08 Rapportage Kritische Prestatie Indicatoren archief 2023 (KPI-rapportage) - KPI verslag gemeente Oldenzaal 2023pdf

Hoort bij raadsbesluitnr. 1360 van 26 februari 2024, de griffier,

R.d.G.

Subtitel

Verslag Kritische Prestatie Indicatoren 2023

tbv horizontale verantwoording Archiefwet

Datum

:

Januari 2024

Auteur

:

Frederike Wiggers Werkgroep Informatiebeheer: Marijke Kamp Elke Horsthuis Gerrit-Jan Winters Julian Verweij Michael Nieuwenhuis Caroline Schut

Inhoudsopgave Inleiding ……………………………………………………………………………………………… 1 Samenvatting van de aandachtspunten ………………………………………………………….. 2 Rubriek 01: Lokale regelingen …………………………………………………………………….. 3 Rubriek 02: Middelen en mensen …………………………………………………………………. 4 Rubriek 03: Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot ……………………. 5 Rubriek 04: Interne kwaliteitszorg en toezicht …………………………………………………… 7 Rubriek 05: Ordening, authenciteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden …………………………………………………………………………………… 8 Rubriek 06: Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden …………………………………………………………………………………. 10 Rubriek 07: Overbrenging van archiefbescheiden …………………………………………….. 11 Rubriek 08: Terbeschikking van overgebrachte archiefbescheiden …………………………. 12 Verklarende woordenlijst …………………………………………………………………………. 13

Bijlagen Bijlage 1: Urenoverzicht uitbreiding stadsarchivaris …………………………………………... 15 Bijlage 2: Monitoren klimaatomstandigheden archiefbewaarplaats …………………………. 18

Inleiding Voor u ligt het jaarverslag Archiefzorg en –beheer over 2023 van de gemeente Oldenzaal. Dit verslag, dat op basis van door de VNG ontwikkelde Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) wordt gemaakt, dient om verantwoording af te leggen over de staat van het archief- en informatiebeheer. Om toezicht te kunnen houden ontvangt de Provincie het KPI verslag. Dit verslag is opgesteld ter uitvoering van de Archiefverordening, waarin is vastgelegd dat het college van Burgemeester en wethouders tenminste eenmaal per jaar aan de Gemeenteraad verslag uitbrengen over hetgeen zij hebben gedaan ter uitvoering van artikel 30 van de Archiefwet. Dit verslag wordt aan het college en de raad voorgelegd, vanuit het Team Communicatie en Ondersteuning. Na vaststelling door het college van Burgemeester en Wethouders wordt dit verslag ter inzage aangeboden aan de Gemeenteraad en toegezonden aan de provinciaal toezichthouder. Na behandeling door de raad wordt het verslag aangeboden aan de Gedeputeerde Staten. Dit in het kader van de verantwoording voortkomend uit de Wet Revitalisering Generiek Toezicht. Verbeterplan Informatiebeheer (2023-2026) Er is door het team een verbeterplan opgesteld om aan te geven hoe we als gemeente de komende jaren ons informatiebeheer in de basis op orde gaan brengen. De ‘basis op orde’ hebben is een breed begrip.

In het verbeterplan maken we dit praktisch en meetbaar: -

beleid wordt geactualiseerd of nieuw beleid wordt opgesteld (in aansluiting op wettelijke vereisten); achterstanden worden weggewerkt; er wordt digitaal gewerkt en uitsluitend digitaal gearchiveerd; er komt een (vernieuwd)team informatiebeheer om de organisatie hierin te ondersteunen.

De resultaten van de acties uit het verbeterplan zorgen ervoor dat er een transitie op gang wordt gebracht: van de huidige situatie naar een nieuwe situatie met een hoger niveau van informatie- en archiefbeheer. Het verbeterplan is in december 2023 goedgekeurd.

Samenvatting van de aandachtspunten Alle wettelijke verplichtingen worden naar behoren gedaan. Er zijn in het verleden geen bijzondere aanmerkingen geweest vanuit de provinciale toezichthouders. In voorgaande rapportages zijn aandachtspunten benoemd waar de gemeente Oldenzaal ten aanzien van het archiefbeheer aan dient te werken. Uit de laatste rapportage (2020-2021) werd een versnelling van actie op de volgende punten benoemd: 1. Actualisatie van de beheerregeling informatiebeheer. De beheerregeling is opnieuw doorgenomen en geactualiseerd. 2. Actualisatie van de Archiefverordening. De Archiefverordening is opnieuw doorgenomen en geactualiseerd. 3. De ontwikkeling van de hotspotmonitor. De hotspotmonitor is door het team Communicatie en Ondersteuning opgesteld en wordt begin 2024 ter goedkeuring behandeld in het college. 4. Instelling van een Strategisch Informatie Overleg (SIO). In september 2023 is er een SIO-overleg ingesteld. 5. Het ontwikkelen van een toetsbaar systeem voor kwaliteitszorg. Er is een organisatie breed kwaliteitssysteem ontwikkeld die nu net de pilot fase afgerond heeft en het komende jaar geïmplementeerd wordt. 6. Actualisatie van het Calamiteitenplan. Het Calamiteiten –en ontruimingsplan van de gemeente Oldenzaal is in 2023 geactualiseerd.

