06 Aanschaf participatieplatform - raadsvoorstel en -besluit

Bijlagen 2022 24 mei 2022 Nr. 19/3 Reg.nr. INTB-22-05526 Bijlagen: 1

Agendapunt: 6

Voorstel tot aanschaf participatieplatform

Aan de gemeenteraad

Eind juni 2021 heeft uw gemeenteraad een motie over participatie aangenomen. In de motie roept u het college op om:  nader onderzoek te doen naar een onafhankelijk platform dat bijdraagt aan een meer actieve en bredere participatie van inwoners en;  te kiezen voor een platform dat onafhankelijk is van de gemeente en politieke partijen. We hebben verschillende stappen ondernomen om tot een keuze voor een participatieplatform te komen. 1. Marktverkenning: we hebben bureauonderzoek gedaan naar beschikbare participatieplatforms. Op basis van de brede marktverkenning hebben we vijf aanbieders verder onderzocht. 2. Inrichten werkgroep: we hebben een werkgroep samengesteld die meedenkt en adviseert over de keuze voor een participatieplatform. Voor het draagvlak en de betrokkenheid in de organisatie bij het platform is het belangrijk om deze collega’s (uit alle domeinen uit de organisatie) vroeg in het proces te betrekken. 3. Presentatie en demonstratie van aanbieders: we verzochten vier aanbieders een presentatie en een demonstratie aan de werkgroep te geven. 4. Resultaten presentatie en demonstratie aanbieders. Keuze voor een participatieplatform Op basis van de marktverkenning en de presentaties van de aanbieders stelt het college van B&W voor om het participatieplatform van Consul aan te schaffen.

Dit platform biedt uiteenlopende en passende functionaliteiten, is open source, biedt één pagina waar alle participatieprojecten een plek hebben, voldoet aan de wettelijke toegankelijkheidseisen en privacyrichtlijnen en kan een koppeling maken met de lopende projecten het buurtinitiatief en het Stads-ID. In de bijlage staat een uitgebreide vergelijking tussen de vier onderzochte aanbieders. Implementatie participatieplatform  De basis van digitale participatie is het platform: één website waar alle participatieprojecten een plek krijgen. We gaan werken met Consul voor de periode van twee jaar. Gedurende en na de twee jaar evalueren we, mede op basis van de ervaringen van inwoners en de raad, of het platform het beoogde effect heeft gehad. Per participatieproject kijken we welke externe belanghebbenden zijn betrokken en hoe het proces is gevoerd. We informeren uw raad op een later moment over hoe we het evaluatietraject rondom het platform gaan inrichten.  We beginnen klein. We starten het eerste jaar met maximaal drie projecten. Door geleidelijk de participatieprojecten erin te zetten, kunnen we ons proces continu verbeteren.  Het werken met het participatieplatform is nieuw voor zowel de ambtelijke organisatie, uw raad als voor inwoners en partners. Consul adviseert en ondersteunt bij de eerste participatietrajecten.

Zij hebben de kennis en ervaring om ons hierin de te begeleiden.  Bij aanvang van een participatietraject bepalen we als eerste de mate van participatie en de kanalen die daar het beste bij passen. Het neerzetten van het participatieproces vraagt tijd en aan-





dacht. We gebruiken hierbij de Oldenzaalse participatieroute en de methodiek het Relevante Gesprek: waarom willen we in gesprek, waarover willen we in gesprek, met wie en hoe gaan we in gesprek? Het participatieplatform is één van de middelen die we kunnen inzetten (het is geen doel op zich). Als gemeente geven we op het platform eerst zelf het goede voorbeeld en delen we onze projecten en initiatieven op het platform. Vervolgens helpen en begeleiden we inwoners bij het digitaal indienen van hun eigen initiatieven. We maken een koppeling met het buurtinitiatief en het StadsID. Ook wordt het inwonerspanel - bestaand uit leden die uitnodigingen krijgen voor een vragenlijst over onderwerpen en thema’s die in Oldenzaal spelen - geïntegreerd. We zorgen voor een optimale aansluiting van het participatieplatform en de gemeentelijke website oldenzaal.nl. We voorkomen dubbele informatie en zorgen ervoor dat inwoners via ieder kanaal snel de juiste informatie kunnen vinden.

