09 Jaarstukken 2023 - Raadsvoorstel en -besluit

Bijlagen 2024 3 september 2024 Nr. 29/9 Reg.nr. INTB-24-06527 Bijlagen: 4

Agendapunt: 9

Voorstel tot het niet behandelen van raadsvoorstel INTB24-06442 en het vaststellen van de gewijzigde Jaarstukken 2023 met de gewijzigde rapportage Grondexploitatie 2023

Aan de gemeenteraad

Hierbij bieden wij uw raad de gewijzigde jaarstukken 2023 aan en leggen wij financieel en inhoudelijk verantwoording af over het jaar 2023. In 2023 hebben wij behoedzame financiële keuzes gemaakt en zijn wij terughoudend om gegaan met nieuwe plannen. We hebben aan de Toekomstvisie van Oldenzaal gewerkt, samenwerking en verbinding in de lokale opgaven versterkt, woonprojecten afgerond en gestart, meer bezoekers in de binnenstad gezien, maatschappelijk – culturele activiteiten toegankelijk gemaakt voor een breed publiek en geïnvesteerd in diverse sport en onderwijslocaties. We hebben over 2023 een positief financieel resultaat van € 5.019.000 behaald. Dit bedrag is een welkome toevoeging aan de reserves om toekomstige onzekerheden het hoofd te kunnen bieden. Het resultaat 2023 is rond € 3,2 mln. hoger dan wij bij de Najaarsnota 2023 hebben aangeven. In de Najaarsnota 2023 is geanticipeerd op het rekeningresultaat door financiële verwerking van de actualisatie sociaal domein en een realistische planning van de investeringen. Bij de Najaarsnota 2023 zagen we een aantal financiële meevallers al wel aankomen maar konden deze nog niet concreet becijferen. Deze PM-posten zijn nu in het rekeningresultaat meegenomen. Daarnaast komen incidentele middelen vanuit het Rijk vaak laat beschikbaar (decembercirculaire) waardoor we deze niet meer in het lopende jaar kunnen besteden.

Op grond van artikel 200 van de Gemeentewet moeten de door uw raad vastgestelde jaarstukken uiterlijk 15 juli 2024 worden aangeboden aan de provincie. Dat is dit jaar niet gelukt. Door diverse oorzaken (doordat er geen inschrijving was op aanbestedingsprocedure voor accountantsdiensten hebben wij op basis van de oorspronkelijke voorwaarden die gesteld zijn in de aanbesteding een accountant aan kunnen stellen en is met deze accountant afgesproken dat Oldenzaal als laatste gemeente in de planning werd opgenomen; een eerste jaar met nieuwe accountant vraagt een meer diepgaande controle; nieuwe wet en regelgeving rechtmatigheidsverklaring; uitbreiding van te controleren SiSa regelingen; toegenomen werkdruk bij team Financiën) heeft de controle door de accountant van de jaarstukken 2023 vertraging opgelopen. Dit resulteert in een verlate behandeling van de jaarstukken 2023 in de raad. Van zowel de provincie als het ministerie van BZK hebben wij uitstel gekregen voor aanlevering van de jaarverantwoording 2023 tot 1 oktober 2024. Voor de zomervakantie hebben wij de concept-jaarstukken 2023 aan uw raad aangeboden. Inmiddels heeft de accountant de controle van de jaarstukken 2023 afgerond en de bevindingen in een accountantsverslag aan uw raad aangeboden. Deze controle heeft geresulteerd in een aantal wijzigingen in de concept-jaarstukken 2023.

De accountant heeft ons inmiddels medegedeeld dat hij voornemens is een goedkeurende accountantsverklaring af te geven bij de bijgaande, gewijzigde jaarstukken 2023 en het jaarverslag grondexploitaties 2023.