2

Rubriek:

01: Lokale regelingen. Hoofdvraag: voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen?

Archiefverordening en beheerregeling Informatiebeheer Uit verslagen van voorgaande jaren kwam de herziening van de Archiefverordening evenals van de beheerregeling informatiebeheer als aandachtspunt naar voren omdat deze reeds verouderd waren. Dit heeft erin geresulteerd dat de Archiefverordening en de beheerregeling informatiebeheer in september/oktober 2023 zijn herschreven, geactualiseerd en door het college zijn goedgekeurd. Strategisch Informatie Overleg Binnen de gemeente Oldenzaal is er het afgelopen jaar (september 2023) een Strategisch Informatie Overleg (SIO) ingesteld. Medewerkers van zowel DIV, van functioneel beheer en de archivaris komen om de week bijeen om te overleggen over het informatiebeheer. Regelmatig schuiven er ook externe adviseurs aan. Hiermee wordt gezorgd voor een structureel overleg, waarbij alle benodigde deskundigheid aanwezig en betrokken is. Hiernaast maakt de gemeente Oldenzaal gebruik van een Portefeuille Houders Overleg (PHOoverleg) waarbij naast enkele ambtelijke adviseurs, ook de burgemeester zitting heeft. Hierdoor vindt een doorvertaling van de SIO medewerkers naar het bestuur plaats en andersom. Wijziging overheidstaken In het afgelopen jaar zijn er geen wijzigingen in de overheidstaken voorgekomen.

Gemeenschappelijke regelingen en andere samenwerkingsverbanden Oldenzaal neemt deel aan meerdere gemeenschappelijke regelingen: - Gemeenschappelijke Regeling Stadsbank Oost Nederland; - Gemeenschappelijke regeling Samen Twente; - Openbaar Lichaam Crematorium Twente Oost Nederland; - Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Twente; - Gemeenschappelijke Regeling Gemeentelijk Belastingkantoor Twente; - Gemeenteschappelijke regeling Omgevingsdienst Twente; - Gemeenschappelijke Regeling Recreatieschap Twente; - Gemeenschappelijke regeling voor het Nederlands-Duitse openbare lichaam Euregio. Er is een register van Gemeenschappelijke regelingen. Er wordt jaarlijks in de gemeentebegroting/jaarrekening de paragraaf Verbonden Partijen opgenomen, waartoe de gemeenschappelijke regelingen behoren. Mandaatregeling archiefzorg Met de komst van de Omgevingswet was de wettelijke basis van het mandaatbesluit voor de Omgevingsdienst Twente uit 2018, niet meer dekkend. Hierdoor was het noodzakelijk een nieuw mandaatbesluit vast te stellen. Het huidige mandaatbesluit voor Omgevingsdienst Twente is door het college vastgesteld op 12 juni 2023. Uitbesteding van werkzaamheden (externe uitvoering) De bewerking van het archief van 1990 tot en met 2020 is uitbesteed aan het bedrijf DOXsupport.

Hiervoor is een dienstverleningsovereenkomst opgesteld die rekening houdt met de wettelijke gemeentelijke eindverantwoordelijkheid. De werkzaamheden zullen eind 2025 afgerond worden. Publicatie en bekendmaking De gemeente maakt bij publicaties en bekendmakingen gebruik van de site: https://www.officielebekendmakingen.nl/gemeenteblad

3

Rubriek:

02: Middelen en mensen

Hoofdvraag: kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau? Jaarlijks worden financiële middelen ter beschikking gesteld om de wettelijke archieftaken uit te voeren. De kosten voor de uitvoering van de wettelijke archieftaken zijn verspreid over de begroting. Dit in verband met het verschil in personele en materiele kosten. De financiële middelen voor de zorg en het beheer zijn toereikend voor de reguliere werkzaamheden. Bij nieuwe plannen/projecten zoals digitalisering van documenten of anderszins, moeten daarvoor middelen worden aangevraagd. Beschikbaarstelling van mensen In 2023 is een begin gemaakt met de bewerking van het archiefblok 1990-2020. Dit is een eenmalig project lopende tot en met het jaar 2025. Om de achterstanden in de archiefbewaarplaats weg te werken heeft de gemeente Oldenzaal in het jaar 2022 extra budget beschikbaar gesteld. Met dit budget zijn de uren van de stadsarchivaris voor de looptijd van twee jaar uitgebreid met 16 uur. In bijlage 1 is de invulling van deze extra uren toegevoegd inclusief een prioritering van de werkzaamheden. Het aantal Fte’s dat belast is met de documentaire informatievoorziening betreft: 7,5 Fte.

Deze formatie is als volgt opgebouwd: 2 Fte voor de postverwerking; 3,8 Fte voor dossiervorming, selectie en vernietiging; 0,4 Fte voor oud archiefwerkzaamheden (statisch archief); 0,8 Fte voor functioneel beheer, DMS en diverse taken rondom informatiebeheer; 0,5 Fte verdeeld over meerdere personen voor beleid en teamleiding. Daarnaast wordt er nog 1 Fte ingevuld voor het digitaliseren van de bouwvergunningen. De medewerkers zijn verschillend opgeleid variërend van MBO/HBO tot en met academisch. Samen hebben zij voldoende kennis en ervaring om alle wettelijk verplichte werkzaamheden uit te voeren. Binnen de gemeente Oldenzaal is er daarnaast voldoende mogelijkheid voor na- of bijscholing. De stadsarchivaris van de gemeente neemt op dit moment deel aan de Leerkring Archivarissen Twente. Daarnaast is zij in november 2023 begonnen met de opleiding Voortgezette Vorming Archiefbeheer gegeven door de GO opleidingen.

