-RvO aangeeft. Met name de rol van een agendacommissie is aan het standaard-takenpakket van het Oldenzaalse raadspresidium toegevoegd.

Reden hiervoor is dat de raad van Oldenzaal relatief klein is en elke extra commissie (zoals bijv. een agendacommissie) een extra werkbelasting betekent voor de raadsleden. Tweede en derde lid - Iedere fractie is in het presidium met één persoon vertegenwoordigd. Daardoor kan de positie van minderheidsfracties in een dualistisch stelsel worden versterkt en tevens de betrokkenheid van alle fracties bij de raadsvergaderingen worden vergroot. Daarom is ook in het geval van een eenpersoonsfractie de mogelijkheid opgenomen dat de fractievoorzitter zich kan laten vervangen door een (vast) forumlid. Dit laatste dient echter wel uitzondering te zijn. Vierde lid – Is als taak opgenomen dat het presidium aanbevelingen doet aan de raad inzake de organisatie en het functioneren van de raad en het politiek forum. Hieronder vallen taken als: het initiëren van een aanpassing van dit reglement, het instrueren van de griffier en het bespreken van agenda-technische zaken.

-10-

Vijfde lid – Enkele taken en bevoegdheden van het presidium worden direct in dit Reglement genoemd. Het is gewenst dat de raad een verordening vaststelt over de (verdere) taken, bevoegdheden, werkwijze etc. van het presidium mede om te voorkomen dat daarover discussies ontstaan en dat dit ten koste gaat van de rol van het presidium. Voor zover in andere regelingen taken en bevoegdheden van het presidium zijn opgenomen, zijn deze een herhaling of uitwerking van de in dit Reglement genoemde taken en bevoegdheden. Artikel 3 Vaststellen vergaderingen Het presidium heeft het overzicht van alle onderwerpen waar de raad zich mee bezig houdt en zorgt voor de planning. In veel gemeenten wordt gewerkt met jaaroverzichten waarbij specifieke vergaderingen lang van tevoren bekend zijn. Denk hierbij aan de begroting en jaarrekening. In het geval een gemeente deelneemt in een gemeenschappelijke regeling is in deze regeling opgenomen hoe de raad geïnformeerd wordt door de vertegenwoordiger van de gemeente in de gemeenschappelijke regeling en hoe verantwoording wordt afgelegd (artikelen 16 t/m 19 van de Wet gemeenschappelijke regelingen). Van belang is dat het presidium de vergadercyclus van deze besturen kent.

Het kan nodig zijn dat de raad voorafgaand aan een vergadering van het bestuur van de gemeenschappelijke regeling de gemeentelijke vertegenwoordiger informatie of opvattingen wil meegeven. Ook de begrotingscyclus van de gemeenschappelijke regeling is relevant voor het presidium, zodat de raad tijdig noodzakelijke informatie kan leveren. Het is aan het presidium om de planning in te vullen maar ook om deze te bewaken. Hetzelfde geldt met betrekking tot andere organisaties waar de gemeente mogelijk in vertegenwoordigd is (stichtingen, vennootschappen). Ook deze vergadercycli kunnen voor het presidium aanleiding zijn om deze te agenderen voor een raadsvergadering of politiek forum, zodat er informatie uitgewisseld kan worden tussen de vertegenwoordiger van de gemeente en de raad. Het presidium stelt de agenda's van het politiek forum en de raad voorlopig vast. De definitieve vaststelling van de agenda van de raad geschiedt bij de aanvang van de betreffende vergadering. Ingevolge artikel 17 van de wet vergadert de raad zo vaak hij daartoe heeft besloten en voorts indien de burgemeester het nodig oordeelt of indien ten minste een vijfde van het aantal leden van de raad schriftelijk met opgave van redenen daarom vraagt. De voorzitter pleegt in het bepalen van een andere dag en ander aanvangsuur zoveel mogelijk overleg met het presidium.

