06 Voortzetten samenwerking Twentse gemeenteraden - bijlage 1 notitie samenwerking Twentse gemeenten

btjLl

H.B.

Hoort bij raadsbesluitnr. 1169 van 7 maart 2022, de griffier,

Samenwerking Twentse gemeenteraden in de nieuwe structuur binnen de regio Vastgesteld door Presidium Twenteraad op 13 oktober 2021

Kandidaat-gastgemeenten gebruiken het in deze notitie beschreven programma van eisen als basis voor hun aanbod voor de dienstverlening rond de 14 samenwerkende Twentse gemeenteraden. Het programma van eisen beschrijft de ondersteuning van de Twenteraad, het presidium van de Twenteraad en het overleg van Twentse griffiers op het niveau waarop dat de afgelopen jaren heeft plaats gevonden. Een inschatting van benodigde uren en kosten is gebaseerd op het beeld van de daadwerkelijke inzet van de voormalige Regio Twente bij de ondersteuning van de samenwerkende Twentse gemeenteraden. Daarnaast moeten we in de nieuwe constellatie rekening houden met aanvullende uren en kosten.

Aanleiding In het presidium van de Twenteraad van 9 juni 2021 is een notitie Standpuntbepaling en vervolgtraject positionering Twenteraad en Twentepresidium besproken. Besloten is de eerdere afvaardiging van het presidium1, ondersteund door (plv) griffiers2 een programma van eisen te laten voorbereiden voor de ondersteuning van de samenwerkende Twentse gemeenteraden op basis van de huidige ondersteuning van de Twenteraad. Zij treden hiertoe in overleg met de regio3 en in afstemming met (oud) leden uit de bestuurlijke werkgroep van het AB4. Het programma van eisen is bedoeld voor de gastgemeenten die zich aanmelden. Op basis van de geformuleerde ondersteuningsvraag kunnen zij zich kandideren. De kandidaten leggen een voorstel inzake de dienstverlening voor aan het presidium dat vervolgens besluit welke gemeente als landingsplaats zal dienen.

Uitgangspunten Op 25 juni 2021 heeft de voorbereidingsgroep bovenstaande opdracht besproken met inachtneming van de twee volgende uitgangspunten voor de toekomstige positionering van de Twenteraad: Op 19 maart 2021 heeft het AB besloten dat de Twenteraad nog tot eind 2021 gefaciliteerd wordt vanuit het Openbaar Lichaam Gezondheid en dat de tussenliggende periode gebruikt moet worden voor een goede nieuwe plek voor de Twenteraad bij de griffie van een van de deelnemende gemeenten. - Als gevolg van de veranderopdracht, heeft het algemeen bestuur van voormalig Regio Twente het standpunt ingenomen dat de Twenteraad, vergelijkbaar met andere niet verplichte vormen van regionale samenwerking, door gemeenten zelf zou moeten worden georganiseerd. Er zijn diverse gesprekken gevoerd met het presidium van de Twenteraad over eventueel gastheerschap door één van de veertien gemeenten. Deze gesprekken hebben geleid tot het uitgangspunt 'doorgaan op het huidige niveau, geen nieuwe ambities of groei', een situatie die beschreven staat in de Koersnotitie van het presidium van de Twenteraad. De voorbereidingsgroep constateerde onvoldoende zicht te hebben op de werkzaamheden in het verleden. In het overleg heeft de werkgroep van het presidium aan (toen nog) Regio Twente gevraagd om uit te werken welke werkzaamheden vanuit Regio Twente werden verricht voor de samenwerking.

Op basis van deze informatie is een programma van eisen opgesteld voor de kandidaat-gastheren.

