06 Voorbereidingskrediet stadhuis - Raadsvoorstel en -besluit

Bijlagen 2024 22 oktober 2024 Nr. V36/3 Reg.nr. INTB-24-6584 Bijlagen: 1

Agendapunt: 6

Voorstel tot het beschikbaar stellen van een voorbereidingskrediet voor het stadhuis.

Aan de gemeenteraad

In uw vergadering van 13 november 2024 heeft u de programmabegroting 2025 vastgesteld. In deze begroting heeft u een reservering opgenomen voor een toekomstbestendig stadhuis. Om u een zorgvuldige go/no go afweging te laten maken voor het gekozen voorkeursscenario: een toekomstbestendig, verkleind en verduurzaamd stadhuis, is een zorgvuldig ontwerpproces met bijbehorende financiële middelen noodzakelijk. Daarom vragen wij u via dit besluit het voorbereidingskrediet hiervoor beschikbaar te stellen. Noodzakelijke investering Een investering in het stadhuis is, zoals u weet, onvermijdelijk en urgent. Hieronder leest u nog een keer de hoofdredenen waarom een investering noodzakelijk is: Het stadhuis is verouderd Het gebouw heeft lange tijd geen substantiële renovatie of aanpassing ondergaan. Dit heeft geleid tot verouderde werkplekken die niet langer voldoen aan de hedendaagse eisen voor een efficiënte, moderne en duurzame werkomgeving. De dienstverlening is niet optimaal door de inrichting van het gebouw De huidige inrichting sluit niet aan bij moderne werkmethoden, zoals flexibele werkplekken en digitale samenwerking, en mist de faciliteiten om snel en klantgericht te handelen bij complexere vraagstukken.

Een vernieuwd stadhuis biedt niet alleen meer privacy en ontmoetingsplekken, maar is ook toegankelijker en inclusiever, wat leidt tot een warm welkom en met aandacht voor veilige dienstverlening. Daarnaast creëert het gebouw ruimte voor betere integrale samenwerking tussen afdelingen, waardoor de dienstverlening efficiënter, flexibeler en klantgerichter wordt. De gemeente wil een aantrekkelijke werkgever zijn De gemeente Oldenzaal wil een aantrekkelijke werkgever zijn. Dat is ook nodig in een steeds competitievere arbeidsmarkt. Medewerkers vormen het hart van de organisatie en verdienen een moderne, functionele en inspirerende werkomgeving die aansluit bij de huidige standaarden. Investeren in werkplekken en ontmoetingsruimten verbeter niet alleen de productiviteit en het welzijn van de medewerkers, maar draagt ook bij aan het behoud en aantrekken van (nieuw) talent. De stad heeft dit nodig om de ambities die zij heeft te kunnen realiseren. De gemeente heeft een voorbeeldfunctie op het gebied van verduurzamen Ook zet de gemeente Oldenzaal in op een duurzaam stadhuis. De VNG heeft namens de gemeenten meegetekend in het klimaatakkoord. Daarin is afgesproken dat het maatschappelijk vastgoed in 2030 respectievelijk 2050 CO2- arm en aardgasvrij moet zijn. Als overheid heeft de gemeente Oldenzaal een voorbeeldfunctie als het gaat om verantwoord en duurzaam handelen.

Het verduurzamen van het stadhuis toont de inzet van de gemeente Oldenzaal voor een beter milieu en inspireert andere partijen om het voorbeeld om te verduurzamen te volgen.

Volgende stap: beschikbaar stellen gedeeltelijk krediet De komende periode gaat de gemeente Oldenzaal een programma van eisen opstellen en komen tot een voorlopig ontwerp. Daarnaast moeten verschillende onderzoeken gedaan worden : denk aan een geactualiseerd onderzoek naar asbest, maar ook de toets wat de gemeente Oldenzaal nodig heeft om uitvoering te geven aan de vastgestelde visie op dienstverlening. Voor het programma van eisen, het voorlopig ontwerp en de onderzoeken is geld nodig. Hiervoor willen we een gedeelte van het reeds opgenomen krediet inzetten. Planning Tot en met januari 2025 gaan we aan de slag met het opstellen van een programma van eisen voor het nieuwe werkplekconcept. Medio maart 2025 is de inpassingsstudie en het voorlopig ontwerp klaar. De uitkomst hiervan wordt via een programma van eisen en een voorlopig ontwerp begin van Q2 2025 voorgelegd aan uw raad. Financiën Voorgesteld wordt om voor de voorbereidingen (tot het komen van een programma van eisen en een voorlopig ontwerp), het bij de programmabegroting 2025 beschikbaar gestelde bruto krediet van € 16,1,miljoen nu € 500.000 specifiek beschikbaar te stellen. De hiermee gepaard gaande kapitaallasten zijn opgenomen in de programmabegroting 2025.

Mocht bij de besluitvorming op het voorlopig ontwerp sprake zijn van een no-go dan wordt het voorbereidingskrediet van € 500.000 ten laste van de algemene reserve gebracht. De verwachte geschatte kosten zijn: Geschatte kosten Projectmanagement € 100.000 Opstellen programma van eisen € 150.000 Externe ondersteuning € 70.000 Ontwerp € 100.000 Diverse onderzoeken (o.a. asbest) € 50.000 Onvoorzien € 30.000 Totaal € 500.000

In de vergadering van het politiek forum van 18 november 2024 is besloten uw raad te adviseren tot behandeling en besluitvorming over te gaan.

Oldenzaal, 19 november 2024 Het college van burgemeester en wethouders, de secretaris,

de burgemeester,

G.A. Tiebot

P.G. Welman

Bijlagen -Presentatie Politiek Forum

2

Nr. 1418

De raad van de gemeente Oldenzaal;

gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 22 oktober 2024, nr. V36/3, reg.nr. INTB-24-06584; besluit: een gedeelte van het (bruto)krediet van € 16,1 miljoen uit de programmabegroting 2025 beschikbaar te stellen voor een bedrag van € 500.000 ter voorbereiding van het toekomstbestendig maken van het stadhuis.

Vastgesteld in de openbare vergadering van 25 november 2024 de griffier,

de voorzitter,

B.C. de Groot

P.G. Welman