Op deze wijze houdt het presidium ook bij vergaderingen die niet op het gebruikelijke tijdstip plaatsvinden, invloed op de datum, het tijdstip en de plaats van de vergadering. Het wijzigen van het aanvangsuur is van gemeenschappelijk belang, omdat het merendeel van de raadsleden het raadslidmaatschap combineert met een andere (on)betaalde functie. Artikel 4 De griffier Eerste lid – De raad is verplicht een griffier te benoemen (artikelen 100 en 107 van de wet). De griffier is in eerste instantie verantwoordelijk voor de bijstand aan de raad. Hij is in principe in elke vergadering van de raad aanwezig. Tweede lid – De wet eist dat de raad de vervanging van de griffier regelt (artikel 107d, eerste lid, van de wet). Derde lid – In verband met artikel 22 van de wet (verschoningsrecht) is in het derde lid een bepaling opgenomen met betrekking tot het deelnemen van de griffier aan de beraadslaging.

-11-

Artikel 5 Onderzoek geloofsbrieven en beëdiging raadsleden Met de geloofsbrief geeft de voorzitter van het centraal stembureau aan de benoemde kennis van zijn benoeming (artikel V1 van de Kieswet). Voor dit benoemingsbesluit is bij ministeriële regeling een model vastgesteld. De benoemde meldt schriftelijk aan de raad of hij de benoeming aanneemt (artikel V2 van de Kieswet). Tegelijk met de mededeling dat hij zijn benoeming aanneemt legt hij aan de raad stukken over waaruit blijkt dat de benoemde voldoet aan de eisen om als lid van de raad toegelaten te worden. Dit omvat de volgende stukken: een ondertekende verklaring met de openbare betrekkingen die hij bekleedt, een uittreksel uit de basisregistratie personen met zijn woonplaats, geboorteplaats en -datum en (indien niet-Nederlander) stukken waaruit blijkt dat hij voldoet aan de vereisten van artikel 10, tweede lid, van de wet (artikel V3 van de Kieswet). Het onderzoek van de geloofsbrieven en de beslissing over de toelating moeten in een openbare vergadering gebeuren. Bij het onderzoek zal ook de gedragscode (artikel 15, derde lid, van de wet) betrokken worden. In deze code zijn onder meer bepalingen opgenomen over al dan niet toegestane nevenfuncties. De commissie die de geloofsbrieven onderzoekt brengt verslag uit. Dit kan zowel mondeling als schriftelijk.

Ingevolge artikel V4 van de Kieswet beslist de raad over de toelating van zijn leden. Daarbij is er een verschil in de procedure bij de samenstelling van een nieuwe raad of bij de vervulling van een tussentijdse vacature. Na de raadsverkiezingen beslist de raad in oude samenstelling in zijn laatste vergadering over de toelating van de nieuw gekozen leden. Met ingang van 00:00 uur de volgende dag treedt de nieuwe raad aan (artikel 18 van de wet en artikel C4, tweede lid, van de Kieswet). Eerste lid en tweede lid De formulering van het eerste lid benadrukt dat de raad en niet de voorzitter een commissie instelt, die het zogenaamde geloofsbrievenonderzoek verricht nadat de voorzitter van het centraal stembureau nieuwe leden heeft benoemd. Derde lid Het onderzoek van het proces-verbaal (onderzoek naar het verloop van de verkiezing of de vaststelling van de uitslag) gebeurt door de oude raad vlak voor de eerste samenkomst van de nieuwe raad na de gemeenteraadsverkiezingen. Het onderzoek van het proces-verbaal strekt zich niet uit tot de geldigheid van de kandidatenlijsten. Het derde lid ziet op de specifieke taak die de raad heeft na de raadsverkiezingen.

Na de gemeenteraadsverkiezingen heeft de commissie voor het geloofsbrievenonderzoek een extra taak, zij adviseert de raad ook over het verloop van de verkiezingen (of dit op wettige wijze is gebeurd) en het vaststellen van de uitslag (of deze juist is vastgesteld). Zij doet dit op basis van het proces-verbaal van het centraal stembureau. De raad dient op basis van dit advies een besluit te nemen over het verloop van de verkiezingen en de vaststelling van de uitslag. Dit besluit is van belang omdat de raad de bevoegdheid heeft om te besluiten tot het hertellen van de stemmen en zelfs de bevoegdheid om te besluiten tot een herstemming, beide eventueel in een deel van de gemeente bij een aantal specifieke stembureaus. Het proces-verbaal vormt de aanleiding tot een besluit tot hertelling of herstemming. Dit dient concrete aanwijzingen te bevatten waarop de raad een dergelijk besluit kan baseren. Op 28 februari 2014 heeft de minister van BZK een circulaire uitgebracht waarin toegelicht wordt wanneer de raad gebruik kan maken van deze bevoegdheid (Gemeenteraadverkiezingen: hertellingen, kenmerk 2014-0000116196, 28 februari 2014, Ministerie van BZK. Zie: https://vng.nl/files/vng/publicatie_bijlagen/2014/20140319-hertelling-gemraadsverk-bzk20140000116196.pdf). Deze circulaire was ook bij de raadsverkiezingen in 2018 en 2022 van toepassing.

