06 Aanschaf participatieplatform - bijlage Markverkenning

Hoort bij raadsbesluitnr. 1198 van 20 juni 2022, de griffier,

H.B.

Marktverkenning online participatieplatform

4 april 2022

1

Marktverkenning online participatieplatform

Datum Versie Auteur

: : :

4 april 2022 2 Barbara Koopman en Helma Melsen

1

Opgesteld voor: Marcel de Jonge

Inhoudsopgave 1. Aanleiding ........................................................................................................................ 3 2. Doel online participatieplatform ........................................................................................ 3 3. Wat staat er in dit rapport? ............................................................................................... 3 4. Inzichten .......................................................................................................................... 3 5. Onderzochte platforms - waar hebben we naar gekeken? ............................................... 5 6. Onderzochte platforms ..................................................................................................... 6 7. Resultaten...................................................................................................................... 13

1. Aanleiding Eén van de speerpunten in het coalitieprogramma 2018-2022 is participatie. We nodigen iedereen uit om samen met ons te werken aan de ontwikkeling van onze stad in al haar facetten. Van initiatief tot realisatie en van idee tot uitvoering. Meer dan ooit zoeken de politiek en de organisatie verbinding met betrokkenen. Dit betekent bijvoorbeeld dat we waar mogelijk (fysiek) dichter bij de inwoners op locatie vergaderen en inwoners meer ruimte geven om hun inbreng te geven. Naast de door de raad vastgestelde participatieroute, bieden we via www.oldenzaal.nl/praatmee de mogelijkheid om inwoners te betrekken bij plannen en ideeën van de gemeente. Op deze manier kunnen we op dit moment online enquêtes en onderwerpen voorleggen. Er kan geen dialoog worden gevoerd, hiervoor worden op dit moment vooral onze social media kanalen, informatiebijeenkomsten, buurtbijeenkomsten ingezet, naast alle informele contactmomenten met inwoners. Eind juni 2021 heeft de gemeenteraad een motie over participatie aangenomen. In de motie roept de raad het college op om: nader onderzoek te doen naar een onafhankelijk platform dat bijdraagt aan een meer actieve en bredere participatie van inwoners en; te kiezen voor een platform dat onafhankelijk is van de gemeente en politieke partijen. 2.

Doel online participatieplatform We creëren met een participatieplatform een betere mogelijkheid online in gesprek te gaan met de samenleving. Door meer interactie en dialoog met inwoners, ondernemers en organisaties te realiseren, kan de gemeente antwoorden vinden, meningen toetsen en meedenkmogelijkheden creëren. 3. Wat staat er in dit rapport? We hebben beschikbare participatieplatforms onderzocht en leggen in een raadsvoorstel de keuze voor het platform voor. In dit rapport geven we een vergelijking van de verschillende aanbieders aan de hand van toetsingscriteria. 4. Inzichten Procesontwerp Het inzetten van een participatietool is niet een simpele kwestie van het aanschaffen en implementeren van software. Het voorbereidingstraject (procesontwerp, wijze van communiceren), de procesmatige begeleiding van het participatietraject en het vormgeven van transparantie is vele malen belangrijker dan de tool zelf. Inclusie en toegankelijkheid online participatie Elke vorm van interactie en/of participatie sluit sommige mensen uit en anderen in. Dat geldt zowel offline als online, en hangt onder andere samen met voorkeuren, vaardigheden, beschikbare tijd en mobiliteit. Een afgelegen locatie is lastig te bereiken voor mensen zonder auto. Een video-platform werkt minder goed voor mensen zonder snel internet. En een dialoog via Twitter sluit mensen uit die niet op dat platform zitten.

Stel je daarom actief op in het aantrekken van verschillende doelgroepen, dit gaat niet vanzelf. Niet iedereen wil op dezelfde manier, in dezelfde mate, online meedoen. En niet iedereen bereik je op dezelfde manier. Kies dus voor een brede mix bij de werving voor een online dialoog. En vermeng offline en online wervingsmethodieken: door bijvoorbeeld brieven te laten bezorgen, die je kan terugsturen per post, maar die óók een QR-code bevatten die linkt naar een online formulier. Gebruik social mediakanalen, maar gebruik bijvoorbeeld ook de KOM.