Programma van eisen Hieronder leest u per onderdeel van de samenwerking (Twenteraad, Presidium en overleg van griffiers) wat de samenwerking inhoudt, wie betrokken zijn, wat de rol is geweest van Regio Twente en 1 De raadsleden Vic van Dijk, Anchela Mak en Monique van Saane 2 Rob Huitema, Dörte Jürgensen, Josee Ligteringen en Karin Zomer 3 Vertegenwoordigd door Loes de Haan 4 Claudio Bruggink, Wilmien Haverkamp en Ellen Nauta 1

wat de inschatting is van de kosten. Kanttekening die moet worden geplaatst, is dat de betrokken medewerkers een zo goed mogelijke inschatting hebben gemaakt. Regio Twente heeft namelijk geen uren bijgehouden van de werkzaamheden. Vanaf 2020 zijn de materiële kosten wel apart geregistreerd. Ook is de ene Twenteraad de andere niet. Het varieert per onderwerp en per keer welke inspanningen (en dus kosten) ermee zijn gemoeid. Het presidium bepaalt immers zelf hoe de Twenteraden worden ingevuld. Tot slot zijn de laatste 1,5 jaar geen fysieke bijeenkomsten meer gehouden, maar alleen digitale. Daarbij is gebruik gemaakt van externe capaciteit, die ten laste is gebracht van het materiële budget.

1. Twenteraad Wat houdt het in: . Na het vervallen van de Wgr-plus regeling en daarmee de Regioraad, heeft de stuurgroep Heroriëntatie samenwerking Twente (commissie Robben) een rapport opgesteld ‘Samenwerken doen we zelf’ (2015). Daarin werd onder meer voorgesteld voor de raadsleden in Twente een platform voor ontmoeting, uitwisseling en afstemming tussen raden in te stellen, • De gemeenteraden hebben in 2016 met het instellen van de Twenteraad een dergelijk platform gevormd. • Vier keer per jaar zijn er sinds 2016 Twenteraadbijeenkomsten, fysieke bijeenkomsten, georganiseerd. De laatste 1,5 jaar waren de bijeenkomsten digitaal i.v.m. corona. • In 2019 heeft het Presidium Twenteraad de 'Koersnotitie dóórontwikkeling Presidium Twenteraad' vastgesteld als leidraad voor de dóórontwikkeling van de Twenteraad en het Twents presidium.

In deze koersnotitie geeft het presidium aan de rol van de Twenteraad nog beter te willen stimuleren en faciliteren en dat te willen bereiken door: o Het faciliteren van een betere kennis en (het beter benutten van) de positie van Twentse raadsleden op Twentebrede kwesties (zowel inhoud als ook proces), ook daar waar het bovenregionale thema’s betreft die relevant kunnen zijn voor de regio; o Het stimuleren van een hogere (proactieve) betrokkenheid van Twentse raadsleden ‘aan de voorkant van ontwikkelingen’ die Twentse gemeenten raken, zoals het opstellen van de Agenda voor Twente, om samen meer voor Twente te kunnen bereiken; o Stimuleren van intensieve onderlinge verbinding tussen Twentse raadsleden en Twentebrede thema’s, zodat we snel(ler) (in)zien waar we vanuit de gezamenlijkheid sterker staan in het benutten van kansen (voor Twente en voor de afzonderlijke Twentse gemeenten) die geboden worden door Provincie,,Rijk en Europa. Wie zijn betrokken: • De Twenteraad is bedoeld voor alle raadsleden van Twente. Daar waar mogelijk kunnen commissie/burgerleden en/of portefeuillehouders namens het college deelnemen. • De Twenteraden worden voorbereid door het presidium. Uit het presidium worden werkgroepen gevormd met daarin een aantal raadsleden en griffiers. • Het presidium en de werkgroepen worden inhoudelijk en facilitair/administratief ondersteund door Regio Twente.

Ook wordt organisatie- en communicatiecapaciteit geleverd vanuit Regio Twente. Wat zijn de werkzaamheden van Regio Twente: • Inhoudelijke input bij de organisatie van een Twenteraad. Vanuit de verschillende thema’s wordt vanuit Regio Twente inhoudelijke ondersteuning geboden door de medewerkers die werkzaam zijn voor Regio Twente (of de bij een coalitie betrokken gemeente) voor deze onderwerpen, bijvoorbeeld over de Agenda voor Twente, de samenwerking op gebied van Milieu Duurzaamheid en Afval (MDA) of Belangenbehartiging. • Communicatieve werkzaamheden: communicatieadvies m.b.t. de bijeenkomst, maken van de uitnodiging en op social media aandacht genereren voor de bijeenkomst. • Ondersteuning algemeen (vooraf): locatie regelen, aankondiging en uitnodiging versturen, plaatsen uitnodiging in systeem en aanmeldformulier maken, bijhouden aanmeldingen, zo nodig herinneringen versturen, maken van badges, voorbereiding materiaal / handouts • Logistieke ondersteuning en coördinerende taken tijdens de bijeenkomst, zoals registratie bezoekers tijdens de bijeenkomst, (coördinatie) catering, (coördinatie) faciliteiten ter plaatse. • Ondersteuning algemeen (achteraf): eventueel verslag, presentaties verzamelen en delen. 2