In deze circulaire wordt onder meer uiteengezet wanneer de raad tot hertelling kan besluiten. Het ligt niet voor de hand dat besloten wordt tot een hertelling waarvan tevoren duidelijk is dat deze niet tot een andere samenstelling in de raad kan leiden. Ook een verschil in zetels tussen de voorlopige uitslag en de definitieve uitslag is geen reden om over te gaan tot hertelling.

-12-

Vierde en vijfde lid Na een raadsverkiezing kunnen de toegelaten raadsleden op de eerste vergadering van de raad in nieuwe samenstelling als bedoeld in artikel 18 van de wet de eed of verklaring en belofte afleggen. De voorzitter zal hen hiervoor oproepen (vierde lid). Bij tussentijdse vacaturevervulling kan de eed of verklaring en belofte aansluitend aan de beslissing van de raad over de toelating van het betrokken raadslid plaatsvinden (vijfde lid). De tekst van de eed of verklaring en belofte die een raadslid bij het aanvaarden van het raadslidmaatschap moet afleggen is in artikel 14 van de wet vastgelegd. Artikel 6 Benoeming wethouders Artikel 6 geeft invulling aan een leemte in de wet. Uit de Kieswet vloeit het geloofsbrievenonderzoek van raadsleden voort. Aangezien de wethouder geen gekozen volksvertegenwoordiger is, is hierover niets in de Kieswet geregeld. De wet geeft wel aan welke formele eisen gesteld worden aan een wethouder maar niet op welk moment deze getoetst worden. Het ligt voor de hand om voor het benoemen van wethouders ook een commissie voor het onderzoek naar de geloofsbrieven in te stellen (eerste lid). De formele eisen voor het wethouderschap zijn grotendeels vergelijkbaar met de vereisten voor het raadlidmaatschap (artikelen 36a, 36b, 41b en 41c van de wet).

Voor wethouders is er de aanvullende verplichting om een verklaring omtrent het gedrag (hierna: VOG) te kunnen overleggen (artikel 36a, tweede lid, van de wet). De VOG kent een screeningsprofiel voor politieke ambtsdragers. Bij de benoeming van een wethouder kan een integriteitstoets plaatsvinden. De gedragscode integriteit speelt hierbij een rol (zie Model Gedragscode Integriteit volksvertegenwoordigers in gemeenten, provincies en waterschappen 2015). Na het onderzoek, bedoeld in het tweede lid, brengt de commissie advies uit aan de raad over de benoeming tot wethouder (derde lid). De kandidaat-wethouders kunnen dus in opdracht van de burgemeester voor aanvang van iedere ambtstermijn aan een integriteitstoets worden onderworpen. De burgemeester krijgt zicht op de volledige rapportage van de risicoanalyse. Zo heeft hij een goed beeld van de kandidaat en kan hij met de kandidaat een gesprek voeren over de uitkomsten. De burgemeester kan ten aanzien van de risicoanalyse en de conclusies geheimhouding opleggen aan de raad. Met de Wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur (artikel 87 van de wet) is de burgemeester hiertoe expliciet bevoegd gemaakt (vierde lid). Artikel 6 is óók van toepassing als er geen wethouder van buiten, maar uit het midden van de raad wordt benoemd. De incompatibiliteiten en nevenfuncties dienen dan immers opnieuw beoordeeld te worden.

Een raadslid dat benoemd wordt tot wethouder mag raadslid blijven totdat de geloofsbrieven van zijn opvolger zijn goedgekeurd (artikel 36b, tweede lid, van de wet).