1. Bestemming resultaat jaarrekening 2023 De bestendige gedragslijn is dat een positief jaarrekeningresultaat wordt toegevoegd aan de Algemene reserve. Wij stellen uw raad voor om het resultaat van € 5.019.000 als volgt te bestemmen: A. Grondexploitatie € 824.000.000: Resultaatbestemming (her)ontwikkeling en herstructurering tot woningbouwlocaties Met woningbouwversnelling als speerpunt en de ambities uit het raadsprogramma zetten we in op een (t)huis voor iedereen en het vergroten van de aantrekkelijkheid van Oldenzaal door stedelijke (her)ontwikkeling. De gemeente startte een aantal binnenstedelijke herontwikkelingslocaties op (denk daarbij aan de Reigerstraat, J.W.F. van Hartenstraat en J.H. Molkenboerstraat) en vestigde een voorkeursrecht op het bedrijventerrein en de omgeving grenzend aan Zuid Berghuizen, gelegen tussen de Lossersestraat, Oude Lossersestraat en Enschedesestraat. Dit soort locaties zijn in principe verliesgevend. Ambities zoals sociale woningbouw maken dat tekorten verder oplopen. De ontwikkeling van dit soort verliesgevende grondexploitaties mag worden opgepakt wanneer tekorten zijn afgedekt. Vaak is inzet van provinciale of rijkssubsidies mogelijk maar moet daar ook een gemeentelijke bijdrage tegenover staan.

Om die reden wordt voorgesteld het resultaat van het grondbedrijf te bestemmen voor (Her)ontwikkeling en herstructurering tot woningbouw en de gelden te reserveren binnen de strategische reserve van het grondbedrijf. Deze reserve kan de raad aanwenden wanneer verliesgevende grondexploitaties worden geopend dan wel wanneer besloten wordt over te gaan tot verwerving van een herontwikkelings- of herstructureringslocatie voor woningbouw voor het afdekken van het verschil tussen aankoop en waarde huidige functie (bestemming). B. Opvang Oekraïners De ontvangen rijksmiddelen zijn in 2023 niet volledig besteed. Wij stellen uw raad voor om de niet bestede middelen 2023 ad € 444.000 in de daarvoor bestemde reserve te storten en vragen uw raad daarbij tevens om de reserve opvang Oekraïners qua bestemming te verbreden naar reserve opvang vluchtelingen. C. Vrijval Regeling reductie energiegebruik woningen Van het Rijk hebben we een specifieke uitkering ontvangen voor de regeling reductie energiegebruik woningen. De in 2023 niet bestede middelen van € 416.000 hoeven we niet terug te betalen en kunnen vrijvallen in het resultaat. Voorgesteld wordt dit voordeel te storten in de reserve duurzaamheid. Wij stellen uw raad voor het restant ad € 3.751.000 toe te voegen aan de Algemene reserve.

2. Verslag controle jaarstukken accountant 2023 Met ingang van boekjaar 2023 wordt de jaarlijkse accountantscontrole in opdracht van de raad uitgevoerd door Baker Tilly. Onderdeel van de jaarlijkse werkzaamheden is de controle van de jaarstukken die ultimo boekjaar plaatsvindt. Wij hebben het definitieve verslag van de accountant eind augustus ontvangen. Het accountantsverslag is gericht aan uw raad.

2

Het accountantsverslag bestaat uit de volgende onderdelen: a. Bestuurlijke samenvatting en opdracht, scope en uitkomsten De accountant is voornemens bij de jaarrekening 2023 een goedkeurende verklaring te verstrekken voor de getrouwheid van de jaarrekening. Conclusie is dat de financiële positie van de gemeente Oldenzaal goed is en dat bij de controle van de jaarstukken controleverschillen zijn geconstateerd die in de definitieve versie van de jaarstukken zijn gecorrigeerd. Tevens constateert de accountant (wederom) dat het aantonen van de geleverde zorgprestaties binnen de WMO en Jeugdwet lastig is en ook in 2023 weer in een substantiële financiële onzekerheid heeft geresulteerd. b. Belangrijkste bevindingen Rechtmatigheid Gemeente Oldenzaal heeft er voor gekozen de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening en de toelichting hierop in de paragraaf bedrijfsvoering onderdeel te laten zijn van het jaarverslag, ondanks dat dit conform de BBV in formele zin nog niet verplicht is. Op deze wijze heeft de gemeente Oldenzaal invulling gegeven aan de aanbeveling van het Rijk om de verantwoording op te nemen, zoals de wetgever had beoogd. De accountant concludeert dat ook de rechtmatigheidsverantwoording een getrouw beeld geeft. Aandachtspunt blijft hier het correct volgen van de regelgeving voor Europese aanbestedingen.

