06. Aanbevelingen huidige raad aan nieuwe raad - Bijlage - Aanbevelingen raad 2022-2026 aan raad 2026-2030

Aanbevelingen werkwijze raad Inventarisatie van het presidium 2022-2026

A

Presidium

1

Zorg ervoor dat stukken eerder beschikbaar zijn voor het presidium. Dit zorgt ervoor dat het presidium haar agenderende taak beter uit kan voeren. Hiervoor is het ook van belang dat de griffie de mogelijkheid heeft voorafgaand aan het presidium een behandeladvies op te stellen over de te agenderen stukken. Er dient te worden uitgezocht of stukken hiervoor eerder in een collegevergadering dienen te zijn, of dat onderling contact met ambtenaren voor de griffie voldoende is, of dat het presidium vaker korter bijeenkomt.

2

Tijdens de presidiumvergadering dienen onderliggende stukken vanuit het college beschikbaar te zijn, zodat door het presidium de gewenste werkvorm van het forum bepaald kan worden (informerend, opiniërend, besluitvormend, politieke avond). Het is van belang dat de agenda’s van college en raad goed op elkaar aansluiten. De kern van het presidium dient ‘agenda stellen’ te zijn, hiervoor is het van belang dat de stukken (inclusief een behandeladvies) op tijd beschikbaar zijn. Bij agendaplanning is het presidium leading, maar indien nodig kan de griffier wijzigingen aanbrengen. Eens per kwartaal kan het presidium dieper ingaan op het punt ‘sturen op hoofdlijnen’, tijdens het reguliere presidium volgt alleen een korte terugblik op de afgelopen raadsvergadering.

3

Neem met elkaar de ruimte om het politiek, bestuurlijk en ambtelijk samenspel te bespreken en te evalueren. Men zou vaker als raadsfracties bij elkaar moeten komen – zonder college-, een aantal keer per jaar. In deze overleggen kan de raad een eigen raadsagenda opstellen en bespreken, én zo tot een eigen regie op bepaalde dossiers komen.

4

Het presidium is niet bedoeld om politiek te bedrijven. Draag er met elkaar zorg voor dat we hiervoor waken, voornamelijk ook in de groepsapp van het presidium.

5

Aanwezigheid van wethouders in het presidium is uitsluitend bedoeld als afstemming met de fractievoorzitters. Wanneer de wethouder openbare informatie met het presidium deelt, dient deze informatie ook openbaar buiten het presidium gedeeld te worden.

6

Laat het presidium bestaan uit de fractievoorzitters. De waarnemend fractievoorzitter kan de fractievoorzitter in het presidium in voorkomende gevallen vervangen. Vanuit continuïteit dient gewaakt te worden voor te veel wisselingen tussen fractievoorzitters en waarnemend fractievoorzitters.

7

Eens per kwartaal wordt een overzicht van nog openstaande aanvaarde moties gepubliceerd bij de agenda van het presidium, zodat gecontroleerd kan worden of moties worden afgedaan of niet.

8

Zorg voor optimalisatie van de ‘Lange Termijn Agenda’. Zet deze nog meer in als tool binnen het presidium, college, PHO en managementteam. De raad kan hier ook zelf initiatief nemen om onderwerpen te agenderen.

B

Politiek Forum

1

Er is behoefte aan meer uniformiteit tussen de voorzitters van het Politiek Forum. Voorzitters dienen periodiek en gezamenlijk getraind te worden: hoe gaan we om met bepaalde onderwerpen? Wat is de verhouding intern/extern, wanneer zijn stukken wel of niet rijp voor besluitvorming en wat is daarin de rol van de voorzitter? Hoe worden voorzitters voorbereid én welke instructies krijgen ze mee?

2

Het is van belang dat in het behandelvoorstel en aan het begin van de vergadering duidelijk wordt gemaakt of het gaat om een informerend, opiniërend of besluitvormend forum. Dit voorkomt verwarring en een Poolse

Landdag. Daarbij dient ook duidelijk gemaakt te worden wat het aantal woordvoerders is per fractie en hoeveel fractieleden daarbij verder nog aan tafel mogen zitten. 3

Maak duidelijk wat de rol is van de griffie (griffier) tijdens het Politiek forum. Hoe is de afstemming tussen griffier en voorzitter, m.b.t. nog openstaande vragen, toezeggingen en de orde van de vergadering.

4

Het Politiek Forum kan gebruikt worden voor het geven van politieke duiding van de inhoud. Technische vragen kunnen meer aan de voorkant worden gesteld, zodat het verloop van de vergadering helderder is. Dit maakt het ook mogelijk om alvast met elkaar een debat te kunnen voeren tijdens het PF. Kondig bijvoorbeeld ook alvast moties en amendementen aan die ingediend zullen worden tijdens de raadsvergadering.

5

Houd vast aan het stramien: ‘alles openbaar, tenzij’. Geef daarbij ook duidelijkheid over de inspraakmogelijkheden inclusief inspreektijd tijdens de vergaderingen.

6

Presentaties vanuit het college zijn vaak erg algemeen en voegen niet altijd iets toe. Presentaties kunnen alleen worden gegeven als ze bondig en specifiek zijn, de griffie én het presidium dienen hier scherp op te zijn.