Artikel 7 Fracties Eerste en tweede lid De Kieswet en de Gemeentewet kennen het begrip fractie niet. In artikel 33, tweede lid, van de wet wordt echter wel uitgegaan van het bestaan van in de raad vertegenwoordigde groeperingen (recht op fractieondersteuning). Vanaf de aanvang van de eerste zitting van de nieuwe raad na de verkiezingen, worden de leden die op dezelfde lijst hebben gestaan als één fractie beschouwd. Is onder een lijstnummer slechts één lid -13-

verkozen, dan wordt dit lid als een afzonderlijke fractie beschouwd (eerste lid). De fractie gebruikt in de vergadering van de raad de aanduiding die zij boven de kandidatenlijst had staan. Op deze wijze is de relatie tussen de fractie in de raad en de fractie op de kandidatenlijst voor de burger duidelijk. Het kan echter voorkomen dat een fractie geen aanduiding boven de kandidatenlijst heeft staan. In een dergelijk geval deelt de fractie in de eerste vergadering de aanduiding mee (tweede lid). Vierde lid – In de loop van een zittingsperiode kan het voorkomen dat leden de raad verlaten. In een dergelijk geval vindt er een verandering in de samenstelling van de fractie plaats. Als dit het geval is, deelt de fractie dit aan de voorzitter mee (vierde lid). Het is ook mogelijk dat een raadslid zijn lidmaatschap niet opzegt maar uit een fractie stapt. Hij kan als zelfstandige fractie verdergaan of zich aansluiten bij een bestaande fractie. Ook andere wijzigingen zijn mogelijk, bijvoorbeeld een fusie van twee fracties. Een andere (tijdelijke) wisseling in een fractie kan het gevolg zijn van ziekte of zwangerschap van een raadslid. Voor deze gevallen is in de Kieswet een vervangingsregeling opgenomen. Uitgangspunt van ons kiesstelsel is dat volksvertegenwoordigers op persoonlijke titel worden verkozen en benoemd.

Dit uitgangspunt is gebaseerd op artikel 27 van de wet en artikel 129 van de Grondwet, waarin is bepaald dat elk bindend mandaat van een lid van de raad nietig is. De volksvertegenwoordiger handelt naar eigen overtuiging en is bij stemmingen niet gebonden aan een lastgeving. Geen andere persoon of instantie kan hem rechtens bindende instructies opleggen met betrekking tot zijn stemgedrag. Het is de individuele volksvertegenwoordiger die een mandaat van de kiezer heeft gekregen. De volksvertegenwoordiger heeft daardoor ook de mogelijkheid om tussentijds van fractie te veranderen of zelfstandig verder te gaan. Ook de Kieswet gaat niet uit van politieke partijen. Een zetel 'hoort' dan ook niet bij een partij, maar is verbonden aan de volksvertegenwoordiger die daardoor ook de mogelijkheid heeft om tussentijds van fractie te veranderen of zelfstandig verder te gaan. Ook kan een fractie besluiten om haar naam te veranderen. Dit staat de fractie vrij om te doen. Op grond van deze bepalingen heeft de raad geen zeggenschap over wijzigingen in de samenstelling, fusies en splitsingen van fracties en de naamvoering. De raad kan hier dus geen besluit over nemen. Een schriftelijke mededeling aan de voorzitter van de raad is voldoende. De raad is gehouden met ingang van de eerstvolgende vergadering nadat hiervan mededeling is gedaan rekening te houden met de nieuwe situatie.

Dit betekent ook dat: - kandidaten die van een kandidatenlijst deel uitmaken en binnen die lijst/partij een onderlinge schriftelijke (en soms notariële) afspraak maken, bijvoorbeeld dat men onder bepaalde voorwaarden zal afzien van aanvaarding van het raadslidmaatschap, zich dienen te realiseren dat dergelijke afspraken nietig zijn vanwege strijd met de wet en de Kieswet; - personen die tussentijds van partij veranderen hun raadslidmaatschap niet verliezen; - als men uit een partij stapt en als eigen partij verder gaat, de verlatende partij geen middelen heeft om het raadslid uit de raad te weren. Fractieafsplitsing en het ontstaan van een nieuwe fractie kan diverse praktische gevolgen hebben. Te denken valt aan: fractievergoedingen en -faciliteiten, fractievoorzitterschap dan wel vertegenwoordiging in het presidium, zo nodig andere zitplaatsen in de raadszaal, bezetting in raadscommissies en politiek forum en eventueel de bezetting in raadscommissies door burgerraadsleden.