Grondexploitaties Geen bijzonderheden, anders dan de conclusie van de accountant dat het gehanteerde percentage voor kostenstijgingen aan de voorzichtige kant is. Sociaal domein Voor de uitvoering van de WMO en de Jeugdwet is in 2023 een bedrag van rond € 1,6 miljoen. uitgegeven zonder dat daarvan is vastgesteld dat de zorgprestatie daadwerkelijk is geleverd. De gemeente is voor de controle op de geleverde prestaties afhankelijk van de inspanning die de zorgaanbieders hiervoor doen en heeft hier niet/nauwelijks grip op omdat de geleverde zorgprestaties worden geadministreerd door de zorgaanbieders. Het genoemde bedrag maakt deel uit van het totale bedrag dat in 2023 als financieel onzeker kwalificeert. Het totale bedrag aan financieel onzeker blijft in 2023 (ruim) binnen de goedkeuringstolerantie. Overige bevindingen In de onderstaande tabel zijn de overige bevindingen van de accountant kort weergegeven. In de linker kolom zijn de opmerkingen op onderdeel van de financiële administratie gegroepeerd. In de rechter kolom is kort het verbeterpunt vermeld. Verbeterpunt Activering van uitgaven (MVA en IMVA) Carnavalshallen: inhoudelijke kwaliteit en proces van besluitvorming verdienen aandacht.

Geactiveerde voorbereidingskosten moeten bij aanvang bouw van immateriële vaste activa naar materiële vaste activa Ten onrechte activeren subsidie Ten onrechte activeren kosten abonnement Activeren bedragen < € 20.000

Bijdrage aan activa in eigendom derden Vondersweide en de Zevenster Subsidie Michgoriushuis SAAS-applicatie Niet naleven activeringsbeleid

3

Aandelen Cogas NV hadden exclusief de dotatie in de Algemene reserve Cogas NV geactiveerd moeten worden Verantwoord in 2024; had in 2023 gemoeten Een aantal lasten is verantwoord in de (exploitatie) jaarrekening, maar had geactiveerd moeten worden

Kapitaalverstrekkingen Startersleningen en stimuleringslening Boekingsgangen

Bank Er is niet sluitend bewezen dat betalingen aan rechtmatige crediteuren hebben plaatsgevonden. Er zijn ook geen onrechtmatigheden geconstateerd.

Uitgaande betaalstroom

Reserves Uit de balans blijkt niet dat sprake is van een beklemming van middelen: voor welke bedrag is reeds sprake is van verstrekte leningen en welk bedrag aan liquide middelen is dan nog vrij aanwendbaar? Het deel van het bedrag van de leningen dat nog niet is uitgegeven zou (bij resultaatbestemming 2023) in een bestemmingsreserve moeten/kunnen worden gestort. Discussie met accountant over effect van verwerking van reservemutaties op berekening omvangbasis goedkeuringstoleranties. Het BBV schrijft voor dat alle reservemutaties over de exploitatiebegroting/-rekening moeten lopen. Meer mutaties resulteren daarmee in een hogere omvangbasis voor de berekening van de goedkeuringstoleranties. De accountant stelt zich op het standpunt dat reservemutaties die niet voortvloeien uit bedrijfsactiviteiten daarom niet over de exploitatiebegroting/-rekening mogen lopen.

Energieleningen

Overhevelingen tussen reserves

Voorzieningen Oninbare belastingdebiteuren Egalisatievoorziening gebouwenbeheersplan Door derden beklemde middelen voorzieningen rioolbeheersplan en afvalstoffenheffing ()

Hadden moeten worden afgeboekt Geen actuele jaarschijf 2023 Onjuiste berekening btw component in tarieven rioolrecht en reinigingsrecht Faciliterend grondbeleid / anterieure overeenkomsten: bijdragen derden hadden nog volgens de oude notitie commissie BBV moeten worden verantwoord onder overlopende passiva. Bijdragen derden zijn verantwoord volgens nieuwe notitie commissie BBV: onder voorzieningen.