Tips Een dialoog-tool zoals een online participatieplatform vereist een goed doordacht proces dat zich over een langere periode uitstrekt. Houd het simpel, gebruik alleen de functies die je écht nodig hebt. Zet een activerende communicatiestrategie in om het platform bekendheid te geven en mensen naar het platform te trekken. Een online participatieplatform is een middel, geen doel op zich. Bepaal bij aanvang van een participatietraject de mate van participatie en de kanalen die daar het beste bij passen. Het proces is leading. Gebruik naast online participatie ook offline participatiekanalen zoals bv inloopbijeenkomsten. Door gebruik van de mix van participatiekanalen bereik je een breder publiek. Voordelen online participatie Het grote voordeel van deze vorm van participatie is dat hiermee snel grote groepen inwoners zijn te betrekken. Naast inwoners die in reguliere participatietrajecten actief zijn, slagen gemeenten erin om ook andere inwoners te betrekken. Inwoners die doorgaans niet worden bereikt met meer traditionele participatieprocessen. De toegankelijkheid van digitale participatie wordt onder andere vergroot doordat inwoners kunnen meedoen wanneer het ze uitkomt. Daarnaast is er meer tijd om zorgvuldig een idee of een antwoord in te brengen of gefundeerd te reageren op de inbreng van anderen zonder overschreeuwd te worden.

Zo benut je beter de denk- en ideeënkracht van de gemeenschap. Daarnaast draagt het bij aan een groter draagvlak en een hogere kwaliteit van plannen en beleid. Eén coördinator Voor een succesvol participatieplatform is het belangrijk om één coördinator aan te wijzen. Deze persoon adviseert de inhoudelijke collega’s (projectleiders) over het participatieproces en helpt bij de vertaling van projecten naar tactische uitvoering. De coördinator sluit als participatieadviseur aan bij het inhoudelijk projectteam. Dit team bestaat in ieder geval uit een projectleider, inhoudelijke adviseurs/medewerkers en communicatieadviseur. De projectleider is eindverantwoordelijk voor het project en daarmee ook voor het participatieproces. De communicatieadviseur heeft zicht op welk type communicatie en inhoud past bij welk type vraagstuk en soort doelgroep. Raadsleden en griffier Het betrekken van raad en griffier voorafgaand aan het participatieproces is sterk aan te bevelen: hoe sterker het draagvlak, hoe beter de inzichten van de inzet van digitale middelen voor participatie kunnen zijn. De raad en griffier zijn immers kernspelers in de vertegenwoordiging van inwoners. Wethouder/bestuurder relevante portefeuille en betrokken afdelingshoofd. Ook het betrekken van bestuurders en management is sterk aan te bevelen voor een beter draagvlak en inzicht in het participatieproces.

Interne werkgroep We hebben een interne werkgroep samengesteld. Het doel van de werkgroep is meedenken, adviseren over de keuze voor een participatieplatform en mogelijk ondersteunen tijdens het implementatieproces. De groep bestaat uit acht leden uit de organisatie: ontwikkeling, realisatie, sociaal domein, duurzaamheid, dienstverlening, ICT en communicatie. Voor het draagvlak en de betrokkenheid in de organisatie bij het platform is het belangrijk om deze collega’s vroeg in het proces te betrekken. Zij zullen vroeg of laat gebruik maken van het participatieplatform.

