09 Planning & Control-cyclus - raadsvoostel en -besluit

Bijlagen 2021 30 november 2021 Nr. 43/5 Reg.nr. INTB-21-05268 Bijlagen: 3

Agendapunt: 9

Voorstel tot vaststellen van voorgestelde aanpassingen van de Planning & Control-cyclus van de gemeente Oldenzaal met ingang van verslaggevingsjaar 2022.

Aan de gemeenteraad

Iedere gemeente heeft een eigen unieke P&C-cyclus die aansluit bij de behoeften van de individuele gemeente en gemeenteraad. De wet (gemeentewet) schrijft slechts voor dat een gemeente een begroting en een jaarrekening dient op te stellen. Alle overige documenten in de P&C cyclus zijn facultatief. Via de bijgevoegde ‘Raadsmemo P&C-cyclus’ (INT-21-02387) is de gemeenteraad reeds geïnformeerd over de mogelijkheden van een nieuwe P&C-cyclus. De voorstellen uit deze memo willen we gaan implementeren met ingang van het verslaggevingsjaar 2022. De huidige cyclus bestaat uit 8 P&C-documenten. Hierdoor zijn budgetten weliswaar snel ‘up-to-date’, maar de cyclus leidt ook tot een volle bestuurlijke agenda, overlap van processen en vraagt veel ambtelijke capaciteit. Om een efficiënter proces vorm te geven wordt voorgesteld om in de nieuwe opzet de P&C-cyclus van de gemeente Oldenzaal te laten bestaan uit vijf documenten (in plaats van de acht nu). Naast de begroting en jaarrekening wordt de cyclus gecompleteerd door een kadernota en een voor- en najaarsnota. In de kadernota worden, zoals u van ons gewend bent, de kaders geschetst voor de komende begroting. In de voor- en najaarsnota wordt gerapporteerd over zowel financiële als beleidsontwikkelingen gedurende het lopende jaar.

Ten opzichte van de huidige cyclus komen de 1e financiële bijstelling en decembernota te vervallen en wordt de huidige separate beleidsrapportage geïncorporeerd in de voor- en najaarsnota. Het format voor de Voorjaarsnota 2022 is opgenomen als bijlage. In de nieuwe cyclus verdwijnt de ‘oude’ systematiek van budgetoverheveling via de decembernota. In de borging hiervan wordt alternatief voorzien door separate besluitvorming en verantwoording bij de jaarrekening. Dit zal nader worden uitgewerkt in de uit te voeren ‘Quick scan’ op onze financiële spelregels en documenten die in 2022 zijn beslag krijgt en onderdeel uitmaakt van het traject van verdere digitalisering van de P&C-cyclus. De uitkomsten van de ‘Quick scan’ worden gebruikt om de financiële basis waar nodig te verbeteren, en een duidelijk uitgangspunt te creëren voor verdere digitalisering van de cyclus. Uw raad zal te zijner tijd over de uitkomsten hiervan worden geïnformeerd. Om de 5 documenten uit de nieuwe P&C-cyclus zo optimaal te laten aansluiten bij Rijkscirculaires en interne rapportages is onderstaande, en ook als bijlage toegevoegde, planning opgesteld. Met de ‘Planning P&C-cyclus 2022 op hoofdlijnen’ lopen interne rapportages (Sociaal Domein) zoveel mogelijk synchroon mee in de cyclus zodat wordt gerealiseerd dat de (kwartaal) rapportages tijdig hun ‘weg vinden’ in respectievelijk voor- en najaarsnota.

Onderwerp Kadernota 2023 Voorjaarsnota 2022 Jaarrekening 2021 Begroting 2023 Najaarsnota 2022

CMT 18-5-2022 18-5-2022 25-5-2022 28-9-2022 2-11-2022

College 24-5-2022 24-5-2022 31-5-2022 11-10-2022 8-11-2022

Politiek Forum 7-6-2022 7-6-2022 13-6-2022 31-10-2022 21-11-2022

Raad 20-6-2022 20-6-2022 4-7-2022 7-11-2022 28-11-2022

Toelichting: Kadernota en Voorjaarsnota worden separaat vastgesteld in dezelfde Raadsvergadering. Najaarsnota en begroting worden separaat vastgesteld in verschillende raadsvergaderingen. De meicirculaire (verwachte publicatiedatum 31 mei) en septembercirculaire (verwachte publicatiedatum 20 september) worden financieel verwerkt in de najaarsnota. De 1e kwartaalrapportage Sociaal Domein wordt financieel verwerkt in de Voorjaarsnota. De 2e en 3e kwartaalrapportage Sociaal Domein kunnen worden meegenomen in de Najaarsnota. In de bijgevoegde ‘Raadsmemo P&C-cyclus’ worden zowel de huidige als de voorgestelde nieuwe P&C-cyclus gedetailleerd beschreven en toegelicht. Onderstaand een samenvatting en toelichting op de hoofdlijnen hieruit: Huidige situatie

Programma-begroting 2021 (najaar 2020)

Kadernota 2021 (voorjaar 2020)

Financiële bijstelling 1 (februari 2021)

Financiële bijstelling 2 (juni 2021)

Beleidsrapportage (september 2021)

Financiële bijstelling 3 (najaar 2021)

Decembernota 2021 (december 2021)

Jaarstukken 2021 (zomer 2022)