Door derden beklemde middelen voorziening particuliere exploitatie diverse projecten

Overlopende passiva

4

Diverse opmerkingen over de administratieve verwerking van de geldstromen tussen gemeente en Rijk: verwerken onder vorderingen op openbare lichamen of onder de overlopende activa of onder de overlopende passiva of onder de overige schulden Opgenomen onder overige schulden in plaats van onder de overlopende passiva Verplichting had al in 2022 moeten vrijvallen Inschattingsafwijking omdat de jaarcijfers 2023 SWO nog niet beschikbaar waren Ten onrechte opgenomen verplichting Het gaat hier om facturen die nog ten laste van 2023 hadden moeten worden geboekt, maar in 2024 zijn verantwoord en vice versa.

SiSa

RMC middelen HAR regeling SWO Premie reparatie WW Onjuiste afgrenzing 2023/2024 bij inkoopfacturen leidt tot onvolledige verantwoording van vorderingen en verplichtingen

Opvallend is dat de verbeterpunten vooral te maken hebben met de kwaliteit van het balansdossier. De kwaliteit van het balansdossier is het resultaat van het proces van de jaarafsluiting. Dat proces moeten we de komende maanden verder verbeteren. De account gaat hier in het accountantsverslag kort op in: ‘Daarnaast is het niveau van aanlevering (deels) van onvoldoende niveau. Dit nadrukkelijk in vergelijking met andere gemeenten die wij controleren met een vergelijkbare omvang.’ Inmiddels is een extern bureau ingeschakeld om ons te helpen om het controledossier te verbeteren. In de definitieve jaarstukken hebben de in de tabel vermelde punten in vrijwel alle gevallen geresulteerd in een aanpassing. Jaarverslag De accountant constateert dat het jaarverslag voldoet aan de eisen die wet- en regelgeving daaraan stellen. Geadviseerd wordt om voor gevoelige gegevens (o.a. privacy) een separate paragraaf ‘Openbaarheid’ aan het jaarverslag toe te voegen en dit onderwerp uit de paragraaf ‘Bedrijfsvoering’ te halen. SiSa-bijlage en WNT De accountant constateert dat de gemeente binnen de goedkeuringstolerantie en de WNT norm blijft. Financiële positie De accountant concludeert dat de kengetallen over de financiële positie van de gemeente Oldenzaal beter zijn dan het landelijk gemiddelde en het Overijsselse gemiddelde.

Bevindingen interne beheersing De accountant heeft geen bevindingen gedaan van corruptie en/of omkoping. Overige onderwerpen In dit deel gaat de accountant in op een aantal actualiteiten. Wij volgen deze en zullen hier inhoud aan geven in de jaarrekening.

5

3. Reactie college op accountantsverslag 2023 Met ingang van 2023 heeft Oldenzaal een nieuwe accountant voor de controle van de jaarstukken. In een eerstejaarscontrole is het altijd zoeken naar een nieuwe balans tussen accountant en gemeente. De nieuwe accountant legt de lat duidelijk hoger dan de voorgaande accountant. Zo hebben wij de boekwaarde van de aandelen Cogas NV 36 jaar na dato (geactiveerd in 1987!) in 2023 moeten aanpassen. Daarnaast hebben wij ook inhoudelijk discussies gehad met de accountant (bijvoorbeeld over de administratieve verwerking van de financiële gevolgen van anterieure overeenkomsten voor het faciliterend grondbeleid) die veel tijd en energie hebben gekost. Eens te meer is gebleken dat wat de ene accountant accepteert voor de andere accountant onacceptabel kan zijn. Een nieuwe accountant betekent ook dat wat in het verleden nog voldoende was dat nu niet meer is. Dit zet druk op de relatie tussen de betrokken medewerkers en de accountant maar ook op de werkdruk bij onze medewerkers. Tegelijkertijd legt het proces en de (relatief grote) hoeveelheid correcties bloot dat de kwaliteit aan de kant van de gemeente op onderdelen onvoldoende is geweest. De accountantscontrole van de jaarstukken 2023 heeft meer tijd gevergd dan wij voorshands hadden voorzien.