®

Locatie is vaak een gemeentehuis of een andere laagdrempelige locatie, waarbij facilitaire werkzaamheden vaak worden geleverd door de gastorganisatie, maar waarbij afspraken daarover via Regio Twente lopen.

Wat kost het per jaar: « Materieel budget voor organiseren Twenteraad: De kosten werden tot en met 2019 geboekt op de projecten, waarvoor de bijeenkomst werd gehouden (zoals de Agenda van Twente) of op vergaderkosten van het bestuur, wat oneigenlijk was. Daarom is per 2020 een materieel budget beschikbaar gesteld door de 14 gemeenten van € 20.000 per jaar. Het materiële budget gaat op dit moment volledig op aan de digitale organisatie, bestaande uit huur studio, visuele middelen. Bij een fysieke bijeenkomst werd dit budget benut voor de huur van locatie, benodigde middelen voor het evenement, externe sprekers en catering. • Inhoudelijke bijdrage; dit is steeds erg afhankelijk van het onderwerp en is lastig in te schatten hoeveel tijd dit kost. Verschillende samenwerkingsverbanden zijn in het verleden betrokken geweest bij de inhoudelijke invulling. Bijvoorbeeld bij de vorming van de nieuwe Agenda voor Twente. Daar was een grote inhoudelijke betrokkenheid van medewerkers en bestuur van Regio Twente. Een ondenwerp als de Regionale Energie strategie (RES) is geen te behartigen belang van Regio Twente en is inhoudelijk ondersteund vanuit de stuurgroep RES en vanuit de 14 gemeenten vanuit de coalitie MDA. Ook het aantal uren inhoudelijke bijdrage per Twenteraad is erg verschillend.

De inhoudelijke bijdrage wordt bekostigd vanuit de al beschikbare uren voor die regionale samenwerking. Wij kunnen ons niet voorstellen dat dit in de nieuwe situatie anders wordt. Alleen de plek van waaruit de inhoudelijke bijdrage wordt geleverd gaat veranderen (tenzij het een onderwerp betreft dat het Openbaar Lichaam Gezondheid aangaat). • Facilitaire en administratieve ondersteuning; Bij digitale bijeenkomsten wordt dit grotendeels uitbesteed. Bij fysieke bijeenkomsten wordt de ondersteuning geleverd vanuit Regio Twente. De ondersteuning wordt vaak deels geleverd door de gemeente waarbij de Twenteraad wordt gehouden. Hiervoor worden geen kosten in rekening gebracht. Een voorbeeld hiervan is de presentatie van de regionale samenwerking na de gemeenteraadsverkiezingen van 2018 in Hellendoorn. De uren die binnen Regio Twente besteed zijn, zijn in het verleden niet bijgehouden, omdat het "tussen de bedrijven door” gedaan werd door medewerkers van Regio Twente. De inschatting is dat er per Twenteraad circa 20 uur algemene ondersteuning geboden is, dus 80 uur totaal. • Communicatie; 20 uur per bijeenkomst, 80 uur totaal.

2.

Presidium Twenteraad

Waf houdt het in: • 6 keer per jaar overleg tussen raadsleden van de 14 gemeenten met als doel: o Het (voorlopig) vaststellen van de agenda’s en de programmering van de Twenteraad; o Het voorbereiden en (doen) opstellen van regelingen en besluiten van huishoudelijke en procedurele aard voor de Twenteraad; o Het bestuur van de Regio Twente aanspreken op het verlenen van medewerking aan het agenderen en mede inhoudelijk voorbereiden van onderwerpen binnen het taakgebied van de Regio Twente die door tussenkomst van het presidium op de agenda van de Twenteraad worden geplaatst; o Het evalueren van de vergaderingen van de Twenteraad. Wie zijn betrokken: • Leden: presidium bestaat uit één raadslid per deelnemende gemeente. • Voorzitter: voorzitter van Regio Twente. NB: Afgesproken is dat de burgemeester van Enschede dit blijft doen. • Plaatsvervangend voorzitter: raadslid aangewezen door het presidium. • Secretaris: griffier van de deelnemende gemeente waarvan de plaatsvervangend voorzitter raadslid is. De secretaris kan bij de werkzaamheden worden ondersteund door de griffiers. • De griffiers van de 14 gemeenten nemen deel aan de overleggen. • Secretariële / administratieve ondersteuning door Regio Twente.

