08. Toetreding gemeente Borne tot Centrumgemeenteregeling ICT Hengelo - Bijlage 2 - Centrumgemeenteregeling nieuw

INGEKOMEN 2 8 AUG, 2025

r.

Centrumgemeenteregeling

samenwerking l&IT Hengelo

De colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Haaksbergen, Oldenzaal, Borne en Hengelo en het dagelijks bestuur van het openbaarlichaam SWB Midden Twente (hierna gezamenlijk te noemen: deelnemers); Overwegende

dat:

- de deelnemers de aan hen toevertrouwde publieke taken uitvoeren binneneen snel veranderende maatschappelijke omgeving; - de deelnemers daarbij gelijktijdig staan voorde opgave om belangrijke veranderingen in dienstverlening en effectiviteit van uitvoering te realiseren; - de deelnemers wensen samen te werken ophet terrein van informatietechnologie (IT) en, naar keuze. Informatiemanagement (IM), hierna tezamen te noemen l&IT teneinde: a. de kwaliteit van de dienstverlening te versterken; b. de continuïteitvan de dienstverlening te waarborgen; c. de efficiency en effectiviteit van algemene en meer specialistische taken te vergroten; - de colleges van burgemeester en wethouders hebben van hungemeenteraden daartoe de vereiste toestemmingen gekregen; - de colleges van de gemeenten Hengelo en Oldenzaal in februari 2013 in het Convenant Samenwerking ICT de intentie hebben uitgesproken om vorm en inhoudte geven aan de reeds bestaande samenwerking en teneinde uiteindelijk éénICT-infrastructuur voordeelnemende gemeenten te realiseren waarbij de uitvoering van taken en bevoegdheden die daarvoor nodig zijn worden geconcentreerd en middelen en personeel geïntegreerd bij de gemeente Hengelo; - in 2013 ervaringen zijn opgedaan met de samenwerking tussen deelnemende gemeenten en dat zij van mening zijn dat de samenwerking verder geformaliseerd kan worden waarbij zij als uitgangspuntenhebben

dat er éénorganisatie komt en éénICT-infrastructuur; - voorde samenwerking ophet gebied van ICT een organisatievorm gewenst is die slagvaardig en flexibel is, dienstverlenend, waarbij een duurzame zakelijke relatie tot stand wordt gebracht met borging van continuïteit.Doorde deelnemende gemeenten is daarom gekozen voorhet treffen van een lichte gemeenschappelijke regeling, zijnde een centrumgemeenteregeling en wel per 1 juli 2014; - dat het dagelijks bestuur van het openbaarlichaam SWB Midden Twente op25 november 2016 de wens heeft uitgesproken te willen toetreden tot de centrumgemeenteregeling en daarvoor toestemming heeft gekregen van het algemeen bestuur welke toetreding daarna is gerealiseerd; - dat het college van de gemeente Haaksbergen op15 juni2021 de wens heeft uitgesproken te willen toetreden tot de centrumgemeenteregeling en daarvoor toestemming heeft gekregen van de raad van de gemeente Haaksbergen; - dat het college van de gemeente Borne op1 april 2025 de wens heeft uitgesproken te willen toetreden tot de centrumgemeenteregeling en daarvoor toestemming heeft gekregen van de raad van de gemeente Borne; - dat de reikwijdte van de regeling per 1 januari2026 is uitgebreid met informatiemanagement; - dat daarvoor een wijziging nodig is van de bestaande regeling waarvoorde colleges van burgemeester en wethouders en het dagelijks bestuur van het openbaarlichaam

instemming hebben gevraagd en gekregen van hungemeenteraden resp. hunalgemeen bestuur; - er sprake is van een gemeenschappelijke regeling zonder openbaarlichaam en zonder gemeenschappelijk orgaan; - de artikelen 1, 8 vierde lid, 9 eerste lid, 10 eerste lid, en 26 van de Wet gemeenschappelijke regelingen zijn van toepassing opeen lichte gemeenschappelijke regeling.