Tezamen met het effect van de moeizame aanbesteding van accountantsdiensten in 2023 (onze gemeente was als laatste klant van Baker Tilly aan de beurt bij de controle) heeft dit geresulteerd in vertraging bij de oplevering van de jaarstukken 2023, de verkrijging van de accountantsverklaring daarbij, de aanlevering van de verantwoordingsinformatie aan ministerie Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en de aanbieding van de jaarstukken 2023 aan de Provincie. De samenwerking met de accountant heeft ons ook met de neus op de feiten gedrukt. Door de grondige controle van de accountant zijn diverse fouten aan het licht gekomen en hebben wij een lijst met aandachtspunten voor de controle van de jaarstukken 2024 verkregen. Naar onze mening is er geen reden tot bezorgdheid, mede omdat de gemeente stappen onderneemt om verbeteringen door te voeren. Wij zijn ons ervan bewust dat er nog werk aan de winkel is om de kwaliteit te verbeteren. Daarom hebben wij de nodige maatregelen getroffen en verschillende acties in gang gezet. Dit was al ingezet vóór de start van de accountantscontrole. De bevindingen van deze accountant bevestigen de geplande verbetermaatregelen en vullen deze goed aan. We gaan hiermee aan de slag en zullen u via de planning- en controlcyclus op de hoogte houden van de voortgang.

4. Wijzigingen tussen de concept-jaarstukken 2023 en de gewijzigde jaarstukken 2023 Na het opstellen van de concept-jaarstukken 2023 zijn deze beoordeeld door de accountant. Dat heeft geresulteerd in diverse aanpassingen en correcties, die nodig waren om binnen de goedkeuringstoleranties te blijven en een goedkeurende accountantsverklaring te verkrijgen. De aanpassingen en correcties zijn te onderscheiden in tekstuele aanpassingen, bedragen die anders in de jaarrekening of balans verantwoord hadden moeten worden en correcties op de beginbalans 2023. De tekstuele aanpassingen en correcties van bedragen die anders in de jaarrekening of balans verantwoord hadden moeten worden hebben geen/een verwaarloosbaar effect gehad op het jaarresultaat 2023 en het eigen vermogen primo boekjaar 2023. Anders is dit voor de correcties op de beginbalans 2023. Deze correcties hebben het eigen vermogen per saldo verlaagd met € 808.000. In een aantal gevallen heeft de accountant geoordeeld dat mutaties uit boekjaar 2023 reeds in eerdere jaren verantwoord hadden moeten worden. Dit heeft geresulteerd in een aanpassing van het

6

eigen vermogen op de beginbalans 2023 omdat deze correcties met de Algemene reserve zijn verrekend. In de onderstaande tabel staan de gemaakte correcties en het effect op het eigen vermogen weergegeven.

De post ‘correctie winstneming grondexploitatie’ betreft complex de Graven Es, gebied 10 (Gravenweide). Het vermelde bedrag had in 2022 volgens de percentage-of-completion methode niet als winst genomen mogen worden. Het bedrag ‘bijdrage COGAS NV’ betreft een dotatie aan het eigen vermogen van COGAS NV bij de verwerving van de aandelen COGAS NV, die 36 jaar geleden ten onrechte is geactiveerd. Het bedrag van ‘activering uitgaven materiële vaste activa’ betreft ten onrechte geactiveerde uitgaven. De post ‘toerekening specifieke uitkeringen aan het correcte jaar’ betreft onder andere de vrijval van een specifieke uitkering die al in 2022 geboekt had moeten worden. 5. Analyse resultaat jaarrekening 2023 De vastgestelde begroting 2023 had een verwacht positief resultaat van € 3.265.000. Na de voor- en najaarsnota was het verwachte positieve begrotingsresultaat € 1.791.000. Het uiteindelijke resultaat over 2023 is € 3.228.000 hoger en komt uit op € 5.019.000 positief. Het resultaat 2023 is rond € 3,2 mln. hoger dan wij bij de Najaarsnota hebben aangeven. In de Najaarsnota 2023 is geanticipeerd op het rekeningresultaat door financiële verwerking van de actualisatie sociaal domein en een realistische planning van de investeringen. Bij de Najaarsnota zagen we een aantal financiële meevallers al wel aankomen maar konden deze nog niet concreet becijferen.

