07 Evaluatie participatieplatform - Bijlage evaluatie participatieplatform

Hoort bij raadsbesluitnr. 1419 van 25 november 2024, de griffier,

R.d.G.

Evaluatie participatieplatform Inleiding Eind juni 2021 heeft uw gemeenteraad een motie over participatie aangenomen. Waarin het college wordt opgeroepen om: • nader onderzoek te doen naar een onafhankelijk platform dat bijdraagt aan een meer actieve en bredere participatie van inwoners; en • te kiezen voor een platform dat onafhankelijk is van de gemeente en politieke partijen. • Voorwaarden voor het in te stellen platform waren: • uitnodiging tot interactie, discussie, gesprek, uitwisseling van ideeën en verdieping; • ondersteuning van de daarmee beleidsvorming en het eenvoudiger maken van het betrekken van inwoners bij voor hen relevante onderwerpen; en daarvoor gespreksinstrumenten, zoals vragenlijsten, forum en een ideeënloket. Op het participatieplatform vinden inwoners: • een mogelijkheid om te kunnen polsen of er meer animo is bij mede-Oldenzalers voor hun Stads-ID of buurtinitiatief; • projecten, beleidsstukken of ideeën van de gemeente waarover zij hun mening of input kunnen leveren; • een mogelijkheid om zich aan te melden of deel te nemen aan de vragenlijsten die worden voorgelegd aan het inwonerspanel. Dit heeft in 2022 geleid tot de aanschaf van het participatieplatform, welke online is gegaan onder de naam “Stem van Oldenzaal”. De doorlooptijd van dit project is twee jaar en wordt nu afgerond met een evaluatie en een besluit op het vervolg.

Teruggekeken wordt op het gebruik en de ervaringen met het participatieplatform en of de gestelde doelen zijn behaald. Resultaten Op het platform worden sinds juni 2023 actuele projecten geplaatst en kunnen inwoners hun mening geven/input leveren op ideeën of beleidsstukken van de gemeente. Inwoners kunnen via de website informatie lezen, ideeën over de invulling van een bepaald project insturen, voorkeuren doorgeven of hun stem uitbrengen. Met andere woorden: zij kunnen participeren op verschillende levels van de participatieladder. Het platform nodigt uit tot interactie, discussie, gesprek, uitwisseling van ideeën en verdieping. Het platform ondersteunt daarmee beleidsvorming en maakt het betrekken van inwoners bij voor hen relevante onderwerpen eenvoudiger. Gebruik participatieplatform De actuele cijfers laten zien dat het platform goed gevonden wordt. Tot 1 oktober 2024 heeft de website 14.550 unieke gebruikers mogen verwelkomen. Hiervan hebben 551 gebruikers zich geregistreerd met een account. Van de gebruikers met een account hebben 362 mensen hebben een stem uitgebracht op een idee en hebben 189 mensen anderszins bijgedragen. De groep van 551 Oldenzalers die zich heeft geregistreerd met een account is voor de gemeente een hele waardvolle groep; zij willen participeren.

Deze inwoners willen weten wat er speelt, en zij willen op de hoogte blijven van wat er in hun straat of wijk staat te gebeuren. De huidige projecten die om input vroegen waren op wijkniveau. De kans is groot dat zij ook betrokkenheid hebben bij de stad. Van de groep met een account hebben 362 inwoners actief gestemd op een idee en hebben 189 inwoners op een andere wijze een bijdrage geleverd door bijvoorbeeld het geven van een mening of liken (duim omhoog) voor een plan.

Wanneer de gemeente de geregistreerde groep mensen zou aanschrijven voor een fysieke bijeenkomst, dan is het aannemelijk dat 30 tot 40% hiervan ook daadwerkelijk zal komen. Uit de bezoekersaantallen op website is op te maken dat hoe meer sociale media aandacht een project krijgt hoe meer mensen doorgelinkt worden. Te zien was bijvoorbeeld dat het eerste project van ‘Groen er maar op Los!’ meer aantallen heeft getrokken dan ‘Groen er maar op Los 2024!’. Het gebruik van het platform en de inzet van communicatiekanalen versterken elkaar. Aanvankelijk bestond de vrees dat er online een grotere kans is op verhitte discussies of onbehoorlijk gedrag. Hiervan is tot op heden geen sprake. Ook zijn er geen klachten ontvangen. Wel is het noodzakelijk om hier alert op te zijn en te blijven. Onafhankelijk en een meer actieve en bredere participatie Op basis van de bezoekers aantallen op de website en de wijze waarop het platform wordt gebruikt kan worden gesteld dat de doelstelling is behaald. De onafhankelijkheid van het platform wordt geborgd door het neerzetten van duidelijke en transparante processen, waardoor inwoners altijd weten wat ze kunnen verwachten en hoe groot hun invloed is. Daarnaast blijkt uit de cijfers dat de betrokkenheid blijft groeien.