4

Rubriek:

03: Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot Hoofdvraag: zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde?

Archiefbewaarplaats/archiefruimte De archiefbewaarplaats van de Gemeente Oldenzaal bevindt zich in de kelderruimte aan de Ganzenmarkt 1 te Oldenzaal. Naast de archiefbewaarplaats bevindt zich in de kelder van de Ganzenmarkt 1 te Oldenzaal ook een archiefruimte. Hierin worden de op termijn te vernietigen archiefbescheiden opgeslagen. Beide ruimten voldoen aan alle eisen die volgens de wet daaraan gesteld worden. Tot op heden vroeg de archiefbewaarplaats in warmere perioden om extra aandacht wegens oplopende temperaturen. Er wordt naar een oplossing voor dit probleem gezocht. In de tussentijd wordt de temperatuur maar met name de luchtvochtigheid in de ruimte strak in de gaten gehouden (zie bijlage 3). Applicaties Vanaf 2020 wordt alleen nog digitaal archief gevormd. Verreweg het grootste deel van de documenten komt via digitale middelen tot stand. Voor de (in aantal sterk afnemende) documenten die fysiek worden ontvangen past de gemeente digitale vervanging toe zoals vastgelegd in het Handboek Vervanging. Voortdurende aandacht is benodigd voor de applicaties waarin digitale archiefbescheiden worden beheerd of zouden moeten worden beheerd. Dit jaar is een inventarisatie gedaan met betrekking tot alle applicaties om te onderzoeken waar zich archiefwaardige informatie bevindt en, in het verlengde daarvan, of de vereiste archiefbeheerfunctionaliteiten aanwezig zijn.

De gemeente bereid nu de implementatie van M365 voor, mede als opvolger voor de netwerkschijven; hiertoe is in gezamenlijkheid met Gemeente Hengelo een programma opgestart. Zodra de gemeentelijke informatiehuishouding in kaart is gebracht en voor (clusters van) werkprocessen afspraken zijn gemaakt voor duurzaam archiefbeheer (incl. archiefvernietiging) zal de stap gemaakt worden naar langdurige digitale opslag (e-depot). E-depot De gemeente Oldenzaal beschikt nog niet over een e-Depot. Op dit moment is de gemeente Oldenzaal betrokken bij regionale overleggen om af te tasten of aansluiting bij een collectief e-depot wenselijk is. Risicoprofiel Bij collegebesluit van 20 mei 2015 is het Calamiteiten- en ontruimingsplan Gemeente Oldenzaal vastgesteld. In hoofdstuk 23 van dit plan is een uitvoerige beschrijving van de evacuatie van de archiefbescheiden opgenomen. Welke archieven worden als eerste verwijderd, waar worden ze heen gebracht, hoe worden ze vervoerd, wie dienen er direct op de hoogte gesteld te worden bij eventuele calamiteiten in of rondom de archiefruimten enz.). De gemeente Oldenzaal is hiervoor ook aangesloten bij de Documentenwacht te Beekbergen. De oude archieven van Oldenzaal komen als eerste in aanmerking om ontruimd te worden bij calamiteiten: Stelling 3 Stelling 4 Stelling 4-5

Archief Oldenzaalse Oudheidkamer, met aanvullingen 1336-19e eeuw Oud Archief Oldenzaal 1296-1810 Secretarie-archief gemeente Oldenzaal 1811-1917

In augustus 2023 is dit plan geactualiseerd. Waar nodig zijn telefoonnummers en dergelijke aangepast. Bij de eerst volgende calamiteiten oefening zal de ontruiming van het archief (zowel de archiefbewaarplaats als de archiefruimte) opgenomen worden.

5

In het komende jaar (2024) zal het calamiteitenplan herzien worden. Dit omdat er onder andere toevoegingen zijn zoals zonnepanelen op het dak van het stadhuis en een toenemend aantal elektrische fietsen in de fietsenkelder naast de archiefruimten. Dit brengt nieuwe risico’s met zich mee en vraagt om een specifieke aanpak. Voor de herziening is de samenwerking gezocht met RJ Safety en Security in Hengelo.