-14-

Als moet worden voorzien in de vacature van een raadslid dat zich heeft afgesplitst, wordt teruggegrepen op de lijst waarop betrokkene oorspronkelijk was gekozen (artikel P 19 van de Kieswet). Vijfde lid De naam van de fractie dient getoetst te worden aan de afwijzingsgronden uit artikel G3, vierde lid, van de Kieswet. Dit is een logische voorwaarde: deze toetsing vindt immers ook plaats wanneer een politieke groepering zich voor het eerst wil laten registreren. Op grond van artikel G3, vierde lid, van de Kieswet wordt de naam van de nieuwe fractie onder meer geweigerd als deze in strijd is met de openbare orde of als deze overeenkomt met of erg lijkt op de naam van een politieke groepering die al geregistreerd is voor de Tweede Kamer- of Statenverkiezingen, én daardoor verwarring te duchten is. Voor het overige is de fractie vrij in het kiezen van een naam.

Artikel 8 Vergaderfrequentie; oproep en agenda In artikel 19, eerste lid, van de wet is bepaald dat de burgemeester de leden van de raad elektronisch uitnodigt voor de vergadering. Het presidium bepaalt hoe de voorlopige agenda er uit ziet. Het eerste lid stelt verplicht dat de voorzitter een vastgesteld aantal dagen vóór een vergadering de leden een schriftelijke oproep stuurt, waarin de vergadering wordt aangekondigd, en de voorlopige agenda met de daarbij behorende stukken. Uiteraard is het mogelijk, indien de raad dit wenst, de oproep en stukken per elektronische weg te versturen. De oproep vermeldt de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering. In het eerste lid gaat het om een voorlopige agenda. In de dagelijkse praktijk van de gemeente zal het niet altijd mogelijk zijn om ruim voor de vergadering een agenda op te stellen, die ook zicht heeft op de actualiteiten. In een dergelijke situatie kan de voorzitter na het verzenden van de schriftelijke oproep zo nodig een aanvullende agenda en stukken rondsturen (tweede lid). Bij de Wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur is de mogelijkheid vervallen om individuele raadsleden te informeren.

Als omtrent informatie van de raad of aan de raad verstrekte informatie op grond van hoofdstuk Va van de wet geheimhouding is opgelegd, blijft deze informatie in afwijking van het eerste en tweede lid onder berusting van de griffier. Raadsleden kunnen deze informatie inzien (derde lid juncto artikel 9, derde lid). Van geheimhouding wordt melding gemaakt op de stukken. Indien de geheimhouding op informatie anders dan in schríftelijke vorm rust, moet de verplichting op een passende wijze kenbaar worden gemaakt (artikel 89, eerste lid, van de wet). Het vierde lid heeft tot doel om de raad een actievere rol te geven in de opstelling van de raadsagenda. Enerzijds kunnen individuele raadsleden via hun fractievoorzitter in het presidium onderwerpen voor de agenda voordragen. Anderzijds kunnen zij echter ook bij aanvang van de raadsvergadering een voorstel doen om onderwerpen aan de agenda toe te voegen of van de agenda af te voeren. Daarmee kan het individuele raadslid in ieder geval op twee momenten invloed uitoefenen op de vaststelling van de agenda. Indien er een voorstel wordt gedaan om de agenda aan te passen, bijvoorbeeld het doorschuiven van een agendapunt naar de volgende raadsvergadering, en de stemmen staken, is artikel 32, vierde lid, van de wet logischerwijs niet van toepassing en geldt artikel 32, vijfde lid, van de wet.

-15-

Artikel 9 Publiceren van stukken Geïnteresseerden moeten de mogelijkheid hebben om stukken in te zien. Daarom worden alle stukken gelijktijdig met het verzenden van de elektronische oproep ter inzage aangeboden (eerste lid). Dit gaat via een digitaal raadsinformatiesysteem of door plaatsing op de gemeentesite. Een stuk is een ‘document’ in de zin van de Wet open overheid (hierna: Woo). Een ‘document’ houdt in: een bij een bestuursorgaan berustend stuk of ander materiaal dat gegevens bevat. Onder documenten vallen niet alleen de door de overheidsorganen gecreëerde stukken of ander materiaal. Ook alle van buiten komende stukken en ander voor overheidsorganen bestemd materiaal zoals agenda’s, verslagen, (concept)adviezen, al dan niet in elektronische vorm, verkrijgen de status van ‘document’ in de zin van de Woo. Bij de wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur is de reikwijdte van de Gemeentewet uitgebreid van ‘stukken’ naar ‘informatie’ (artikel 19, tweede lid, van de wet). Verder hoeft de raad de geheimhouding niet meer te bekrachtigen (artikel 89, vierde lid, van de wet). College, burgemeester en commissies mogen voortaan zelf geheimhouding opleggen (artikel 87 van de wet).