5. Onderzochte platforms – waar hebben we naar gekeken? Resultaat Bij het resultaat staat voornamelijk omschreven hoe de tool resultaten weergeeft. Wat voor rapportages zijn er en wat valt daaruit op te maken. Niveau van betrokkenheid Bij niveau van betrokkenheid hebben we aangegeven welke mate van online participatie mogelijk is met de tool. Hiervoor gebruiken we de vijf treden van de participatieladder: informeren, raadplegen, adviseren, coproduceren en meebeslissen. Omdat raadplegen en adviseren sterk in elkaars verlengde liggen, hebben we ervoor gekozen om adviseren onder de noemer raadplegen op te nemen. Functionaliteiten Onder het kopje functionaliteiten staat een opsomming van de belangrijkste functies van de tool. Kun je er alleen ideeën mee ophalen of is het bijvoorbeeld ook mogelijk om te stemmen, samen te werken of geld te verdelen? Aanpasbaarheid Bij aanpasbaarheid gaat het er om in hoeverre de omgeving van de tool – website en/of app - is aan te passen. Bijvoorbeeld wat betreft de ‘look and feel’ en of het mogelijk is de site te embedden in www.oldenzaal.nl. Ook staat hier aangegeven of functionaliteiten kunnen worden aangepast. Toegankelijkheid De toegankelijkheid van een e-tool of platform heeft betrekking op de mate waarin deze voor iedereen is te gebruiken.

In hoeverre wordt rekening gehouden met het gebruik door mensen die minder digivaardig zijn, mensen met een visuele of auditieve beperking en mensen die minder taalvaardig zijn of de Nederlandse taal minder beheersen. Denk aan gebruik van spraak, video of iconen voor mensen die minder talig of laaggeletterd zijn of specifieke functies voor mensen met een visuele of auditieve beperking Ook wordt aangegeven of de tool is ontwikkeld volgens de Europese toegankelijkheidsrichtlijnen (WCAG 2.1) en of er een toegankelijkheidsverklaring is gepubliceerd, waarin staat hoe ze voldoen aan de richtlijn. Uitwisseling en samenwerking Bij uitwisseling en samenwerking staat omschreven hoe de tool stimuleert dat gebruikers informatie en meningen uitwisselen en/of samenwerking mogelijk maakt. Kosten Welke kosten worden door de ontwikkelaar in rekening gebracht voor het inrichten, gebruik en beheer van de tool? Het kan zowel gaan om eenmalige kosten als kosten voor een abonnement of licentie. De bedragen worden niet in dit stuk genoemd, maar zijn bij de gemeente Oldenzaal bekend. Privacy en dataverwerking Hoe is de verwerking van data op het platform geregeld. Welke gegevens zijn er nodig voor inloggen en hoe is het gegevensbeheer in de tool geregeld. Zorgt de ontwikkelaar voor gegevensopslag of ligt het beheer bij de gemeente.

Commercieel of open source? Bij commerciële platformen vindt de ontwikkeling plaats bij het bedrijf en wordt het verloop van de ontwikkeling bepaald door de leverancier. Software die met de maatschappij of met andere overheden gedeeld moet kunnen worden, wordt ook wel ‘open source’ genoemd. Open Source betekent dat de broncode van bijvoorbeeld een website, programma of app, vrij beschikbaar is. De software is open en publiek ontwikkeld. Dat wil zeggen dat er een mechanisme bestaat om gezamenlijk aan de

verbetering van de software te werken, fouten te melden en functionaliteiten toe te voegen. Het resultaat is een publiek instrument dat gemeenschappelijk verder wordt ontwikkeld. Open source betekent niet dat het gebruik van de tool die met deze software werkt zonder kosten is, maar wel dat de software gratis en inzichtelijk is en dat er kan worden geprofiteerd van de doorontwikkeling in samenwerking met andere gemeenten.

