08. Toetreding gemeente Borne tot Centrumgemeenteregeling ICT Hengelo - Bijlage 3 - Centrumgemeenteregeling met wijzigingen bijhouden

ingekomen

HK\i6.2025

CentrumRemeentereceling samenwerking IG-T--HengeloCentrumgemeenteregelingsamenwerking l&IT Hengelo -De colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Haaksbergen, Oldenzaal. Borneen Hengelo en het dagelijks bestuurvan het openbaarlichaam SWB Midden Twente (hierna gezamenlijk te noemen:deelnemers); Overwegende dat: - de deelnemers de aan hen toevertrouwdepublieke taken uitvoerenbinneneen snel veranderende maatschappelijke omgeving; - de deelnemers daarbij gelijktijdig staan voorde opgaveom belangrijke veranderingenin dienstverleningen effectiviteit van uitvoeringte realiseren; - de deelnemers wensen samen te werken ophet terrein van informatietechnologie(IT) en, naar keuze. Informatiemanagement(IM), hierna tezamen te noemenl&IT 4€Tteneinde: a. de kwaliteit van de dienstverleningte versterken; b. de continuïteit van de dienstverleningte waarborgen; c.

de efficiency en effectiviteit van algemene en meer specialistische taken te vergroten; - de colleges van burgemeester en wethouders hebben van hungemeenteraden daartoe de vereiste - de colleges van de gemeenten Hengelo en Oldenzaal in februari 2013 in het Convenant Samenwerking ICT de intentie hebben uitgesprokenom vorm en inhoudte geven aan de reeds bestaande samenwerkingen teneinde uiteindelijk éénICT-infrastructuur voordeelnemende gemeenten te realiseren waarbij de uitvoeringvan taken en bevoegdheden die daarvoornodigzijn wordengeconcentreerden middelen en personeelgeïntegreerd bij de gemeente Hengelo; - in 2013 ervaringen zijn opgedaanmet de samenwerkingtussendeelnemende gemeenten en dat zij van meningzijn dat de samenwerkingverder geformaliseerd kan wordenwaarbij zij als uitgangspunten hebben dat er éénorganisatie komt en éénICT-infrastructuur; - voorde samenwerkingophet gebied van ICT een organisatievormgewenst is die slagvaardig en flexibel is, dienstverlenend, waarbij een duurzame zakelijke relatie tot stand wordt gebracht met borgingvan continuïteit.Doorde deelnemende gemeenten is daarom gekozen voorhet treffen van een lichte gemeenschappelijke regeling, zijnde een centrumgemeenteregelingen wel per 1 juli 2014; - dat het dagelijks bestuurvan het openbaarlichaam SWB Midden Twente op25 november 2016 de wens heeft uitgesprokente willen toetreden tot de

centrumgemeenteregelingen daarvoor toestemming heeft gekregen van het algemeen bestuurwelke toetreding daarna is gerealiseerd; - dat het college van de gemeente Haaksbergen op15 juni2021 de wens heeft uitgesprokente willen toetreden tot de centrumgemeenteregelingen daarvoortoestemmingheeft gekregen van de raad van de gemeente Haaksbergen; - dat het college van de gemeente Borneop1 april 2025 de wens heeft uitgesprokente willen toetreden tot de centrumgemeenteregelingen daarvoortoestemmingheeft gekregen van de raad van de gemeente Borne: - dat de reikwijdte van de regeling per 1 januari2026 is uitgebreid met informatiemanagement: - dat daarvooreen wijziging nodigis van de bestaande regeling waarvoorde colleges van burgemeester en wethouders en het dagelijks bestuurvan het openbaarlichaam instemminghebben gevraagd en gekregen van hungemeenteraden resp. hunalgemeen bestuur; - er sprake is van een gemeenschappelijkeregeling zonderopenbaarlichaam en zonder gemeenschappelijkorgaan; - de artikelen 1, 8 vierde lid, 9 eerste lid, 10 eerste lid, en 26 van de Wet gemeenschappelijke regelingen zijn van toepassingopeen lichte gemeenschappelijke regeling.

beslui ten: vast te stellen de centrumeemeenteregelingsamenwerking l&IT Hengelo^ Centrumgemee nte regeling san^enwerking ICT Hengelo' Artikel1 Algemenebepalingen