6

Rubriek:

04: Interne kwaliteitszorg en toezicht

Hoofdvraag: werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding? In eerdere KPI-rapportages is geconstateerd dat we als gemeente Oldenzaal nog niet beschikken over een kwaliteitssysteem met toetsbare eisen voor informatiebeheer. Eén van de aanbevelingen die is gedaan is dan ook het ontwikkelen en invoeren van een kwaliteitssysteem. Op grond van artikel 16 van de Archiefregeling dienen we te beschikken over een kwaliteitssysteem voor informatiebeheer. Een dergelijk systeem beperkt zich niet tot team DIV, maar is van toepassing op de hele organisatie en op alle archiefbescheiden (informatieobjecten). In het Verbeterplan Informatiebeheer is deze aanbeveling overgenomen. Het afgelopen jaar heeft team DIV een pilot kwaliteitscontroles binnen het zaaksysteem opgezet en er is een controlesysteem in Excel ontwikkeld. Op dit moment wordt de basis gelegd om een kwaliteitssysteem organisatie breed te ontwikkelen en implementeren. Het kwaliteitssysteem gaat gelden als kader voor het informatiebeheer binnen de gemeente Oldenzaal. Het kwaliteitssysteem is niet alleen op het zaaksysteem van toepassing, maar dient als blauwdruk voor systematische kwaliteitszorg binnen de andere archiefvormende applicaties. Met het uitvoeren van kwaliteitszorg stapt het huidige team DIV over op een nieuwe manier van werken.

Cultuurverandering Ook voor de organisatie is dit nieuw. Het kwaliteitssysteem informatiebeheer vraagt ook een actieve rol van de medewerker (ambtelijke professionaliteit) als het gaat over het opslaan en verwerken van informatie. De implementatie van het kwaliteitssysteem moet ervoor zorgen dat alle medewerkers binnen de gemeente goed op de hoogte zijn van de geldende informatiebeheervoorschriften en hiernaar handelen wanneer zij (archiefwaardige) informatie produceren en opslaan. Op dit moment is uit onderzoek gebleken dat medewerkers zich niet verantwoordelijk voelen voor de eigen rol binnen informatiebeheer. Er wordt een verandermanager aangesteld (deze is op het moment van schrijven net geworven) om deze cultuurverandering mede vorm te geven.

7

Rubriek:

05: Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden

Hoofdvraag: geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden? Geordend overzicht analoog en digitaal De gemeente Oldenzaal beschikt over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden dat inzichtelijk is via de website van de gemeente. De ordening van de documenten vindt deels planmatig plaats met waarborgen voor de authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van de documenten. Dit betreft vooral de digitale documenten die worden opgeslagen in het zaaksysteem (e-Suite) en een aantal van de vakapplicaties gekoppeld aan het zaaksysteem. Voor de informatie in het zaaksysteem is een compleet overzicht beschikbaar (in de i-Navigator). De i-Navigator wordt volgens een actiepunt uit het Verbeterplan Informatiebeheer verder uitgebreid en aangevuld, zodat per proces bijgehouden wordt welke informatiesystemen bij welke applicaties betrokken zijn. Punt van zorg blijven de documenten die worden opgeslagen op afdelingsschijven en in mailboxen. Hier bevinden zich belangrijke permanent te bewaren archiefbestanden waarvoor niets is geregeld met betrekking tot digitale duurzaamheid.

Het inzicht krijgen in alle archiefwaardige informatie binnen de gemeentelijke organisatie en het opstellen van een overzicht hiervoor is één van de acties opgenomen in het Verbeterplan Informatiebeheer (2023-2026). Met het programma Optimaal Digitaal (de implementatie van Microsoft 365) komt hier een oplossing voor: de netwerkschijf zal worden bevroren en vervangen door MS Teams, OneDrive zal de persoonlijke netwerkschijf vervangen en een bewaartermijn krijgen, en de MS Teams chat zal steeds meer de mail gaan vervangen. In 2023 is gestart met het maken van een overzicht van de decentrale (vak) applicaties, functionaliteiten en informatie in deze applicaties, maar dit is nog niet volledig afgerond. Dit betekent dat er momenteel geen volledig inzicht is in wat er aan digitale archiefbescheiden leeft binnen de gemeentelijke organisatie, en welke applicaties de mogelijkheid hebben tot het juiste beheer van deze archiefbescheiden. Ook dit punt is één van de acties in het Verbeterplan Informatiebeheer. Authenticiteit en context analoog en digitaal De gemeente Oldenzaal beschikt niet over een vastgesteld metadataschema (betrekking hebbend op de inhoud, structuur en verschijningsvorm van de informatie). Wel is bij aanschaf van het zaaksysteem gekeken naar de eisen van TMLO, en ook toegepast, maar dit is niet omschreven en vastgelegd.

Het opstellen van een nieuw metadataschema staat wel als actiepunt in het Verbeterplan Informatiebeheer en zal worden opgepakt in combinatie met de inrichting van MS Teams aankomend jaar. Bij de aanschaf van nieuwe (vak)applicaties moet door DIV een checklist gemaakt worden waarin het metadataschema is opgenomen. Hierdoor wordt bij aanschaf/ verkenning van een (vak) applicatie al rekening gehouden met archivering by design. Ook zal worden gekeken waar gebruik kan worden gemaakt van Common Ground componenten. Inmiddels is er vanuit het nationaal archief een nieuwe standaard ontwikkeld, namelijk het model Metagegevens voor Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie (MDTO). De impact en toepassing van dit nieuwe metagegevensschema moet nog worden onderzocht. We zien dat gemeenten over het algemeen nog afwachtend zijn in het adopteren van MDTO. We houden hierbij de landelijke ontwikkelingen in de gaten. De gemeente Oldenzaal beschikt op dit moment nog niet over een digitale bewaarstrategie. De digitale bewaarstrategie staat wel in de planning om gemaakt te worden, zo is opgenomen in het Verbeterplan Informatiebeheer. In de digitale bewaarstrategie moeten onze kaders en basisprincipes voor langdurige bewaring van zowel papieren als digitale informatie worden opgenomen.