6. Onderzochte platforms Consul Consul is een open source-platform voor participatietrajecten. Het doel is simpel, maar helder: ga in gesprek met inwoners! Met Consul kan men discussies starten of bijwonen, peilingen houden of ideeën delen. Ook kan er met meerdere mensen een burgerbegroting worden opgesteld. Op het gebied van inspraak en participatie is veel mogelijk: burgers kunnen niet alleen voorstellen doen, maar bijvoorbeeld ook raadsvoorstellen toetsen. Consul is ontwikkeld in Spanje. De gemeente Groningen, www.destemvangroningen, heeft het platform naar Nederland gehaald en samen met een aantal Nederlandse gemeenten verder ontwikkeld. Door het internationale gebruik van het platform, is er een grote community ontstaan om snel mee te schakelen. Verschillende gemeenten hebben al met Consul gewerkt. Momenteel werken Democratie in Actie en VNG Realisatie aan een opschaling van dit platform, waardoor nog meer gemeenten er gebruik van kunnen maken. Resultaat Met het platform maakt de gemeente gezamenlijk met bewoners een keuze voor herinrichtingsplannen, creëert inzicht in de thema’s die bewoners agenderen, kan experts laten meeschrijven aan nieuw beleid en verdeelt met een slimme verdeelsleutel budget over geprioriteerde voorstellen. Niveau van betrokkenheid Informeren, raadplegen, coproduceren en meebeslissen.

Functionaliteiten Ideeën en voorstellen ophalen Gesprek: argumenten delen en op elkaar reageren Stemmen: prioritering aanbrengen tussen voorstellen in tekst en/of visueel Geld verdelen Meeschrijven aan teksten en beleidsvoorstellen Aanpasbaarheid Het is een website die kan worden ingebed en aangepast aan de look and feel van de gemeentewebsite. Functies van de e-tool kunnen worden aangepast en/ of uitgebreid Toegankelijkheid Functies die de toegankelijkheid vergroten: Automatische vertaling of meertaligheid Visueel materiaal zoals emoticons, afbeeldingen en video’s voor laag of minder geletterden Ondersteuning van voorleesprogramma’s voor mensen met een visuele beperking Om alle gebruikers, ondanks de grootte van hun sociale netwerk of hun communicatievaardigheden, op weg te helpen heeft Consul voor ieder voorstel een dashboard. Via gamification ondersteunt dit dashboard de initiatiefnemer om een communicatiecampagne op te zetten.

Toegankelijkheidsrichtlijnen: De software voldoet aan het AA-level van WCAG 2.1-richtlijnen. Uitwisseling en samenwerking Consul maakt gebruik van NLP (Natural Language Processing) om soortgelijke voorstellen te groeperen, zodat initiatiefnemers gezamenlijk aan een beter voorstel kunnen werken. Ook heeft elk voorstel een communitypagina waar de initiatiefnemer en andere gebruikers met elkaar in gesprek kunnen gaan rondom een voorstel en de voortgang kunnen volgen. Privacy en dataverwerking Gegevens voor inloggen Er zijn verschillende registratievormen waaruit de gemeente kan kiezen voor hun platform of voor een specifiek participatieproces op het platform. Deze zijn login via: een e-mailadres en wachtwoord, via een social media account, verificatie via een toegestuurde stemcode of via het privacy vriendelijke IRMA (I Reveal my Attributes). Ook kan er een koppeling gemaakt worden met de basisregistratie zodat gebruikers eenmalig kunnen worden geverifieerd als inwoners van de gemeente. Bij ieder van deze identificatiemethoden wordt een minimum aan persoonsgegevens gevraagd. Zodra een gebruiker is ingelogd, wordt deze verbonden aan een anonieme hash (reeks nummers), hierdoor kunnen burgers anoniem hun mening geven en stemmen. Gegevensbeheer: Er wordt een geanonimiseerde koppeling gemaakt tussen inloggegevens en input van gebruiker.

De gebruiksgegevens worden beheerd door de gemeente. De gemeente kan een Privacy Impact Assessment (PIA) uitvoeren. Toegepast in De tool heeft een internationaal netwerk van overheden die van de tool gebruikmaken en ontwikkelingen met elkaar delen. OpenStad OpenStad is een open source-platform om interactieve websites mee te bouwen. Het leent zich heel goed voor participatietrajecten, zoals peilingen, ideeën ophalen of burgerbegroten. Doordat ze de functionaliteiten van de tools als flexibel inzetbare 'legoblokken' bouwen, zijn de tools makkelijk op maat te maken, te delen en te onderhouden. Inwoners kunnen bijvoorbeeld ideeën uploaden, liken en disliken, stemmen, reacties plaatsen of gebruikmaken van een interactieve kaart. Ook kan de eigen huisstijl worden toegepast. Succesvolle participatieprojecten De tool is in 2016 ontwikkeld door de gemeente Amsterdam. Diverse gemeenten hebben met OpenStad succesvolle participatieprojecten uitgevoerd, zoals De Stem van West in Amsterdam en Mariahoeve Knapt Op in Den Haag. OpenStad is van, voor en door gemeenten. Het idee is van elkaar leren, samenwerken en samen verbeteren. Momenteel werken Democratie in Actie en VNG Realisatie aan een opschaling van dit platform, waardoor meer gemeenten er gebruik van kunnen maken.