I

Deze regeling verstaat onder: a) regeling; de centrumgemeenteregelingsamenwerking l&IT 4€T-Hengelo: b) deelnemer: een aan deze regeling deelnemend college ofdagelijks bestuur; c) college: college van burgemeester en wethouders; d) bestuurlijk overleg: het periodiek overleg tussen de portefeuillehoudersI&IT let van de deelnemers; e) portefeuillehoudersoverleg:Periodiek vindt er individuele afstemming plaats met de afzonderlijke portefeuillehoudersvan de deelnemers en de uitvoeringsorganisatie; f) dagelijks bestuur: het dagelijks bestuurvan een deelnemende gemeenschappelijke regeling; g) deelnemende gemeente: de gemeente van een deelnemend college; h) deelnemend openbaarlichaam: het deelnemende openbaarlichaam van een deelnemend dagelijks bestuur; i) centrumgemeente:de gemeente Hengelo; i) raad: gemeenteraad van een deelnemende gemeente; k) algemeen bestuur: algemeen bestuurvan een deelnemende gemeenschappelijke regeling; l) uitvoeringsorganisatie: de onderdelenvan de organisatievan de gemeente Hengelo, waaraan de uitvoeringvan de in deze regeling beschreven taken en bevoegdheden organisatorischis toegekend; m) secfetarissenoverlog: hot periodiek overleg tussen de gemee nte secretarissen van de deel nemende gemee nte n en de secretaris van do dee lnemende gemee nschappelijke rege ling; me) uitvoerendebevoegdheden; de bevoegdheden als genoemd in artikel 2 van deze regeling; ne)

dienstverleningsovereenkomst:de overeenkomsttussende centrumgemeenteen de deelnemende gemeente of het openbaarlichaam , waarin afsprakenzijn vastgelegd over de prijs en kwaliteit van de te leveren diensten en producten. o) l&IT: onderl&IT wordt in de regeling verstaan informatietechnologie(IT) en informatiemanagement(IM). Artikel 2 Doel, taken, bevoegdheden en reikwijdte van de regeling 1. De regeling heeft tot doel om de gemeenschappelijkebelangen van de deelnemers te behartigen ophet gebied van l&IT. 2. De behartiging van de in dit artikel bedoelde belangen omvat het (ondersteunenbij het) ontwikkelenen voorbereidenvan beleid ophet gebied van j€T-l&IT alsmede het uitvoerenvan het beheer en de advisering ophet gebied van I&IT4GT. 3. De organisatievan de centrumgemeentevoert mede namensde overige deelnemers de taken uit en oefentde bevoegdheden uit die noodzakelijkzijn om de in lid 1 en lid 2 beschreven belangen te behartigen voorzover de hiermee verband houdendeen ten laste van de overige deelnemers komende kostenvallen binnende daartoe doorde centrumgemeenteopgestelde begrotingdie onderdeel uitmaakt van de beleidsbegroting doordo geme ente raden van de gemee nten Haaksbergen en Olde nzaai en het algemee n bestuurvastgostelde begroting. 4.

De beleidsbepalende bevoegdheden en de bevoegdheid om de financiëlekaders vast te stellen blijven berusten bij de afzonderlijke raden en colleges van de deelnemende gemeenten respectievelijk algemeen bestuuren dagelijks van het deelnemende openbaarlichaam, ieder voor zover het hunbevoegdheden betreft. 5. Ter uitwerkingvan lid 3 maken de deelnemers binnende kaders van deze regeling nadere afsprakenover de te verrichten taken en uit te oefenenbevoegdheden en de daarbij behorende kwaliteitseisen. Deze afsprakenworden opgenomen in een l&IT 4€T-dienstverleningsovereenkomst. De deelnemers kunnendeze afsprakenbij eensluidend besluit wijzigen.

