06 Aanbevelingen huidige aan nieuwe raad - bijlage 1 Aanbevelingen

Raadsvoorstel INTB-21-05275 – Bijlage 1

Aanbevelingen werkwijze raad Inventarisatie van het presidium 2018-2022, vastgesteld op 6 oktober 2021 A

Presidium

1

Laat het presidium bestaan uit de fractievoorzitters. De waarnemend fractievoorzitter kan de fractievoorzitter in het presidium in voorkomende gevallen vervangen. Vanuit continuïteit dient gewaakt te worden voor te veel wisselingen tussen fractievoorzitters en waarnemend fractievoorzitters. Het presidium is tevens seniorenconvent en agendacommissie. Bij agendaplanning is het presidium leading, maar indien nodig kan de griffier wijzigingen aanbrengen.

2

Aanwezigheid van wethouders in het presidium is uitsluitend bedoeld als afstemming met de fractievoorzitters. Dit moet zuiver gebeuren en formeel buiten de reguliere vergadering.

3

Zorg voor optimalisatie van de strategische agenda. Zet deze (nog) meer in als tool (planningsinstrument) binnen het presidium, college, portefeuillehoudersoverleg en managementteam. Zorg dat genoemde opleverdata ook worden waargemaakt. Het presidium moet strakker sturen op de termijnen van aanlevering van stukken vanuit het college. De raad moet een eigen strategische agenda hebben (raadsagenda), meer leading zijn in stukken die behandeld gaan worden en meer het behandelmoment bepalen.

4

Actuele moties worden gepubliceerd. De strategische agenda blijft intern omdat dit te vaak wordt gewijzigd en werktitels bevat.

5

Tijdens de presidiumvergadering dienen onderliggende stukken vanuit college beschikbaar te zijn zodat door presidium de gewenste werkvorm voor het forum bepaald kan worden. Dit is tot nu toe niet het geval. De griffie schat in of agenda’s te vol worden en het presidium meer achtergrondinfo nodig heeft om tot agendering over te gaan. De raad moet bij bepaalde (grote) onderwerpen eerder worden meegenomen in het ontwikkeltraject. (D.m.v. een PF). Agenda’s van college en raad moeten hiervoor goed op elkaar aansluiten.

6

Stukken moeten duidelijk zijn met een inleiding, een informerend stuk en vervolgens een alinea met samenvatting en conclusie. Daarnaast zou een leeswijzer welkom zijn, (handelwijze onderliggende stukken). Een goed stuk omvat meerdere scenario’s en biedt meerdere oplossingen/ mogelijkheden. De raad zou onderling meer samen kunnen werken, ook op kleinere dossiers De ambtelijke organisatie zou de raad meer kunnen meenemen in het dossier, waardoor er onderling ideeën en informatie uitgewisseld kan worden. Als voorbeeld wordt het dossier Sociaal Domein genoemd. Hierbij moet gewaakt worden voor een duidelijke rolopvatting. (Een raadslid moet geen ambtenaar worden). Afgeronde rapporten kunnen als eerste zonder advies naar de raad. Het ambtelijke advies kan worden nagezonden. Raadsleden moeten voldoende tijd hebben om zich voor te bereiden. Let op de planning: het presidium maakt de planning, de opsteller en/of portefeuillehouder stemt af met de griffie over de werkvorm. Tip: probeer als fractie gebruik te maken van specialisten bij thema’s, zodat de taken beter verdeeld kunnen worden.

-1-

Raadsvoorstel INTB-21-05275 – Bijlage 1

7

Neem met elkaar de ruimte om het politiek, bestuurlijk en ambtelijk samenspel te bespreken en evalueren. Dit is erg belangrijk. Men zou vaker als raadsfracties bij elkaar moeten komen, een aantal keren per jaar zonder college. In deze overleggen kan de raad een eigen raadsagenda opstellen en bespreken en, zo tot een eigen regie op dossiers komen.

8

De raad moet zelf meer initiatief nemen om onderwerpen te agenderen. Een mooi moment om over te gaan tot het gebruik van de raadsagenda zijn de verkiezingen in 2022. Hoe dit vorm moet gaan krijgen moet nog overlegd worden. Men zou bijvoorbeeld het coalitieprogramma (1 programma per maand) kunnen gebruiken om een raadsagenda op te stellen.