3

Wat zijn de werkzaamheden van Regio Twente: ® Ondersteuning overleg: organiseren 6 overleggen, plannen afspraak, regelen locatie, versturen agenda, versturen stukken, overleggen bijwonen en notuleren, verslag maken, afhandelen vragen per mail en telefoon. • Ondersteuning agendaoverleg: versturen van concept agenda aan hen en finaliseren agenda na dat overleg met secretaris. • Indien gewenst, bijwonen van agendaoverleg en overleg van het presidium door algemeen directeur Regio Twente. Wat kost het perjaar: • Ondersteuning: 60 uur (6 overleggen: 2 uur bijwonen per overleg, 8 uur voorbereiding en uitwerking/afronding). • Algemeen directeur: 18 uur (6 overleggen: 1 uur agendaoverleg bijwonen en 2 uur presidium bijwonen).

3. Overleg van Twentse Griffiers Wat houdt het in: • 12 Overleggen per jaar van de 14 griffiers van de Twentse gemeenten. Het overleg is bedoeld om het overleg Presidium Twenteraad en de Twenteraad voor te bereiden. Ook worden onderwerpen besproken waar alle griffies en raden mee te maken hebben, bijvoorbeeld integriteit, ondermijning, juridische ontwikkelingen. Wie doet het: • Griffiers van de 14 gemeenten. • Voorzitter: secretaris Presidium Twenteraad (= de griffier van de deelnemende gemeente waarvan de plaatsvervangend voorzitter raadslid is). De secretaris kan bij de werkzaamheden worden ondersteund door de griffiers. Wat zijn de werkzaamheden van Regio Twente: • Ondersteuning overleg: plannen van overleggen, locatie regelen, agenda opstellen en afstemmen met de voorzitter, agenda versturen en verslag maken van overleg, publicatie extranet. • Bijwonen overleg door algemeen directeur. Wat kost het per jaar: • Ondersteuning: 100 uur (12 overleggen: 2 uur bijwonen en 6 uur voorbereiding en uitwerking/afronding).

Bijzonderheden toekomstige organisatie Opmerkingen over huidige en toekomstige organisatie van de Twenteraad: 1. De Twenteraad was en is niet formeel verankerd in een gemeenschappelijke regeling. De Twenteraad werd wel benoemd in de toelichting van de Regeling Regio Twente (tot 8 juli 2021) maar er was op het moment van vaststellen van de regeling geen unaniem standpunt over de Twenteraad. De nieuwe samenwerking is nu in de praktijk wel georganiseerd via Regio Twente en op basis van de afspraken die tussen de gemeenten zijn gemaakt in GRverband. Ook is er een protocol vastgesteld over de samenwerking in het presidium. Straks is de basis anders en moeten voor deze samenwerking separaat afspraken worden gemaakt met een nieuwe gastheer. Daarbij kan gebruik gemaakt worden van een samenwerkingsovereenkomst, zoals de gemeenten deze ook gebruiken voor de vrijwillige samenwerkingen (de zogenaamde coalitions of the willing) die vanaf 8 juli niet meer bij Regio Twente / Openbaar lichaam gezondheid zijn ondergebracht. 2.

De laatste 1,5 jaar is gewerkt met externe ondersteuning voor het organisatiewerk van de Twenteraad. Dit omdat er bij Regio Twente in verband met bezuinigingen en de focus op de 4

kerntaken, onvoldoende capaciteit was om dit zelf te organiseren. Daarbij vraagt het organiseren van digitale bijeenkomsten om een andere expertise. Daarmee is het materiële budget meer gebruikt en minder beroep gedaan op uren vanuit Regio Twente. Ook voor een nieuwe gastheer geldt deze wet van de communicerende vaten. De verhouding tussen inzet van capaciteit binnen de eigen organisatie en ingehuurde capaciteit is afhankelijk van de vraag die het presidium heeft en de mogelijkheid om intern de benodigde specifieke capaciteit te leveren bij de gastheer.