Resultaat Per project wordt na afloop een analyse opgeleverd, evenals de lessons learned ten aanzien van het participatieproces en de online tool. Het team OpenStad verzamelt deze gegevens. Op basis van de concrete ervaringen past team OpenStad samen met collega’s uit de projectteams werkprocessen aan en doet iteraties aan de software. Kennis en tools worden vervolgens meegenomen in

vergelijkbare projecten in de gemeente, waardoor online participatieprojecten sneller kunnen worden opgestart en de tools slim kunnen worden hergebruikt. Niveau van betrokkenheid Informeren, raadplegen, coproduceren en meebeslissen Functionaliteiten Ideeën en voorstellen ophalen Gesprek: argumenten delen en op elkaar reageren Stemmen: prioritering aanbrengen tussen voorstellen in tekst en/of visueel Geld verdelen Anders, namelijk reacties/ideeën/voorstellen plaatsen op een interactieve kaart. Dit is een keuzewijzer, waarbij bewoners aan de hand van hun voorkeuren filmpjes kunnen uploaden, argumenten liken en omhoog of omlaag stemmen en notificaties kunnen versturen. Aanpasbaarheid Het is een website die kan worden ingebed en aangepast aan de look and feel van de gemeentewebsite. Functies van de e-tool kunnen worden aangepast en/ of uitgebreid. Toegankelijkheid Functies die de toegankelijkheid vergroten: Automatische vertaling of meertaligheid De mogelijkheid om gesproken en/of visuele input te leveren Afhankelijk van de doelgroep kunnen tekst, iconen en stemprocedures worden aangepast. Toegankelijkheidsrichtlijnen: De software voldoet aan de WCAG-richtlijnen. Uitwisseling en samenwerking Bij sommige tools is draagvlak bij buurtbewoners nodig voor ingediende plannen (denk aan het agenderingsplatform voor stadsdeelcommissies en sites voor participatief begroten).

Deze spelregel geeft een incentive om plannen te delen en samen te bespreken. Indieners delen hun plan in de buurt, waarbij bewoners een gesprek kunnen voeren over het plan en argumenten voor en tegen plannen kunnen indienen. Bij het platform voor initiatieven tijdens de coronacrisis werd uitwisseling tussen initiateven ondersteund door zoekmachines van vraag en aanbod en de mogelijkheid om hulpvragen aan elkaar te posten. Privacy en dataverwerking Gegevens voor inloggen: Per project is in te stellen welke authenticatie en verificatie (minimaal) noodzakelijk is en welke gegevens worden opgeslagen. Mogelijkheden: anoniem; postcode; postcode en emailadres; naam, unieke stemcode; IP-adres. Gegevensbeheer: Gebruiksgegevens worden voor een bepaalde periode opgeslagen. De gebruiksgegevens worden beheerd door de gemeente. De gemeente kan een Privacy Impact Assessment (PIA) uitvoeren. Toegepast Onder meer in Amsterdam, Den Haag, Alphen aan de Rijn, Haarlem, Utrecht.