De uitwerking van de basisprincipes en de daaruit voortvloeiende activiteiten vinden volgens deze strategie plaats via het kwaliteitssysteem (zie rubriek 4). Afspraken rondom preservering, migratie,

8

conversie, metadata, bewaarregimes, toegestane bestandsformaten en opslag worden hierin ook vastgelegd. Duurzaamheid analoge archiefbescheiden De gemeente Oldenzaal voldoet aan de gestelde duurzaamheidseisen voor het gebruik van duurzame materialen en gegevensdragers bij opslag. Het klimaat in de archiefruimte wordt gemonitord en gereguleerd. Duurzaamheid digitaal informatiebeheer Wat opslagformaten betreft maken we als gemeente voor de centraal beheerde informatie gebruik van het document Standaard Duurzame Bestandsformaten van de archiefdienst, wat inhoudt dat de landelijke standaard (waar mogelijk) gevolgd wordt. De handreiking Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheid (KIDO) is door de gemeente als uitgangspunt genomen in de omgang met digital-born documenten. Op basis van KIDO wordt op dit moment een kwaliteitssysteem opgezet, dat in 2024 geïmplementeerd gaat worden. Daarnaast verwijzen we wederom naar het Verbeterplan Informatiebeheer voor plannen om verscheidene beleidsstukken te actualiseren dan wel op te stellen, zoals een leidraad dataconversie- en migratie.

Opslagformaten De gemeente heeft enkele standaarden op het gebied van bestandsformaten verplicht voorgeschreven en volgt hierin de voorkeursformaten van het Nationaal Archief Voorzieningen compressie en encryptie Het ontwikkelen van beleid voor encryptie moet nog worden uitgevoerd en staat ingepland in het Verbeterplan Informatiebeheer. Converteren en migreren Voor digitaal archief dat tot overbrenging naar de archiefbewaarplaats door de gemeente moet worden beheerd, is nog niet geregeld dat de duurzame opslag en toegankelijkheid wordt gegarandeerd. Daarvoor is het o.a. noodzakelijk om conversie- en migratiemaatregelen vast te stellen en duurzaamheidschecks te doen op deze archiefbescheiden. Dit moet worden uitgewerkt in het conversie en migratiebeleid dat DIV in 2023 is gaan ontwikkelen en in 2026 afgerond zal worden.

9

Rubriek:

06: Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden

Hoofdvraag: weegt de gemeente zorgvuldig af of vorm, inhoud en/of context van bescheiden van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? Vernietiging en selectie Vernietiging van archiefbescheiden vindt bij de gemeente Oldenzaal jaarlijks plaats. Bij de selectie van de te vernietigen bestanden, wordt gebruik gemaakt van de door de Minister van OCW vastgestelde selectielijst 2017. Het college als archiefzorgdrager selecteert de gemeentelijke archiefbescheiden. De archiefbescheiden worden op dossierniveau gespecificeerd en opgenomen in een selectie/vernietigingslijst waarbij wordt aangegeven wanneer de vernietiging plaats zal vinden. Alvorens tot de daadwerkelijke vernietiging over te gaan, gaat de lijst ter controle langs de diverse proceseigenaren. Eventuele opmerkingen worden verwerkt waarna de lijst ter goedkeuring wordt voorgelegd aan de stadsarchivaris van de gemeente Oldenzaal. Wanneer de archivaris de machtiging heeft gegeven aan de lijst, wordt overgegaan tot vernietiging. In het verleden is er niet structureel vernietigd. Sinds 2015 worden jaarlijks de daarvoor in aanmerking komende dossiers vernietigd.

Voor het selecteren van de archiefbescheiden is gebruik gemaakt van de Lijst voor vernietiging in aanmerking komende stukken in gemeentearchieven (1893), de Selectielijst archiefbescheiden gemeentelijke en intergemeentelijke organen vanaf 1 januari 1996, zoals vastgesteld in 2005 en gewijzigd in 2012 en van de Selectielijsten 2017 en 2020. Van de te bewaren archiefbescheiden wordt de bewaartermijn vastgelegd conform de wettelijke selectielijst. Bij archivering van deze archiefbescheiden wordt direct het jaar van vernietiging c.q. overbrenging naar de archiefbewaarplaats vastgelegd. De hotspotmonitor Daarnaast wordt ook rekening gehouden met plaatselijke zaken of gebeurtenissen met een voor de gemeente Oldenzaal uniek of bijzonder karakter. Deze zaken worden, door middel van een hotspotmonitor, van vernietiging uitgezonderd. In 2023 is een opstart gemaakt met het vormgeven van de hotspotmonitor. In februari 2024 liggen de onderwerpen hiervan ter goedkeuring voor bij het college van de gemeente Oldenzaal. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan de verbouw/renovatie van het Carmellyceum te Oldenzaal. Vervanging De gemeente past vervanging toe (namelijk bij het vervangen van papieren archiefbescheiden die volgens de Archiefwet op termijn vernietigd moeten worden). Het college heeft bij collegebesluit d.d.