Onder de ‘informatie’ als bedoeld in het derde lid wordt verstaan: informatie van de raad en aan de raad verstrekte informatie, waaronder de zogeheten ‘achterliggende’ stukken waarvan in raadsvoorstellen melding wordt gemaakt (ambtelijke adviezen, toelichtende nota’s, etc.) waarop geheimhouding is gelegd. Indien het gaat om geheime of vertrouwelijke stukken, waarop geheimhouding is gelegd door het bestuursorgaan dat het document aanbiedt aan de raad, dient dit duidelijk op het stuk te zijn aangegeven. Ook kan worden overwogen hiervan geen kopieën te laten maken, omdat het gevaar bestaat dat vaak gekopieerde stukken toch in de openbaarheid komen. Indien de geheimhouding op informatie anders dan in schríftelijke vorm rust, moet de verplichting op een passende wijze kenbaar worden gemaakt (artikel 89, eerste lid, van de wet). De griffier vervult de secretariaatsfunctie ten dienste van de raad. Daarom liggen stukken die betrekking hebben op de agenda en de voorstellen van de raadsvergadering en die geheim moeten blijven, onder berusting van de griffier. Artikel 10 Openbare kennisgeving Eerste lid – Met dit artikel wordt invulling gegeven aan het voorschrift van artikel 19, tweede lid, van de wet. In artikel 10 wordt vastgelegd op welke wijze raadsvergaderingen worden aangekondigd.

Tweede lid – Indien de kennisgeving uitsluitend elektronisch plaatsvindt, dient er een grondslag in een verordening te zijn. In het tweede lid wordt deze grondslag gecreëerd om ook in spoedeisende gevallen een openbare kennisgeving uit te kunnen doen gaan. Artikel 11 Presentielijst, opening vergadering, quorum, zitplaatsen Eerste en tweede lid De verplichting tot het hebben van een presentielijst vloeit voort uit artikel 20 van de wet. In dit artikel wordt de procedure vastgelegd. De handtekeningen op de presentielijst zijn bedoeld om formeel vast te stellen dat het vergaderquorum bereikt is. De lijst kan niet dienen om het stemquorum vast te stellen; daarvoor geldt artikel 29 van de wet. De griffier geeft de ambtelijke ondersteuning die de raad nodig heeft. Daarom zorgt hij voor het bijhouden van de presentielijst en stelt hij deze samen met de voorzitter vast en ondertekent deze

-16-

(tweede lid). Deze ondertekening dient te waarborgen dat de lijst volledig is en het quorum aanwezig was. Artikel 12 Beraadslaging, schorsing, volgorde sprekers, spreektermijnen, spreektijd Indien de raad van mening is dat na de tweede termijn verdere beraadslaging nodig is, kan hij daartoe uitdrukkelijk besluiten (eerste lid). Het tweede lid benadrukt dat de voorzitter elke spreektermijn afsluit. Dit behoeft overigens niets te veranderen aan de praktijk dat een portefeuillehouder antwoordt na de inbreng van de raadsleden in de eerste en tweede termijn. Het stellen van vragen dient ook als een spreektermijn beschouwd te worden. Een verzoek van een raadslid na afloop van de tweede termijn om nog een korte reactie te geven, dient de voorzitter niet te honoreren. De beraadslaging over een motie vindt niet plaats in afzonderlijke termijnen, maar gelijktijdig met de beraadslaging over het betreffende, aan de orde zijnde onderwerp (artikel 29 van de wet). Artikel 13 Deelname aan de beraadslaging door anderen Deze bepaling is noodzakelijk in verband met de in artikel 22 van de wet geregelde immuniteit. Het is uiteraard ook mogelijk dat de raad bepaalt dat een bepaalde functionaris in bepaalde gevallen altijd aan de beraadslaging mag deelnemen. De raad kan op grond van artikel 4, derde lid, bepalen dat de griffier deelneemt aan de beraadslagingen.

