09 Accountantsaanbesteding - Inkoopplan aanbesteding accountantdienstverlening

Hoort bij raadsbesluitnr. 1205 van 4 juli 2022, de griffier,

H.B.

Inkoopplan

Accountantsdienstverlening

Inkoopplan

Accountantsdienstverlening

Datum Versie Auteur

: : :

01-06-2022 1.0 Ruud Alferink

Inhoudsopgave

1. Inleiding ........................................................................................................................... 3 1.1

Achtergrond ...............................................................................................................................3

1.2

Doelstelling en resultaat ............................................................................................................3

1.3

Definitieve Scoop ......................................................................................................................3

1.4

Aanbestedingsteam ..................................................................................................................3

2. Inkoopstrategie ............................................................................................................... 4 2.1

Keuze aanbestedingsstrategie ..................................................................................................4

2.2

Keuze gunningscriteria..............................................................................................................4

2.3

Beleidsmatige uitgangspunten ..................................................................................................4

2.4

Financiële uitgangspunten ........................................................................................................4

2.5

Risico’s ......................................................................................................................................5

2.6

Planning ....................................................................................................................................5

2.7

Contractbeheer en contractmanagement .................................................................................5

2.8

Communicatie ...........................................................................................................................5

1.

Inleiding

1.1

Achtergrond

Reden voor het starten van deze aanbesteding is het eindigen van de overeenkomst met de huidige accountant. Vanaf de controle over het boekjaar 2023 dient de gemeenteraad van de gemeente oldenzaal een nieuwe accountant te contracteren.

1.2

Doelstelling en resultaat

Het doel van deze openbare Europese aanbesteding is het afsluiten van een overeenkomst met één opdrachtnemer voor het verlenen van accountantsdiensten en eventueel aanverwante diensten voor de gemeente Oldenzaal.

1.3

Definitieve Scoop

Er wordt een overeenkomst aangegaan voor een periode van vier (4) jaren, ingaande op het moment van aanvang van de werkzaamheden vanaf boekjaar 2023. De gemeente Oldenzaal heeft eenzijdig het recht om deze overeenkomst met twee (2) keer met één (1) jaar te verlenging. de maximale looptijd van de overeenkomst is 6 jaar. De belangrijkste uitgangspunten voor de aanbesteding zijn:  toepassing van eigen inkoopwaarden;  rekening houden met lokale aanbieders / MKB;  afdwingen van marktconforme tarieven;  selecteren van een aanbieder die past bij de werkwijze van de gemeente Oldenzaal  Indien mogelijk toepassen van SROI- en duurzaamheidscriteria; De CPV-codes bij deze aanbesteding zijn: 79212000 auditdiensten Buiten de scope van de opdracht valt:  Dienstverlening die valt onder regionale samenwerkingsverbanden waar de gemeente Oldenzaal onderdeel van uitmaakt.

1.4

Aanbestedingsteam

Naam Hans Brokers Albert Lageweg Sander de Bruin Yuri Librand Elise Olde Keizer Rutger Kosten Ruud Alferink

Domein / Team Griffie Concern Concern VZ Auditcommissie Financiën Financiën Bedrijfsvoering

Functie Griffier Concerncontroller Concerncontroller Voorzitter presidium Adviseur Bedrijfsvoering Adviseur Bedrijfsvoering Inkoopadviseur

3

Rol Voorbereiden / Evaluator Voorbereiden / Evaluator Voorbereiden / Evaluator Voorbereiden / Evaluator Voorbereiden / Evaluator Voorbereiden / Evaluator Lead buyer

2.

Inkoopstrategie

2.1

Keuze aanbestedingsstrategie

Er is gekozen voor een Europese openbare procedure gezien de opdrachtwaarde gedurende de totale looptijd van de overeenkomst. De omzet over de periode 2018 t/m 2021 bedroeg € 354.954,25. Dit betekent een gemiddelde omzet van € 89.000,- per jaar. Over een maximale looptijd van 6 jaar bedraagt de raming van de opdracht € 534.000,-. Gezien recente aanbestedingen in de regio Twente is de verwachting dat er maximaal 5 aanbieders in schrijven op de opdracht. Daarmee is de openbare aanbestedingsprocedure de juiste procedure om toe te passen. De opdracht leent zich er niet voor om gesplitst te worden in percelen. De uit te voeren werkzaamheden zijn daartoe te verweven. Daarnaast is dient één accountant gecontracteerd en aangesteld door de raad een goedkeurende verklaring te geven op de jaarrekening.