6. De samenwerking is mede gericht op: a. het standaardiseren vanJT4€T-infrastructuur en Programmatuur; b. het creërenen in standhoudenvan ééntechnische infrastructuur van de deelnemers; en c. het ondersteunenvan gebruikers vanuiteen centrale IL-beheerorganisatie; d. het verlenen van diensten om het gebied van IM, waaronderin grote lijnenwordt verstaan het vertalen van de informatiebehoeftennaar passende informatievoorzieningen. Artikel 3 Zienswijze 1. Bij besluiten met een aanzienlijkfinancieel belang, politiekgevoelige besluiten of bij beleidsmatige keuzes, besluit het bestuurlijkoverleg of het college van de gemeente Hengelo of, hoe en wanneer de raden dan wel het algemeen bestuurvan de deelnemers in het besluitvormingsproces betrokken worden. 2. Indien het bestuurlijkoverleg of het college van de gemeente Hengelo besluit dat de raden dan wel het algemeen bestuurvan de deelnemers in het besluitvormingsproces om zienswijzen worden gevraagd, dan is opde zienswijzeprocedureartikel 35 eerste tot en met vierde lid van de Wgr van overeenkomstigetoepassingmet dien verstande dat de termijn acht weken bedraagt. 3.

Onverminderd het bepaalde in lid 2, worden de raden dan wel het algemeen bestuurvan de deelnemers in de gelegenheid gesteld opbesluiten van het college van B&W van de gemeente Hengelovoorafgaandzienswijzen naar vorente brengen als een meerderheid van de raden plushet algemeen bestuurvan de deelnemers hierom verzoekt. Artikel4 Inspraak Bij de totstandkoming van beleid kan aan ingezetenenvan de deelnemende gemeenten en belanghebbenden inspraakwordenverleend. In dat geval zal de inspraakregelingvan de deelnemer leidend zijn. Artikel5 Personeel 1. De uitvoeringsorganisatie bestaat uit een front-en een backoffice. 2. De uitvoeringsorganisatie wordt ingericht overeenkomstigde organisatie l&IT IC^Hengelo. 3. De medewerkers die belast zijn met de uitvoeringvan de 4€^I&ITtaken zijn in dienst van en zijn werkzaam onderverantwoordelijkheidvan het college van de centrumgemeente. Artikel6 Dienstverleningsovereenkomst 1. De werkzaamheden die de uitvoeringsorganisatie opgrondvan artikel 2. lid 6 kan uitvoerenvoor de deelnemer, uitvoert zijn nader omschreven en vastgelegd in een dienstverleningsovereenkomst (DVO) met een deelnemer die de deelnemer en de centrumgemeenteuitvoeringsorganisati e gezamenlijk overeenkomen.Aan de DVO is een producten-en dienstencatalogusgehecht, met dien verstande dat IM-productenen -diensten alleen kunnenworden afgenomentegelijk met ITproductenen -diensten. 2.

De DVO wordt jaarlijks voor1 december geactualiseerd. 3. Op basis van de DVO wordt doorde leiding van de uitvoeringsorganisatie jaarlijks een managementrapportageuitgebracht, die ter vaststelling wordt voorgelegd aan de deelnemers.

I

Artikel7 Communicatieen afstemming 1. De deelnemers hechten aan een zorgvuldige communicatieover l&IT i€T-aspectengedurende de werking van deze gemeenschappelijke regeling. Daartoe dienen de volgende afstemmingmomenten: a. Het bestuurlijkoverlegJ&ITtG^komt minimaal eens perjaar bijeen. Dit overleg zal worden voorbereid doorde secretarissen van de deel nemers die zich bij die voorbereiding kunn en laten ondersteunen doorde accounthe <jders van de deel nemers. De leiding van de uitvoeringsorganisatie^ die daarbij ookaanwezig is -is aanwezig bij het overleg van de secretarissen en-advisee rt hen over-de aan de orde zijnde ondorworpon. Op de agenda van dit overleg staan in ieder geval de volgende onderwerpen: - de algemene gang van zaken rondde samenwerking; - de jaarlijkse rapportage; - de dienstverleningsovereenkomst. b. Er vindt periodiek overleR plaats tussen de leiding van de uitvoeringsorRanisatien de afzonderlijke portefeuillehoudersvan de deelnemers. In dit overleg wordenactualiteiten besproken en college- en raadsaangelegenheden dan wel db- en ab-aangelegenheden voorbesprokenmet de portefeuillehouder. cb.