3.

Voorkeur gaat uit naar continuïteit en geen roulerend gastheerschap. Continuïteit in menskracht (zowel voor de organisatie als vanuit het presidium) zal meer efficiency opleveren in de organisatie en facilitering van de Twenteraad en uiteindelijk zorgen voor minder benodigde uren en geld. Dat staat los van de activiteiten waar steeds een betrokkenheid van andere mensen nodig is. De nieuwe gastheerorganisatie vervult deze rol in principe voor 4 jaar met uitzicht op verlenging.

4.

In 2020 werd het beschikbare materiële budget voor de Twenteraad niet uitgegeven (circa € 15.000) als gevolg van corona. Op dit moment is de ondersteuning van de digitale Twenteraden extern belegd. Het beschikbare materiële budget wordt in 2021 waarschijnlijk wel overschreden. Op dit moment is bijna € 15.000 besteed.

5.

Het materieel budget voor de Twenteraad wordt geïnd via de inwonerbijdrage aan Regio Twente. Straks wordt dit niet meer geïnd door Regio Twente maar door de nieuwe gastheer. Dit brengt financieel administratieve handelingen met zich mee. Voor Regio Twente waren die niet noemenswaardig, omdat het meeging met de reguliere inwonerbijdrage aan de GR. Het sturen van facturen is meestal een geautomatiseerd proces waarbij de inrichting incidenteel moet worden gedaan en het daarna niet veel tijd meer kost. Maar er zal toch vanuit moeten worden gegaan dat dit in de nieuwe situatie financieel-administratieve handelingen vraagt. Schatting is dat dit jaarlijks maximaal 40 uur kost.

6.

Tot 8 juli was de voorzitter van Regio Twente, de burgemeester van Enschede, voorzitter van het presidium. Er is afgesproken dat de burgemeester van Enschede deze taak continueert.

7.

Omdat Regio Twente vanaf 8 juli de GR Gezondheid is geworden en focus heeft op gezondheid, zullen de meeste inhoudelijke onderwerpen buiten deze organisatie liggen. Het principe voor inhoudelijke ondersteuning is echter hetzelfde. De inhoudelijk betrokkenen bij een regionaal samenwerkingsonderwerp (bijvoorbeeld MDA, lobby, gezondheid of logistiek) zullen benaderd moeten worden om inputte leveren om een Twenteraad inhoudelijk goed op poten te zetten. Dit zal in de nieuwe situatie meer tijd kosten, omdat niet alle onderwerpen meer ‘onder één dak’ zitten. Ook het schaalvoordeel in de ondersteuning, met name bij de afdeling communicatie, zal er niet meer zijn. Het advies is om hier extra tijd voor te reserveren in de ondersteuning, circa 20 uur per Twenteraad, in totaal 80 uur.

8.

In de huidige situatie wordt het ICT-platform van de Regio Twente (Extranet) benut voor het toegankelijk maken van verslagen, agenda's en andere relevante informatie. Dit ICT-platform voorziet ook in mogelijkheden voor aanmelding voor bijeenkomsten. De nieuwe gastorganisatie dient rekening te houden met het opzetten en beheren van een dergelijk platform. Dit geldt ook voor de module voor aanmeldingen.

9.

In de huidige situatie vormt de Regio Twente eveneens een organisatie met bekend imago en bijbehorend kwaliteitsbeeld in het Twentse netwerk. De nieuwe gastorganisatie heeft niet vanzelfsprekend een dergelijk stempel en herkenbaarheid en zal een eigen netwerk moeten opbouwen. Een uitnodiging van Regio Twente komt nu eenmaal anders over dan een uitnodiging van de gastgemeente. Het Twente-vlaggetje kan nog steeds als (ondersteunend) beeldmerk worden gebruikt. En het is goed uit te leggen dat de gastgemeente deze rol overneemt en in vervolg hierover communiceert met de raadsleden.

