06 Voortzetten samenwerking Twentse gemeenteraden - bijlage 3 brief presidium Rijssen-Holten 231121

Hoort bij raadsbesluitnr. 1169 van 7 maart 2022, de griffier,

H.B. Aan het Presidium van de Twenteraad t.a.v. van de secretaris de heer O.J.R.J. Huitema Pér email: ojrj.huitema@ainkelland.nl

dalum datum

.

23 november 2Ö21

•onderwerp

Sarrièhwè'rkfng Twentse raden

bijlagen uw brief van

.

.

i

.

. .

29 oktober 2021

ifeferentle

.

.

behandeld door

G.H. Veerman

doctirnenfnurnrner

D2021159044

vqr^orelttn

23 november 2021

.

Geacht presidium, geachte heer Huitema, Op 29 oktober 2021 ontvingen wij uw brief inzake de organisatie van de samenwerking tussen dë gemeenteraden in Twente, na de transitie van de Regio Twente. Naar aanleiding daarvan berichten wij u het volgende: Uitgangspunten Wij kunnen ons goed vinden in de uitgangspunten zoals verwoord in de notitie die als bijlage bij de brief is gevoegd. Wij zijn van mening dat de vormgeving (van de organisatie) van de samenwerking van de Twentse gemeenteraden op de vporgestelde wijze een realistische volgende stap kan zijn, nu de colleges besloten hebben om vanuit hun verantwoordelijkheid de ondersteuning van de samenwerking Van de Twentse raden niet langer te faciliteren. Wij achten het wijs dat dé dóórontwikkeling van de samenwerking Vah de Twentse gemeenteraden In de nieuwe structuur een eigen positie krijgt vanuit de focus van de gemeenteraden. Ons inziens moeten Vooral de 14 Twentse raden het initiatief en het eigenaarschap pakken. Dat zal leiden tot een sterkere eigen positionering van de raden in de regionale samenwerking, met dito eigen -proactieve- keuzes op regionale thema’s. : ‘Coalition ofthe willing’: uitdaging èn inspanningvoor alle raden In zekere zin kenmerkt zich de nieuwe vorm van samenwerking als een bijzondere ‘coalition of the willingi.

Wij hechten sterk aan een dergelijke vrijwillige samenwerking en steunen daarom dit uitgangspunt van harte. Als gevolg van de wijzigingen in de Wet gemeenschappelijke regelingen wordt de grip van raden op regionale samenwerking sterker verankerd in wetgeving. Juist in die situatie is een samenwerking tussen de 14 Twentse raden nog meer van belang. In de nieuwe constellatie kunnen we voorbouwen op de fundamenten die inmiddels in Twente zijn gelegd. Wij vinden daarom dat alle 14 raden aan de nieuwe inbedding moeten meedoen. Uitsluitend zo kan een doorstart van de Twenteraadbijeenkomsten succesvol zijn. Programma van eisen Het programma van eisen, zoals in de notitie verwoord, kan op onze steun rekenen. Wel hebben wij behoefte om op te merken dat grote ‘massale’ raadsiedenbijeenkomsten weinig toegevoegde waarde hieër hebben. Wij opteren meer voor een vorm van expertmeetings (fysiek en/of digitaal) over voor raadsleden relevante onderwerpen. Deze bijeenkomsten bieden dan vooral een platform voor kennisuitwisseling en ontmoeting op regionale thema’s. Deze bijeenkomsten zouden wat ons betreft op wisselende locaties (in gemeentehuizen) in de regio moeten plaatsvinden. Daarmee ontstaat ook een gezamenlijk eigenaarschap van alle raden en van alle griffiers.

nayjgqtiea'dfès Dë Hagen ii5ë 7.461 LA Rijssen bezoekadres Schild 1 Rijssén 'postadres P.óstbus 244 7460"AE ,Ri|sseri t (0538) 854 854 f (0548) 854 855 e gemeente@rijssen-holten.nl w www.rijssen-holten.nl betalingen t.n.v. gemeente Rijssen-Hollen IBAN: NL16 BNGH 0285 0927 66 of NL63 ABNA 0596 4191 55 pagina 1/2

'