10 november 2020 besloten om vanaf 1 januari 2021 volledig digitaal te gaan archiveren. Alle fysieke (papieren) documenten worden na ontvangst ingescand en drie maanden na ontvangst vernietigd. De drie maanden dienen als voorzorgsmaatregel. Het gescande (digitale)document neemt dan de plaats in van het originele fysieke (papieren) document. De gemeente gaat hiermee over op een effectievere en efficiëntere manier van archiveren. Hiermee is het eeuwig te bewaren archief vanaf 1 januari 2021 digitaal geworden. Vervreemding, conversie/migratie In de afgelopen 10 jaar zijn er geen archiefbescheiden vervreemd. Tevens was er geen sprake van conversie of migratie.

10

Rubriek:

07: Overbrenging van archiefbescheiden

Hoofdvraag: brengt de gemeente het principe van de Archiefwet ‘te bewaren archiefbescheiden na bij wet vastgestelde termijn overbrengen, tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk? Archiefbewaarplaats/archiefruimte De gemeente Oldenzaal heeft het te bewaren archief evenals het te vernietigen archief in eigen beheer. De archieven tot en met 1989 zijn bewerkt en geïnventariseerd. Ook zijn een aantal archieven van diverse (externe) organisaties (1924-2002) geïnventariseerd. Dit alles besloeg zo’n 600 strekkende meter. Deze archieven zijn ook formeel overgebracht, waarbij enkele beperkingen aan de openbaarheid zijn opgenomen. Er is een document opgesteld met hierin de redenen voor beperking aan de hand van de wet- en regelgeving. In de eerste helft van 2023 heeft de gemeente Oldenzaal DOXsupport ingehuurd. Voor de gemeente Oldenzaal inventariseren en bewerken zij de archieven uit de periode 1990 t/m 2020. Tevens worden de laatste twee paternosterkasten leeggeruimd en gesaneerd. Het project beslaat een omvang van 177,6 m¹. Aan het eind van dit project (2025) worden de archiefstukken in een beschrijvende inventaris opgenomen en op de website van de gemeente Oldenzaal geplaatst. Als afronding van de bewerking archieven 1990 t/m 2020 wordt er een collegeadvies opgesteld.

In dit collegeadvies wordt verantwoording afgelegd inzake de overbrenging van deze archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats (inclusief beschrijvende inventaris) en kan tot definitieve besluitvorming worden overgegaan. Particuliere archieven Het stadsarchief Oldenzaal heeft in de periode van 2022 tot en met 2023 een aantal particuliere archieven verworven en aan haar collectie toegevoegd. Op dit moment worden deze ontsloten opdat de archieven in de loop van het jaar 2024 aan de inventaris op de website toegevoegd kunnen worden en tevens ook door burgers geraadpleegd kunnen worden. - Het archief van de Boeskool is Los - Het archief van de Culturele Raad - Het archief van vereniging Groote Sociëteit Oldenzaal - Het reisdagboek van een man uit Oldenzaal die als missionaris naar Afrika geweest is. Daarnaast zijn er gesprekken gaande met de Oldenzaalse familie Bloemen om het familiearchief van Bloemen over te nemen. Gerhardus Hendrikus Plechelmus Bloemen was van 1935 tot en met 1941 burgemeester van Oldenzaal. In 1941 werd hij ontslagen en opgesloten in Kamp Amersfoort. Na de bevrijding in 1945 keerde hij terug als burgemeester van Oldenzaal tot en met zijn pensionering in 1951.

11

Rubriek:

08: Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden

Hoofdvraag: voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet? Overgebrachte archiefbescheiden ln de Archiefwet wordt gesteld dat overgebrachte archiefbescheiden in beginsel altijd openbaar zijn. Belangstellenden kunnen in de studiezaal inzage krijgen in de archiefbescheiden. De stukken worden in een goede materiële conditie (gebruik duurzame materialen) opgeslagen. Openbaarheidsbeperking De archieven tot en met 1989 zijn formeel overgebracht, en daarmee openbaar gemaakt, op enkele openbaarheidsbeperkingen na. Er zijn geen archiefbescheiden ouder dan 75 jaar die het college niet openbaar wil laten zijn met uitzondering van de geboorteakten die op grond van het burgerlijk wetboek pas na 100 jaar openbaar zijn. De naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden zijn voor iedereen kosteloos te raadplegen. Als er (veel) kopieën worden gemaakt of als er veel ondersteuning moet worden verleend, dan worden kosten in rekening gebracht overeenkomstig de legesverordening. Dit komt nagenoeg nooit voor. Studiezaal In november 2023 is de nieuwe studiezaal van het stadsarchief geopend. Deze bevindt zich in de Marktstraat 10 te Oldenzaal. Met de opening van de studiezaal is ook de bezoekersregeling aangepast.