b e s I u i ten ; vast te stellen de centrumgemeenteregeling Artikel 1 Algemene

samenwerking l&IT Hengelo

bepalingen

Deze regeling verstaat onder: a) regeling: de centrumgemeenteregeling samenwerking l&IT Hengelo; b) deelnemer: een aan deze regeling deelnemend college ofdagelijks bestuur; c) college: college van burgemeester en wethouders; d) bestuurlijk overleg: het periodiek overleg tussen de portefeuillehouders I&IT van de deelnemers; e) portefeuillehoudersoverleg: Periodiek vindt er individuele afstemming plaats met de afzonderlijke portefeuillehouders van de deelnemers en de uitvoeringsorganisatie; f) dagelijks bestuur: het dagelijks bestuur van een deelnemende gemeenschappelijke regeling; g) deelnemende gemeente: de gemeente van een deelnemend college; h) deelnemend openbaarlichaam: het deelnemende openbaarlichaam van een deelnemend dagelijks bestuur; i) centrumgemeente: de gemeente Hengelo; i) raad: gemeenteraad van een deelnemende gemeente; k) algemeen bestuur: algemeen bestuur van een deelnemende gemeenschappelijke regeling; l) uitvoeringsorganisatie: de onderdelen van de organisatie van de gemeente Hengelo, waaraan de uitvoering van de in deze regeling beschreven taken en bevoegdheden organisatorischis toegekend; m) uitvoerende bevoegdheden: de bevoegdheden als genoemd in artikel 2 van deze regeling; n) dienstverleningsovereenkomst: de overeenkomst tussen de centrumgemeente en de deelnemende gemeente of het openbaarlichaam , waarin afspraken zijn vastgelegd over de prijs en

kwaliteit van de te leveren diensten en producten. o) l&IT: onder l&IT wordt in de regeling verstaan informatietechnologie (IT) en informatiemanagement (IM). Artikel2 Doel, taken,bevoegdheden en reikwijdtevande regeling 1. De regeling heeft tot doel om de gemeenschappelijke belangen van de deelnemers te behartigen ophet gebied van l&IT. 2. De behartiging van de in dit artikel bedoelde belangen omvat het (ondersteunen bij het) ontwikkelen en voorbereiden van beleid ophet gebied van l&IT alsmede het uitvoeren van het beheer en de advisering ophet gebied van l&IT. 3. De organisatie van de centrumgemeente voert mede namens de overige deelnemers de taken uit en oefent de bevoegdheden uit die noodzakelijk zijn om de in lid 1 en lid 2 beschreven belangen te behartigen voorzover de hiermee verband houdende en ten laste van de overige deelnemers komende kosten vallen binnende daartoe door de centrumgemeente opgestelde begroting die onderdeel uitmaakt van de beleidsbegroting. 4. De beleidsbepalende bevoegdheden en de bevoegdheid om de financiëlekaders vast te stellen blijven berusten bij de afzonderlijke raden en colleges van de deelnemende gemeenten respectievelijk algemeen bestuur en dagelijks van het deelnemende openbaarlichaam, ieder voor zover het hunbevoegdheden betreft. 5.

Ter uitwerking van lid 3 maken de deelnemers binnende kaders van deze regeling nadere afspraken over de te verrichten taken en uit te oefenen bevoegdheden en de daarbij behorende kwaliteitseisen. Deze afspraken worden opgenomen in een l&IT -dienstverleningsovereenkomst. De deelnemers kunnendeze afspraken bij eensluidend besluit wijzigen. 6. De samenwerking is mede gericht op: a. het standaardiseren van IT -infrastructuur en Programmatuur; b. het creëren en in standhoudenvan ééntechnische infrastructuur van de deelnemers; en