7

Onderzoek de mogelijkheden van vergaderen op locatie, bijvoorbeeld in een wijk, in een buurt, bij een organisatie, etc. Er dient dan ook onderzocht te worden wat de mogelijkheden zijn m.b.t. het streamen van de vergadering.

8

Het moet mogelijk worden voor fracties om forumleden toe te staan die niet op de kandidatenlijst voor de verkiezingen hebben gestaan. Op deze manier hoopt het presidium de politieke betrokkenheid gedurende een raadsperiode hoog te houden. Op het moment is het namelijk zo dat als mensen zich gedurende een raadsperiode bij een partij melden, zij niet direct actief kunnen meedoen aan de Oldenzaalse politiek. Het toevoegen van forumleden buiten de kandidatenlijst om kan dit probleem verhelpen.

C

Auditcommissie

1

Laat de auditcommissie gaan over de technische behandeling (P&C-cyclus) van onderwerpen en het Politiek Forum over inhoudelijke behandeling van beleidsvoorstellen.

2

Maak duidelijke afspraken over hoe om te gaan met de aanbevelingen van de accountant. Bespreek elk overleg van de Auditcommissie of er nieuwe ontwikkelingen zijn voor wat betreft de opvolging van de aanbevelingen van de accountant.

3

Laat de raad goed kijken naar de P&C-cyclus, wordt deze nu goed ingestoken of zijn er ook andere vergadervormen mogelijk. Daarnaast dient ook gekeken te worden naar welke documenten nodig zijn, hoe deze documenten zijn opgebouwd én hoe we hier als raad vervolgens mee om dienen te gaan.

D

Rekenkamercommissie

1

Oldenzaal is aangesloten bij de Rekenkamer Noordoost Twente en neemt deel aan de gezamenlijke onderzoeken in Twents verband. Maak gebruik van de mogelijkheden die de Rekenkamer biedt om in gesprek te gaan, geef als raad (en individuele partijen) onderzoeksthema’s op. De Rekenkamer blijft echter wel een onafhankelijk orgaan en kan dus ook haar eigen onderzoeksthema’s kiezen.

2

Maak duidelijke afspraken over hoe om te gaan met de aanbevelingen van de Rekenkamer. Als we de aanbevelingen over nemen, hoe passen we die dan toe, en hoe controleren we deze toepassingen?

Maak duidelijke afspraken over hoe de procedure is binnen de gemeente na oplevering van een rekenkamerrapport. Hoe wordt dit in het PF en de raad behandeld? Hoe gaan we om met de aanbevelingen die door de raad zijn vastgesteld.

E

Gemeenteraad/Raadsvergadering

1

Tijdens raadsvergaderingen gaat het erg vaak over voorstellen op detailniveau, terwijl de discussie meer zou moeten gaan over de inhoud van de besluitvorming. Dit kan deels gecreëerd worden door de behandeling van voorstellen voorafgaand aan de raad al anders in te steken. Door een andere manier van vergaderen in het PF bijvoorbeeld en het anders omgaan met (technische) vragen.

2

De raad dient zich meer bezig te houden met de hoofdlijnen. Dus aanwijzingen geven als iets anders of beter moet, maar niet in detail duiken: kader stellend en resultaatgericht werken. Mede hierdoor duren vergaderingen op het moment erg lang/ worden ze langdradig om te volgen. In de verordening staat een eindtijdstip van 22:30u bij raadsvergadering. Het is goed hier wat strikter mee om te gaan én vergaderingen zo nodig op een ander moment af te maken.

3

Tijdens de raadsvergadering zou de raad leidend moeten zijn, er moet minder gestuurd worden door het college. Op dit moment is er sprake van reactieve politiek, de raad reageert vooral op stukken van het college. Door tijdens de vergadering interactie te zoeken met andere raadsleden zou de raad ook proactieve politiek kunnen stimuleren.

4

Bevorder het onderlinge debat in de raad door interrupties toe te staan. Onderzoek of interrupties krachtiger en doelmatiger bijdragen aan het vergaderen op de politieke inhoud, als ze plaatsvinden via een interruptiemicrofoon. Tip: bekijk of je bij de 2e termijn ook het spreekgestoelte kunt gebruiken.

5

Een partij die tijdens het PF iets heeft aangegeven als ‘Bespreekvoorstel’, krijgt als eerst het woord in de raadsvergadering. Partijen die tijdens het PF een voorstel markeren als ‘conformvoorstel’, krijgen pas de mogelijkheid iets te zeggen tijdens de tweede termijn in de raadsvergadering.

6

Wees zuinig met het afgeven van ‘extra’ stemverklaringen. Probeer je bijdrage zoveel mogelijk te delen tijdens het debat, zodat een stemverklaring zijn politieke doel (toevoeging) niet verliest. Een stemverklaring is géén extra termijn. Raadsleden geven kort weer waarom ze voor of tegen een voorstel zijn en welke afweging de doorslag heeft gegeven.

7

Onderzoek hoe we inspreken en (burger)participatie in het algemeen kunnen stimuleren.