Deze PM-posten zijn nu in het rekeningresultaat meegenomen. Daarnaast komen incidentele middelen vanuit het Rijk vaak laat beschikbaar (decembercirculaire) waardoor we deze niet meer in het lopende jaar kunnen besteden. Het resultaat werd vooral behaald op de volgende onderdelen: • grondexploitaties: € 824.000 voordeel; • integratiebeleid: € 608.000 voordeel; • teruggave middelen beschermd wonen door centrumgemeente Enschede: € 843.000 voordeel; • personeelslasten: € 1.551.000 nadeel; • niet bestede vergoeding opvang Oekraïners: € 468.000 voordeel; • vrijval reductie energiegebruik: € 416.000 voordeel; • hogere algemene uitkering: € 221.000 voordeel; • sociale werkvoorziening: € 197.000 voordeel; • gebundelde uitkering, lagere bijstandsuitkeringen: € 196.000 voordeel; • vrijval voorziening pensioenen/wachtgelden vm. bestuurders: € 313.000 voordeel; • OZB: €178.000 voordeel.

7

In paragraaf 4.4 in de jaarstukken is een verder toelichting opgenomen. De resultaten van het grondbedrijf zijn conform het cascademodel verwerkt in de jaarrekening.

Oldenzaal, 16 september 2024 Het college van burgemeester en wethouders, de secretaris,

de burgemeester,

G.A. Tiebot

P.G. Welman

Bijlagen 1. Gewijzigde Jaarstukken 2023 2. VERTROUWELIJK Jaarverslag grondexploitatie 2023 3. VERTROUWELIJK Addendum jaarverslag grondexploitatie 2023 4. Voorlopig Verslag van de accountant over de jaarstukken 2023

8

Nr. 1407

De raad van de gemeente Oldenzaal;

gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 3 september 2024 , nr. 29/9, reg.nr. INTB-24-06527; gelet op artikel 198 van de Gemeentewet

besluit:

1. het raadsvoorstel INB-24-06442 (concept-jaarstukken 2023 inclusief alle bijlagen en het jaarverslag grondexploitatie 2023) niet te behandelen en als ingetrokken te beschouwen; 2. de gewijzigde Jaarstukken 2023 met het jaarverslag grondexploitatie 2023, inclusief het Addendum bij jaarverslag grondexploitatie 2023, vast te stellen; 3. kennis te nemen van het overzicht met wijzigingen van de concept-jaarstukken 2023, zoals vermeld in het raadsvoorstel; 4. het jaarresultaat 2023 van € 5.019.000 als volgt te bestemmen: a) € 824.000 (voordelig resultaat van het grondbedrijf) in te zetten voor (her)ontwikkeling en herstructurering tot woningbouw door deze gelden te reserveren binnen de strategische reserve van het grondbedrijf; b) € 444.000 doteren aan de reserve Opvang vluchtelingen Oekraïne en daarbij de bestemming van deze reserve te verbreden door deze reserve te hernoemen naar de ‘reserve Opvang vluchtelingen’; c) het resterende rekeningresultaat van € 3.751.000 toe te voegen aan de Algemene reserve; 5. € 416.000 vrijval regeling reductie energiegebruik woningen te storten in de reserve Duurzaamheid; 6. kennis te nemen van het voorlopige Verslag van bevindingen van de accountant over de Jaarstukken 2023; 7. kennis te nemen van de reactie van het college op de bevindingen van de accountant en deze over te nemen; 8.

tot het opleggen van geheimhouding, als bedoeld in artikel 87 van de Gemeentewet op grond van artikel 5.1 lid 2 sub b Woo, op de inhoud van het jaarverslag grondexploitatie 2023, inclusief het Addendum bij jaarverslag grondexploitatie 2023, omdat het belang van openbaar maken van dit verslag niet opweegt tegen het economisch belang van de gemeente; 9. de geheimhouding te laten voortduren totdat de betreffende grondexploitatiecomplexen zijn gerealiseerd; 10. in te stemmen met de in het kredietenverslag (paragraaf 4.8.1 van het boekwerk van de jaarstukken 2023) opgenomen voorstellen om kredieten af te sluiten, kredieten naar 2024 over te hevelen en/of bij te ramen.

11. in te stemmen met de in het projectenverslag (paragraaf 5.1.1 van het boekwerk van de jaarstukken 2023) opgenomen voorstellen om projecten af te sluiten, kredieten naar 2024 over te hevelen en/of bij te ramen.

Vastgesteld in de openbare vergadering van 23 september 2024 de griffier,

de voorzitter,

B.C. de Groot

P.G. Welman

2