c. het ondersteunen van gebruikers vanuiteen centrale IT -beheerorganisatie; d. het verlenen van diensten om het gebied van IM, \waaronder in grote lijnen wordt verstaan het vertalen van de informatiebehoeften naar passende informatievoorzieningen. Artikel3 Zienswijze 1. Bij besluiten met een aanzienlijk financieel belang, politiek gevoelige besluiten of bij beleidsmatige keuzes, besluit het bestuurlijk overleg of het college van de gemeente Hengelo of, hoe en wanneer de raden dan wel het algemeen bestuur van de deelnemers in het besluitvormingsproces betrokken worden. 2. Indien het bestuurlijk overleg of het college van de gemeente Hengelo besluit dat de raden dan wel het algemeen bestuur van de deelnemers in het besluitvormingsprocesom zienswijzen worden gevraagd, dan is opde zienswijzeprocedure artikel 35 eerste tot en met vierde lid van de Wgr van overeenkomstige toepassing met dien verstande dat de termijn acht weken bedraagt. 3. Onverminderd het bepaalde in lid 2, worden de raden dan wel het algemeen bestuur van de deelnemers in de gelegenheid gesteld opbesluiten van het college van B&W van de gemeente Hengelo voorafgaand zienswijzen naar voren te brengen als een meerderheid van de raden plushet algemeen bestuur van de deelnemers hierom verzoekt.

Artikel4 Inspraak Bij de totstandkomingvan beleid kan aan ingezetenen van de deelnemende gemeenten en belanghebbenden inspraakworden verleend. In dat geval zal de inspraakregeling van de deelnemer leidend zijn. Artikel 5 Personeel 1. De uitvoeringsorganisatie bestaat uit een front-en een backoffice. 2. De uitvoeringsorganisatie wordt ingericht overeenkomstig de organisatie l&IT Hengelo. 3. De medewerkers die belast zijn met de uitvoering van de l&IT taken zijn in dienst van en zijn werkzaam onder verantwoordelijkheid van het college van de centrumgemeente. Artikel6 Dienstverleningsovereenkomst 1. De werkzaamheden die de uitvoeringsorganisatie opgrond van artikel 2, lid 6 kan uitvoeren voor de deelnemer, zijn nader omschreven en vastgelegd in een dienstverleningsovereenkomst (DVO) met een deelnemer die de deelnemer en de centrumgemeente gezamenlijk overeenkomen. Aan de DVO is een producten-en dienstencatalogus gehecht, met dien verstande dat IM-productenen -diensten alleen kunnenworden afgenomen tegelijk met IT-productenen -diensten. 2. De DVO wordt jaarlijks voor1 december geactualiseerd. 3. Op basis van de DVO wordt door de leiding van de uitvoeringsorganisatie jaarlijks een managementrapportage uitgebracht, die ter vaststelling wordt voorgelegd aan de deelnemers. Artikel7 Communicatieen afstemming. 1.

De deelnemers hechten aan een zorgvuldige communicatieover l&IT -aspecten gedurende de werking van deze gemeenschappelijke regeling. Daartoe dienen de volgende afstemmingmomenten: a. Het bestuurlijk overleg l&IT komt minimaal eens per jaar bijeen. Dit overleg zal worden voorbereid door de leiding van de uitvoeringsorganisatie, die daarbij ookaanwezig is Op de agenda van dit overleg staan in ieder geval de volgende onderwerpen: - de algemene gang van zaken rond de samenwerking; - de jaarlijkse rapportage;

