08 Controleprotocol 2024 en Normenkader 2024 - Bijlage 1 toelichting criterium behorend bij Controleprotocol 2024 Oldenzaal

Hoort bij raadsbesluit nr. 1456 van 24 maart 2025

Bijlage 1: Criterium

R.W.

In het kader van deze controle worden negen rechtmatigheidscriteria onderkend: • de criteria 1 t/m 6 hebben naast rechtmatigheid ook betrekking op getrouwheid. Deze worden afgedekt door balans en overzicht van baten en lasten; • de criteria 7 t/m 9 zijn aanvullende criteria die alleen betrekking hebben op de rechtmatigheid. Deze worden afgedekt door de rechtmatigheidsverantwoording. Criterium Omschrijving Voorbeeld Calculatiecriterium De geregistreerde (vastgestelde) bedragen zijn juist berekend Factuurbedragen zijn juist berekend Valuteringscriterium Het tijdstip van de betalingen en de verplichtingen is juist Aangaan en verantwoording van contracten en verplichtingen Leveringscriterium Er is vastgesteld dat er is geleverd conform de verstrekte inkoopopOp basis van het onderzoekrapport blijkt dat dracht van goederen/diensten de studie conform de opdracht is uitgevoerd Adresseringscriterium De persoon of organisatie waar een financiële stroom naar toe is geBetalingsverkeer gaan is juist (rechthebbende) Volledigheidscriterium Alle opbrengsten die verantwoord zouden moeten zijn, zijn ook verantDe afgesproken bijdragen van derden voor woord een project zijn begroot en gerealiseerd Aanvaardbaarheidscriterium De financiële beheershandeling past bij de activiteiten van de gemeente Inkoop van goederen en/of diensten en en in relatie tot de kosten is een aanvaardbare tegenprestatie

overeenverstrekken van subsidies gekomen Voorwaardencriterium Nadere eisen die worden gesteld bij de uitvoering van financiële beSubsidievoorwaarden en aanbesteding heershandelingen Besteding en inning van gelden door een gemeente zijn aan bepaalde voorwaarden verbonden, waarop door het college wordt getoetst. Deze voorwaarden liggen vast in wetten en regels van hogere overheden en de (eigen) gemeentelijke verordeningen. Bij het voorwaardencriterium wordt vooral gekeken of de financiële beheershandelingen binnen de gemeente voldoen aan de voorwaarden zoals die gesteld zijn in de wet- en regelgeving. In het normenkader zijn de interne en externe regels opgenomen, die het college in zijn controle van het voorwaardencriterium moet betrekken. Het voorwaardencriterium veroorzaakt in belangrijke mate de inspanningen die nodig zijn voor de rechtmatigheidscontrole. Door het aanbrengen van beperkingen in de toepassing van genoemde aspecten kunnen de te verrichten interne controle-inspanningen beperkt worden en is de kans op een niet-goedkeurende accountantsverklaring verkleind.

Ten aanzien van de gemeentelijke verordeningen worden uitsluitend financiële consequenties verbonden aan die bepalingen, die recht, hoogte en duur van financiële beheershandelingen betreffen. Oftewel voor de interne regelgeving vindt uitsluitend een toets plaats naar recht, hoogte en duur van financiële beheershandelingen. Indien en voor zover bij de controle financiële onrechtmatige handelingen worden geconstateerd worden deze in de rapportage en oordeelsweging uitsluitend betrokken indien en voor zover het door de raad of hogere overheden vastgestelde regels en kaderstellende besluiten betreft. Met andere woorden: interne regels van college naar ambtelijke organisatie en andere dan kaderstellende collegebesluiten vallen hier buiten. Mocht tijdens de toetsing toch blijken dat het normenkader niet juist of compleet is en dit consequenties heeft gehad voor de controles, dan geeft het college in de bedrijfsvoeringsparagraaf in de jaarstukken aan welke regels het betreft. De accountant moet dit in zijn verslag bevestigen.

Begrotingscriterium

Tenslotte is de Kadernota Rechtmatigheid van de commissie Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) van toepassing bij de controle. Deze commissie heeft de opdracht zwaarwegende adviezen uit te brengen. Afwijking daarvan is in beginsel niet mogelijk, tenzij er doorslaggevende argumenten zijn om af te wijken. Deze dienen dan door de gemeente en accountant te worden gedocumenteerd Financiële handelingen moeten passen binnen het kader van de geautoriseerde begroting (per programma) Het begrotingscriterium houdt in dat financiële beheers handelingen, die ten grondslag liggen aan de baten en lasten, alsmede de balansposten, tot stand zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma's. In de (programma)begroting zijn de maxima voor de lasten vermeld die door het Bestuur zijn vastgesteld. Dit houdt in dat de financiële beheers handelingen moeten passen binnen de begroting, waarbij het juiste programma, de toereikendheid van het begrotingsbedrag, alsmede het begrotingsjaar van belang zijn. Met de controle op de juiste toepassing van het begrotingscriterium wordt getoetst of het budgetrecht van de gemeenteraad is gerespecteerd. Het begrotingscriterium is uitgewerkt in de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV.

Hierin is opgenomen dat bestedingen die uitstijgen boven de in de begroting opgenomen programmabudgetten niet als onrechtmatig worden aangemerkt, als voor de accountant bij de controle vaststaat dat de begrotingsoverschrijding binnen de beleidskaders van de gemeenteraad

Er is een budgetcode en het budget is toereikend. Begrotingswijzigingen worden goedgekeurd door de Raad

Misbruik en oneigenlijk gebruikcriterium

valt of compensatie mogelijk is door met de hogere lasten rechtstreeks samenhangende inkomsten. Het bepalen of begrotingsoverschrijdingen al dan niet verwijtbaar zijn, is voorbehouden aan de gemeenteraad. De interne toetsing op juistheid en volledigheid van gegevens die door derden zijn verstrekt bij het gebruik van overheidsregelingen (=misbruik) en de interne toetsing of derden bij het gebruik van overheidsregelingen geen (rechts)handelingen hebben verricht die in strijd zijn met het doel of de strekking van de regeling (=oneigenlijk gebruik). Om misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden te voorkomen zijn beheersmaatregelen nodig. In tegenstelling tot andere getrouwheids- en rechtmatigheidsaspecten gaat het bij het M&O-criterium in het bijzonder om vast te stellen dat in de organisatie effectieve maatregelen zijn getroffen om misbruik te voorkomen, dan wel op te sporen, en dat de wet- en regelgeving duidelijk is, aangepast is aan actuele omstandigheden en te handhaven is. In het jaarverslag en/of de toelichting op de jaarrekening verantwoordt het college zich over de opzet, de uitvoering en de resultaten van het M&O-beleid. Indien een gemeente geen toereikend M&O-beleid voert kan dit gevolgen hebben voor het accountantsoordeel.

Indien bij een toereikend M&O-beleid dat in voldoende mate is uitgevoerd toch een belangrijke (materiële) onzekerheid – die inherent is aan de regeling – blijft bestaan met betrekking tot de rechtmatigheid van de uitgaven of ontvangsten en deze niet verder kan worden gereduceerd, dient de accountant te beoordelen of deze onzekerheid in de toelichting bij de jaarrekening adequaat wordt weergegeven.

De beoordelingsformulieren die worden gemaakt bij de vaststelling van de subsidieregelingen