Uit bovenstaand schema blijkt dat de P&C-cyclus van de gemeente Oldenzaal uit acht documenten bestaat die elkaar (deels) ook overlappen. Er wordt in het jaar voorafgaand van de begroting (t) een kadernota (t-1) opgesteld. Hierin worden de kaders en veranderingen ten opzichte van de vorige begroting (t-1) voorgesteld door het college aan de raad. Dit betreft de vooruitblik. Nadat de raad de kadernota heeft vastgesteld, wordt aan de hand hiervan de begroting (t) opgesteld. Bij voorkeur is dit enkel een ‘administratieve handeling’ aangezien alle politiek gevoelige onderwerpen al bij de kadernota zijn behandeld. De praktijk leert echter dat er tussen het opmaken van de kadernota en de programmabegroting altijd nog ontwikkelingen zijn die meegenomen moeten worden in de programmabegroting. Het college legt de begroting voor aan uw raad en deze stelt de begroting vast. Bij zowel de kadernota (t-1) als de begroting (t) wordt er vooruitgekeken naar het komende jaar. Na het vaststellen van de begroting wordt de raad geïnformeerd over de gang van zaken in drie financiële bijstellingen, een beleidsrapportage en de decembernota (t). In de financiële bijstellingen worden alle financiële ontwikkelingen (bijv. a.g.v. college- en raadsbesluiten) opgenomen en (nogmaals) door de raad vastgesteld.

De beleidsrapportage beslaat de periode van de eerste 6 maanden van het jaar en bevat inhoudelijk een integrale verantwoording op programmaniveau, de belangrijkste 2

bestuurlijke prioriteiten, grootste risico’s en belangrijke ontwikkelingen in de gemeente op het gebied van de bedrijfsvoering.

De decembernota is het voorlaatste product uit de P&C-cyclus. In deze nota zijn de laatste noodzakelijke bijstellingen van de begroting opgenomen en worden overheveling van incidentele budgetten uit het lopende jaar (t) naar het volgende boekjaar (t+1) voorgesteld. Daarnaast zijn de herzieningen van de grondexploitaties hier in opgenomen. Na afloop van het jaar wordt de jaarrekening opgesteld. Hierbij wordt er verantwoording afgelegd door het college over het gevoerde beleid van het afgelopen jaar. De jaarrekening wordt opgemaakt volgens hetzelfde stramien als de begroting, zodat het inzichtelijk is voor de raad op welke wijze het college invulling heeft gegeven aan de begroting. Na het vaststellen van de jaarrekening komt de P&C cyclus voor het betreffende jaar ten einde. Nieuwe situatie Het voorstel voor de nieuwe P&C-cyclus is als volgt:

Programma-begroting (najaar t-1) Kadernota (voorjaar t-1)

Voorjaarsnota (juni t)

Najaarsnota (september t)

Jaarstukken (zomer t+1)

In de nieuwe opzet bestaat de P&C-cyclus van de gemeente Oldenzaal uit vijf documenten (in plaats van de acht nu). Hiermee wordt de druk op de bestuurlijke agenda verminderd, is er minder overlap in processen in de P&C-cyclus en, misschien wel het belangrijkste, er vindt een duidelijke en integrale afweging plaats op (nieuw) beleid bij de behandeling van de kadernota. In tijden waarin financiën van gemeenten onder druk staan is het integraal afwegen van (nieuw) beleid tijdens de kadernota een middel om beter zicht te hebben op de financiële stand van zaken op het moment dat er keuzes gemaakt worden. De opzet van de Voorjaars- en Najaarsnota is nieuw ten opzichte van de oude cyclus: de huidige 1e financiële bijstelling en decembernota komen te vervallen en de huidige separate beleidsrapportage wordt geïncorporeerd in de voor- en najaarsnota. In het bijgevoegde format ‘Voorjaarsnota 2022 definitief’ wordt de rapportagevorm gepresenteerd.

3

Om de voordelen van de huidige cyclus te behouden wordt ook een andere wijze voor administratieve en begrotingswijzigingen gehanteerd, zodat de administratie up-to-date blijft. De regeling budgetbeheer wordt hierop aangepast en zal meegenomen worden in het traject van digitalisering van de P&Ccyclus. Uiteraard zal uw Raad hier te zijner tijd over worden geïnformeerd en om instemming worden gevraagd. In de vergadering van de auditcommissie van 14 december 2021 is besloten uw raad te adviseren tot behandeling en besluitvorming over te gaan. Oldenzaal, 15 december 2021 Het college van burgemeester en wethouders, de secretaris,

de burgemeester,

J.H. Dijkstra

P.G. Welman

Bijlagen  Raadsmemo P&C-cyclus (INT-21-02387)  Format Voorjaarsnota 2022 definitief



Planning P&C-cyclus 2022 op hoofdlijnen

4

Nr. 1155

De raad van de gemeente Oldenzaal;

gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 30 november 2021, nr.43/5, reg.nr. INTB-21-05268; gelet op artikel 212 van de Gemeentewet

besluit:

1. vaststellen van voorgestelde aanpassingen van de Planning & Control-cyclus van de gemeente Oldenzaal met ingang van verslaggevingsjaar 2022; 2. kennis te nemen van de bijgevoegde ‘Planning P&C-cyclus 2022 op hoofdlijnen’ en het format ‘Voorjaarsnota 2022 definitief’.

Vastgesteld in de openbare vergadering van 20 december 2021 de griffier,

de voorzitter,

J.H. Brokers

P.G. Welman