In vergelijking met de "oude" manier van participatie, zoals informatiebijeenkomsten, is de opkomst via het platform veel hoger, wat aantoont dat we een bredere groep bereiken. Bij de implementatie hebben we bewust gekozen voor gemeentelijke projecten waarbij input is gevraagd van inwoners. Met de doorontwikkeling van het platform en koppeling met het Stads-ID en het Buurtinitiatief zal hier een verdere invulling aan gegeven worden. Projecten met gebruik van participatieplatform Bij de implementatie van het participatieplatform is aangegeven klein (maximaal 3 projecten) te starten, dit zijn: Groen er maar op los 2023!, Wijkplan Glinde-Hooiland en Groen er maar op los 2024!. De projecten zijn te vinden op www.stemvanoldenzaal.nl. Groen er maar op Los! De Groen er maar op los projecten zijn ingezet om de fysieke leefomgeving te vergroenen. Het project uit 2023 heeft ook al daadwerkelijk geleid tot concrete resultaten. Dit is gerealiseerd samen met de bewoners, die de ideeën hebben ingebracht. In de buurt van de Ganzenmarkt is er 'grijs' vervangen door 'groen', o.a. bij het gebouw van de oude bibliotheek, aan een zijde van de Ganzenmarkt zijn grote plantenbakken geplaatst en er is een kleine geveltuin gerealiseerd aan de voorzijde van het gemeentehuis.

Aan de Bentinckstraat zijn grote plantenbakken geplaatst, en het parkeerterrein van de sportaccommodatie Vondersweijde is aangepakt met deels een open groene verharding. Wijkplan Glinde-Hooiland Dit betrof een project op het snijvlak tussen het fysieke en het sociale domein. In dit traject werden zowel online, als offline activiteiten uit gezet. De participatie door de inwoners heeft geleid tot concrete scenario’s/uitgangspunten voor het Wijkplan. Het participatieproces rondom Glinde-Hooiland was een organisch proces. Hoewel er vooraf goed was nagedacht over de fasering, het ontwerp en de bijbehorende tijdsperioden, bleek gaandeweg dat er behoefte was aan aanpassingen in het participatieproces. Er was behoefte aan verdieping van de thema’s, samen met de inwoners. Daardoor werden in het oorspronkelijke ontwerp toevoegingen gedaan (o.a. inloopsessies en themasessies). De fasering op het platform werd als gevolg daarvan meerdere keren aangepast. Dat ligt gevoelig, omdat dit de zgn. belofte (in tijdseenheden uitgedrukt) aan de inwoner teniet kan doen. Bij dit project was daarvan geen sprake. De participatie met de inwoners is tot op heden naar tevredenheid van alle partijen vorm gegeven.

Uitbreiding platform Koppeling Stads-ID/Buurtinitiatief Voorwaardelijk aan de aanschaf van het platform was de mogelijkheid om het Stads-ID en het Buurtinitiatief te koppelen aan het online platform. Het platform is zeer geschikt voor een koppeling met het Stads-ID en het Buurtinitiatief en kan een veel groter bereik opleveren. De koppeling kan een grote meerwaarde hebben, maar het is niet iets wat er zomaar bij gedaan kan worden. Om dit succes vol te laten zijn is het essentieel om hier voldoende formatie op in te zetten om dit goed te organiseren en te ondersteunen. Tot op heden is de koppeling nog niet gemaakt, de reden hiervoor is dat eerst de interne projecten op het platform gezet zouden worden alvorens dit verder uit te breiden. Echter, door het tussentijds wegvallen van de capaciteit hebben we hier nog geen vervolg aan kunnen gegeven. Peilingen/Inwonerpanel Op het platform is het mogelijk om deel te nemen aan peilingen/vragenlijsten, dit is nu niet specifiek gekoppeld aan het inwonerspanel. Hiertoe bestaat wel de mogelijkheid. Het inwonerspanel kan dan via het platform bevraagd worden en ook andere belangstellenden kunnen dan meekijken en eventueel extra participeren. De peilingen die op het platform actueel zijn geweest waren wijkgerichte vragen.