Voorbeeldsites (in verschillende stadia van uitvoering), geven een goed beeld van de mogelijkheden van OpenStad: http://weespbegroot.weesp.nl/ https://omgevingsvisie.denhaag.nl/ (15 december echt live) https://binnenstadsplan2030.denhaag.nl/ https://stemopkorpersteijn.woonstadrotterdam.nl/ https://jouwstukjezwolle.nl/ https://oracbloemenbuurt.denhaag.nl/ https://ypenburgaanzet.denhaag.nl/ https://warmrijsenhout.haarlemmermeer.nl/ CitizenLab CitizenLab is een closed source dialoogtool voor participatietrajecten met als doel de stem van de burger laten horen en overheden hun burgers beter laten begrijpen. De tool beschikt over meer dan 8 participatiemethoden van informatie tot co-creatie. Het platform kan dan ook voor het hele scala van participatie worden ingezet. Van flitspeiling en enquête tot stemming, burgerbegroting en burgerinitiatieven. De gemeente kan via projecten of initiatieven inwoners zowel top down als bottom-up betrekken, hun inspraak beheren en nagaan of het project effectief is geweest. CitizenLab helpt gemeenten in Nederland, België, Frankrijk, Verenigd Koninkrijk, Scandinavië en Latijns-Amerika. Resultaat CitizenLab helpt gemeenten om hun participatie online overzichtelijk vorm te geven en te centraliseren op één platform, voor inwoners en gemeente. Het proces is inzichtelijk via een tijdlijn die per project de fasen zichtbaar maakt.

Feedback kan openbaar of persoonlijk gecommuniceerd worden. Het is mogelijk om overzichten te exporteren naar Excel om lokaal te bewerken. Daarnaast is een dashboard beschikbaar, waarin het aantal (nieuwe) gebruikers, stemmen en ideeën staan weergegeven. In de NLP-clustering (Natural Language Processing) staat een demografisch en thematisch overzicht van alle ideeën: zo kan de gemeente zien welke thema’s leven en daarop inspelen. Het NLP-rapport kan ook geëxporteerd worden. Niveau van betrokkenheid Informeren, raadplegen, coproduceren, meebeslissen Functionaliteiten Ideeën en voorstellen ophalen Gesprek: argumenten delen en op elkaar reageren Stemmen: prioritering aanbrengen tussen voorstellen in tekst en/of visueel Geld verdelen Faciliteren van projectorganisatie en -uitvoering Anders: online Inspraak Workshops: live met elkaar in gesprek gaan Aanpasbaarheid Het is een website die kan worden ingebed en aangepast aan de look and feel van de gemeentewebsite. Ook kunnen functies van de e-tool worden aangepast en/of uitgebreid. Toegankelijkheid Functies die de toegankelijkheid vergroten: Automatische vertaling of meertaligheid De mogelijkheid om gesproken en/of visuele input te leveren Visueel materiaal zoals emoticons, afbeeldingen en video’s voor laag of minder geletterden

Ondersteuning van voorleesprogramma’s voor mensen met een visuele beperking De tool is compliant aan de WCAG-2.1 standaard niveau AA. Er is een toegankelijkheidsverklaring waarin deze standaard en overige toepassingen worden toegelicht. Uitwisseling en samenwerking Inwoners kunnen op elkaars ideeën reageren en op reacties reageren en/of stemmen. Inwoners kunnen ideeën pinnen op een geografische kaart. De projecten kunnen specifiek gericht worden op bepaalde gebieden, waardoor mensen uit een bepaalde kern of wijk op een bepaald project kunnen reageren. Privacy en dataverwerking Gegevens voor inloggen: Naam en e-mailadres. Eventuele overige velden zijn aanvulbaar en vereist te maken indien gewenst. Gegevensbeheer: Gebruiksgegevens worden voor een bepaalde periode opgeslagen. Gebruiksgegevens worden beheerd door de gemeente. De gemeente kan een Privacy Impact Assessment (PIA) uitvoeren. Toegepast In Aalsmeer, Amstelveen, Texel, Leiden, Harderwijk, Heumen, Dongen, Hollands Kroon, Medemblik, Cranendonk, Schiedam, Enschede, Den Haag, Meppel, Heusden en Zevenaar. Binnenkort volgen Utrecht en Wageningen. Mett Meepraten, meebeslissen, meedoen. Met Mett (Participatieplatform van Mett. Digitale participatie snel, simpel en veilig) is het mogelijk om participatie slim en efficiënt te organiseren en offline activiteiten, zoals bewonersavonden, online te versterken.