De burgemeester en de wethouder(s) hebben het recht (het woord te voeren en) deel te nemen aan de beraadslagingen op grond van artikel 21, eerste en tweede lid, van de wet. Artikel 14 Voorstellen van orde De voorzitter legt ter beslissing aan de raad voor of er inderdaad sprake is van een voorstel van orde. Over een voorstel van orde wordt direct, zonder beraadslaging, besloten door de raad. Bij staken van stemmen is het voorstel niet aangenomen (omdat het ordevoorstel betrekking heeft op de lopende vergadering is artikel 32, vierde lid, van de wet hierop logischerwijs niet van toepassing). Een voorstel van orde betreft bijvoorbeeld het schorsen van de vergadering voor een pauze. Indien het gaat om een niet geagendeerd voorstel, dient de procedure van een initiatiefvoorstel gevolgd te worden (artikel 30 van de wet). Artikel 15 Stemverklaring Stemverklaringen zullen kort moeten zijn en mogen niet het karakter krijgen van een derde termijn, als laatste reactie op de vorige spreker. De stemverklaringen worden gegeven vóór de hoofdelijke oproep van de leden dat de stemming begint. Artikel 16 Beslissing Eerste lid De voorzitter kan de beraadslaging sluiten als hij vaststelt dat een onderwerp voldoende is toegelicht, tenzij de raad anders beslist. De voorzitter formuleert daarna de te nemen eindbeslissing.

Indien geen stemming wordt gevraagd, is het voorstel aangenomen op grond artikel 32, derde lid van de wet. Artikel 17 Stemming; procedure hoofdelijke stemming Eerste lid Indien een raadslid te kennen geeft een hoofdelijke stemming te wensen, moet de stemming plaatsvinden. De raad heeft niet de bevoegdheid om van deze bepaling van artikel 32 van de wet af te wijken. Vraagt niemand stemming, dan wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen (tweede lid). Wellicht ten overvloede wordt hierbij nog gewezen op artikel 209, tweede lid, van de wet, dat tot -17-

hoofdelijke stemming verplicht bij het aangaan van een verplichting voordat de begroting is goedgekeurd. De regeling in het eerste deel van het tweede lid kan toepassing krijgen, indien de uitkomst van de stemming tevoren duidelijk is en slechts enkele raadsleden zouden tegenstemmen. Een raadslid kan zich alléén onthouden van deelname aan stemming op grond van artikel 28 van de wet. In alle andere gevallen is een raadslid verplicht om stelling te nemen en te stemmen. Stemmingen zijn in principe ook openbaar. Een volksvertegenwoordiger dient duidelijk te zijn in zijn of haar rol. Door de openbaarheid is het voor de achterban (kiezers) duidelijk hoe ze vertegenwoordigd worden. In de Winsumuitspraak (ABRvS, 7 augustus 2002, uitspraak 200200897/1) is het hoger beroep op artikel 28 van de wet afgewezen, maar heeft de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State (hierna: Afdeling) wel geconcludeerd dat het genomen besluit in strijd is met artikel 2:4 van de Awb omdat de schijn van belangenverstrengeling onvoldoende was vermeden. Naar aanleiding van deze uitspraak zijn er vragen gerezen over de mogelijke gevolgen voor stemprocedures en de verantwoordelijkheden in gemeenteraden. In deze uitspraak geeft de Afdeling het rechtsbeginsel neergelegd in artikel 2:4 van de Awb voorrang boven hetgeen in artikel 28 van de wet is bepaald.

Over de mogelijke gevolgen van de uitspraak adviseerde de toenmalige minister van BZK het volgende:  "de beslissing over stemonthouding dient voorbehouden te blijven aan het individuele raadslid; bij stemming heeft de raad geen optie dan te waarschuwen dat het te nemen besluit wel eens aanvechtbaar zou kunnen zijn in een bezwaarschriftprocedure of bij de bestuursrechter of in het kader van een spontane vernietiging door de Kroon (artikel 268 van de Gemeentewet); de raad kan in dergelijke gevallen een belangrijke rol spelen door in algemene zin te bespreken, individuele raadsleden door hun handelen de schijn van belangenverstrengeling kunnen wekken en hoe dat voorkomen kan worden (en dit bijvoorbeeld opnemen in de gedragscode); uiteraard is de gedragscode in juridische zin niet bindend, dit is tevens niet wenselijk." Er is echter inmiddels vervolgjurisprudentie beschikbaar:  In ABRvS 30 juni 2010, LJN BM9710, AB 2010/310 oordeelde de Afdeling dat in het midden kon blijven of twee raadsleden een persoonlijk belang hadden bij de vaststelling van een bestemmingsplan, omdat het bestemmingsplan met de grootst mogelijke meerderheid door de raad was vastgesteld.