B

Politiek Forum

1

De informatiemarkt, al dan niet in deze vorm, zoals gehouden aan het begin van de raadsperiode 2018-2022 is voor herhaling vatbaar. Bij veel tussentijdse mutaties in de raad kan dit herhaald worden. Dit is tevens een moment om kennis te maken met MT/ambtelijke organisatie.

2

Geef burgers die komen inspreken meer de ruimte. Alleen het afgeven van een mening zonder dat hierop gereageerd wordt vanuit het forum is in de huidige tijd echt onvoldoende om mensen betrokken te laten raken. In het reglement weer een tweede inspreektermijn opnemen. De reactie bij voorkeur schriftelijk toevoegen aan de stukken. Leg geen maximale spreektijd op. De voorzitter kan dit bepalen a.d.h.v. het verloop van de vergadering.

3

Maak meer gebruik van de verschillende werkvormen binnen het forum dus niet alleen stukken ter voorbereiding op besluitvorming. Dit is inmiddels uitgebreid met thema-ochtenden. Let op dat de regie bij werkbezoeken bij ons blijft. Tip: hoe maken we informerende bijeenkomsten aantrekkelijker voor publiek? Bijvoorbeeld door gerichte doelgroepen of willekeurige inwoners uit te nodigen voor een Politiek forum, raadsvergadering en/of een informeel moment. (Koffiedrinken).

4

Laat informatie-avonden vanuit de gemeente samenvallen met het Politiek forum: als randprogramma tijdens forumavonden zodat de herkenbaarheid van de gemeente en politiek vergroot wordt. (Politieke markt).

5

Stel technische vragen (niet politiek beladen) vooraf en rechtstreeks aan portefeuillehouder of beleidsambtenaar. Een extra suggestie voor een avond van een Politiek forum is om een portefeuillehouder een half uurtje algemeen te bevragen over de actualiteit van een bepaald onderwerp. (Bijpraatsessies).

6

Ga weer naar de vorm om tijdens een informerend Politiek Forum een open discussie te voeren en geen politiek te voeren tijdens het PF. Voorzitters moeten hier een scherpe rol in spelen. Het is de bedoeling dat het debat in de raad wordt gevoerd.

7

De planning is een aandachtspunt; de agendapunten duren te lang waardoor eindtijden niet gehaald worden en het vaak lange sessies zijn. Mogelijke aanbevelingen/oplossingen zijn: •De aanbevelingen hoe het stuk te lezen/behandelen meenemen in het raadsvoorstel. •Een spreektijd per deelnemer met een maximum per onderdeel, eventueel spreektijd naar grootte van de partij. (Dit wordt echter niet als prettig ervaren door de kleinere partijen). -2-

Raadsvoorstel INTB-21-05275 – Bijlage 1

•De bedankcultuur mag een tandje minder •Wees niet te star en plan bij veel agendapunten ook op een andere avond. 8

Maak gebruik van participatietools als methodiek: burgers vragen wat hun wensen zijn. Het Oldenzaalpanel kan hiervoor gebruikt worden maar is dit representatief? Doe dit binnen een thema (bijvoorbeeld zoals WUP De Thij) en ook via het uitnodigen van doelgroepen.

9

Inspraakvormen: nodig gericht doelgroepen uit.

10

Forumleden: kortgesloten kan worden dat nieuwe mensen de kans moeten krijgen om te leren in de politiek en daar moet aandacht voor zijn. Politieke partijen moeten nieuwe kandidaten opleiden, begeleiden en laten leren. Nieuwe raads- en forumleden moeten worden bijgepraat over rol, werkwijze etc. door de griffie of door (senior)raadsleden. De rol van raadsleden verandert door de complexiteit van thema’s. De Verordening werkwijze PF wordt aangepast naar max. 2 leden per fractie als forumlid. (art 2.3)

11

De streaming van alle Politiek forumvergaderingen is wenselijk en momenteel in de raadzaal technisch mogelijk. De kosten voor het streamen van alle forumvergaderingen worden in beeld gebracht en het voorstel wordt in het presidium voorgelegd. (Planning: nieuwe raad).