Denk aan punten op de kaart zetten, stemmen, waarderen, reageren en 85 andere functionaliteiten. Mett biedt gemeenten een e-toolbox om participatie online te organiseren. Van informeren tot meedenken, van inventariseren tot stemmen, en zowel openbaar als besloten. Mett is geschikt voor grote projecten, maar ook voor kleinere projecten en initiatieven vanuit de samenleving. Mett is een commercieel platform. Resultaat Resultaten kunnen bestaan uit volgers, mensen die inhoudelijk reageren, mensen die een stem of een waardering uitbrengen, mensen die zelf items toevoegen (zoals een initiatief, of een melding op de kaart) of mensen die een formulier invullen. Al deze input is te downloaden als databestand voor nadere analyse. Ook zijn de resultaten (indien gewenst) direct zichtbaar voor deelnemers. Niveau van betrokkenheid Informeren, raadplegen, coproduceren en meebeslissen. Functionaliteiten Ideeën en voorstellen ophalen Gesprek: argumenten delen en op elkaar reageren Stemmen: prioritering aanbrengen tussen voorstellen in tekst en/of visueel Geld verdelen Meeschrijven aan teksten en beleidsvoorstellen Faciliteren van projectorganisatie en -uitvoering

Anders: Communityvorming, online versterken of vervangen van fysieke bijeenkomsten (bijv. bewonersavond) met combinatie van informeren en interactie, antwoordformulieren tbv vragenlijsten, aanmelden, vraag stellen, enquête, pagina’s volgen voor e-mailnotificaties, mailings verzenden Aanpasbaarheid Het is een website die kan worden ingebed en aangepast aan de look and feel van de gemeentewebsite. Functies van de e-tool kunnen worden aangepast en/of uitgebreid. Toegankelijkheid Functies die de toegankelijkheid vergroten Automatische vertaling of meertaligheid Visueel materiaal zoals emoticons, afbeeldingen en video’s voor laag of minder geletterden Ondersteuning van voorleesprogramma’s voor mensen met een visuele beperking Speciale functionaliteit in de teksteditor om teksten te controleren. Toegankelijkheidsrichtlijnen: Sinds 2020 wordt Mett jaarlijks getoetst op de WCAG 2.1, level AA. Om aan de digitoegankelijk EN 301 549 norm te voldoen, wordt de software jaarlijks getoetst volgens de WCAG-EM. Er is voor alle klanten een toegankelijkheidsverklaring beschikbaar die in gaat op deze keurmerken/normen. Voor Mett is digitoegankelijkheid een belangrijk speerpunt. Het is een aantoonbaar onderdeel van het ISO-ontwikkelproces. Uitwisseling en samenwerking In Mett bepaalt de beheerder zelf welke samenwerkingsvorm het best bij de vraag past.

Een open discussie, een meer gesloten reactie, samen stemmen, waarderen en prioriteren en in dialoog over dilemma’s zijn voorbeelden. Daarnaast kunnen gebruikers samenwerken in semi-besloten werkgroepen en daarin kennis en documenten delen. Privacy en dataverwerking Gegevens voor inloggen Gebruikers kunnen deelnemen zonder inlog. Als een inlog gewenst is, wordt tenminste een voornaam, achternaam en e-mailadres gevraagd. Beheerders kunnen verder zelf aanvullende velden bepalen en ook of die verplicht of optioneel zijn. Technisch-functioneel voldoet Mett aan de AVG. Mett coacht haar klanten en beheerders bij het voldoen aan de regelgeving. Gegevensbeheer Gebruiksgegevens worden voor een bepaalde periode opgeslagen. Er wordt een geanonimiseerde koppeling gemaakt tussen inloggegevens en input van gebruikers. De gebruiksgegevens worden beheerd door de gemeente. De gemeente kan een Privacy Impact Assessment (PIA) uitvoeren. Gebruikers kunnen eigen gegevens beheren, downloaden en het eigen profiel verwijderen. Toegepast In Zoetermeer, Veenendaal, Uithoorn, Den Haag, Breda, Nieuwegein, Velsen, LeidschendamVoorburg, Bergen NH, Heiloo, Castricum, Winterswijk.

