08.Tijdelijke huisvesting raadsvergaderingen - raadsvoorstel en -besluit

Agendapunt: 8 25 november 2025 Reg.nr. INTB-25-07034 Bijlagen: Tijdelijke huisvesting raadsvergadering ten tijde van vernieuwbouw stadhuis

Aan de gemeenteraad § 1 Inleiding Vanwege de vernieuwbouw van het stadhuis is het gedurende deze periode niet mogelijk om politieke vergaderingen in het stadhuis te organiseren. Vanaf de start van de vernieuwbouw moeten daarom tijdelijke vergaderlocaties worden gevonden voor zowel de raadsvergaderingen als de politieke fora. De politieke fora worden georganiseerd in twee vergaderruimtes op de tijdelijke huisvestingslocatie Lossersestraat 2. • De ruimtes worden ingericht met een vaste audiovisuele opstelling, geschikt voor livestreams (1 overzichtscamera, microfoons en presentatiescherm). • Deze vaste installatie blijft gedurende de gehele tijdelijke huisvesting beschikbaar en hoeft dus niet telkens opgebouwd of afgebroken te worden. Met dit voorliggende voorstel wordt de raad voorgesteld om een besluit te nemen over de tijdelijke locatie voor de raadsvergadering. In dit voorstel worden twee scenario’s uiteengezet, inclusief bijbehorende voor- en nadelen en een overzicht van de kosten. Op basis van de bespreking in het raadspresidium van 20 oktober 2025 wordt de gemeenteraad nu voorgesteld om het scenario ‘Denekamp’ te kiezen voor de tijdelijke huisvesting van de raadsvergadering.

§ 2 Argumenten Voor de tijdelijke huisvesting van de raadsvergadering zijn twee scenario’s onderzocht: • Denekamp (Raadzaal gemeente Dinkelland, Nicolaasplein in Denekamp). • Hofkerk in Oldenzaal (Hofmeijerstraat). Onderstaand worden beide scenario’s toegelicht: Scenario: Raadsvergadering in Denekamp In dit scenario vinden de raadsvergaderingen plaats in het gemeentehuis van Dinkelland. Voordelen • Alle benodigde faciliteiten zijn aanwezig • Geen kosten voor gebruik van de ruimte • Geen aanvullende kosten voor camera’s, microfoons en visuele ondersteuning • Al aanwezige decoder voor livestream • Fractieruimtes beschikbaar bij schorsing • Voldoende veiligheidsvoorzieningen aanwezig

Nadelen • Vergaderingen vinden buiten de gemeentegrenzen van Oldenzaal plaats • Afstemming noodzakelijk met het vergaderschema van Dinkelland (zij vergaderen standaard op donderdagavond) • Vervoer voor publiek moet apart worden aangeboden Kostenoverzicht (2 jaar, 25 raadsvergaderingen) Soort Per keer Totaal (uitgaande van 2 jaar, 25 raadsvergaderingen) Huur raadzaal € 0,€ 0,-

Beschrijving

Gebruik zonder huurkosten

Koffie / thee

€ 1.875,-

Audiovisuele middelen

€ 0,-

Inzet bodes Denekamp Toegangspassen

€ 4.000,-

Instellingen hardware, printer Beveiliging

€ 5.000,-

Voor raad, college, griffie en ondersteunend personeel. Ook voor gebruik microfoons e.d. Eenmalige kosten

€ 4.500,-

Op afroep aanwezig

€ 6.500,-

Vervoer van 20 personen per vergadering

Busvervoer publiek Totaal

€ 1,50 per consumptie, uitgaande van 50 consumpties Inclusief in bestaande voorzieningen Inclusief op- en afbouw

€ 1.000,-

€ 260

€ 22.875,-

Scenario: Raadsvergadering in Hofkerk In dit scenario worden de raadsvergaderingen gehouden in de Hofkerk in Oldenzaal. Voordelen • Vergaderingen blijven binnen de gemeentegrenzen van Oldenzaal Nadelen • Hoge kosten voor audiovisuele middelen en livestream • Tijdrovende op- en afbouw (dag opbouw + halve dag afbouw), ook inzet gemeentelijk personeel noodzakelijk voor leegruimen en inrichten. • Geen aparte fractieruimtes beschikbaar bij schorsing • Geen aparte ruimte voor bezoekers bij besloten vergaderingen • Minder veiligheidsvoorzieningen

2

Audiovisuele ondersteuning Dit wordt een systeem dat volledig wordt samengesteld o.b.v. de huidige situatie, de apparatuur wordt voor elke vergadering op- en afgebouwd. Alle apparatuur in de tijdelijke raadzaal wordt gehuurd, dit omdat de apparatuur in de raadzaal niet geschikt is voor intensief gebruik met op- en afbouw. Voor het gebruikersgemak en de stemfunctionaliteit zullen de discussieposten en Notubiz servers wel worden gebruikt in de tijdelijke opstelling. Voor visuele ondersteuning worden 2 schermen geplaatst voor presentaties en beeldstream. Kostenoverzicht (2 jaar, 25 raadsvergaderingen) Soort Per keer Totaal (uitgaande van 2 jaar, 25 raadsvergaderingen) Huur Hofkerk € 10.000,-