Bestuursovereenkomst Ingangsdatum, In de concept-bestuursovereenkomst wordt gesproken over eëii ingangsdatum van 1 februari 2022. Wij achten deze datum, met het oog op: de gemeenteraadsverkiezingen van 16 maart 2022 en de besluitvorming over de samenwerking in de 14 raden, mogelijk wat (te) vroeg. Wë hebben niet dé intentie om extra druk te zetten op dïe besluitvorming over de samenwerking van de Twentse raden, Wij kunnen ons ook goed voorstellen dat de raden in nieuwe samenstelling het uiteindëlijke besluit zullen nemen. Daarmee ligt er wat ons betreft dan een voldragen besluit voor de komende jaren. Positie gastheergemeente Voorwal betreft de positie van de gastheerorganisatie spreken wij -naar analogie van de huidige situatiede voorkeur uit voor een situatie waarbij het presidiumlid van dé ‘gastheer’gemeënte het vicevoorzitterschap van het Twentepresidium vervult. Voor wat betreft de organisatorische inbedding, vloeit daaruit voort dat de gastheerorganisatie een plek krijgt binnen de griffie-organisatie en de aansturing dus niet vanuit één van dé colleges zal plaatsvinden. Nadere regeling uittreding De gastheerorganisatie zal personele verplichtingen aangaan met één of meer medewerkers. Daarom hechtën wij aan het treffen van een goede regeling indien een gemeente besluit ‘uit te treden’.

Voor wat betreft uittreding regelt artikel 8 ons inziens de financiële gevolgen voor dê achterblijvende gemeenten onvoldoende. Het lijkt ons reëel dat een uittredende gemeente een vergoeding van 3x de jaarbijdrage betaalt als desintegratiekosten. Een dergelijke regeling zal alsnog aan artikel 8 van de bestuursovereenkomst moeten worden toegevoegd. Financiering De financiering van de Twentéraadbijeenkomstèh lijkt óns met één bedrag van € 0,08 per inwoner een realistisch uitgangspunt. Wij kunnen instemmen met de keuze om aan het einde van de bestuursovereenkomst afrekening plaats tê laten vinden (en dus niet jaarlijks). Aanbod We dragen ais gemeente Rijssen-Hdlten de Twentse samenwerking een warm hart toe. Het kenmerk van onze inbreng is steeds kritisch maar ook positief geweest en dat zal het ook blijven. Gegeven het feit dat de Twente samenwerking een andere invulling heeft gekregen, willen wij ook in de nieuwe samenwerkingsvorm onze bijdrage leveren aan versterking van de samenwerking van de Twentse gemeenteraden. In de afgelopen jaren is veel bereikt. Dat is de moeite waard om te behouden en zelfs uit te breiden in een moderne vorm. Daarom stellen wij ons -met inachtneming van het bovenstaandebeschikbaar om als gastheerorganisatie op te treden.

Aan ons aanbod verbinden wij de nadrukkelijke voorwaarde dat alle Twentse gemeenteraden zich aan deze bestuursovereenkomsten zullen verbinden. Óns presidiumlid, de heer A.J. Scheppink, zal tijdens het Twentepresidium van 9 december a.s. ons aanbod desgevraagd toelichten én vragen beantwoorden.

navigalieadrés De Hagen 15a 7461 LA Rijssen bezoekadres Schild 1 Rijssen postadres Postbus 244 7460 AE Rijssen t (0548) 854 854 f (0548) 854 855 e gemeenle@rijssen-holten.nl w www.rijssen-holten.ni betalingen t.n.v. gemeente Rljssen-Holten IBAhliNLIS BNGH 0285 0927 66 of NL63 ABNA 0596 4191 55 pagina 2/2

.

Bestuursovereenkomst gastheerschap ten behoeve van samenwerking Twentse raden Op 9 december 2021 door het presidium van de Twenteraad vastgesteld als ontwerpovereenkomst ter doorgeleiding naar de Twentse raden voor vaststelling De Deelnemers: 1. de gemeenteraad van de gemeente Almelo, te dezen vertegenwoordigd door de burgemeester 2. de gemeenteraad van de gemeente Borne, te dezen vertegenwoordigd door de burgemeester 3. de gemeenteraad van de gemeente Dinkelland, te dezen vertegenwoordigd door de burgemeester 4. de gemeenteraad van de gemeente Enschede, te dezen vertegenwoordigd door de burgemeester 5. de gemeenteraad van de gemeente Haaksbergen, te dezen vertegenwoordigd door de burgemeester 6. de gemeenteraad van de gemeente Hellendoom, te dezen vertegenwoordigd door de burgemeester 7. de gemeenteraad van de gemeente Hengelo, te dezen vertegenwoordigd door de burgemeester 8. de gemeenteraad van de gemeente Hof van Twente, te dezen vertegenwoordigd door de burgemeester 9. de gemeenteraad van de gemeente Losser, te dezen vertegenwoordigd door de burgemeester 10. de gemeenteraad van de gemeente Oldenzaal, te dezen vertegenwoordigd door de burgemeester 11. de gemeenteraad van de gemeente Rijssen-Holten, te dezen vertegenwoordigd door de burgemeester 12. de gemeenteraad van de gemeente Tubbergen, te dezen vertegenwoordigd door de burgemeester 13.