7. Resultaten Op basis van de presentaties van de vier aanbieders concluderen we het volgende: Het aanbod qua functionaliteiten is nagenoeg hetzelfde bij de aanbieders. Ook is het niveau van betrokkenheid en de aanpasbaarheid van de platforms hetzelfde.

Drie aanbieders werken met één platform waar alle participatietrajecten een plek krijgen. Eén werkt met losse projectpagina’s. Dat betekent dat voor elk project een aparte webpagina moet worden aangemaakt (er is geen overkoepelende pagina waar alle projecten een plek hebben, zoals bij de andere drie aanbieders). De aanbieders hanteren verschillende prijzen: kosten voor implementatie versus terugkerende kosten. Sommige aanbieders hanteren lage eenmalige kosten en hoge structurele kosten, andere aanbieders doen dit andersom. Alle aanbieders zeggen aan de wettelijke toegankelijkheidseisen en privacyrichtlijnen te voldoen. Het type platform is verschillend: twee aanbieders maken gebruiken van een open source platform, twee aanbieders closed source. Bij elke aanbieder is het mogelijk om een koppeling te maken met het buurtinitiatief en het StadsID. Ook de integratie van het inwonerspanel - bestaand uit leden die uitnodigingen krijgen voor een vragenlijst over onderwerpen en thema’s die in Oldenzaal spelen - is mogelijk. Alle aanbieders gaven aan: het platform staat technisch met een dag, maar het proces kost veel meer tijd. De aanbieders werken voor uiteenlopende gemeenten. Zij hebben een uitgebreid referentienetwerk. Naast de werking van het platform besteedde elke aanbieder aandacht aan de voorwaarden voor een succesvol participatieplatform.

Wij noemen hierbij de volgende aandachtspunten: Een online participatieplatform vereist een goed doordacht proces dat zich over een langere periode uitstrekt. Dit betekent dat het participatieproces en de organisatie aan de voorkant goed moet worden ingericht en dat hier capaciteit (uren) voor nodig is. Een online participatieplatform is een middel, geen doel op zich. Bij aanvang van een participatietraject bepalen we als eerste de mate van participatie en de kanalen die daar het beste bij passen. Het formuleren van het participatieproces bij elk project vraagt tijd en aandacht. Houd het simpel. Elk platform biedt vele mogelijkheden. We gebruiken alleen de functies die we écht nodig hebben. Hierbij is het motto: begin klein en breid het daarna verder uit. We zetten een activerende communicatiestrategie in om het platform bekendheid te geven en mensen naar het platform te trekken. Ook interne communicatie is belangrijk: een breed draagvlak en betrokkenheid bij het platform is essentieel voor het succes. We gebruiken naast online participatie ook offline participatiekanalen zoals bijvoorbeeld inloopbijeenkomsten. Door gebruik van de mix van participatiekanalen bereik je een breder publiek. Keuze participatieplatform Op basis van de marktverkenning en de presentaties van de aanbieders stellen we voor om het participatieplatform van Consul aan te schaffen.

Dit platform biedt uiteenlopende en passende functionaliteiten, is open source, biedt één pagina waar alle participatieprojecten een plek hebben, voldoet aan de wettelijke toegankelijkheidseisen en privacyrichtlijnen en kan een koppeling maken met de lopende projecten het buurtinitiatief en het Stads-ID. Consul helpt in het begeleiden van het participatieproces en heeft hierin veel kennis en ervaring.

Bronnen VNG - daardoor ook de keuze gemaakt om Consul en Open Stad te onderzoeken Keuzewijzer E-tools Movisie - daardoor ook de keuze gemaakt om CitizenLab, Consul en Open Stad te onderzoeken Digitale democratie in de praktijk Inspiratiegids digitale participatie – daardoor ook de keuze gemaakt om CitizenLab en Open Stad te onderzoeken