12

Rol voorzitters: zorg voor een training en een halfjaarlijkse update. Ook raadsleden tussentijds trainen in gebruik van raadsinstrumenten etc.

13

Er moet een duidelijke scheiding zijn tussen de politieke arena waar debatten plaatsvinden en de meer sociale (persoonlijke) optredens van raadsleden. Men moet elkaar kunnen aanspreken op gedrag.

C

Audit commissie

1

Laat de auditcommissie gaan over de technische behandeling (P&C-cyclus) van onderwerpen en het Politiek forum over inhoudelijke behandeling van beleidsvoorstellen.

D

Rekenkamercommissie

1

Oldenzaal is aangesloten bij de gezamenlijke rekenkamercommissie Oldenzaal-LosserDinkelland en neemt deel aan gezamenlijke onderzoeken in Twents verband. Oldenzaal lift mee met Enschede in vacatureprocedures.

2

Gemeenschappelijke regelingen en Verbonden partijen: Schenk aandacht aan deze deelnemingen. Hoe kijkt men hiernaar en hoe wil de raad bediend/geadviseerd worden door het college. (Welke vorm van terugkoppeling). Zie hiervoor de rapporten van de Raad voor het Openbaar Bestuur (Zijn in presidium aan de orde geweest.)

E

Gemeenteraad/Raadsvergadering

1

Tijdens de raadsvergaderingen zou de raad leidend moeten zijn. Het college is te gast. Inrichting raadzaal: zitplaatsen college nader bekijken. Zichtlijnen zijn niet optimaal. Tip: bekijk of je bij 2e termijn ook spreekgestoelte kunt gebruiken.

2

Men zou zich als raad meer tot de hoofdlijnen moeten beperken. Dus aanwijzingen geven als iets anders of beter moet, maar niet in detail duiken; kader stellend en resultaatgericht werken. -3-

Raadsvoorstel INTB-21-05275 – Bijlage 1

3

Een partij die tijdens het PF iets heeft aangegeven als Bespreekvoorstel, krijgt als eerste het woord in de raadsvergadering.

4

Bevorder het onderlinge debat in de raad door interrupties toe te staan. Het dualisme tussen raad en college moet weer belangrijker worden. Een raadsagenda kan hierbij helpen.

5

Zorg dat de raad, als raad meer herkenbaar wordt in de stad. Beperk het niet alleen tot de raadsvergaderingen maar organiseer actief werkbezoeken op locatie en maak gebruik van moderne technieken. Door aanstelling van de communicatieadviseur Griffie is de raad inmiddels beter in beeld via de (Social) media. Een nieuw communicatieplan is in de maak.

6

Bied in de beantwoording alternatieven en niet alleen afwijzingen. Beantwoording van schriftelijke vragen staat als subpunt bij de Lijst van ingekomen stukken. In een raadsvergadering kan n.a.v. deze lijst een vraag worden gesteld; deze wordt echter niet in dezelfde vergadering in behandeling genomen maar meegenomen naar de volgende vergadering en daar als agendapunt geagendeerd. Mocht de raad breder geïnformeerd willen worden zonder het debat aan te gaan, kan er zelfs voor Politiek forum gekozen worden.

7

Toezeggingen vanuit het college aan de raad worden opgenomen op de lijst van ingekomen stukken in Notubox.

8

Er moet meer aandacht besteed worden aan raadsinstrumenten (zoals Initiatiefvoorstellen). Men zou deze vaker kunnen gebruiken om de mening van een partij te onderstrepen en te benadrukken.

F

Griffie

1

Zorg dat de griffie zijn taak naar behoren kan doen. Uitgangspunt blijft een compacte en hoogwaardige griffie.

2

Laat de griffier bij ondersteuning vanuit de ambtelijke organisatie ook de ambtelijke organisatie functioneel aansturen.

3

Actieve informatie vanuit het college aan de raad wordt gegeven via een raadsinfobrief.

4

Aanpassingen van raadsvoorstellen worden voorzien middels een nota van wijzigingen

5

De stukkenstoom (workflow) verloopt op digitale wijze. De archieffunctie van raadsstukken is een verantwoordelijkheid van de griffie.

=============================================================================

-4-