de gemeenteraad van de gemeente Twenterand, te dezen vertegenwoordigd door de burgemeester 14. de gemeenteraad van de gemeente Wierden, te dezen vertegenwoordigd door de burgemeester In aanmerking nemende dat: • de deelnemers ter uitvoering van de 'Koersnotitie dóórontwikkeling Presidium Twenteraad' zie bijlage hebben besloten door te gaan met de samenwerking van de Twentse raden. • de deelnemers hebben besloten door middel van deze bestuursovereenkomst tot het vormgeven van het gastheerschap van de samenwerkende Twentse gemeenteraden. Verklaren als volgt te zijn overeengekomen: Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen Artikel 1 Begripsbepalingen Deelnemers : de gemeenteraden van de gemeenten Almelo, Borne, Dinkelland, Enschede, Haaksbergen, Hellendoorn, Hengelo, Hof van Twente, Losser, Oldenzaal, Rijssen-Holten, Tubbergen, Twenterand, Wierden. Gastheerorganisatie : de gemeente Rijssen-Holten Griffiers : de raadsgriffiers van de deelnemers. Presidium : het presidium van de Twenteraad. Coördinerend griffier: de door de deelnemers aangewezen coördinerend raadsgriffier. De notitie : De Notitie samenwerking Twentse gemeenteraden in de nieuwe structuur binnen de regio.

Raadsbesluit: het raadsbesluit Samenwerking Twentse raden Artikel 2 Doel van de overeenkomst Deze overeenkomst heeft tot doel de samenwerking van de Twentse gemeenteraden door ontmoeting, uitwisseling en afstemming, zoals nader omschreven in artikel 4 te ondersteunen. Artikel 3 Risico’s Deelnemers erkennen en accepteren de risico’s, waaronder in ieder geval verstaan: a. ingrijpende wijzigingen van wet- en regelgeving; b. aansprakelijkheid. Hoofdstuk 2 Organisatie Artikel 4 Taken gastheerorganisatie De gastheerorganisatie heeft jaarlijks de volgende taken conform de hiervoor genoemde notitie: 1. het organiseren van circa vierTwenteraadbijeenkomsten, waarbij het voorbereiden van een Twenteraad bijeenkomst met minimaal twee Twenteraad presidiumleden en twee Twentse griffiers geschiedt;

2. het faciliteren en voorbereiden van circa zes bijeenkomsten van het Twenteraad presidium in afstemming met de voorzitter, 3. het faciliteren en voorbereiden van circa tien bijeenkomsten van de Twentse griffiers in afstemming met de voorzitter. Artikel 5 Verantwoording en evaluatie 1. Eens per jaar, zendt de gastheerorganisatie vóór 1 april, een verantwoordingsoverzicht aan de Twentse griffiers met in ieder geval informatie over: a. Verrichte werkzaamheden b. Feitelijke kosten. 2. Na drie jaar evalueren de deelnemers deze overeenkomst. Bij de evaluatie wordt vastgesteld of de uitkomsten aanleiding vormen om deze overeenkomst in al dan niet gewijzigde vorm te verlengen met 4 jaar. Hoofdstuk 3 Financiën Artikel 6 Bijdrage 1. De deelnemers betalen met ingang van 1-2-2022 een bijdrage aan de gastheerorganisatie ter bekostiging. Deze kosten worden geïnd op basis van het raadsbesluit Samenwerking Twentse raden. Het totaal budget wordt naar rato van inwoners van de deelnemende gemeenten in rekening gebracht. Het bedrag wordt jaarlijks verhoogd met de inflatiecorrectie en loonprijsindexatie die de gastheerorganisatie hanteert. 2. De verschuldigde jaarbijdrage wordt in één termijn door de gastheerorganisatie aan de deelnemers in rekening gebracht. De deelnemers voldoen de verschuldigde bijdrage binnen 30 dagen na ontvangst van de factuur. 3.