Zelfs indien zou worden vastgesteld dat de twee raadsleden een persoonlijk belang hadden bij de planvaststelling, hebben zij geen beslissende stem in de uitkomst gehad;  In ABRvS 22 juni 2011, LJN BQ8863, AB 2011/261 overwoog de Afdeling dat een raadslid dat woonde en werkte op een bedrijventerrein een persoonlijk belang had bij de vaststelling van een bestemmingsplan voor dat bedrijventerrein. De Afdeling oordeelde dat in strijd was gehandeld met artikel 2:4 van de Awb omdat naar derden de schijn is gewekt dat het persoonlijke belang van invloed is geweest op de besluitvorming. Daarbij speelde een rol dat het raadslid tijdens de vergadering van de raad veelvuldig het woord heeft gevoerd en namens zijn fractie een aantal amendementen heeft ingediend en voorgelezen die in feite tot gevolg hebben dat een gunstiger woon- en leefklimaat ontstaat ter hoogte van gronden van het betreffende raadslid. De Afdeling achtte niet van belang of het raadslid daadwerkelijk het oogmerk had te bewerkstelligen een plan ten gunste van zijn leefklimaat vast te stellen. Ook indien van de goede trouw van het raadslid kan worden uitgegaan, kan de schijn van belangenverstrengeling zijn gewekt. Ook het gegeven dat het raadslid niet bij alle amendementen een doorslaggevende stem heeft gehad leidt niet een ander

-18-

oordeel, omdat gelet op het feit dat het raadslid veelvuldig het woord heeft gevoerd niet kan worden gesteld dat niet de schijn is gewekt dat hij invloed heeft gehad op de besluitvorming;  In ABRvS 6 februari 2013, LJN BZ0796 preciseert de Afdeling haar hiervoor vermelde uitspraak van 22 juni 2011. In de zaak die tot de uitspraak van 6 februari 2013 heeft geleid ging het om een besluit van een gemeenteraad om een bestemmingsplan niet vast te stellen. Dat besluit was genomen met de kleinst mogelijke meerderheid, waarbij een raadslid die mogelijk belanghebbende in de zin van artikel 1:2 van de Awb was, tegen de vaststelling van het plan had gestemd. De Afdeling overwoog dat, in aanmerking genomen dat het hier gaat om besluitvorming door de gemeenteraad die een belangenafweging vergt waarbij politieke inzichten een belangrijke rol spelen, het in de rede ligt voor de invulling van het begrip ‘persoonlijk belang’ in artikel 2:4, tweede lid, van de Awb aansluiting te zoeken bij artikel 28, eerste lid, onder a, van de wet. Deze bepaling dient strikt te worden uitgelegd, nu daarbij het fundamentele recht van een raadslid om deel te nemen aan een stemming wordt ingeperkt.

Uit artikel 2:4 van de Awb volgt dus — en de Afdeling preciseert hiermee haar (hiervoor vermelde) uitspraak van 22 juni 2011 — in het algemeen niet dat een persoon die deel uitmaakt van een democratisch gekozen bestuursorgaan zoals de gemeenteraad en die bij een besluit belanghebbende is als bedoeld in artikel 1:2, eerste lid, van de Awb, zich zou moeten onthouden van deelname aan de besluitvorming. Dit zou afbreuk doen aan de taak en de fundamentele rechten van een gekozen volksvertegenwoordiger en daarmee aan het democratisch proces. De Afdeling heeft in haar uitspraak van 6 februari 2013 in aanvulling op het voorgaande overwogen dat er zich evenwel bijkomende omstandigheden kunnen voordoen die maken dat de behartiging van het persoonlijk belang van een raadslid zodanig aan de orde is bij het onderwerp van de besluitvorming dat hij daaraan niet behoort deel te nemen. Weliswaar kan de gemeenteraad niet verhinderen dat een lid deelneemt aan de besluitvorming en aan stemmingen, maar deelname van een lid kan er bij aanwezigheid van zo’n persoonlijk belang wel toe leiden dat de bestuursrechter tot het oordeel moet komen dat het desbetreffende besluit is genomen in strijd met artikel 2:4 van de Awb.