Beschrijving

Koffie / thee

€ 1.875,-

Audiovisueel uitgebreid Printer

€ 68.975,-

Beveiliging

€ 4.500,-

Op afroep aanwezig

600 uur

2 personen bodeondersteuning 1 dag opbouw en halve dag afbouw

€ 86.350,-

Exclusief ureninzet

Extra ureninzet ondersteunend personeel Totaal

€ 1,50 per consumptie, uitgaande van 50 consumpties Betreft huur inclusief op- en afbouw

€ 1.000,-

24 uur

§ 3 Vragen n.a.v. overleg Tijdens de bespreking in het presidium zijn een aantal vragen gesteld. Deze zijn als volgt te clusteren: • Beschikbaarheid andere locaties In eerste instantie is gekeken naar de mogelijkheid om te vergaderen in de Hofkerk. Deze locatie wordt tegen een niet-commercieel tarief aangeboden en men ziet dit als een burendienst, mede omdat de gemeente de Hofkerk ook op andere momenten gebruikt. Verwacht wordt dat de huur van commerciële locaties aanzienlijk duurder is. Daarbij komt dat gemeentelijke medewerkers de ruimte in de Hofkerk zelf kunnen inrichten en ook de catering (koffie/thee) kunnen verzorgen. De Hofkerk is bovendien beschikbaar op de vaste avond van de raadsvergaderingen. Er zijn daarnaast via de gemeentelijke bedrijvencontactpersoon verschillende opties onderzocht. Waaronder vergaderen in Sportcentrum Vondersweijde (alle ruimten zijn inmiddels verhuurd) en een vrijstaande ruimte in een bedrijfspand. Een vergaderruimte in een lege bedrijfsruimte, waar een vaste vergaderopstelling zou kunnen staan levert een besparing op qua op- en afbouw. Echter op andere onderdelen zijn de kosten hoger door o.a. kwalitatief goede internet- en wifiverbindingen en inrichting. Een verder onderzoek naar andere locaties is dus niet aan de orde.

• Beperken (kosten) audiovisuele installatie Er is onderzocht of zelf audiovisuele middelen aangeschaft kunnen worden t.b.v. vaste plaatsing en of een beperkte inzet van audiovisuele middelen resulteert in een kostenbesparing. Het is niet mogelijk om een vaste installatie in de Hofkerk te realiseren vanwege het gebruik van de ruimte voor andere activiteiten. Het verschil in kosten tussen bedrade en draadloze microfoons is verwaarloosbaar. De sets worden per totaalpakket verhuurd. 3

De gevoeligheid van draadloze systemen speelt bovendien een rol. De belangrijkste microfoon is die van de voorzitter; hierin is de benodigde software geïntegreerd. De meerkosten voor plaatsing van overige microfoons zijn beperkt. Het levert daarnaast ook weinig tot geen voordeel op, op het moment dat we minder camera’s of microfoons zouden plaatsen. Daarom zijn deze opties niet opgenomen in het voorstel. • Vervoer voor publiek naar Denekamp We hebben een vrijblijvende offerte opgevraagd bij een vervoersbedrijf. De kosten voor het organiseren van dergelijk vervoer bedragen € 260,- per vergadering voor het vervoeren van 20 personen. Km-kosten voor raadsleden zijn daarin niet meegenomen. Deze kunnen raadsleden desgewenst declareren. Op basis van de bespreking in het presidium van 15 oktober 2025 is het vervoer van publiek in dit voorstel verwerkt.

§ 4 Financiën De voorgestelde optie voor de raadsvergaderingen in Denekamp kost totaal € 22.875. Voor deze kosten is budget beschikbaar binnen het project Vernieuwbouw stadhuis. Mocht uw raad voor het alternatieve scenario kiezen, wordt de financiële consequentie via een volgende voorjaars- of najaarsnota aan u voorgelegd. De financiële consequentie betreft het verschil tussen scenario Denekamp en Hofkerk, met daarbij de extra uren aan ambtelijke ondersteuning. Op basis van bespreking van dit onderwerp in de vergaderingen van het presidium van 10 september en 15 oktober 2025 is besloten uw raad te adviseren tot behandeling en besluitvorming over te gaan, waarbij het voorkeursscenario voor de Raadsvergadering in Denekamp in het voorstel is verwerkt, inclusief de organisatie van vervoer voor publiek.

Oldenzaal, 25 november 2025 de griffier,

C.H. Hartendorp

4

Nr. 1501

De raad van de gemeente Oldenzaal;

gelezen het voorstel van de raadsgriffie van 25 november 2025, reg.nr. INTB-25-07034;

besluit:

1. het scenario ‘Denekamp’ te kiezen voor de tijdelijke huisvesting van de raadsvergadering.

Vastgesteld in de openbare vergadering van 15 december 2025. De griffier,

de voorzitter,

C.H. Hartendorp

P.G. Welman