8

Er moet meer aandacht besteed worden aan de verschillende raadsinstrumenten die beschikbaar zijn voor raadsleden (zoals initiatiefvoorstellen, moties, amendementen, etc.). Men zou deze vaker kunnen gebruiken om de mening van een partij te onderstrepen en te benadrukken.

F

Griffie

1

Zorg dat de griffie zijn taak naar behoren kan doen. Uitgangspunt blijft een compacte en hoogwaardige griffie.

2

De werkgeverscommissie dient samen met de griffier oog te hebben voor de kwetsbaarheid van de griffie, op het moment dat er personeel uitvalt door ziekte of omstandigheden. Er dient geëvalueerd te worden of de huidige formatie aansluit bij de werkdruk en taken van de griffie. Laat de werkgeverscommissie ook vaker feedback/ terugkoppelingsmomenten hebben over de griffie richting de rest van de raad. Zodat ook de raad, als werkgever van de griffie, op de hoogte is van de ontwikkelingen en zaken die spelen binnen het team.

3

De griffie werkt met een jaarplan. Wanneer het jaarplan is besproken met de werkgeverscommissie wordt dit ook ter bespreking in het presidium geagendeerd.

4

De griffie heeft een belangrijke rol in het bewaken én naleven van de uitgangspunten uit het politiek testament dat nu voorligt. Maak daarbij ook ruimte voor de griffie om te groeien als onafhankelijke procesbegeleider/adviseur en niet alleen als uitvoerder op te treden.

5

Er dient structureel budget te zijn voor de opleiding en ontwikkeling van (junior) griffiemedewerkers. Deze ontwikkeling dient ook structureel aan bod te komen in afstemmingsmomenten met de werkgeverscommissie.

6

Communicatie: het communicatieplan wordt doorlopend geëvalueerd en aangepast aan de huidige technieken en communicatievraag. Het belangrijkste doel is de raad positioneren (als instituut) naast het college.

7

De griffie ontwikkelt een nieuwe – verbeterde – werkwijze m.b.t. het versturen (en ontvangen) van uitnodigingen voor verschillende evenementen en werkbezoeken.

8

Actieve informatie vanuit het college aan de raad wordt gegeven via een raadsinfobrief, niet via een bericht in de griffie-mail bijvoorbeeld.

G

Vertegenwoordiging raadsleden in diverse gremia

1

Het belang van de verschillende gremia is voor raadsleden vaak niet duidelijk. Hierdoor voelen zij niet de verantwoordelijkheid om tijd vrij te maken voor het bijwonen van de verschillende gremia. Tip: maak het voor raadsleden inzichtelijk wat de democratische taak is van de verschillende gremia.

2

Er wordt waarde gehecht aan een goede, eerlijke, en representatieve verdeling van taken én raadsleden voor de vertegenwoordiging in diverse gremia.

3

Men dient zich af te vragen of er verschil gemaakt moet worden tussen – vertegenwoordiging in – interne én externe gremia.

H

Informatie/ Formatieperiode/ Inwerkperiode/ Raadsprogramma

1

Het is belangrijk voor, nieuwe, raadsleden om meteen een breed en alles omvattend beeld te krijgen van hoe de raad en gemeentepolitiek werkt. Aanvullend is het ook van belang dat raadsleden een goed beeld krijgen van de – ambtelijke – organisatie ‘Gemeente Oldenzaal’. Denk bijvoorbeeld aan het organiseren van een themamarkt voor raadsleden: met betrokken ambtenaren, organisaties én het maatschappelijk middenveld etc. om meteen feeling te krijgen met de inhoud van de verschillende thema’s die spelen.

2

Organiseer kennis sessies om raadsleden in te werken in verschillende tools: AI in raadswerk, Participatiebeleid, NotuBiz, verwachtingsmanagement, etc.

3

Er dient in het inwerkprogramma meer aandacht te zijn voor de onderlinge verhoudingen en rollen tussen gemeenteraad, college en ambtenaren én minder aandacht voor alle verschillende raadsinstrumenten. Maak deze verhoudingen duidelijk aan de hand van verschillende voorbeelden. Een vraag die leeft is bijvoorbeeld: hoe werkt het staatsrecht? Tip: denk ook aan de onderlinge verhoudingen tussen raadsleden en verschillende fracties.

4

Denk bij het inwerken van raadsleden ook aan de raadsleden die tussentijds instromen in de gemeenteraad, ook voor hen is een to-the-point inwerkprogramma gewenst. Men geeft aan er hier ook een rol ligt bij de fracties/partijen intern, om nieuwe raadsleden te helpen ontdekken welke mogelijkheden er zijn binnen het raadswerk.

5

Het huidige presidium (okt. 2025) geeft aan dat het werken met een raadsprogramma niet direct voor herhaling vatbaar is. Het proces rondom het opstellen van het raadsprogramma heeft de vorige keer te lang geduurd. Het werken met een coalitieprogramma is gemakkelijker om op terug te kijken én terug te grijpen, wel leeft de wens om het coalitieprogramma aan te laten sluiten bij de programma’s uit de begroting.