10. In de beginfase zullen met name meer inspanningen nodig zijn om een lopende organisatie op te zetten. Ervan uitgaande dat gebruik kan worden gemaakt van systemen van de gastgemeente, zal dat vooral tot extra uren leiden. 5

11. Vooraf is het zinvol om afspraken te maken met de gastgemeente en het presidium / Twenteraad over een evaluatie van het gastheerschap na 3 jaar. De afspraken betreffen in elk geval de status van de uitkomsten van de evaluatie, het ijken van uitgangspunt doelstelling Twenteraad en het vervolg.

Conclusie: benodigd budget en uren voor vervolg Hierboven is een onderbouwde inschatting gemaakt wat er nu wordt gedaan voor de Twenteraad. Op basis hiervan wordt geadviseerd rekening te houden met het volgende budget en uren in de nieuwe situatie. Structureel*

Omschrijving

Uren**

Materieel budget

Ondersteuning

320 uur

Communicatie

80 uur

Financiën

40 uur

ICT

40 uur

Totaal ingeschat benodigd budget en uren

480

Budget

Toelichting

€25.000

Er is nu € 20.000 per jaar beschikbaar. Dit budget is in 2021 mogelijk niet toereikend, doordat door corona meer externe capaciteit is ingeschakeld voor het organiseren van webinars. De verwachting is dat ook in de toekomst de Twenteraden gedeeltelijk digitaal worden georganiseerd, waardoor iets meer materieel budget nodig zal zijn.

Administratief, secretarieel en organisatie

Website (onderhoud en beheer), ‘ledenadministratie’

€ 25.000

Het totaal benodigde budget is afhankelijk van lokale factoren zoals overhead en uurtarieven.

*ln de aanloopperiode zal extra uren/budget nodig zijn om op te starten. Daarnaast zijn de kosten voor een gastgemeente afhankelijk van in hoeverre een gastgemeente ‘eigen’ systemen beschikbaar heeft en kan inzetten. Denk aan vormgeving/opmaak (beeldmerk, branding), website, financiële administratie en module aanmeldingen. **ln dit overzicht is niet gewerkt met uurtarieven maar met een inschatting van het benodigde aantal uren. Het is aan de gastgemeente om met een aanbod te komen om deze uren in te kunnen vullen. Om toch een indicatie te geven, lijkt het redelijk om uit te gaan van een uurtarief met een marge van 40 tot 60 euro per uur. In bovenstaand overzicht ontbreken nog de kosten van afbouwen op het moment dat de samenwerking onverhoopt stopt. Verder is geen berekening gemaakt van de bureaukosten en zijn de kosten en inzet van de griffiers niet opgevoerd. 6

Samenwerkende gemeenteraden ook in de toekomst samen financieren De samenwerking rondom de Twenteraad wordt nu bekostigd door de 14 gemeenten via de bijdrage aan Regio Twente / de GR Gezondheid. Als de samenwerking overgedragen wordt aan een gastgemeente, zal de bijdrage van de gemeenten aan de gemeenschappelijke regeling met € 20.000,dalen. De nieuwe gastorganisatie heeft voor de uitvoering van deze taak € 25.000,- nodig + de in geld vertaalde 480 uren, De gastgemeente zal een factuur sturen aan de overige 13 gemeenten om hun bijdrage hiervoor op te halen. Hiervoor zou de gebruikelijke verdeling gehanteerd kunnen worden, naar rato van inwoneraantallen. Om het concreet te maken: Als het totaal benodigde budget € 50.000,- zou worden, zou de inwonerbijdrage (gebaseerd op de inwoneraantallen van dit jaar) circa € 0,08 per inwoner zijn. Om de kosten ook in de toekomst samen te dragen, ligt het in de rede om op de gezamenlijke bijdrage jaarlijks loon- en prijscompensatie toe te passen. Concrete afspraken hierover kunnen worden gemaakt in een samenwerkingsovereenkomst. Ook kan hierin worden opgenomen voor welke periode de afspraken gelden (4 jaar). De afspraken omtrent de samenwerking in een overeenkomst worden juridisch zo eenvoudig mogelijk geregeld om onnodige bureaucratie te voorkomen.

7