- de dienstverleningsovereenkomst. b. Er vindt periodiek overleg plaats tussen de leiding van de uitvoeringsorganisatie en de afzonderlijke portefeuillehouders van de deelnemers. In dit overleg worden actualiteiten besproken en college- en raadsaangelegenheden dan wel db- en ab-aangelegenheden voorbesprokenmet de portefeuillehouder. c. De leiding van de uitvoeringsorganisatie van de gemeente Hengelo overlegt eens per kwartaal met de deelnemer. 2. De deelnemers wijzen een medewerker binnenhunorganisatie aan als accounthouder voorde samenwerking. De accounthouder van de gemeente Hengelo is het vaste aanspreekpuntvoorde managementteams van de deelnemers om inhoudelijke vragen ofontwikkelingen ophet gebied van l&IT te bespreken. Artikel 8 Financiëlebepalingen Er wordt een vast en variabel tarief vastgesteld tussen de deelnemers. Dit wordt vastgelegd in de dienstverleningsovereenkomst. Daarbij worden onder meer afspraken gemaakt over tariefaanpassingen, betalingstermijnen, facturering, btw-percentages, indexatie, de jaarlijkse vaststelling van het aantal werkplekken. Artikel9 Archief 1. Het college van de centrumgemeente is belast met de zorg vooren het toezicht opde bewaring en het beheer van de archiefbescheiden voorzover het het IT-deel van deze regeling betreft. De Archiefverordening gemeente Hengelo is hierbij leidend. 2.

De deelnemers dragen het beheer van de archiefbescheiden voorzover het de reikwijdte van de overeenkomst betreft opaan de gemeente Hengelo, onverminderd de verantwoordelijkheid van de bevoegde organen van de deelnemer opbasis van de vigerende archiefregelgeving. 3. Voorde bewaring van de opgrond van de vigerende archiefregelgeving over te brengen bescheiden wijst het college van de centrumgemeente een Bewaarplaats, als bedoeld in deze wet, aan. 4. De deelnemers dragen er zorg voordat de Archiefverordening en andere van toepassing zijnde regelgeving het beheer van de archiefbescheiden door de gemeente Hengelo mogelijk maken. 5. Nadere afspraken over het archief- en informatiebeheer worden vastgelegd in de dienstverleningsovereenkomst. Artikel 10 Informatie en verantwoording 1. Indien een of meer leden van de deelnemers, hunraden resp. algemeen bestuur, schriftelijk inlichtingenvraagt, waarvan het belang niet in strijd is met het openbaarbelang, dan geeft het college van de centrumgemeente deze inlichtingen binnenzes weken aan het betreffende bestuursorgaan. 2. Het college van de centrumgemeente brengt voor1 maart verslag uit aan de deelnemers over de wijze waarophet samenwerkingsverband in het voorafgaande Jaar van zijn uitvoerende bevoegdheden gebruik heeft gemaakt. De deelnemers leggen het verslag ter vaststelling vooraan de raden in hungemeente dan wel het algemeen bestuur.

Het verslag maakt deel uit van de afzonderlijke Jaarrekeningen van de deelnemers. 3. De centrumgemeente draagt namens de deelnemers zorg voorinformatie- en verantwoordingsplichtenJegens derden.

Artikel11Toetreding,uittreding, wijziging en opheffing

1. Toetreding tot de regeling door derden behoeft de goedkeuring van de deelnemers, ieder voor zover het huneigen bevoegdheden betreft. 2. Een deelnemer kan uittreden uit de regeling. 3. Gedurende vier jaren na de datum van toetreding tot de regeling het niet mogelijk is om uit de regeling te treden. 4. Vooruittreding uit de regeling wordt een opzegtermijn van tenminste éénjaar in acht genomen. 5. Uittreding vindt plaats aan het einde van het kalenderjaar. 6. Een deelnemer die uit de regeling wenst te treden maakt, na verkregen toestemming van de gemeenteraad resp. het algemeen bestuur, zijn voornementot uittreding bij aangetekend schrijven kenbaar aan de centrumgemeente en de overige deelnemers. 7. De financiëleen personele gevolgen van uittreding, waaronder mede moet worden begrepen de daardoor ontstanewachtgeldverplichtingen, komen voorrekening van de uittredende deelnemer. 8. Voorde vaststelling van de financiëlegevolgen van uittreding als bedoeld in het vorige lid, wordt voorafgaande aan die uittreding door de deelnemers gezamenlijk advies gevraagd aan een onafhankelijkeexterne deskundige. Het advies van deze deskundige is voorde deelnemers bindend. De kosten voorhet inschakelen van de deskundige zijn voorrekening van de uittredende deelnemer. 9. Deze regeling kan worden gewijzigd, dan wel worden opgeheven na een daartoe strekkend gelijkluidend besluit van de raden resp.