Inrichting organisatie Het succes van het platform valt of staat met het neerzetten van een goed doordacht participatieproces en het beheer en onderhoud van het platform. Daarom investeren we in een coördinator die verbonden is aan het platform. De coördinator:  zorgt voor bekendheid van het platform zowel intern als extern;  adviseert de inhoudelijke collega’s (projectleiders) over het participatieproces bij projecten;  adviseert de inhoudelijke collega’s bij de vertaling van projecten naar tactische uitvoering;  helpt bij het inrichten van het participatieplatform;  beslist over de plaatsing van projecten op het platform;  bewaakt de voortgang van en de activiteiten op het platform;  organiseert het evaluatietraject. De interne werkgroep die heeft meegedacht over de keuze van het platform blijft eveneens betrokken. Zij zijn de ambassadeurs en krijgen van bureau Consul de kennis in het ontwerpen van een participatieproces. Daarnaast helpt de interne werkgroep mee met de evaluatie van het platform. Financieel Wat Eenmalige implementatie digitaal platform Training in gebruik platform Eenmalige kosten totaal

Kosten € 5.750 € 1.400 € 7.150

Jaarlijks beheer en onderhoud Jaarlijks technisch support Functionele ondersteuning, inclusief training en begeleiding online participatieproces Jaarlijkse kosten totaal

€ 1.275 € 11.500 € 2.400

Totale investering 1 jaar

€ 22.325

€ 15.175

De totale kosten voor het digitaal platform bedragen voor 2022 € 22.235, en voor de jaren daarna structureel € 15.175. Normaal gesproken zou de dekking van dit voorstel worden meegenomen in de kadernota 2023 voor een integrale afweging. Gezien de urgentie en het feit dat dit gevolg is van een motie uit 2021, wordt dit keer de raad voorgesteld om de dekking in dit raadsvoorstel te besluiten.

2

De raad zal worden voorgesteld de eenmalige kosten voor aanschaf en implementatie van € 22.325 voor 2022 te dekken uit de Algemene Reserve en de structurele lasten van € 15.175 ten laste te brengen van het (meerjarig) begrotingsresultaat. Voor de personele coördinatie van het participatieplatform is geen ambtelijke capaciteit beschikbaar. Om het platform wel de boost te geven die het nodig heeft is er eenmalig een bedrag van € 80.000 benodigd om tijdelijk capaciteit aan te trekken. Voorgesteld wordt om de totale personele kosten ad. € 80.000 te dekken uit de Algemene Reserve. Technisch beheer De kosten voor het technisch beheer zitten inbegrepen in de jaarlijkse licentiekosten. Bij de inrichting van het platform gaat het om het technisch klaarzetten, template aanpassingen, inrichten van de mailserver en instellen van toegankelijkheidseisen. Tijdens het gebruik van het platform gaat het om hosting, beveiliging en doorontwikkeling. Dit zijn jaarlijkse kosten voor beheer en onderhoud. Functioneel beheer De kosten voor het functioneel beheer zitten inbegrepen in de eenmalige implementatiekosten en de jaarlijkse kosten voor ondersteuning. De leverancier voert het functioneel beheer uit voor het participatieplatform. De coördinator beheert de informatie op het platform.

In de vergadering van het politiek forum van 7 juni 2022 is besloten uw raad te adviseren tot behandeling en besluitvorming over te gaan.

Oldenzaal, 10 juni 2022 Het college van burgemeester en wethouders, de secretaris,

de burgemeester,

J.H. Dijkstra

P.G. Welman

Bijlagen Rapport marktverkenning

3

Nr. 1198

De raad van de gemeente Oldenzaal;

gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 24 mei 2022, nr.19/3, reg.nr. INTB-22-05526;

besluit:

1. voor te stellen de eenmalige kosten voor aanschaf en implementatie van € 22.325 voor 2022 te dekken uit de Algemene Reserve; 2. voor te stellen een jaarlijks budget van € 15.175 beschikbaar te stellen ten laste van het (meerjarig) begrotingsresultaat; 3. voor te stellen akkoord te gaan met extra personele inzet voor het beheerteam met een maximaal taakstellend bedrag van € 80.000. De totale kosten hiervoor van € 80.000 te dekken uit de Algemene Reserve.

Vastgesteld in de openbare vergadering van 20 juni 2022 de griffier,

de voorzitter,

J.H. Brokers

P.G. Welman