De hoogte van de bijdrage vormt onderdeel van de evaluatie zoals in artikel 5 beschreven. Hoofdstuk 4 Slotbepalingen Artikel 7 Looptijd bestuursovereenkomst 1. Deze bestuursovereenkomst wordt met ingang van 1 februari 2022 aangegaan voor 4 jaar. 2. Indien alle partijen besluiten om deze bestuursovereenkomst na de looptijd te beëindigen, verdelen zij de daaruit voortvloeiende verplichtingen ter zake van directe personele kosten en indirecte desintegratiekosten als volgt: a. Deze kosten worden zoveel mogelijk gedekt uit een eventueel positief saldo dat resteert nadat aan alle overige verplichtingen is voldaan. b. Indien het positieve saldo ontoereikend is, nemen de deelnemers de resterende kosten voor hun rekening. c. Indien een positief saldo resteert na voldoening van de verplichtingen en nadat aan alle overige verplichtingen is voldaan, worden deze middelen volgens dezelfde verdeelsleutel onder de deelnemers verdeeld en uitgekeerd. d. De gastheerorganisatie is belast met het uitvoeren van deze afrekening. Artikel 8 Wijzigingen/ uittreding 1. Elke deelnemer kan de andere deelnemers verzoeken om wijziging van deze bestuursovereenkomst. 2. Voor wijzigingen geldt de volgende procedure: a. De deelnemer legt zijn wijzigingsverzoek onderbouwd voor aan de gastheerorganisatie. b.

De gastheerorganisatie legt binnen twee maanden aan de deelnemer een voorstel voor betreffende dit wijzigingsverzoek. c. De deelnemers nemen hierover een besluit binnen twee maanden na ontvangst van het voorstel met vermelding van de eventuele ingangsdatum van de wijziging. d. Wijziging van de overeenkomst vindt uitsluitend plaats onder de voorwaarde van een instemmingsbesluit van alle deelnemers en vanaf de laatst bepaalde ingangsdatum bedoeld onder lid c van dit artikel. 3. Een deelnemer kan uittreden. Er geldt een opzegtermijn van zes maanden. Uittreding wordt vooraf schriftelijk gemeld aan de gastheerorganisatie. De uittredende gemeente betaalt bij uittreding drie maal de financiële jaarbijdrage als desintegratievergoeding. Artikel 9 Aansprakelijkheid 1. Alle deelnemers, alsmede de gastheerorganisatie, zetten zich in voor een goede uitvoering van de bestuursovereenkomst en zullen zich houden aan de gemaakte afspraken in deze overeenkomst en in de

notitie Samenwerking Twentse raden, alsmede aan de documenten waaruit het kader van dit dienstverleningsconcept bestaat. 1 2. Indien één van de deelnemers toerekenbaar tekort schiet bij de nakoming van zijn verplichtingen zijn de andere deelnemers gerechtigd, na ingebrekestelling, de bestuursovereenkomst, te beëindigen en hun schade te verhalen op de toerekenbare tekortschietende partij. 3. De gastheerorganisatie is nimmer aansprakelijk voor de schade die deelnemers lijden ten gevolge van het onrechtmatig handelen van een andere deelnemer. 4. Deelnemers vrijwaren de gastheerorganisatie voor alle eventuele aanspraken van derden op vergoeding van schade als gevolg van de uitvoering van deze overeenkomst, indien deze schade niet voortvloeit uit venwijtbaar handelen van de gastheerorganisatie. Artikel 10 Toepasbaar recht en geschillen Op deze bestuursovereenkomst, alsmede op de documenten waaruit het formele kader van dit dienstverleningsconcept bestaat, is het Nederlands recht van toepassing. Artikel 11 Citeertitel Deze overeenkomst kan worden aangehaald als bestuursovereenkomst Gastheerschap ten behoeve van samenwerking Twentse raden.

Aldus overeengekomen, en ondertekend

Bijlagen: 1. Notitie Samenwerking Twentse gemeenteraden in de nieuwe structuur binnen de regio 2. 'Koersnotitie dóórontwikkeling Presidium Twenteraad’