De leiding van de uitvoeringsorganisatie van de gemeente Hengelo overlegt eens per kwartaal met de -deelnemer.Eens per kwartaal vindt overleg plaats tussen do teammanager IT-bedrijf van de gemeente Hengelo en de teamleide r Infe rmatie-van de gemee nte-Okienzaal, ide m tussen de teammanager IT bedr ijf van de gemee nte Hengelo en de adviseur Informatievoofziening-van-bet deel nemend openbaar lichaam en tussen teammanager IT-bedrijf van de gemee nte Hengelo en de teammanager concernondersteun ing vande gemee nte Haaksbergen. 2. De deelnemers wijzen een medewerker binnenhunorganisatieaan als accounthouder voorde samenwerking. De accounthouder van de gemeente Hengelo is het vaste aanspreekpunt voorde managementteams van de deelnemers om inhoudelijkevragen ofontwikkelingenophet gebied van l&IT te bespreken. Artikel8 Financiëlebepalingen Er wordt een vast en variabel tarief vastgesteld tussende deelnemers. Dit wordt vastgelegd in de dienstverleningsovereenkomst.Daarbij worden ondermeer afsprakengemaakt over tariefaanpassingen,betalingstermijnen,facturering,btw-percentages, indexatie, de jaarlijkse vaststelling van het aantal werkplekken. Artikel9 Archief 1. Het college van de centrumgemeenteis belast met de zorg vooren het toezicht opde bewaring en het beheer van de archiefbescheiden voorzover het het IT-deel de reikwijdte van deze regeling betreft.

De Archiefverordeninggemeente Hengelo is hierbij leidend. 2. De deelnemers pemoonton Haaksbergen en Olde nzaal en het openbaar-tichaam-draeen het beheer van de archiefbescheiden voorzover het de reikwijdte van de overeenkomstbetreft opaan de gemeente Hengelo, onverminderdde verantwoordelijkheidvan de bevoegde organenvan de deelnemer colleges van Haaksbergen en Oldenzaal en het dagelijks be stuurvan het openbaaf lichaam als zorgdrager opbasis van de vigerende archiefregelgeving. Archiefwet 1995 ofdiens opvo lgers. 3. Voorde bewaring van de opgrondvan de vigerende archiefregelgeving artikel 12 van de Archiefwet 1995 over te brengen bescheiden wijst het college van de centrumgemeenteeen Bewaarplaats, als bedoeld in deze wet, aan. 4. De gomoonton Haaksborgen en Oldenzaal en het openbaar lichaamdeelnemers dragen er zorg

I

voordat de Archiefverordeningen andere van toepassingzijnde regelgeving het beheer van de archiefbescheiden doorde gemeente Hengelo mogelijk maken. 5. Nadere afsprakenover het archief- en informatiebeheer worden vastgelegd in de dienstverleningsovereenkomst. Artikel10 Informatieen verantwoording 1. Indien een of meer leden van de deelnemers, hunraden resp. algemeen bestuur,schriftelijk inlichtingenvraagt, waarvan het belang niet in strijd is met het openbaarbelang, dan geeft het college van de centrumgemeente deze inlichtingenbinnenzes weken aan het betreffende bestuursorgaan. 2. Het college van de centrumgemeente brengt voor1 maart verslag uit aan de deelnemers over de wijze waarophet samenwerkingsverband in het voorafgaandejaar van zijn uitvoerende bevoegdheden gebruik heeft gemaakt. De deelnemers leggen het verslag ter vaststelling vooraan de raden in hungemeente dan wel het algemeen bestuur. Het verslag maakt deel uit van de afzonderlijke jaarrekeningenvan de deelnemers. 3. De centrumgemeentedraagt namensde deelnemers zorg voorinformatie-en verantwoordingsplichten jegens derden. Artikel11 Toetreding,uittreding, wijziging en opheffing 1. Toetreding tot de regeling doorderden behoeft de goedkeuringvan de deelnemers, ieder voor zover het huneigen bevoegdheden betreft. 2. Een deelnemer kan uittreden uit de regeling. 3.