het algemeen bestuur en de colleges resp. dagelijks bestuur van de deelnemers, ieder voorzover het huneigen verantwoordelijkheid betreft. 10. Een besluit tot opheffingvan de regeling gaat vergezeld van een liquidatieplan,vast te stellen door de raden resp. algemeen bestuur van de deelnemers. Het liquidatieplanvoorziet in de verplichting van de deelnemers tot deelneming in de financiëlegevolgen van de opheffing, in de gevolgen voorhet personeel en in de gevolgen van het door de deelnemers wederom zelfstandig uitvoeren van de regelgeving als vermeld in artikel 2 van deze regeling, alsmede in de gevolgen voor het archief. 11. Het college van de centrumgemeente is belast met de voorbereiding en uitvoering van de liquidatie. Artikel12Geschillen 1. Over geschillen tussen de deelnemers onderling omtrent de toepassing, in de ruimste zin, van deze regeling wordt beslist door de bevoegde rechter. 2. Het verzoek aan de rechter vindt niet plaats dan nadat de deelnemers zich tot het uiterste hebben inspannenhet geschil in onderling overleg opte lossen. 3.

Mochteen voordeelnemers bevredigende oplossingniet binnendrie maanden na aanvang van het in het tweede lid bedoelde overleg zijn gevonden, dan wordt voorafgaande aan het nemen van een besluit omtrent het geschil, het geschil ter advisering voorgelegd aan een door betreffende deelnemers samengestelde geschillencommissie bestaande uit drie personen,waarvan elke deelnemer er éénheeft aangewezen en beide aangewezenen gezamenlijk een derde. Hert advies van de commissie is bindend. Artikel13Evaluatie 1. Het college van de gemeente Hengelo evalueert in afstemming met het bestuurlijk overleg de regeling met de raden en het algemeen bestuur van de deelnemers en brengt hierover, uiterlijk een maand voorafgaande aan het eind van elke zittingsperiode van de gemeenteraden, aan de college en de raden en het dagelijks en het aigemeen bestuur van de deelnemers verslag uit vergezeld van conclusiesen aanbevelingen. 2. Het college van de gemeente Hengelo legt de onderzoeksvraagstelling voorde uit te voeren evaluatie, om zienswijzen vooraan de colleges en de raden en het dagelijks en het algemeen bestuur

< •

van de deelnemers. Artikel 35 eerste tot en met vierde lid van de wet zijn van overeenkomstige toepassing met dien verstande dat de termijn acht weken bedraagt. 3. Het college van de gemeente Hengelo stelt de onderzoeksvraagstelling vast. Artikel14Slotbepalingen 1. Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 maart 2026 onder gelijktijdige intrekking van de Centrumgemeenteregeling samenwerking ICT Hengelo. 2. Het college van de centrumgemeente draagt zorgt resp. het dagelijks bestuur van de deelnemers dragen opde gebruikelijke wijze zorg voorbekendmaking van de regeling. 3. Deze regeling kan worden aangehaald als 'de Centrumgemeenteregeling samenwerking l&IT Hengelo'.

Aldus vastgesteld

door:

Het college van B&W van Borne op...... de secretaris,

de

burgemeester,

Het college van B&W van Haaksbergen op...... de secretaris,

de burgemeester,

Het college van B&W van Hengelo op...... de secretaris,

de

burgemeester.

Het college van B&W van Oldenzaal op...... de secretaris,

Het dagelijks de secretaris,

de

burgemeester.

bestuur van het openbaarlichaam SWB Midden Twente op., de voorzitter.