Naast dat hierin beschreven is hoe bezoekers zich dienen te gedragen en dienen om te gaan met de opgevraagde archiefstukken, staat hierin ook beschreven welke stukken in de studiezaal in te zien zijn en welke stukken het stadhuis vanwege hun ouderdom niet zullen verlaten en daarom nog in te zien zijn in de bezoekersruimte van het stadhuis. Archiefstukken van vóór het jaar 1811 worden niet naar de studiezaal gebracht. Bij stukken van een latere datum wordt hier per stuk een besluit over genomen (gebaseerd op de conditie waarin het stuk zich bevindt). Uitlenen van archiefstukken Er hebben zich tot nu toe nog geen vragen voorgedaan om archiefbescheiden voor bepaalde tijd uit te lenen aan het archiefvormend overheidsorgaan en daarom zijn er ook geen voorwaarden geformuleerd. Voor het overgrote deel van het archief is de gemeente Oldenzaal namelijk zelf het archiefvormend lichaam. Genealogie website In 2018 zijn de genealogie-bestanden van de gemeente via www.oldenzaal.nl ter beschikking gekomen. Het afgelopen jaar heeft er een update van de website plaatsgevonden. Hierdoor is het voor bezoekers van de site makkelijker om de informatie te vinden. Dit doordat er nu meer zoekvelden beschikbaar zijn en er specifieker gezocht kan worden naar informatie.

Als gevolg van de AVG regelgeving die op 25 mei 2018 van kracht is geworden, zijn de gezinskaarten en kostgangerskaarten, evenals het jongste gedeelte van het bevolkingsregister, uitgezonderd van publicatie (hoewel deze bestanden wel zijn gedigitaliseerd).

12

Verklarende woordenlijst In deze verklarende woordenlijst is ervoor gekozen om de ‘beroeps’ termen uit te leggen. Dit niet op een technisch perfecte manier, maar om de lezer te helpen wat met de termen wordt bedoeld. archiefbeheer Alles wat te maken heeft met de archiefvorming, de archiefbewerking, het beheer van de archiefdepots, de daarin berustende archiefbescheiden en het beschikbaar stellen daarvan. archiefbescheiden / archiefdocumenten Een document dat ontvangen wordt in de gemeente is direct een archiefstuk. In de volksmond wordt aan de term archiefstuk gedacht nadat de behandeling gereed is en het document opgeborgen kan worden. Dat is dus niet correct, ook in de behandelfase is het document al een archiefstuk. archiefbewaarplaats Archiefdepot of geheel van archiefdepots gebouwd en ingericht voor de blijvende bewaring van archiefbescheiden. archiefruimte Archiefdepot bestemd voor de bewaring door de archiefvormer van recente archiefbescheiden. (in de praktijk vooral: de te vernietigen stukken). archiefzorg Bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het archiefbeheer. AVG Algemene Verordening Gegevensbescherming beschrijvende inventaris Systematische toegang op een archief of een deel ervan, voorzien van een inleiding, een overzicht van de geschiedenis van de archiefvormer, van de taken, van de archiefbewerkingen en van de omvang.

compressie Techniek waarmee computerbestanden worden verkleind zonder dat daarbij gegevens verloren gaan. conversie Het om- of overzetten van gegevens in een ander bestandsformaat. DMS Document Management Systeem. Systeem voor het beheer van documenten waarbij metadata zijn vastgelegd omtrent toegankelijkheid, beschikbaarheid, vindplaats en voortgang. E-depot Elektronisch depot; Het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat duurzaam beheren en raadplegen van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt. encryptie De omzetting van data naar een geheime code, “versleutelde code”.

13

KPI Kritische Prestatie Indicatoren. Een door de VNG opgestelde methodiek waarbij in tien hoofdstukken de wettelijke eisen op het terrein van (onder andere) de Archiefwet in vragende vorm worden geformuleerd. De antwoorden op die vragen geven de gemeenten inzicht of zij voldoen aan de eisen. metadata Gegevens over gegevens. In documentaire systemen: gegevens over documenten en hun ontstaan. migratie Het overzetten van digitale documenten naar een ander digitaal informatiesysteem met behulp van speciale computerprogrammatuur onder behoud van authenticiteit. openbaarheid (van archief) Toestand van archiefbescheiden waarbij ieder met inachtneming van bij of krachtens de wet vastgelegde beperkingen bevoegd is deze te raadplegen en daarvan of daaruit reproducties, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of te laten maken. oud archief Zie: Statisch archief. overbrenging (van archiefmateriaal) Procedure waarbij een zorgdrager van een overheidsorgaan de archiefbescheiden overdraagt aan de archiefbeheerder van een archiefbewaarplaats. Formeel wordt daarbij het archiefmateriaal voor burgers openbaar in de zin van de archiefwetgeving. statisch archief Naar een archiefbewaarplaats overgebracht afgesloten archief, voor blijvend te bewaren archiefbescheiden.

Vervanging Reproductie van archiefbescheiden met het doel tot vernietiging van de oorspronkelijke archiefbescheiden over te kunnen gaan. In de praktijk vaak door scannen van papieren documenten. Vervreemding Overdracht van de eigendom door de zorgdrager aan een andere zorgdrager of een natuurlijk of rechtspersoon van archiefbescheiden.