Gedurende vier jaren na de datum van toetreding tot de regeling het niet mogelijk is om uit de regeling te treden. 4. Vooruittreding uit de regeling wordt een opzegtermijnvan tenminsteéénjaar in acht genomen. 5. Uittreding vindt plaats aan het einde van het kalenderjaar. 6. Een deelnemer die uit de regeling wenst te treden maakt, na verkregen toestemmingvan de gemeenteraad resp. het algemeen bestuur, zijn voornementot uittredingbij aangetekend schrijven kenbaar aan de centrumgemeenteen de overige deelnemers. 7. De financiëleen personelegevolgenvan uittreding,waarondermede moet worden begrepen de daardoorontstanewachtgeldverplichtingen,komenvoorrekeningvan de uittredende deelnemer. 8. Voorde vaststelling van de financiëlegevolgen van uittredingals bedoeld in het vorige lid, wordt voorafgaandeaan die uittredingdoorde deelnemers gezamenlijk advies gevraagd aan een onafhankelijkeexterne deskundige. Het advies van deze deskundige is voorde deelnemers bindend. De kostenvoorhet inschakelen van de deskundige zijn voorrekeningvan de uittredende deelnemer. 9. Deze regeling kan wordengewijzigd, dan wel worden opgehevenna een daartoe strekkend gelijkluidend besluit van de raden resp. het algemeen bestuuren de colleges resp. dagelijks bestuur van de deelnemers, ieder voorzover het huneigen verantwoordelijkheid betreft. 10.

Een besluit tot opheffingvan de regeling gaat vergezeld van een liquidatieplan,vast te stellen doorde raden resp. algemeen bestuurvan de deelnemers. Het liquidatieplanvoorzietin de verplichtingvan de deelnemers tot deelneming in de financiëlegevolgen van de opheffing,in de gevolgen voorhet personeelen in de gevolgen van het doorde deelnemers wederom zelfstandig uitvoerenvan de regelgeving als vermeld in artikel 2 van deze regeling, alsmede in de gevolgenvoor het archief. 11. Het college van de centrumgemeente is belast met de voorbereidingen uitvoeringvan de liquidatie. Artikel12 Geschillen

(

1. Over geschillen tussende deelnemers onderlingomtrentde toepassing,in de ruimste zin, van deze regeling wordt beslist doorde bevoegde rechter. 2. Het verzoek aan de rechter vindt niet plaats dan nadat de deelnemers zich tot het uiterste hebben inspannen het geschil in onderlingoverleg opte lossen. 3. Mocht een voordeelnemers bevredigende oplossingniet binnendrie maanden na aanvangvan het in het tweede lid bedoelde overleg zijn gevonden,dan wordt voorafgaandeaan het nemen van een besluit omtrenthet geschil, het geschil ter advisering voorgelegd aan een doorbetreffende deelnemers samengestelde geschillencommissie bestaande uit drie personen,waarvan elke deelnemer er éénheeft aangewezen en beide aangewezenengezamenlijk een derde. Hert advies van de commissie is bindend. Artikel13 Evaluatie 1. Het college van de gemeente Hengelo evalueert in afstemming met het bestuurlijkoverleg de regeling met de raden en het algemeen bestuurvan de deelnemers en brengt hierover, uiterlijk een maand voorafgaandeaan het eind van elke zittingsperiodevan de gemeenteraden, aan de college en de raden en het dagelijks en het algemeen bestuurvan de deelnemers verslag uit vergezeld van conclusiesen aanbevelingen. 2.

Het college van de gemeente Hengelo legt de onderzoeksvraagstellingvoorde uit te voeren evaluatie, om zienswijzen vooraan de colleges en de raden en het dagelijks en het algemeen bestuur van de deelnemers. Artikel 35 eerste tot en met vierde lid van de wet zijn van overeenkomstige toepassingmet dien verstande dat de termijn acht weken bedraagt. 3. Het college van de gemeente Hengelo stelt de onderzoeksvraagstellingvast. Artikel14 Slotbepalingen 1. Deze regeling treedt in werking met ingangvan 1 maart 2026iuli-2Q24 onderRelilktildiee intrekking van de Centrumeemeentereeeline samenwerking ICT Hengelo. 2. Het college van de centrumgemeentedraagt zorgt resp. het dagelijks bestuurvan de deelnemers dragen opde gebruikelijke wijze zorg voorbekendmaking van de regeling. 3. Deze regeling kan worden aangehaald als 'de Centrumgemeenteregelingsamenwerking l&IT-l€T Hengelo'.

Aldus vastgesteld door: Het college van B&W van Borneop...... de secretaris,______________ de burgemeester.

Het college van B&W van Haaksbergen op...... de secretaris,

de burgemeester.

Het college van B&W van Hengelo op...... de secretaris,

de burgemeester.

Het college van B&W van Oldenzaal op...... de secretaris,

de burgemeester,

Het dagelijks bestuurvan het openbaarlichaam SWB Midden Twente op., de secretaris,

de voorzitter.