2.2

Keuze gunningscriteria

De aanbesteding wordt gegund op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding Er is gekozen om de opdracht te gunnen op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding. De verhouding tussen prijs en kwaliteit is 30% / 70%. De volgende gunningscriteria worden toegepast en tellen voor 70% mee in de keuze voor de te contracteren aanbieder: Gunningscriterium Wegingspercentage Controle aanpak (incl. controleteam) 40% Gebruiksvriendelijkheid digitale informatie-uitwisseling 30% Natuurlijk adviesfunctie en casus 30%

2.3 





2.4

Beleidsmatige uitgangspunten SROI: bij opdrachten > €100.000,- dient volgens het inkoopbeleid 2% tot 5% SROI toegepast te worden. Gezien de aard van de dienstverlening en de mogelijkheid om SROI toe te passen wordt er in de aanbesteding een percentage van 2% SROI toegepast. Regionale aanbieders / MKB: de aanbesteding betreft een Openbare Europese aanbesteding. Dit betekent dat de aanbesteding wordt gepubliceerd op Tenderned en dat aanbieders zelf bepalen of zij inschrijven op de opdracht. Ook lokale aanbieders zijn hierbij van harte welkom Innovatie: in de gunningseisen wordt aanbieders gevraagd op welke wijze kennis vergaard en gedeeld wordt.

Financiële uitgangspunten

De rol van de accountant verandert. Waar de accountant eerst zowel een oordeel vormde over de getrouwheid als de rechtmatige totstandkoming van de jaarrekening, dient het College van B&W (zoals het her nu uitziet per ingang van boekjaar 2022) een rechtmatigheidsverklaring af te geven, waarbij de accountant een oordeel velt over de totstandkoming van deze verklaring. De verwachting is dat hierdoor de kosten voor de accountantsdienstverlening teruglopen. Daarnaast is de contractering van de accountantsdienstverlening de afgelopen jaren niet in concurrentie gesteld. Waarschijnlijk zorgt het in concurrentie stellen van de dienstverlening voor scherpere tarieven.

4

2.5 



2.6

Risico’s Beperkt aantal inschrijvers: de markt van aanbieders voor het uitvoeren van accountantscontroles bij gemeenten is beperkt. Met name de grotere kantoren zijn niet altijd meer bereid om in te schrijven op opdrachten. Op het moment dat marktpartijen zich meer bewust worden van het gering aantal inschrijvers kan dit mogelijk prijsverhogend werken. AVG: er is sprake van uitwisseling van persoonsgegevens. Door toepassing van de algemene voorwaarden van de Koninklijke Beroepsorganisatie van Accountants (met daarin wel enkele aanpassingen gericht op de dienstverlening voor de gemeente Oldenzaal) worden eisen gesteld aan de wijze waarop de aanbieder omgaat met de verwerking van persoonsgegevens.

Planning

De definitieve planning dient nog nader vastgesteld te worden. Nadat de raad het inkoopplan goedgekeurd heeft kan de aanbesteding gepubliceerd worden. 2.7

Contractbeheer en contractmanagement

De overeenkomst wordt na ondertekening met de aanbestedingsstukken opgenomen in het contractenregister van Negometrix. Het contractmanagement wordt gevoerd vanuit de griffie.

2.8

Communicatie

Het inkoopplan en de aanbestedingsleidraad worden besproken en vastgesteld in het presidium. Vervolgens wordt de opdracht gepubliceerd op het nationale aanbestedingsplatform Tenderned. Na gunning van de opdracht wordt de keuze voor de te contracteren aanbieder via een raadsvoorstel voorgelegd aan de gemeenteraad. Na goedkeuring wordt vervolgens de overeenkomst ondertekend. Het raadsvoorstel wordt voorbereid door de concernstaf. De definitieve gunning van de opdracht wordt tevens gepubliceerd op Tenderned.

5