14

Bijlage 1

Urenoverzicht archiefwerkzaamheden 2023/2025 Overzicht van de uitbreiding in uren om de achterstanden in het archief weg te werken = valt binnen de contracturen van 2 dagen Verdeling prioriteit 1 = Achterstand die weggewerkt dient te worden 2 = Noodzakelijk 3 = Wenselijk, maar geen prioriteit Werkzaamheden Beschrijvende inventaris actualiseren, samenvoegen in één document Inschrijven in een inventarisboek Ruimte creëren/vrijmaken archiefbewaarplaats

Bibliotheek opschonen selecteren, ordenen

Details werkzaamheden - Palthehuis opnemen

Beschrijvende inventaris actualiseren, samenvoegen in 1 document

Uren 80 uur

-

Molkenboer opnemen

1

80 uur

-

Palthehuis

1

80 uur

-

Molkenboer

1

80 uur

-

Inventariseren van wat vernietigd kan worden

1

6 uur

-

Inventariseren wat verplaatst kan worden naar de archiefruimte

1

2 uur

-

Archiefstukken verplaatsen

1

4 uur

-

Inventarisatielijst bijstellen

1

4 uur

-

Welke boeken bewaren?

1

20 uur

-

Dubbele boeken verwijderen

1

8 uur

-

Overzichtslijst van de volledige bibliotheek

1

80 uur

-

Afstemmen met de overdragers

2

-

Daadwerkelijk ophalen

2

-

Categoriseren

2

-

Opnemen in de archiefbewaarplaats

2

-

Culturele Raad opnemen

2

100 uur

-

Boeskool is Los opnemen

2

120 uur

-

Burgemeester Bloemen opnemen

2

160 uur

Nieuwe lijst maken Overnemen archief Boeskool is Los Burgemeester Bloemen

Prioriteit 1

48 uur

15

2 Inschrijven in een inventarisboek

-

Culturele Raad

-

Boeskool is Los

100 uur (Brigitte pakt dit op)

2 100 uur 2 -

Burgemeester Bloemen

-

Huidige plan herschrijven

2

40 uur

-

Hotspotmonitor schrijven

2

40 uur

Dox support

-

Supervisie

2

130 uur

Meedenken in de nieuw in te richten studiezaal

-

Overleggen

2

40 uur

Rondleiden scholen

-

9:00- 12:30 uur leerlingen begeleiden

2

3,5 uur per keer (afhankelijk van het aantal klassen)

-

Afstemmen met de vrijwilligers

2

-

Voorbereiding en opruimen

2

KPI rapportage voorbereiden

140 uur

1 uur per keer Schatting: 40 x 5,5 uur -

Afstemmen met het blok

2

20 uur

-

Herinrichting

2

60 uur

-

Ravage (8 mappen)

2

32 uur

-

De Groote Sociëteit (1988-1996)

2

32 uur

-

Wijkverpleging Oldenzaal (1909)

2

8 uur

-

K.O.C. (2 mappen)

2

16 uur

-

Stichting Mattheus Passion (14 mappen)

2

60 uur

-

Dagboek Hendrikman

2

8 uur

-

Losse stukken allerlei (4 mappen)

2

16 uur

-

Losse stukken allerlei (6 dozen)

2

16 uur

Archief TopCraf/Larcom

-

Te vernietigen stukken op vernietigingslijst zetten en vernietigen

2

16 uur

Visualiseren van het archeologische verleden van Oldenzaal

-

Mogelijkheden hiertoe uitzoeken

3

40 uur

-

Kostenoverzicht

3

20 uur

-

Project uitwerken

3

100 uur

-

Onderzoeken/oriënteren

3

15 uur

Herinrichting archiefbewaarplaats

Inventariseren losse onderdelen archiefbewaarplaats

Oldenzaal als vestingstad

16

Onderzoek bij andere archiefinstellingen over de historie van Oldenzaal Op locatie stukken bekijken 2 artikelen schrijven over de historie van Oldenzaal Archief TopCraft/Larcom

3

40 uur

3

8 uur per keer

3

10 uur

Schrijven

3

10 uur

Beschrijvende inventaris maken en stukken opnemen in Archiefbewaarplaats.

3

64 uur

-

Uitzoeken waar nog archiefstukken liggen die over Oldenzaal gaan

-

Inzien Onderzoek verrichten

-

17

Bijlage 2 Overzicht van de klimaatomstandigheden in de archiefbewaarplaats tijdens een warme periode en daarna Datum

Vochtigheid

Temperatuur

Opmerking

Maandag 18 september

44

22.5

Warme nazomer

Maandag 25 september

44

22.1

Dinsdag 3 oktober

44

21.9

Donderdag 5 oktober

44

21.9

Maandag 9 oktober

44

21.3

Dinsdag 10 oktober

43

21.5

Maandag 23 oktober

44

20.6

Dinsdag 24 oktober

43

20.5

Donderdag 26 oktober

42

20.4

Maandag 30 oktober

43

19.9

Dinsdag 7 november

42

19.5

Donderdag 9 november

42

19.7

S ’ochtends om 8:30u

Donderdag 9 november

42

20.1

Zelfde dag, s ’ochtends om 9:53u (hierna is de temperatuur constant gebleven deze dag)

Maandag 13 november

42

18.9

Donderdag 16 november

42

19.8

Maandag 20 november

42

18.8

Dinsdag 28 november

42

18.4

Donderdag 30 november

42

18.4

Voor het eerst vorst buiten Tussen nu en afgelopen dinsdag heeft de kluisdeur voornamelijk dicht gezeten.

18

19