De onderwerpen die bevraagd werden waren: Oldenzaal 2040, ontwerp voor de Primulastraat, Gezond en sociaal in mijn wijk, Groen en klimaatverandering in mijn wijk, Participatie in mijn wijk, Ruimte, Verkeer en Spelen in mijn wijk. Kanttekeningen • Positieve bijdrage platform Het platform is een middel dat positief kan bijdragen aan een betere participatie. Dit moet wel worden doorontwikkeld. De kanttekening hierbij is dat voor een succesvolle en continue inzet van het participatieplatform extra personele inzet noodzakelijk is. In het verleden werd participatie veelal boven formatief uitgevoerd, dit had toen onvoldoende draagkracht. Ook is gebleken dat met het vertrek van de participatie coördinator begin 2024 het platform naar de achtergrond verdween. Participatie dient een vast onderdeel van beleid en de Oldenzaalse participatieroute te worden. • Goede communicatie is cruciaal. Goede communicatie is cruciaal. Participatie gaat namelijk niet alleen om interactie. Een participatieplatform is ook de plek waar je inwoners wilt betrekken. Meelezers bezoeken de participatiewebsite met een reden. Ze zijn getriggerd door een social media bericht, bewonersbrief of ander communicatiekanaal dat hen naar de website leidde. Ook al doen ze niet mee, ze willen wel geïnformeerd worden en meelezen. En ook mensen die wél meedenken, moeten goed geïnformeerd worden.

Je kunt namelijk alleen echt meedenken als je begrijpt waarover je meedenkt. En daarom kan burgerparticipatie niet zonder goede communicatie. Zorg ervoor dat de inwoner na een bezoek aan het platform begrijpt wat er speelt. En dat ze goed geïnformeerd kunnen besluiten om wel of niet mee te doen. • Zeg wat je doet en doen wat je zegt Wat je belooft op het platform, niet aanpassen, altijd nakomen. Dat geldt voor de inhoudelijke belofte, maar ook voor de aangekondigde fasering, perioden waarin de inwoner iets wordt gevraagd te doen, of waarin de gemeente opgehaalde informatie gaat bekijken, en daarna op het aangekondigde moment terugkomt met resultaten. Anders zal de inwoner snel afhaken. Mocht er toch een aanpassing nodig zijn, dan is het zorg hierover zo helder en transparant mogelijk te communiceren. Conclusie Het platform is een middel dat inwoners, organisaties en de overheid met elkaar verbindt. De onafhankelijkheid van het platform wordt geborgd door het neerzetten van duidelijke en transparante processen, waardoor inwoners altijd weten wat ze kunnen verwachten en hoe groot hun invloed is. Zij krijgen hiermee toegang tot elkaar en inzicht in de financiële middelen. Daaruit ontstaan nieuwe projecten en

producten. Bij de implementatie hebben we bewust gekozen voor gemeentelijke projecten waarbij input is gevraagd van inwoners. Met de doorontwikkeling van het platform en koppeling met het StadsID en het Buurtinitiatief zal hier een verdere invulling aan gegeven worden. Uit de cijfers blijkt dat de betrokkenheid van inwoners blijft groeien. Met een participatieplatform is de opkomst hoger en worden meer en andere mensen bereikt, dan wanneer enkel een inloopbijeenkomst wordt georganiseerd. Belangstellenden en belanghebbenden kunnen op een makkelijke manier en op het tijdstip dat hen het beste uitkomt hun ideeën en wensen achterlaten over gemeentelijke beleidsvoornemens of concrete uitvoeringsprojecten. Dit betekent niet dat de ‘traditionele’ participatie (bijeenkomsten, enquêteformulieren, vragenlijsten) niet meer nodig is. Voor de inwoner die digitaal niet vaardig is zal er een mogelijkheid moeten blijven om aan participatie deel te nemen. Met een structurele inbedding van participatie in de begroting krijgt inwonerparticipatie een vaste plek in de organisatie. Door deze borging wordt het platform verder doorontwikkeld. Inwoners zitten boordevol ideeën die middels een participatieplatform op een laagdrempelige wijze verzameld worden. Het platform is een middel dat positief bijdraagt aan een betere participatie.