08 Aanvullend besluit tijdigheid in de Financiële verordening - Raadsvoorstel en -besluit

Bijlagen 2024 2 juli 2024 Nr. 25/4 Reg.nr. INTB-24-06476 Bijlagen: 0

Agendapunt: 8

Voorstel tot het nemen van een Aanvullend besluit "tijdigheid" in de Financiële verordening

Aan de gemeenteraad

Op 18 december 2023 is door uw raad de Financiële verordening gemeente Oldenzaal 2023 (art. 212) vastgesteld. Hierin komt ook het begrip ‘Rechtmatigheid’ aan de orde. Inmiddels is er een nieuwe kadernota ‘Rechtmatigheid’ uitgebracht door de Commissie BBV, omdat de eerdere versie bij veel gemeenten tot onduidelijkheid leidde. Daaropvolgend is door de commissie Bedrijfsvoering en Auditing Decentrale Overheden (BADO) de notitie ‘Rechtmatigheidsverantwoording’ aangepast. En recentelijk is duidelijk geworden dat dit tot gevolg heeft dat het begrip ‘Begrotingsrechtmatigheid’ zoals dit nu is opgenomen in de financiële verordening, op een andere - niet gewenste- manier wordt uitgelegd. Dit zou namelijk betekenen dat onderschrijdingen op de lasten/investeringen en onder- en overschrijdingen op baten ook tot begrotingsonrechtmatigheden leiden. In de financiële verordening (art. 212) van de gemeente Oldenzaal is op dit moment namelijk nog niet expliciet opgenomen wat wordt verstaan onder "tijdig" in het kader van voorgaande begrotingsonrechtmatigheden. In het verleden is de bestendige gedragslijn in Oldenzaal dat toelichtingen op over- en onderschrijdingen uiterlijk bij de jaarrekening worden gemeld.

Wij hebben, zoals heel veel andere gemeenten en Gemeenschappelijke Regelingen, voor de nieuwe financiële verordening de modelverordening van de VNG gebruikt, waarin – achteraf bezien - het begrip “tijdigheid” niet duidelijk is gedefinieerd. Wij zien om ons heen heel veel andere gemeenten met hetzelfde probleem. Er zijn accountantskantoren die de lijn volgen dat “tijdig” ook melden bij de jaarrekening inhoudt en er zijn accountantskantoren die dit pas goedkeuren als het expliciet in de verordening is vastgelegd. Wij hebben voor het opmaken van de rechtmatigheidsverantwoording extern hulp ingeschakeld via een ander accountantskantoor dan BakerTilly, die onze werkwijze ondersteunt. We zien in de vraag-antwoord rubriek dat in vergelijkbare casussen de commissie BBV op het standpunt staat dat de door ons gevolgde lijn tot een goedkeurende verklaring zou moeten leiden. Maar de door uw raad aangestelde accountant BakerTilly legt dit anders uit en staat op het standpunt dat “tijdigheid”’ expliciet door de gemeenteraad moet worden geduid. In de notitie ‘Rechtmatigheidsverantwoording’ is de definitie van (on)rechtmatigheid aangepast.

Overen onderschrijdingen van baten of onderschrijdingen van lasten/investeringen betreffen op zichzelf geen begrotingsonrechtmatigheden, maar het kan wel onrechtmatig zijn als deze afwijkingen niet tijdig in de (bijgestelde) begroting zijn verwerkt (met andere woorden, niet tijdig aan de raad zijn gemeld). Het gaat dus om het tijdig melden. Wat “tijdig” is, wordt bepaald door interne afspraken hierover tussen de gemeenteraad en het college van B&W over het rapporteren van afwijkingen en het aanpassen van de begroting. Over- en onderschrijdingen van baten of onderschrijdingen van lasten/investeringen worden bij de jaarrekening aan u als raad gemeld en om die reden niet als onrechtmatigheid gerapporteerd. Eventuele overschrijdingen van lasten of investeringen worden uiteraard wel opgenomen als begrotingsonrechtmatigheden.

Bij een volgende actualisatie van de financiële verordening (art. 212) wordt het begrip “tijdig” duidelijk vastgelegd. Hiermee zorgen wij voor uniformiteit en helderheid binnen onze gemeente. De accountant zal geen goedkeurende verklaring afgeven voor de jaarrekening 2023, indien we u niet - voorafgaand aan de vaststelling van de jaarrekening - onze bestendige gedragslijn van tijdig melden uiterlijk in de jaarrekening laten vaststellen. Wij stellen u dan ook voor dit met dit aparte raadsbesluit te laten vaststellen en tevens te besluiten het begrip ‘tijdigheid’ in de actualisatie van de financiële verordening duidelijk vast te leggen.

Oldenzaal, 16 september 2024 Het college van burgemeester en wethouders, de secretaris,

de burgemeester,

G.A. Tiebot

P.G. Welman

Bijlagen -

2

Nr. 1406

De raad van de gemeente Oldenzaal;

gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 2 juli 2024, nr. 25/4?, reg.nr. INTB-24-06476; gelet op artikel 212 GW

besluit:

1. ten aanzien van het tijdig melden aan de raad van over- en onderschrijdingen van de baten of onderscheidingen van lasten /investeringen de bestendige gedragslijn te hanteren en in te stemmen met het feit dat het melden in de jaarrekening “tijdig” is; 2. de ontwikkelingen landelijk te volgen en in 2024 tijdig een aangepaste financiële verordening vast te stellen.

Vastgesteld in de openbare vergadering van 23 september 2024 de griffier,

de voorzitter,

B.C. de Groot

P.G. Welman